Excel:

Aus Ecdlwiki

Inhaltsverzeichnis 1 Erste Schritte in der Tabellenkalkulation 1.1 Excel; was ist das? 1.2 Excel starten und beenden 1.3 Eine Arbeitsmappe speichern 1.4 Arbeitsmappe - Tabellen 1.4.1 Arbeitsmappen öffnen 1.4.1.1 Wechseln zwischen mehreren Arbeitsmappen 1.4.2 Wechseln zwischen den Arbeitsblättern 1.5 Das Anwendungsfenster 1.6 Die Excel-Hilfe-Funktion verwenden 1.7 Mappe schließen 2 Einstellungen für blinde Anwender 2.1 Startaufgabenbereich deaktivieren 2.2 Bearbeitungszeile aktivieren 2.3 Direkte Zellbearbeitung deaktivieren 2.4 Standardordner zum Öffnen und Speichern der Arbeitsmappen festlegen 3 Sonstige Grundeinstellungen 3.1 Zoomeinstellungen anpassen 3.2 Zellenspalten und -zeilen fixieren und Fixierung aufheben 3.2.1 Zeile fixieren 3.2.2 Fixierung aufheben 3.2.3 Spalte fixieren 3.2.4 Spalten und Zeilen gleichzeitig fixieren 4 Zellen 4.1 Orientieren und Navigieren in der Tabelle 4.1.1 Wichtige Shortcuts zum Navigieren 4.1.2 Übungsbeispiel 4.2 Daten eingeben 4.2.1 Korrekturen während der Eingabe 4.2.2 Rückgängig und Wiederherstellen benutzen 4.2.3 Zahlen oder Text eingeben 4.2.3.1 Rechenzeichen als Text benutzen (Minus Zeichen für den Gedankenstrich) 4.2.3.2 Übung 4.2.4 Eine Zelle auswählen 4.2.5 Zellinhalte mit der Bearbeitungsleiste verändern 4.2.6 Kommentar 4.3 Einfügen, markieren, kopieren und verschieben 4.3.1 Spalten oder Zeilen einfügen 4.3.1.1 Mehrere Zellen markieren 4.3.2 Übungsbeispiel 4.3.3 Spalten oder Zeilen löschen 4.3.4 Spalten oder Zeilen verschieben oder kopieren 4.3.5 Löschen 4.4 Zellgröße ändern 4.5 Suchen- und Ersetzenfunktion 4.6 Datensätze sortieren 4.7 Ausfüllfunktionen verwenden und Datenreihen erstellen 5 Arbeiten mit verschiedenen Arbeitsblättern 5.1 Zellen von einem Arbeitsblatt zum nächsten kopieren 5.2 Arbeitsblatt verschieben oder kopieren 5.3 Tabellenblatt einfügen 5.4 Arbeitsblatt löschen 5.5 Reihen- und Spaltenüberschriften mit JAWS auslesen 6 Einstieg: Formeln und Funktionen 6.1 In diesem Abschnitt erfährt man: 6.2 Grundlegendes 6.3 Die ersten Berechnungen anhand von Arithmetischen Formeln 6.3.1 Rangfolge der Operatoren 6.3.2 Rechnen mit Klammern 6.3.3 Fehlermeldungen - Standardfehlermeldungen 6.3.4 Übung 6.4 Der Einsatz von Zellbezügen in Formeln 6.4.1 Übung 6.4.2 Zellbezüge per Pfeilsteuerung erstellen 6.4.3 Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt 6.4.4 Zellbezug in eine andere Arbeitsmappe 6.5 Formeln und Funktionen vererben 6.5.1 Übung 6.6 Relative, gemischte und absolute Zellbezüge 6.6.1 Absolute Zellbezüge 6.6.2 Gemischte Zellbezüge 6.6.3 Wechsel zwischen relativen, absoluten und gemischten Zellbezügen 6.6.4 Übung 7 Arbeiten mit Funktionen 7.1 Funktion: Summe 7.1.1 Summe einzelner Werte 7.1.2 Summe einer ganzen Spalte oder Zeile 7.1.2.1 Beispiel: Jahresaufstellung Klassenkasse 7.1.3 Übung 7.2 Funktion: Anzahl(Zahl1:Zahl2;...) 7.2.1 Eingabe der Funktion 7.2.2 Übung 7.3 Funktion: Mittelwert 7.3.1 Eingabe der Funktion 7.3.2 Übung 7.4 Funktion: Maximum - Minimum 7.4.1 MAX(Zahl1;Zahl2;...) 7.4.1.1 Beschreibung 7.4.1.2 Beispiel 7.4.1.3 Eingabe der Funktion 7.4.2 MIN(Zahl1;Zahl2;...) 7.4.2.1 Beschreibung 7.4.2.2 Beispiel 7.4.3 Übung 7.5 Funktion: Wenn-Funktion 7.5.1 Beschreibung 7.5.2 Beispiel 7.5.3 Eingabe der Funktion 7.5.4 Übung 7.6 Funktion: Runden von Zahlen 7.6.1 Beschreibung 7.6.2 Beispiel 7.6.3 Eingabe der Funktion 7.6.4 Übung 7.7 Weitere Funktionen zum Runden: 7.7.1 Aufrunden(Zahl;Anzahl_Stellen) 7.7.2 Beispiel: 7.7.3 Abrunden(Zahl;Anzahl_Stellen) 7.7.4 Beispiel: 7.8 Weitere Mathematische Funktionen 7.8.1 Winkelfunktionen 7.8.1.1 SIN(Zahl) liefert zum Bogenmaß den Sinus 7.8.1.1.1 Beispiel 7.8.1.1.2 Eingabe der Funktion 7.8.1.2 ARCSIN() liefert zum Sinus das Bogenmaß 7.8.1.2.1 Beispiel 7.8.1.2.2 Eingabe der Funktion 7.8.1.3 COS() liefert zum Bogenmaß den Cosinus 7.8.1.3.1 Beispiel 7.8.1.3.2 Eingabe der Funktion 7.8.1.4 ARCCOS() liefert zum Cosinus das Bogenmaß 7.8.1.4.1 Beispiel 7.8.1.4.2 Eingabe der Funktion 7.8.1.5 TAN() liefert zum Bogenmaß den Tangens 7.8.1.5.1 Beispiel 7.8.1.5.2 Eingabe der Funktion 7.8.1.6 ARCTAN() liefert zum Tangens das Bogenmaß 7.8.1.6.1 Beispiel 7.8.1.6.2 Eingabe der Funktion 7.8.2 BOGENMASS() verwandelt Gradmaß in Bogenmaß 7.8.2.1 Beispiel 7.8.2.2 Eingabe der Funktion 7.8.3 GRAD() verwandelt Bogenmaß in Gradmaß 7.8.3.1 Beispiel 7.8.3.2 Eingabe der Funktion 7.8.4 Wurzelfunktion - WURZEL() 7.8.4.1 Beispiel 7.8.4.2 Eingabe der Funktion 7.9 Rechnen mit Datums- und Zeitfunktionen 7.9.1 Datum eingeben 7.9.2 Funktion: Heute() und JETZT() 7.9.2.1 Beschreibung 7.9.2.2 Beispiel 7.9.2.3 Beschreibung 7.9.2.4 Beispiel 7.9.3 Funktion: MONAT() 7.9.3.1 Beschreibung 7.9.3.2 Beispiel und Übung 7.9.4 Funktion: Wochentag() 7.9.4.1 Beschreibung 7.9.4.2 Beispiel: 7.9.5 Beispiele zum Rechnen mit den Funktionen HEUTE() und WOCHENTAG() 7.9.5.1 Im folgenden Beispiel wird die Verwendung verdeutlicht: 7.9.6 Funktionen: Stunden(Zahl), Minuten(Zahl) und Sekunden(Zahl) 7.9.6.1 Verwendung 7.9.7 Funktion: TAGE360() 7.9.7.1 Beschreibung 7.9.7.2 Beispiel 7.9.8 Funktion: Zeitwert(Zeit) und Datwert(Datumstext) 7.9.8.1 Beschreibung 7.9.8.2 Beispiel 7.9.9 Funktion: DATEDIF() 7.9.9.1 Beschreibung 7.9.9.2 Übung 7.10 Der Funktionsassistent 7.10.1 Beschreibung 7.10.2 Beispiel 7.10.3 Übung 7.11 Abschließende Übung 8 Zellenformatierung 8.1 Dialogfeld "Zellen formatieren" öffnen 8.2 Schriftarten, Schriftgrad und Schriftfarben 8.2.1 Format: fett, kursiv und unterstrichen 8.2.1.1 Hinweis JAWS 8.2.2 Hintergrundfarbe des Zellinhaltes ändern 8.3 Zellinhalte ausrichten 8.4 Zeilenumbruch in der Zelle 8.5 Format verschiedener Zahlenwerte festlegen 8.5.1 Zahlenwerte 8.5.2 Datumswerte 8.5.3 Währungen 8.5.4 Prozentwerte 8.5.5 Text 9 Rahmen formatieren 9.1 Rahmen einfügen 9.2 Zellen verbinden 10 Einsatz von Diagrammen 10.1 Überblick über das Diagramm 10.1.1 Überblick über den Inhalt der Spalten und Zeilen bekommen 10.1.2 Verschiedene Diagrammtypen 10.1.2.1 Säulendiagramme: 10.1.2.2 Balkendiagramm 10.1.2.3 Liniendiagramm 10.1.2.4 Kreisdiagramm 10.2 Diagramme lesen 10.2.1 Erkunden eines Diagramms 10.3 Diagramme aus einer Tabelle erstellen 10.3.1 Säulendiagramm erstellen 10.3.2 Balkendiagramm erstellen 10.3.3 Liniendiagramm erstellen 10.3.4 Kreisdiagramm erstellen 10.4 Beschriftungen zum Diagramm hinzufügen 10.5 Farbformatierungen ändern 10.6 Schriftformatierungen ändern 10.7 Diagrammtyp ändern 10.8 Diagramme kopieren und löschen 11 Drucken 11.1 Wahl der Blattausrichtung 11.2 Wahl des Druckbereichs 11.3 Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen 11.4 Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern 11.5 Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern 11.5.1 Linker-, Mittlerer- und Rechter- Abschnitt 11.5.2 Automatisch Seitenzahl, Datum, usw. eingeben 11.5.2.1 Zu den einzelnen Schaltflächen: 11.6 Tabellen Druckoptionen festlegen 11.7 Spalten- und Seiteneinrichtung so ändern, dass der Inhalt auf eine Seite passt 11.8 Ausdrucken 12 Hilfreiche Tastenkombinationen 13 Hilfreiche Links

Erste Schritte in der Tabellenkalkulation

In diesem Kapitel erfährt man:

• was Excel für ein Programm ist;

• wie Excel gestartet und beendet wird;

• welche besonderen Einstellungen für blinde Anwender empfehlenswert sind;

• was eine Arbeitsmappe und ein Arbeitsblatt ist.

Excel; was ist das?

Excel ist eine Software zur Tabellenkalkulation. Beim ersten Öffnen erkennt man, dass es sich um eine große Tabelle handelt.

In Word kann man zwar auch Tabellen erstellen, aber diese eignen sich nur zum Darstellen von Inhalten. In einer Word-Tabelle kann zum Beispiel wunderbar ein Stundenplan erstellt werden.

Excel-Tabellen eignen sich dann, wenn man Zahlen in Tabellen eintragen und diese miteinander verknüpfen möchte. Unter Verknüpfen versteht man, dass die Werte z.B. addiert werden. Texte in Exceltabellen haben nur den Sinn, Zahlen zu erläutern. Anhand eines Einkaufszettels wird das klar:

Butter	1,23
Milch	0,95
Brot	2,85
Gesamtpreis	5,03

Außerdem kann mit Excel sehr einfach ein Gesamtpreis berechnet werden.

Die Arbeit mit Excel lässt sich am einfachsten erlernen, indem die folgenden Kapitel der Reihe nach durchgearbeitet werden.

Excel starten und beenden

Excel ist genauso wie Word unter START / PROGRAMME / MICROSOFT OFFICE zu finden. In dieser Liste wählt man MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 aus und aktiviert (startet) das Programm mit Hilfe der EINGABE-Taste.

Alternativ kann Excel auch über START / AUSFÜHREN gestartet werden, indem in das Eingabefeld "Excel" eingetippt und mit EINGABE bestätigt wird.

Beenden lässt sich das Programm in gewohnter Weise mit DATEI / BEENDEN (kurz: ALT,d,b) oder ALT+F4.

Eine Arbeitsmappe speichern

Zur "Good Practice" für Braillezeilen-Nutzer gehört es, den Zellcursor vor dem Speichern auf die Zelle A1 zu positionieren und erst dann zu speichern. Dies ist notwendig, da EXCEL sich beim Speichern die Position des Cursors merkt und beim Öffnen wieder an diese Position springt. In der Praxis führt dies oft dazu, dass man keinen Überblick über den Inhalt mehr hat.

Beispielsweise ist beim Speichern der Cursor in der linken, unteren Ecke stehen geblieben. Man öffnet die Arbeitsmappe und möchte sich einen Überblick verschaffen. Dabei geht man mit den Pfeiltasten nach rechts und nach unten; mit dem Ergebnis, dass dort nichts steht. Die Mappe ist vermeintlich leer!

Hinweis: Mit der Tastenkombination STRG+POS1 gelangt man schnell an den Anfang der Arbeitsmappe (Position A1).

Arbeitsmappe - Tabellen

Wird EXCEL gestartet, öffnet sich automatisch eine leere Standardarbeitsmappe. In einer Mappe befinden sich mehrere Tabellen. In der Standardmappe sind die Tabellen 1 - 3. Die Mappe kann aber auf bis zu 256 Tabellen erweitert werden. In der Praxis legt man in eine Mappe alle Tabellen, die thematisch zusammengehören und meist mathematisch in Beziehung stehen. Wird beispielsweise in einer Tabelle eine Zelle geändert und ist diese mit einer Zelle in der zweiten Tabelle verknüpft, ändert sich auch die Zelle in der zweiten Tabelle. In die Mappe können auch Diagramme eingefügt werden. Diagramme dienen der visuellen Darstellung oder Auswertung der Daten aus den verknüpften Tabellen. Die Handhabung und das Erstellen von Diagrammen gestaltet sich für Blinde schwieriger. Mehr dazu gibt es im entsprechenden Kapitel.

Arbeitsmappen öffnen

Das Öffnen einer Arbeitsmappe funktioniert, wie bei allen Office-Programmen, über DATEI/ÖFFNEN (ALT,d,f) oder per Shortcut STRG+O. Möchte man mehrere Arbeitsmappen öffnen, wird dieser Vorgang wiederholt oder man markiert im Öffnen-Dialog gleich mehrere Arbeitsmappen mit SHIFT+PFEIL. (Hinweis: Eine Arbeitsmappe entspricht einer Excel-Datei).

Wechseln zwischen mehreren Arbeitsmappen

Die einfachste Möglichkeit zwischen mehreren, geöffneten Mappen hin und her zu wechseln ist, zwischen den verschiedenen Mappen in der Taskleiste mit ALT+TAB zu wechseln. Die ALT-Taste wird dabei gedrückt gehalten und die TAB-Taste so oft gedrückt, bis die gewünschte Mappe angezeigt wird.

Meist ist Excel auch so eingestellt, dass man nicht mit ALT+TAB zwischen den Arbeitsmappen wechseln kann, da alle Mappen sich in nur einem Excelfenster öffnen. Man wechselt dann zwischen den einzelnen Arbeitsmappen mit STRG+F6.

Im Menü FENSTER (ALT,F) werden alle geöffneten Arbeitsmappen aufgelistet. Mittels der Kurztasten ALT,F,1 ...3 usw. kann gezielt auf eine Mappe zugegriffen werden.

Wechseln zwischen den Arbeitsblättern

Unter Arbeitsblätter versteht man die verschiedenen Tabellen und Diagramme, die einer Mappe zugeordnet sind. Sie werden auch Blattregister genannt. Register deshalb, weil diese wie Registerkarten am unteren, linken Rand des Anwendungsfensters angeordnet sind. Zwischen den einzelnen Tabellen (Blattregistern) wechselt man am besten mit den Kurztasten.

1. Nächste Tabelle: STRG+Bild Ab
2. Vorherige Tabelle: STRG+Bild Auf
3. eine Liste über alle vorhandenen Tabellen und Diagramme erhält man mit: STRG+UMSCHALT+S (JAWS-Kurztaste)

Das Anwendungsfenster

Das Anwendungsfenster von EXCEL besteht im Wesentlichen aus folgenden Elementen:

1. Tabelle:

   Die Tabellen sind aufgebaut wie ein Schachbrett. Die Spalten werden mit A, B, C, usw. bezeichnet. Die Zeilen sind mit 1, 2, 3, usw. angegeben.

2. Zellzeiger:

   Die aktive Zelle bezeichnet man als "aktive Zelle" oder "Zellzeiger".

3. Titelleiste:

   Die Titel-, Menü- und Symbolleisten befinden sich, wie bei Word, am oberen Rand des Anwendungsfensters.

   1. In der Titelleiste steht bei Neustart von Excel normalerweise Mappe1. Speichert man die Mappe, erscheint statt dessen der Name, unter dem die Mappe gespeichert wurde.
   2. Menüleiste: Die unterhalb liegende "Menüleiste" ist ebenso mit der von Word zu vergleichen. Die Steuerung erfolgt am besten mit den bekannten Kurztasten-Kombinationen; für DATEI ALT,D für BEARBEITEN ALT,B usw. Weitere Informationen zur Menüsteuerung erhält man im Modul Grundlagen unter Tastaturbedienung.
   3. Symbolleiste: Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Symbolleiste. Diese ist überwiegend für die Bedienung mit der Maus geeignet.
4. Bearbeitungsleiste:

   Unterhalb der "Symbolleiste" befindet sich die "Bearbeitungsleiste". In dieser kann der Inhalt der Zellen bearbeitet werden. In die Bearbeitungsleiste gelangt man mit der Funktionstaste F2.

5. Blattregister:

   Unter Blattregister versteht man die verschiedenen Tabellen und Diagramme, die einer Mappe zugeordnet sind. Register deshalb, weil diese, wie Registerkarten, am unteren, linken Anwendungsfensterrand angeordnet sind.

Die Excel-Hilfe-Funktion verwenden

Die Hilfefunktion von Excel wird mit F1 aufgerufen. Das Hilfefenster öffnet sich am linken Rand des Bildschirms. Der Fokus befindet sich automatisch im Eingabefeld "Suche nach". Der Suchbegriff kann also gleich eingetippt werden. Die Eingabe wird mit EINGABE abgeschlossen. Um auf die Suchergebnisse zugreifen zu können muss mehrmals (5mal) die TAB-Taste gedrückt werden. Die Suchergebnisse folgen nach dem Link "Weitere Informationen".

Da es sich bei der "Eingabeliste" um LINKS handelt, wechselt man zwischen ihnen mit TAB (SHIFT-TAB für rückwärts). Hat man das gewünschte Ergebnis erreicht, folgt man dem Link.

Der aufgerufene Hilfetext wird in einem neuen Fenster dargestellt. Am Seitenanfang befindet sich immer der Link "Alle anzeigen". Dieser kann gewählt werden, wenn man den vollständigen Hilfetext angezeigt bekommen möchte. Dieser unterscheidet sich von der Kurzfassung um die Links, die im Hilfetext enthalten sind. Für Einsteiger sollte der vollständige Hilfetext gewählt werden.

Mit ALT+TAB kann zwischen dem Hilfefenster und Excel gewechselt werden. Mit ALT+F4 wird die Hilfe geschlossen.

Mappe schließen

Die Arbeitsmappe wird über das Menü DATEI/BEENDEN geschlossen (ALT,d,b).

Einstellungen für blinde Anwender

Für Blinde ist es empfehlenswert, einige grundlegende Einstellungen vorzunehmen. Teilweise sind diese schon voreingestellt, teilweise müssen sie noch vorgenommen werden.

Startaufgabenbereich deaktivieren

Standardmäßig wird Excel mit dem Startaufgabenbereich gestartet. In diesem kann man wählen, ob eine neue "leere Arbeitsmappe" oder eine neue Tabelle(?) aus einer "bestehenden Arbeitsmappe" geöffnet werden soll. Außerdem können hier Vorlagen geöffnet werden. Da in den meisten Fällen jedoch eine neue, leere Arbeitsmappe benötigt wird, empfiehlt es sich, den Startaufgabenbereich unter EXTRAS / OPTIONEN zu deaktivieren. Das Kontrollfeld STARTAUFGABENBEREICH befindet sich unter der Registerkarte Ansicht und kann mit der Kurztaste ALT+C deaktiviert werden. Die Änderung wird mit EINGABE übernommen. Außerdem sollte der Startaufgabenbereich deaktiviert werden, da es sich in ihm ohne Maus schwer navigieren lässt.

Bearbeitungszeile aktivieren

Die Bearbeitungszeile wird über das Menü ANSICHT / Bearbeitungszeile (ALT,A,I) eingeschaltet. JAWS gibt den Hinweis, ob diese bereits aktiviert ist. Mit EINGABE kann dies bei Bedarf getan werden.

Direkte Zellbearbeitung deaktivieren

Das Deaktivieren hat einen Vorteil, da sich der Formelassistent sehr leicht mit Hilfe der Braillezeile aufrufen lässt.

1. Unter Extras / Optionen (ALT,X,O) findet man die Registerkarte BEARBEITEN. Auf das Kontrollfeld "direkte Zellbearbeitung aktivieren" gelangt man durch Drücken vom TAB. Mit der LEER-Taste lässt sich dieses deaktivieren (Kurz: ALT+Z). Das Optionenfenster wird mit EINGABE (OK-Schalter) geschlossen.

Standardordner zum Öffnen und Speichern der Arbeitsmappen festlegen

Normalerweise wird bei der Installation von Microsoft Excel der Ordner "Eigene Dateien" als Standardspeicherort zum Öffnen und Speichern der Arbeitsmappe eingestellt. Unter Standardspeicherort ist der Ordner zu verstehen, der vorgeschlagen wird, wenn über den Dialog DATEI eine Excel-Mappe geöffnet oder gespeichert werden soll. Der Standardspeicherort lässt sich ändern. Hierfür muss der gewünschte Speicherpfad unter EXTRAS / OPTIONEN in der Registerkarte ALLGEMEIN eingetragen werden. Nach dem Öffnen des Dialogfeldes OPTIONEN (kurz: ALT,X,O) wird die Registerkarte ALLGEMEIN durch Drücken von STRG+TAB gewählt (evtl. mehrmaliges Drücken notwendig).

Durch mehrmaliges Drücken von Tab gelangt man dann auf das Eingabefeld "Standardspeicherort" (kurz: ALT+D). Hier wird nun der gewünschte Speicherort, z.B. D:\Schultasche, eingetragen. Mit der Eingabetaste wird die Änderung übernommen.

Sonstige Grundeinstellungen

Zoomeinstellungen anpassen

In Excel kann man die Ansicht der Mappen zoomen, also größer oder kleiner machen. Diese Funktion ist für Braillezeilennutzer deshalb wichtig, da auf eine Zoomeinstellung von 100% geachtet werden sollte, damit die Braillezeile fehlerfrei darstellen kann.

Über ANSICHT/ZOOM gelangt man in das Dialogfester "Zoom". Mit den Pfeiltasten wählt man den Auswahlschalter 100% und bestätigt die Auswahl mit OK.

Zellenspalten und -zeilen fixieren und Fixierung aufheben

In großen Tabellen ist es oft der Fall, dass man so weit rechts oder unten lesen muss, dass der Spaltentitel oder die Zeilenüberschrift nicht mehr gelesen werden kann, da diese links oder oben aus dem sichtbaren Fenster verschwinden. Dem Braillenutzer kann dies egal sein, da er sich in der Regel sowieso die Spalten- und Zeilennamen merken muss. Excel bietet aber die Möglichkeit, Spalten und/oder Zeilen zu fixieren, sodass diese nicht aus dem Bildschirm verschwinden. Diese Funktion kann dafür benutzt werden, um Spalten- und Zeilentitel am linken oder oberen Fensterrand zu fixieren. Wie bereits angedeutet bringt dies dem Braillenutzer nicht wirklich viel, wird aber der Vollständigkeit halber hier kurz erklärt.

Zeile fixieren

1. Möchte man die Zeile 1 fixieren, markiert man zunächst die Zeile 2; also die Zeile unter der zu fixierenden Zeile. Der Zellzeiger wird in die Zeile 2 gebracht und mit SHIFT+LEER wird die Zeile markiert.
2. Als Nächstes wählt man im Menü FENSTER/FENSTER FIXIEREN (ALT,f,f). Die Zeile 1 ist nun am oberen Fensterrand fixiert.

Fixierung aufheben

Zum Aufheben der Fixierung oder zum Ändern der Fixierung muss die Fixierung unter FENSTER/FIXIERUNG AUFHEBEN aufgehoben werden. (ALT,f,f).

Spalte fixieren

1. Möchte man die Spalte A fixieren, markiert man zunächst die Spalte B. Dafür wird der Zellzeiger in die Spalte B gebracht und mit STRG+LEER wird die Spalte markiert.
2. Als Nächstes wählt man im Menü FENSTER/FENSTER FIXIEREN (ALT,f,f). Die Spalte A ist nun am linken Fensterrand fixiert.

Spalten und Zeilen gleichzeitig fixieren

1. Der Zellzeiger wird auf der Zelle mit der "Schnittkoordinate" positioniert. Treffen sich die Spalten- und die Zeilenkoordinate in A1 so wird der Zellzeiger auf B2 gestellt.
2. Als Nächstes wählt man wieder das Menü FENSTER/FENSTER FIXIEREN (ALT,f,f). Die Spalte A und Zeile 1 sind nun am linken bzw. oberen Fensterrand fixiert.

Zellen

In diesem Abschnitt wird die grundlegende Arbeit mit einer Exceltabelle am Beispiel eines Stundenplans verdeutlicht. Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Beispiele parallel zum Lesen durchzuführen.

Zur Erinnerung: Die Excel-Tabelle ist schachbrettartig aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen bezeichnet.

Orientieren und Navigieren in der Tabelle

In der neu geöffneten Arbeitsmappe befindet sich der aktive Cursor auf der ersten Zelle der Tabelle, also auf A1. Will man den "Zellzeiger" auf eine andere Position bringen, so ist es die einfachste Möglichkeit, die Pfeiltasten zu benutzen. JAWS gibt auf der Braillezeile und über die Sprachausgabe immer die Position des Zellzeigers an.

Wichtige Shortcuts zum Navigieren

Um sich schneller in der Tabelle bewegen zu können, stellt Excel einige Tastaturkommandos zur Verfügung:

• Bild Ab: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach unten
• Bild Auf: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach oben
• POS1: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang
• STRG+POS1: Zellzeiger springt auf die erste Zelle der Tabelle (A1)
• STRG+ENDE: Zellzeiger springt auf die letzte Zeile mit Inhalt, welche sich dann am rechten, unteren Ende der Tabelle befindet.
• STRG+PfeilRechts: Zellzeiger springt an das Zeilenende bzw. auf die rechteste, ausgefüllte Zelle in der Zeile.
• STRG+PfeilLinks: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang.
• STRG+PfeilAb: Der Zellzeiger springt an das untere Spaltenende.
• STRG+PfeilAuf: Zellzeiger springt an den Spaltenanfang.

Übungsbeispiel

• Der Zellzeiger soll von A1 um 7 Spalten nach rechts und um 4 Zeilen nach unten verschoben werden. Auf welcher Zelle befindet sich nun der Zellzeiger?

Lösung: H5

Daten eingeben

Im nächsten Schritt sollen Zahlen in die Zellen eingetragen werden. Am besten ist es, wenn man dafür auf die Zelle A1 geht. Wie in Word gelangt man mit STRG+POS1 schnell zum Blattanfang.

Anhand eines Beispiels lässt sich dies am besten verdeutlichen:

In die erste Zeile der Tabelle sollen für einen Stundenplan die Wochentage eingetragen werden. Jeder Tag wird in eine Zelle eingetragen, also Montag in A1, Dienstag in B1, u.s.w. Die Eingabe in eine Zelle lässt sich mit den Pfeiltasten abschließen, in diesem Fall: Pfeil nach RECHTS, oder mit TAB.

Das sieht dann so aus:

A	B	C	D	...
Montag	Dienstag	Mittwoch	Donnerstag	...
...	...	...	..

Exceltabelle zum Anschauen in Excel

1. Flächenmodus

   Betrachtet man sich nun die erste Zeile im Flächenmodus, sind alle Wochentage auf der Braillezeile zu lesen. Die Position des Zellzeigers wird durch Punkt 7 und 8 auf der Zeile angezeigt. Der Zellbezug (z.B. B1) erfolgt über die Sprachausgabe. Der Flächenmodus ist immer dann empfehlenswert, wenn man von links nach rechts über alle Zellen hinweglesen möchte. Am Anfang der Zeile wird die Zeilennummer angezeigt.

2. Strukturierter Modus

   Im Strukturierten Modus wird nur der Inhalt des Zellzeigers angezeigt. Zur Erleichterung der Orientierung wird der Zellbezug mit angegeben.

Wenden wir uns nochmals den Eingabemöglichkeiten zu:

Korrekturen während der Eingabe

Tippfehler während der Eingabe können mit der RÜCK-Taste verbessert werden. Mit den PFEIL-Tasten kann innerhalb der Zelle nicht navigiert werden, da diese die Eingabe in die Zelle, wie oben bereits beschrieben, abschließen.

Die Eingabe in eine Zelle kann mit ESC abgebrochen werden. Bereits geschriebene Inhalte werden automatisch gelöscht.

Rückgängig und Wiederherstellen benutzen

Das versehentliche Löschen eines Zellinhalts kann mit der Tastenkombination STRG+Z rückgängig gemacht werden. Wird die Tastenkombination mehrmals hintereinander betätigt, werden die letzten Löschvorgänge in umgekehrter Reihenfolge wiederhergestellt.

Unter BEARBEITEN / RÜCKGÄNGIG (ALT,B,R) ist der Befehl auch im Menü zu finden.

Zahlen oder Text eingeben

Die Eingabe in eine Zelle kann auch mit der EINGABE-Taste oder der TAB-Taste abgeschlossen werden. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Auswirkungen. Nachdem die EINGABE-Taste gedrückt wurde, wechselt der Zellzeiger in die darunterliegende Zelle. Der Zellzeiger wandert mit dieser Methode Zelle für Zelle in der Spalte nach unten. Benutzt man TAB um die Eingabe abzuschließen, springt der Zellzeiger jeweils um eine Zelle nach rechts.

Hinweis zur Zahleneingabe: Zahlen werden automatisch erkannt und in den Zellen rechtsbündig dargestellt. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt: 4,573E+4 = 4,573 *10^4 = 45730.

In der Exceltabelle zum Anschauen in Zelle A1

Eingaben, die über ca. 10 Zeichen Länge pro Zelle hinausgehen, überschreiten die darstellbare Größe einer Zelle. Die rechten Nachbarzellen werden dann je nach Länge des Zellinhaltes verdeckt. Wenn die Nachbarzelle jedoch nicht leer ist, wird die Anzeige abgeschnitten. Im Flächenmodus liest JAWS zwar den gesamten Inhalt der Zelle vor, aber auf der Braillezeile wird nur der dargestellte Text angezeigt. Um den gesamten Text der Zelle darzustellen, muss man hier unbedingt den Strukturierten Modus nutzen.

In der Exceltabelle zum Anschauen in Zelle B1 und B2

Rechenzeichen als Text benutzen (Minus Zeichen für den Gedankenstrich)

Möchte man in Excel Gedankenstriche einfügen, ist man über das Ergebnis zunächst verwundert.

So sieht die Eingabe in der Zelle aus: - Hausaufgaben

Das Ergebnis sieht so aus: #Name?

Excel interpretiert den Gedankenstrich als Minus und möchte folglich, da es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm handelt, eine mathematische Gleichung daraus machen. Hier:

-Hausaufgaben.

Soll das Minus als Gedankenstrich verwendet werden, muss dies Excel angekündigt werden. Die Ankündigung erfolgt mit dem Hochkomma oder einfachen Gedankenstrich:

'- Hausaufgaben

Das Hochkomma wird bei allen Rechenzeichen (+, -), die zu Beginn einer Zelle stehen, notwendig, vorausgesetzt man möchte dieses nicht als Rechenzeichen, sondern als Textelement verwenden.

Übung

• Zur Übung wird nun der Stundenplan mit den einzelnen Fächern ergänzt. Für Montag geht man dafür wie folgt vor:
  • Der Zellzeiger wird unter die Zelle Montag, also auf A2 positioniert.
  • Hier wird "Deutsch" eingetragen. Der Zelleintrag wird mit der EINGABE-Taste abgeschlossen, da somit der Zellzeiger automatisch auf A3 springt.
  • In der nächsten Stunde findet "Mathematik" statt.
  • So kann nun nach Belieben der Stundenplan für alle Tage vervollständigt werden.
  • Bei der Eingabe sollte man auch unbedingt die Möglichkeiten der Korrektur ausprobieren.

Ergebnis der Übung: Media:Übung_Text_eingeben.xls

Eine Zelle auswählen

Möchte man eine bestimmte Zelle auswählen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Die einfachste Möglichkeit besteht darin, mit den Pfeiltasten durch die Tabelle zu "wandern". JAWS gibt über die Sprachausgabe den Zellbezug (z.B. E14) an.
• Kennt man den Zellbezug, kann man in BEARBEITEN / GEHE ZU (ALT,B,G) den Zellbezug im Eingabefeld "Verweis" eingeben und mit EINGABE bestätigen. Der Zellzeiger wird dann direkt auf die Zelle gesetzt.
• Alternativ kann auch der Shortcut STRG+G verwendet werden.
• Das Dialogfeld GEHE ZU listet im Listenfeld "Gehe zu" die zuletzt gesuchten Zellen auf. Dies ist für das schnelle Auffinden von wiederkehrenden Zellen nützlich. In das Listenfeld gelangt man mit TAB. Mit AB oder AUF wählt man aus der Liste die gewünschte Zelle und gelangt in diese durch EINGABE.

Zellinhalte mit der Bearbeitungsleiste verändern

Grundsätzlich ist es möglich, den Zellinhalt einer aktiven Zelle zu überschreiben. Dabei wird sofort bei der Eingabe eines Zeichens der Zellinhalt gelöscht und durch den neuen Inhalt ersetzt. Dieses Vorgehen eignet sich also nicht für Änderungen oder Korrekturen einzelner Zeichen innerhalb der Zelle. In der Bearbeitungszeile kann man sich den Inhalt der aktiven Zelle anzeigen lassen. Darüber hinaus kann man darin den Zellinhalt zeichenweise ändern oder ergänzen.

In die Bearbeitungszeile gelangt man mit der Funktionstaste F2. Hier kann der Inhalt bearbeitet werden. Die Bearbeitung wird mit EINGABE abgeschlossen.

Hat man mathematische Berechnungen in einer Zelle hinterlegt, wird in der Zelle nur das Ergebnis angezeigt. Die Rechnung hingegen wird in der Bearbeitungszeile angezeigt.

JAWS sagt die Formel der Zelle durch die Tastenkombination STRG+F2 an.

Kommentar

Jede Zelle kann mit einem Kommentar versehen werden. Beim Kommentar handelt es sich um ein Fenster, das sich, wenn vorhanden, beim Markieren der Zelle öffnet. Im Kommentar befinden sich meist Hinweise über die Art und Weise wie bzw. welche Inhalte in diese Zelle geschrieben werden sollen.

Kommentare kann man an eine Zelle hängen, indem man sich auf die gewünschte Zelle begibt und den Programmpunkt EINFÜGEN / KOMMENTAR (ALT,E,K) wählt.

Der Cursor befindet sich dann im Kommentarfenster, in welches der Kommentar geschrieben wird. Um das Kommentarfenster zu verlassen drückt man zweimal ESCAPE.

Ob eine Zelle mit einem Kommentar versehen ist, erfährt man am besten über die Sprachausgabe von JAWS. Der Kommentar selbst wird mit ALT+UMSCHALT+KOMMA vorgelesen.

Einfügen, markieren, kopieren und verschieben

Spalten oder Zeilen einfügen

In einer Exceltabelle hat man die Möglichkeit, Spalten und Zeilen nachträglich einzufügen:

• Der Zellzeiger wird auf eine Zelle rechts von der einzufügenden Spalte positioniert.
• Im Menü befindet sich unter EINFÜGEN der Punkt SPALTEN (ALT,T,S). Eine Spalte wird links eingefügt.
• Ähnliches gilt für das Einfügen von Zeilen. Der Zellzeiger muss unterhalb der einzufügenden Zeile positioniert werden.
• Zum Einfügen der Zeile wird das Menü EINFÜGEN / ZEILEN (ALT,T,E) aufgerufen.

Mehrere Zellen markieren

Der aufmerksame Leser hat sicherlich schon bemerkt, dass von mehreren Zeilen und Spalten die Rede ist. Die Anzahl der einzufügenden Zeilen und Spalten kann man bestimmen, indem man die entsprechende Anzahl Zellen links, bzw. unterhalb der einzufügenden Spalten bzw. Zeilen markiert. Mehrere Spalten bzw. Zeilen werden durch gleichzeitiges Drücken der SHIFT- und PFEIL-Tasten markiert.

Übungsbeispiel

Beim Erstellen des Stundenplans wurde die Zeitangabe vor der ersten Spalte vergessen. Diese soll nun eingefügt werden. In diese werden dann die Schulstunden (1.-6. Stunde) eingetragen.

Media: Übung_Text_eingeben.xls

Spalten oder Zeilen löschen

Es lassen sich nicht nur Spalten oder Zeilen nachträglich einfügen, man kann Spalten und Zeilen auch löschen.

Hierfür öffnet man das Dialogfenster BEARBEITEN / ZELLEN LÖSCHEN (ALT,B,Ö). Das Dialogfenster "Löschen" bietet verschiedene Auswahlschalter an, die mit den Pfeiltasten ausgewählt werden können:

• Zellen nach links verschieben
• Zellen nach oben verschieben
• Ganze Zeile
• Ganze Spalte

Die Tastenkombination STRG+- (Minus) ruft ebenfalls das Dialogfenster "Löschen" auf.

Wählt man nun GANZE ZEILE oder GANZE SPALTE, wird die Spalte oder die Zeile, auf der der Zellzeiger steht, gelöscht. Sind mehrere Zellen markiert, werden entsprechend mehrere Spalten oder Zeilen gelöscht.

Die Auswahlschalter Zellen nach oben verschieben und Zellen nach LINKS verschieben löschen nur den Text der markierten Zellen. Anschließend werden die Zellen rechts von der gelöschten Zelle nach links verschoben, sodass keine leere Zelle an der gelöschten Stelle erhalten bleibt. Entsprechendes gilt auch für Zellen nach oben verschieben.

Um nur den Zellinhalt zu löschen, sodass die Zelle leer ist, aber erhalten bleibt, benutzt man die ENF-Taste.

Spalten oder Zeilen verschieben oder kopieren

Um eine Spalte oder eine Zeile verschieben zu können, muss diese erst markiert werden.

• STRG+LEER-Taste markiert die gesamte Spalte.

• UMSCHALT+LEER-Taste markiert die gesamte Reihe.

Hinweis: Die Markierung lässt sich mit Hilfe der Pfeiltasten entfernen.

Die Spalten oder Zeilen werden mit STRG+X ausgeschnitten oder mit STRG+C kopiert. Anschließend an gewünschter Stelle mit STRG+V eingefügt. Dabei ist zu beachten, dass beim Einfügen einer Spalte der Zellzeiger in der ersten Zeile positioniert wird (z.B. B1 oder C1). Will man eine Zeile einfügen, muss der Zellzeiger in der A-Spalte positioniert werden.

Löschen

Excel verfügt über mehrere Lösch-Funktionen:

• ALLES Löschen (ALT,B,L,A)

  Mit dem Befehl ALLES löschen wird der Inhalt, die Schriftformatierung und die Rahmenformatierung gelöscht.

• FORMATE löschen (ALT,B,L,F)

  Mit dem Befehl Formate löschen werden die Formatierungen wie Fett oder Kursive Schriftart, sprich von der Standardschriftart "abweichende Schriftarten und Schriftgrößen" gelöscht.

• INHALTE löschen (ALT,B,L,I oder ENF)

  Mit der ENF-Taste oder mit dem Befehl INHALTE löschen wird der Zellinhalt gelöscht. Die Zellformatierung bleibt erhalten.

• KOMMENTARE löschen (ALT,B,L,M)

  Mit dem Befehl KOMMENTARE löschen lassen sich die Kommentare löschen, die an eine Zelle angehängt sind.

Zellgröße ändern

Zur vollständigen Darstellung der Zeichen kann auch die Zellgröße angepasst werden. Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe lässt sich einstellen unter FORMAT / ZEILE (ALT,T,E) bzw. FORMAT / SPALTE (ALT,T,l). Mit den Pfeiltasten AUF / AB kann man zwischen verschiedenen Untermenüs auswählen:

• BREITE
• OPTIMALE BREITE
• AUSBLENDEN
• EINBLENDEN

Mit BREITE kann ein Dialogfenster geöffnet werden, in dem man die gewünschte Breite in Pixel einstellen kann. Mit OPTIMALE BREITE wird die Zellbreite automatisch eingestellt. Mit den Unterpunkten EINBLENDEN bzw. AUSBLENDEN lassen sich die markierten Zellen ausblenden und einblenden. Dies kann vorteilhaft sein, wenn man mit Zwischenergebnissen arbeitet, die nicht sichtbar sein sollen. Mehr darüber ist im Kapitel Excel: Format zu erfahren.

Ist der Zellenbereich für die korrekte Darstellung zu klein gewählt, werden mehrere Nummernzeichen (####) als Platzhalter dargestellt.

	A	B
1	123	Zahl passt in die Zelle
2	#####	Zahl ist zu groß für die Zelle

Suchen- und Ersetzenfunktion

Die Funktion Suchen und die Funktion SUCHEN UND ERSETZEN ruft man am schnellsten mit den Shortcuts STRG+f bzw. STRG+H auf.

Über das Menü gilt der Weg BEARBEITEN / SUCHEN (ALT+S) oder BEARBEITEN / SUCHEN UND ERSETZEN (ALT+E).

Dabei ist zu beachten, dass Excel verschiedene Suchoptionen bereitstellt. Diese können gezielt zur Suche eingesetzt werden. Dazu wird im SUCHEN bzw. SUCHEN UND ERSETZEN-Fenster der OPTIONEN-Schalter (ALT+O) betätigt.

1. Suchen auf dem "Blatt" oder in der "Arbeitsmappe".

   Standardmäßig ist in der Ausklappliste SUCHEN (ALT+H) "Blatt" eingestellt. So wird nur das aktuelle Blatt durchsucht. Will man in der gesamten Arbeitsmappe suchen, wählt man in der Ausklappliste "Arbeitsmappe".

2. Suchen in "Formeln", "Werte" und "Kommentaren".

   Standardmäßig ist in der Ausklappliste SUCHEN IN (ALT+C) "Formeln" eingestellt. Will man nicht nach Formeln suchen, sondern nach Werten, die berechnet wurden, muss man in der Ausklappliste "Werte" wählen. Entsprechendes gilt auch für die Suche nach Kommentarinhalten.

Datensätze sortieren

Zum alphabetischen Sortieren von Datensätzen markiert man den gewünschten Datenbereich. Hat man z.B. Namen in Spalte A notiert und sollen diese alphabetisch geordnet werden, muss Spalte A markiert werden. Die Sortieroptionen werden im Dialogfeld SORTIEREN eingestellt. Dieses befindet sich unter DATEN / SORTIEREN (ALT,N,S).

Im Dialogfeld wird festgelegt, nach welcher Spalte zuerst sortiert werden soll, anschließend wird mit dem Auswahlschalter AUFSTEIGEND oder ABSTEIGEND die Sortierrichtung festgelegt.

Mit dem Auswahlschalter "Anschließend nach" wird die nächste Sortierreihenfolge festgelegt.

Im Dialogfenster befinden sich außerdem noch die Auswahlschalter Liste enthält ÜBERSCHRIFT bzw. KEINE ÜBERSCHRIFT. Dieser sollte auf Überschrift gestellt werden, wenn die Tabelle in der ersten Zeile eine Überschrift enthält; denn dann wird statt der Spaltenbezeichnung A, B, C, ... die Überschrift der Spalten als Sortierkriterium in den Auswahlfenstern mit angeboten. Noch wichtiger ist, dass dann die Überschrift nicht in die Sortierung mit einbezogen wird, sondern in der Zeile 1 verbleibt.

Ausfüllfunktionen verwenden und Datenreihen erstellen

Das Programm bietet einige Arbeitserleichterungen für das Ausfüllen der Zellen an:

• Möchte man die aktive Zelle mit dem gleichen Inhalt wie in der darüberliegenden Zelle ausfüllen, bietet Excel die Tastenkombination STRG+U an. Ist die aktive Zelle bereits gefüllt, wird der Inhalt ersetzt.

Den Inhalt der Zelle links der aktiven Zelle erhält man mit STRG+R.

• Beim Anlegen von Tabellen ist es immer wieder notwendig, Zahlenkolonnen z.B. 1 bis 100 oder Wochentage in eine Spalte oder Zeile einzutragen.

Hierfür stellt Excel die Autoausfüllfunktion zur Verfügung.

Bevor man das Dialogfeld zum Festlegen der Autoausfüllfunktionen öffnet, wird der Zellzeiger an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt positioniert. Möchte man z.B. in der ersten Spalte automatisch die Zahlen 1-6 eintragen lassen, wird der Zellzeiger auf A1 positioniert. Ausgehend von dieser Position wird das Dialogfenster Reihe über BEARBEITEN / AUSFÜLLEN /REIHE (ALT,B,Ü,H) aufgerufen.

Zum Ausfüllen der Spalte wechselt man im Dialogfeld zum Auswahlschalter Reihe in SPALTEN (ALT+S) und wählt diesen aus. Mit TAB wechselt man in das Eingabefeld INKREMENT. Die Zahl, die hier eingegeben wird, gibt an, in welchen Schritten die Zahlen erhöht oder verringert werden sollen. Soll die Erhöhung in Zweierschritten erfolgen, wird 2 eingetragen. Anschließend gibt man noch den Endwert ein. Die Startzahl muss vorher in die Startzelle eingegeben werden.

Besonders interessant ist die Wahlmöglichkeit AUTOAUSFÜLLEN, welche im Dialogfenster REIHE unter dem Auswahlschalter TYP zu finden ist.

Damit das Programm erkennen kann, wie die folgenden Zellen ausgefüllt werden sollen, füllt man zwei oder drei Zellen von Hand aus. Anschließend markiert man den gesamten Bereich, der ausgefüllt werden soll, inklusive des Bereichs, der zuvor per Hand ausgefüllt wurde. Hat man dies getan, wählt man die Option Reihen / Autoausfüllen. Die leeren Zellen werden nun entsprechend der vorgegebenen Zellen ausgefüllt.

Hat man beispielsweise in A1 Montag und in B1 Dienstag eingetragen und markiert die nächsten Zellen, werden die Wochentage fortgeführt.

Arbeiten mit verschiedenen Arbeitsblättern

Für diesen Abschnitt muss klar sein, wie der Wechsel zwischen den Arbeitsblättern einer Mappe durchgeführt wird.

Zellen von einem Arbeitsblatt zum nächsten kopieren

Die gewünschten Zellen werden markiert und mit dem Befehl kopieren (STRG+C) in die Zwischenablage gelegt. Anschließend wechselt man in die gewünschte Tabelle und fügt die Zellen dort mit STRG+V ein.

Arbeitsblatt verschieben oder kopieren

Die beste Möglichkeit, ein ganzes Arbeitsblatt zu kopieren, ist unter BEARBEITEN / BLATT VERSCHIEBEN - KOPIEREN (ALT,B,T) zu finden.

Zum besseren Verständnis sei nochmals erwähnt, dass in Excel die Begriffe Tabellen und Arbeitsblätter synonym verwendet werden.

Im Dialogfeld BLATT VERSCHIEBEN - KOPIEREN gibt es folgende Möglichkeiten:

1. Ein Arbeitsblatt verschieben (Beispielsweise kann die Tabelle 1 hinter die Tabelle 3 verschoben werden):

   Der Fokus beim Öffnen des Dialogfensters "Verschieben oder kopieren" befindet sich im Auswahlfenster "Einfügen vor". In diesem werden alle Tabellen, die sich in der Mappe befinden, aufgelistet. Wählt man nun mit den Pfeiltasten "Tabelle3" aus, wird die aktuell geöffnete Tabelle vor die Tabelle3 verschoben. Wählt man "(ans Ende stellen)" aus, wird die Tabelle ans Ende verschoben. Durch Drücken von OK wird das Verschieben ausgeführt und abgeschlossen.

2. Ein Arbeitsblatt kopieren:

   Eine Tabelle kopieren funktioniert ähnlich wie eine Tabelle verschieben. Zunächst wird im Auswahlfenster "Einfügen vor" festgelegt, an welche Stelle die Tabelle kopiert werden soll. Im nächsten Schritt wechselt man mit TAB auf das Kontrollfeld KOPIE ERSTELLEN und aktiviert dieses mit der LEER-Taste. Der Kopiervorgang wird durch Drücken von OK abgeschlossen.

3. Ein Arbeitsblatt aus einer Mappe in eine neue oder andere Mappe einfügen:

   Dieses Werkzeug ist geeignet, um ein bestehendes Arbeitsblatt in eine neue Mappe zu kopieren oder ein bestehendes Arbeitsblatt in eine andere bestehende Mappe zu kopieren.

   Im geöffneten Dialogfeld "Verschieben oder kopieren" wechselt man mit SHIFT+TAB in die Ausklappliste "Zur Mappe" (alternativ: ALT+Z). Dort wird die gewünschte Aktion ausgewählt. Zur Auswahl stehen alle geöffneten Mappen sowie "neue Arbeitsmappe".

Tabellenblatt einfügen

Natürlich lässt sich auch ein weiteres Tabellenblatt in die Arbeitsmappe einfügen. Im Menü EINFÜGEN findet man hierfür den entsprechenden Punkt; EINFÜGEN / TABELLENBLATT (ALT,E,T). Der aktive Cursor befindet sich dann sofort nach dem Einfügen im neuen Tabellenblatt.

Arbeitsblatt löschen

Möchte man ein Arbeitsblatt löschen, wechselt man mit STRG+BildAuf oder STRG+BildAb zum gewünschten Arbeitsblatt. Jaws gibt per Sprache Auskunft über das gewählte Arbeitsblatt.

Im nächsten Schritt wählt man im Menü BEARBEITEN den Punkt BLATT LÖSCHEN (ALT,B.B) aus.

Reihen- und Spaltenüberschriften mit JAWS auslesen

Die meisten Tabellen haben Spalten- und Reihenüberschriften. Bei diesen Tabellen ist es meist sinnvoller, dass die Zellen nicht mit A1, B1, usw. benannt werden, sondern mit den benötigten Spalten- bzw. Reihenüberschriften. JAWS bietet diese Möglichkeit. Betrachtet man als Beispiel einen Wochenplaner, wird als Reihenüberschrift der Wochentag und als Zeilenüberschrift Vormittag, Mittag oder Nachmittag angesagt. Die Einladung zum Eisessen am Mittwochnachmittag wird dann in der Zelle "Mittwoch / Nachmittag" stehen.

Damit JAWS die Zeilen- und Reihenüberschriften ansagen kann, müssen diese definiert werden:

• Zum Definieren der Reihenüberschrift muss der Zellzeiger in der Reihe der Überschriften positioniert werden und anschließend ALT+STRG+UMSCHALT+R gedrückt werden. Gleiches gilt für die Spaltenüberschrift.
• Möchte man Spalten- und Reihenüberschriften gleichzeitig definieren, empfiehlt es sich, dies im Ausführlichkeitsdialog (JAWS-Taste+V) zu definieren. Dazu setzt man zuerst den Zellzeiger in die Schnittzelle beider Überschriften. Anschließend wählt man im Ausführlichkeitsdialog den Punkt "Spaltentitel auf Reihe oder Bereich setzen" und aktiviert diesen durch Drücken der LEER-Taste. Gleiches geschieht anschließend mit dem Punkt "Reihentitel auf Spaltentitel oder Bereich setzen".

JAWS kann seit der Version 6.10 auch die Spalten- und Reihenüberschriften, die in Excel festgelegt wurden, auswerten. Um die Spalten- und Reihenüberschriften in Excel festzulegen, wird der Zellzeiger in der Schnittzelle positioniert und der Dialog EINFÜGEN / NAMEN / DEFINIEREN (ALT,E,N,D) aufgerufen. Im kombinierten Eingabefeld gibt man "Titel" oder "Title" ein und schließt mit EINABE ab.

• Will man nur Reihenüberschriften definieren, gibt man stattdessen "Reihentitel" oder "RowTitel" ein.

Einstieg: Formeln und Funktionen

In diesem Abschnitt erfährt man:

• Die wichtigsten mathematischen Begriffe, um mit Excel arbeiten zu können.
• Wie man ganz einfache Formeln eingibt und sich das Ergebnis berechnen lässt.
• Wie Zellbezüge in Formeln und Funktionen ihren Einsatz finden.

Grundlegendes

Die Tabelle in Excel ist vergleichbar mit einem Rechenblatt oder Formular. Werte werden in diesem gesammelt; also in die dafür vorgesehenen Felder geschrieben. Im nächsten Schritt werden die eingetragenen Werte miteinander rechnerisch verknüpft. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Methoden. Die wahrscheinlich gängigste ist die Summenbildung mehrerer Werte. Dies kann man sich auch als Kassenzettel oder Rechnung vorstellen.

Der größte Vorteil an einem elektronischen Rechenblatt ist, dass die Eingabewerte immer wieder geändert werden können und die Berechnung die Änderungen entsprechend berücksichtigt. Für eine Rechnung bedeutet dies, dass immer nur ein Betrag zu ändern ist, der neue Rechnungsbetrag wird dann automatisch errechnet.

Bevor nun die erste Formel eingegeben wird, muss man noch wissen, dass:

• ein Gleichheitszeichen (=) am Anfang in eine Zelle geschrieben bedeutet, dass die folgende Eingabe als Berechnungsformel ausgewertet wird.
• man eine Berechnung auch mit Plus (+) und Minus (-) einleiten kann.
• eine Berechnung aus mindestens einem Operator und zwei Operanden besteht. Operatoren sind alle Rechenzeichen (+, -, /, usw.). Operanden sind die Zahlenwerte. Operanden und Operatoren bilden zusammen eine Formel.

Die ersten Berechnungen anhand von Arithmetischen Formeln

Arithmetische Formeln sind einfachste Formeln, die jedem geläufig sind. Sie besitzen die Operatoren Addition (+), Subtraktion (-), Division (/), Multiplikation (*), Potenz (^) und Prozent (%).

Gibt man nun eine Formel mit diesen Operatoren in eine Zelle ein, erhält man unmittelbar nach dem Betätigen der EINGABE-Taste das Ergebnis.

Beispiele:

=5+4	ist gleich 5 plus 4
=12/3	ist gleich 12 dividiert durch 4
=7-3	ist gleich 7 minus 3
=3*4	ist gleich 3 multipliziert mit 4
=4^2	ist gleich die 2. Potenz von 4
=5%	ist gleich 5 Prozent

Rangfolge der Operatoren

Excel berücksichtigt auch die bekannte Regel "Punktrechnung geht vor Strichrechnung".

Rechnen mit Klammern

Aus dem Mathematikunterricht kennen wir die Bedeutung von Klammern. Die Klammern müssen auch beim Arbeiten in Excel bedacht werden. Hier ein Beispiel:

ohne Klammer	=5-3*5	-10
mit Klammer	=(5-3)*6	12

Fehlermeldungen - Standardfehlermeldungen

Wird eine Funktion fehlerhaft in die Zelle eingetragen, öffnet sich ein Dialogfeld, das auf einen Fehler hinweist. Excel macht einen Lösungsvorschlag, der durch Klicken von JA übernommen und durch NEIN verworfen wird. Der Hilfetext des Dialogfeldes ist jedoch nur durch die Sprachausgabe zugänglich.

Wird NEIN betätigt, öffnet sich erneut ein Dialogfenster, das auf drei verschiedene Möglichkeiten der Fehlersuche hinweist:

• Klicken Sie auf HILFE, um Informationen zur Behebung von verbreiteten Problemen in Formeln zu erhalten.
• Klicken Sie auf OK und dann auf den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN, um Hilfe beim Erstellen der Formel zu erhalten.
• Wenn Sie nicht versuchen, eine Formel einzugeben, vermeiden Sie Gleichheitszeichen (=) oder Minuszeichen (-). Falls diese Zeichen erforderlich sind, fügen

Sie vorher ein einzelnes Anführungszeichen (') ein.

Bei diesem Dialogfeld gilt ebenso, dass es nur mit der Sprachausgabe auslesbar ist.

Übung

Es empfiehlt sich, die oben genannten Beispiele in Excel auszuprobieren. Man muss dabei daran denken, dass jede Formel mit einem Gleichheitszeichen beginnt.

Download Übung: Einfachste Formeln

Download Übung: Rechnen mit Klammern

Der Einsatz von Zellbezügen in Formeln

Richtig interessant wird Excel erst durch den Einsatz der Zellbezüge. Zur Verdeutlichung, was damit gemeint ist, ein kleines Beispiel:

Die Gesamtkosten der Klassenfahrt sollen berechnet werden. Hierfür steht in der ersten Zelle A2 die Anzahl der Schüler. In der danebenstehenden Zelle B2 steht der Preis pro Schüler. In der Zelle C2 steht nun die Formel =A2 *B2 (ist gleich A2 mal B2). Die Formel nimmt nun die Werte, die in den Zellen A2 und B2 stehen, und verrechnet diese. Das Ergebnis sollte dann so aussehen:

	A	B	C
1	Anzahl	Preis pro Schüler	Gesamtpreis
2	8	180	=A2*B2

Vorteilhaft am Einsatz der Zellbezüge ist, dass die Anzahl oder der Preis pro Schüler beliebig geändert werden kann. Die Formel zur Berechnung kann also anstatt mit Zahlen mit Variablen aufgestellt werden. Als Variablen dienen die Zellbezüge, die sich aus den Buchstaben der Spaltenbezeichnung und den Zahlen der Reihenbezeichnung zusammensetzen (z.B. A1, B3, D4, ...).

In der einfachsten Form kann man Zellbezüge dazu verwenden, den gleichen Wert an mehreren Stellen nochmals in der Tabelle anzuzeigen.

z.B:

15			=A1
		=A1

Übung

Stellen Sie die Tabelle nach, indem Sie die Werte in eine leere Tabelle eintragen. Sie werden sehen, dass statt =A1 der in A1 eingetragene Wert dargestellt wird.

Vorteilhaft ist hier, dass man gleiche Werte nur an einer Stelle ändern muss, wenn Sie an mehreren Stellen in der Tabelle vorkommen.

Allgemein kann man festhalten, dass ein Zellbezug auf eine andere Zelle verweist und deren Wert darstellt oder zur Berechnung heranzieht.

Download Übung: Rechnen mit Zellbezug

Download Übung: Gleiche Werte an mehren Stellen

Zellbezüge per Pfeilsteuerung erstellen

Kennt man den Zellbezug nicht per Namen (z.B. A4, D6, ...), lässt sich dieser auch mit den Pfeiltasten ansteuern und als Zellbezug übernehmen. Hierfür genügt es, in der gewünschten Zelle ein Gleichheitszeichen einzufügen und anschließend, ohne EINGABE zu drücken, mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle zu wechseln. Hat man diese erreicht, wird der Vorgang durch Drücken der EINGABE-Taste abgeschlossen. In der Zelle steht nun der gewünschte Zellbezug.

Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Die Möglichkeit, Bezüge zu anderen Zellen herzustellen, hat wahrscheinlich mit zu Excels Verbreitung beigetragen. Zellbezüge können nicht nur in einer Tabelle hergestellt werden, es können beliebige Zellbezüge hergestellt werden. Nicht nur jede Zelle des Arbeitsblattes kann als Zellbezug dienen, auch jede Zelle eines anderen Arbeitsblattes der Arbeitsmappe. Sogar Zellen andere Excelmappen sind möglich. Für Profis sei angemerkt, dass als Zellbezüge ebenfalls andere Quellen wie Access, SQL, ... verwendet werden können. Diese Vorgehensweise wird hier aber nicht weiter angesprochen.

Zellbezüge auf ein anderes Arbeitsblatt gibt man wie folgt an:

=TabelleX!Zelle

Beispiel: Der Inhalt der Zelle B2 der Tabelle2 soll in der Tabelle1 in der Zelle A1 angezeigt werden. In die Zelle A1 der Tabelle1 wird "=Tabelle2!B2" geschrieben. Vor dem Ausrufezeichen wird der Tabellenname geschrieben, nach dem Ausrufezeichen der Zellbezug.

Download Beispiel: Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Zellbezug in eine andere Arbeitsmappe

Möchte man einen Zellbezug auf eine andere Mappe erstellen, so wird die oben beschriebene Schreibweise um den Namen der Datei erweitert.

=[Datei.xls]TabelleX!Zelle

Beispiel: In diesem Beispiel wird die Zelle D5 der Mappe2 in der Mappe1 dargestellt: "[Mappe2.xls]Tabelle1!D5". Der Dateiname wird in eckigen Klammern vor den Ausdruck geschrieben.

Formeln und Funktionen vererben

Eine der Stärken von Excel ist die Fähigkeit, dass es Formeln, bzw. Funktionen, vererben kann.

Unter Vererbung ist hierbei zu verstehen, dass eine Formel von einer Zelle in eine andere übertragen werden kann. Dabei unterscheidet sich das Vererben vom Kopieren insofern, dass sich die Zellbezüge entsprechend anpassen.

In der folgenden Tabelle ist dies gut zu sehen. Die Zellen D2, D3 und D4 unterscheiden sich nur durch die Zeilennummern. In Excel genügt es, die erste Formel in D2 einzutragen. Die Formel nach D3 und D4 können vererbt werden.

Beispieltabelle:

	A	B	C	D
1	Titel	Anzahl	Preis pro Schüler	Gesamtpreis
2	Übernachtung	9	90	=B2*C2
3	Eintrittsgelder	9	14	=B3*C3
4	Fahrtkosten	9	31	=B4*C4

Die Vererbung erfolgt am einfachsten durch die Funktion KOPIEREN und EINFÜGEN. (Mit STRG+C kopieren und in die gewünschte Zelle mit STRG+V einfügen).

1. Soll tatsächlich mit STRG+V nur eine Kopie eingefügt werden, muss nach dem Kopieren der Funktion die Funktion INHALTE EINFÜGEN unter BEARBEITEN / INHALTE EINFÜGEN (ALT,B,F) gewählt werden. Im sich öffnenden Dialogfeld wählt man nun aus, was in die Zelle eingefügt werden soll. Es stehen Optionen wie ALLES einfügen, FORMELN einfügen, WERTE einfügen, ... per Auswahlschalter zur Verfügung. Die einzelnen Felder des Auswahlschalters lassen sich mittels PFEIL-Taste erreichen.
2. Möchte man die Funktion in alle Zellen der Spalte vererben, muss man

   • mit STRG+C die Funktion kopieren,
   • anschließend mit der Pfeiltaste eine Zelle nach unten wechseln,
   • nun mit der Tastenkombination STRG+UMSCHALT+PFEILAB alle Zellen unterhalb markieren,
   • durch Betätigen der EINGABETASTE die Funktion in alle markierten Felder einfügen.

Entsprechendes Vorgehen gilt natürlich auch für die zeilenweise Vererbung.

Übung

Lade die Datei auf den Rechner und vervollständige die Spalte D.

Download Übung: Funktionen vererben

Relative, gemischte und absolute Zellbezüge

Im vorherigen Abschnitt wurde die Möglichkeit der Vererbung von Zellbezügen gezeigt. Manchmal möchte man aber eine Formel kopieren, ohne dass sich die Zellbezüge verändern. Hierfür bietet EXCEL die Möglichkeit, mit absoluten oder gemischten Zellbezügen zu arbeiten.

Absolute Zellbezüge

Unter absoluten Zellbezügen versteht man Zellbezüge, die sich nicht vererben lassen, sondern nur kopiert werden.

Der Zellbezug =A1+5 in der Zelle B1 verändert sich in =A2+5, wenn dieser in die Zelle B2 kopiert bzw. vererbt wird. Möchte man, dass sich A1 nicht in A2 ändert, muss der Zellbezug so beschrieben werden: =$A$1+5

• Für absolute Zellbezüge muss das Dollarzeichen ($) vor dem Buchstaben und vor der Zahl stehen.

Gemischte Zellbezüge

Möchte man jedoch den Zellbezug nur für die Spalte oder Zelle absolut haben, so wird

• für die absolute Spalte das Dollarzeichen vor den Buchstaben ($A3) geschrieben, oder

• für die absolute Reihe das Dollarzeichen vor die Zahl (A$3) geschrieben.

Wechsel zwischen relativen, absoluten und gemischten Zellbezügen

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Varianten der Zellbezüge kann per Tastenkombination geschehen.

Hierfür wird

1. die Zelle, die die Formel enthält, markiert,
2. mit F2 in die Bearbeitungszeile gewechselt und
3. durch Drücken von F4 zwischen den Zellbezügen gewechselt.

   • einmaliges Drücken: absoluter Zellbezug
   • zweimaliges Drücken: relativer Spaltenbezug, absoluter Zeilenbezug
   • dreimaliges Drücken: absoluter Spaltenbezug, relativer Zeilenbezug

Übung

In dieser Übung soll ein Sparrechner mit Zinseszinsfunktion entworfen werden. Nur jeweils an einer Stelle soll der Zinssatz und der monatliche Sparbetrag eingetragen werden. Diese Werte sollen mittels absolutem Zellbezug so in der Tabelle Verwendung finden, dass sie nicht noch einmal eingetragen werden müssen. Dies hat den Vorteil, dass Zinssatz und Sparbetrag nur an einer Stelle verändert werden müssen und sich die ganze Zinstabelle entsprechend anpasst.

Diese Tabelle gibt ein Beispiel:

	A	B	C	D	E
1		Zinssatz:	5,00%
2		monatlicher Sparbetrag:	100
3	Jahre	jährliche Sparsumme	Sparguthaben	Zinsen auf das Sparguthaben	Sparguthaben mit Zinsen p.a.
4	1	1200	1200	60	1260
5	2	=C2*12	2460	123	2583
6	3	=C2*12	=B6+E5	=C6*C1	=C6+D6
7	.	...	...	...	...

Lade die Tabelle auf den Rechner Übung: Sparrechner und vervollständige die Tabelle entsprechend den Angaben der obigen Tabelle. Beachte, dass an einigen Stellen der absolute Zellbezug noch nicht eingetragen wurde.

Lösung: Lösung: Sparrechner

Arbeiten mit Funktionen

Excel bietet eine Fülle von nützlichen vorgefertigten Funktionen. Anhand von häufig benötigten Funktionen wird hier der Umgang mit diesen verdeutlicht. Zum Abschluss wird der Funktionsassistent beschrieben, mit dem man auch unbekannte Funktionen benutzen kann.

Funktion: Summe

Summe einzelner Werte

Mit Excel kann man leicht die Summe aus mehreren Zahlen berechnen. Dazu benutzt man folgende Funktion:

SUMME(Zahl1;Zahl2;...)

Die einzelnen Zahlen werden durch Strichpunkte (;) voneinander getrennt.

Beispiel: =Summe(6;14;2) liefert das Ergebnis 22.

Interessant wird diese Funktion, wenn man sie mit Zellbezügen versieht:

Beispiel: =Summe(A1;B1;C2)

Hier wird der Inhalt der Zellen A1, B1 und C2 addiert. In den Zellen steht:

	A	B	C
1	4	6
2			5

Das Ergebnis in diesem Fall wäre also 15. Ändert man die Zahl innerhalb einer Zelle, so wird die Summe auch automatisch verändert. So kann man die Zahl in Zelle A1 beispielsweise auf 8 ändern. Das Ergebnis in diesem Fall wäre also 19.

Summe einer ganzen Spalte oder Zeile

Muss man viele einzelne Werte innerhalb einer Spalte oder Reihe addieren, so kann man auch nur den ersten und den letzten Wert angeben. Alle dazwischenliegenden Werte werden automatisch berücksichtigt. Damit Excel unterscheiden kann, ob man zwei Zellen addieren will oder gleich eine ganze Spalte oder Reihe, muss man ein anderes Trennzeichen benutzen. Statt einem Strichpunkt (;) benutzt man einen Doppelpunkt (:).

Beispiel: Jahresaufstellung Klassenkasse

In der Tabelle sind die Einnahmen und Ausgaben einer Klassenkasse pro Monat gegenübergestellt.

Am Ende des Jahres werden die Gesamteinahmen und die Gesamtausgaben mithilfe der Summenfunktion berechnet.

	A	B	C
1	Monat	Einnahmen	Ausgaben
2	Januar	33	5
3	Februar	33	16
4	März	33	30
5	April	33	0
6	Mai	33	0
7	Juni	33	180
8	Juli	33	0
9	August	33	0
10	September	33	10
11	Oktober	33	10
12	November	33	0
13	Dezember	33	40
14	SUMME	=SUMME(B2:B13)	=SUMME(C2:C13)

Download Beispiel Klassenkasse

Übung

Der Schulkiosk möchte die Einnahmen und Ausgaben des Jahres berechnen. Die Einnahmen und Ausgaben der Monate wurden schon in eine Excel-Tabelle eingetragen. Lade diese herunter und berechne die jeweiligen SUMMEN.

Download Übung Kiosk

Funktion: Anzahl(Zahl1:Zahl2;...)

Die Funktion Anzahl kann man nutzen, um zu zählen, in wie vielen Zellen bereits Werte oder Zahlen eingetragen sind.

Beispiel:

In die Spalte B trägt man von B1 bis B7 Zeugnisnoten ein. Es soll der Notendurchschnitt berechnet werden. Den Notendurchschnitt errechnet man, indem man alle Einzelnoten zusammenaddiert und anschließend durch die Anzahl der Arbeiten teilt.

Das Excel-Arbeitsblatt könnte dann so aussehen. Achte auch auf die Zelle B9. In dieser steht die Formel zur Berechnung des Notendurchschnitts.

	A	B
1	Deutsch	2
2	Mathematik	2
3	Englisch	1
4	NWA	2
5	ITG	1
6	Sport	2
7	Religion	3
8	Anzahl	= Anzahl(B1:B7)
9	Durchschnitt	= Summe(B1:B7)/Anzahl(B1:B7)

Download Beispiel Notendurchschnitt

Eingabe der Funktion

=Anzahl(Zahl1:Zahl2;...)

Beispiel: =Anzahl(B2:B7)

Übung

Lege deinen eigenen Notenrechner an und ergänze ihn, falls nötig, mit fehlenden Fächern.

Funktion: Mittelwert

'Mittelwert'(Zahl1;Zahl2;...)

Diese Funktion bildet den Mittelwert aus einer Gruppe von Zahlen.

Beispiel:

Diese Funktion kann benutzt werden, um blitzschnell den Notendurchschnitt mehrerer Noten zu errechnen. Diese Funktion erspart das separate Errechnen der Anzahl. Schreibt man einfach jede Note aus einem Unterrichtsfach wie im vorausgegangenen Beispiel in eine Spalte, kann man in B8 die Mittelwertfunktion direkt auf die Spalte anwenden: =Mittelwert(B1:B7)

Download Beispiel Funktion Mittelwert

Eingabe der Funktion

=Mittelwert(Zahl1:Zahl2)

Beispiel: =Mittelwert(B1:B5)

Übung

- Lege deinen eigenen Durchschnittsrechner an.

- Überprüfe, ob es einen Unterschied macht, keine Note in einer Zelle zu schreiben (Zelle=leer) oder in diese 0 (NULL) zu schreiben.

Beispiel: B4 leer lassen oder B4 NULL schreiben.

Hinweis: Leer gelassene Zellen werden nicht gezählt, mit einer Null versehen werden sie in der Anzahl berücksichtigt.

Funktion: Maximum - Minimum

MAX(Zahl1;Zahl2;...)

Beschreibung

Die Max-Funktion findet die größte Zahl in einer Gruppe von Zahlen.

Beispiel

In der Spalte A stehen folgende Zahlen:

	A
1	5
2	9
3	1
4	2
5	6
6	= Max(A1;A2;A3;A4;A5;A6)

Die Funktion in A6 liefert den Wert 9 zurück, den Inhalt des Feldes A2, da 9 die größte Zahl der Gruppe war. Kürzer hätte man übrigens auch schreiben können: Max(A1:A6).

Eingabe der Funktion

=MAX(Zahl1:Zahl2)

Beispiel: =Max(A1:A5)

MIN(Zahl1;Zahl2;...)

Beschreibung

Die MIN-Funktion findet die kleinste Zahl in einer Gruppe von Zahlen.

Beispiel

In der Spalte A stehen die gleichen Zahlen wie im obigen Beispiel. Im Feld A6 steht diesmal die Funktion =MIN(A1:A5). Die Funktion liefert den Wert 1 der Tabelle A3 zurück, also die kleinste Zahl der Reihe.

	A
1	5
2	9
3	1
4	2
5	6
6	=MIN(A1:A5)

Eingabe der Funktion

=MIN(Zahl1:Zahl2)

Beispiel: =MIN(A1:A5)

Übung

Lade die Datei Maximum - Minimum herunter. Dort ist die Anzahl der Zugriffe auf die Internetseite einer Schule aufgelistet. Die Aufgabe besteht darin, in der Zelle B40 den minimalen Zugriff und in der Zelle B41 den maximalen Zugriff zu bestimmen.

Download Lösung: Maximum - Minimum

Funktion: Wenn-Funktion

Beschreibung

'Wenn'(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)

Die Wenn-Funktion ist eine sehr machtvolle Funktion. Mit ihr kann man überprüfen, ob in einem Feld ein bestimmter Wert steht oder nicht. Je nach Fall erzeugt die Wenn-Funktion unterschiedliche Ergebnisse.

Beispiel

Erhält man bei der Realschulabschlussprüfung eine Note schlechter als 4,0, ist man durchgefallen. Ist die Note besser als 4,0, hat man bestanden. In Excel kann man das durch eine Wenn-Funktion so ausdrücken:

Wenn(A1>4;"durchgefallen";"bestanden")

Die Zahl im Feld A1 wird darauf überprüft, ob sie größer ist als 4. Ist sie größer, gibt die Funktion das Wort „durchgefallen“ als Wert zurück, ist die Zahl aber kleiner, gibt die Funktion das Wort „bestanden“ als Wert zurück.

	A	B	C
1	Deutsch	2	= Wenn(B1>4;"durchgefallen";"bestanden")
2	Mathematik	2	bestanden
3	Englisch	1	bestanden
4	NWA	4,5	durchgefallen
5	ITG	1	bestanden
6	Sport	2	bestanden
7	Religion	5	durchgefallen

Eingabe der Funktion

=WENN(Zahl<>=Wert;Dann_Wert;Sonst_WERT)

=WENN(B2<1;"Keine Zugriffe";"Zugriffe")

Übung

Erweitere das Beispiel4_9.xls mit einer Spalte mit der WENN-Funktion entsprechend dem Beispiel.

Download Lösung: WENN-Funktion

Funktion: Runden von Zahlen

Beschreibung

'Runden'(Zahl;Anzahl_Stellen)

Mit der Runden-Funktion kann man eine Zahl, die unnötig genau angegeben ist, sinnvoll auf eine feste Anzahl von Stellen runden.

Beispiel

Beim Berechnen des Notendurchschnitts ist es zum Beispiel unsinnig, als Ergebnis die Note 1,3333333333 anzugeben. Ein gerundetes Ergebnis reicht völlig aus und ist leichter zu lesen. Angenommen im Feld A1 haben wir einen Notendurchschnitt von 1,33333333333 errechnet. Diesen Wert können wir jetzt runden.

RUNDEN(A1;1) liefert das Ergebnis auf eine Nachkommastelle genau gerundet, also 1,3.

Runden(A1;2) liefert das Ergebnis auf zwei Nachkommastellen genau gerundet, also 1,33.

Eingabe der Funktion

= Runden(Zahl;Anzahl_Stellen)

Beispiel: =Runden(A1;3)

Übung

Lege eine neue Tabelle mit folgenden Werten in der Spalte A an:

	A	B
1	2,336
2	4,92
3	28,6669
4	56,245
5	42,49
6	3,48

Runde in der Spalte B den jeweiligen Wert der Spalte A auf eine Stelle nach dem Komma.

Download Lösung: RUNDEN-Funktion

Weitere Funktionen zum Runden:

Ersetze danach einige Runden-Funktionen mit den Funktionen:

Aufrunden(Zahl;Anzahl_Stellen)

Rundet die Zahl entsprechend der Anzahl der Stellen auf.

Beispiel:

Die Zahl 4,33 würde mit der Funktion Runden =RUNDEN(A1;1) auf 4,3 gerundet werden. Die Funktion AUFRUNDEN rundet auf 4,4.

Abrunden(Zahl;Anzahl_Stellen)

Nimmt man stattdessen die Funktion ABRUNDEN, wird entsprechend der Anzahl der Stellen abgerundet.

Beispiel:

Die Zahl 4,76 würde mit der Funktion Runden =RUNDEN(A1;1) auf 4,8 gerundet werden. Die Funktion ABFRUNDEN rundet auf 4,7.

Weitere Mathematische Funktionen

Winkelfunktionen

In der Mathematik ist es immer wieder notwendig, dass Winkel im Bogenmaß benötigt werden. Hierfür gibt es von Excel entsprechend der Mathematik Funktionen:

SIN(Zahl) liefert zum Bogenmaß den Sinus

Die Funktion liefert den Sinus zum Bogenmaß.

Beispiel

=SIN(45)

oder

=SIN(B3)

Eingabe der Funktion

=SIN(Zahl)

ARCSIN() liefert zum Sinus das Bogenmaß

Die Funktion liefert den Arkussinus.

Beispiel

=ARCSIN(0,5)

oder

=ARCSIN(B3)

Eingabe der Funktion

=ARCSIN(Zahl)

COS() liefert zum Bogenmaß den Cosinus

Die Funktion liefert den Cosinus zum Bogenmaß.

Beispiel

=COS(90)

oder

=COS(B2)

Eingabe der Funktion

=COS(Zahl)

ARCCOS() liefert zum Cosinus das Bogenmaß

Die Funktion liefert den Arkuscosinus.

Beispiel

=ARCCOS(0,6)

oder

=ARCCOS(B3)

Eingabe der Funktion

=ARCCOS(Zahl)

TAN() liefert zum Bogenmaß den Tangens

Die Funktion liefert den Tangens zum Bogenmaß.

Beispiel

=TAN(45)

oder

=TAN(B3)

Eingabe der Funktion

=TAN(Zahl)

ARCTAN() liefert zum Tangens das Bogenmaß

Die Funktion liefert den Arkustangens.

Beispiel

=ARCTAN(1)

oder

=ARCTAN(B3)

Eingabe der Funktion

=ARCTAN(Zahl)

BOGENMASS() verwandelt Gradmaß in Bogenmaß

Hat man einen Winkel im Gradmaß und möchte das Bogenmaß, also das Maß des Einheitskreises, muss man =2*Grad/360*PI() rechnen. Leichter geht es in Excel, wenn man die Bogenmaß-Funktion verwendet.

Beispiel

Es wird

=BOGENMASS(90)

in eine Zelle eingegeben. Als Ergebnis erhält man 3,14 = PI.

oder

=BOGENMASS(A4)

Eingabe der Funktion

=BOGENMASS(Grad)

GRAD() verwandelt Bogenmaß in Gradmaß

Will man umgekehrt ein Bogenmaß in ein Gradmaß wandeln, so nimmt man die Funktion GRAD().

Beispiel

=GRAD(3,14)

oder

=BOGENMASS( PI() )

In eine Zelle eingeben. Als Ergebnis erhält man 90 Grad.

Eingabe der Funktion

=BOGENMASS(C1)

Wurzelfunktion - WURZEL()

Möchte man die Quadratwurzel einer Zahl wissen, verwendet man die Funktion WURZEL(Zahl).

Beispiel

Zu Bestimmen ist die Wurzel der Zahl 16.

=WURZEL(16)

Das Ergebnis lautet 4.

Eingabe der Funktion

=WURZEL(Zahl)

Rechnen mit Datums- und Zeitfunktionen

Datum eingeben

Bei der Eingabe von Datumswerten unterstützt Excel den Nutzer. Das Programm erkennt ein Datum auch dann, wenn es mit Minus (1-3-2007) oder mit SCHRÄGSTRICH (01/03/2007) eingegeben wird, und wandelt es automatisch in das Datumsformat 01.03.2008 um.

So wird die Grundlage zum Weiterverarbeiten von Datumswerten geschaffen, da diese ein einheitliches Datumsformat benötigen.

Funktion: Heute() und JETZT()

Mit der HEUTE Funktion bekommt man das heutige Datum. Mit der JETZT Funktion erhält man zusätzlich zum heutigen Datum noch die aktuelle Uhrzeit. Diese kann manchmal zur minutengenauen Berechnung sinnvoll sein.

Beschreibung

=HEUTE()

Beispiel

=HEUTE()

Ergebnis in der Zelle: 19.03.2008

Beschreibung

=JETZT()

Beispiel

=JETZT()

Ergebnis in der Zelle: 19.03.2008 15:54

Funktion: MONAT()

Aus einen Datum kann man mit der Funktion MONAT den Monat herauslesen. Dies ist z.B von Interesse, wenn man eine Namensliste mit Geburtsdatum nach dem Monat sortieren lassen möchte.

Beschreibung

=Monat("DATUM")

Beispiel:

=MONAT("19.03.2008")

Ergebnis in der Zelle: 3

Achtung: Gibt man das Datum direkt in die Klammern ein, muss es in Anführungszeichen gesetzt werden.

Besser ist es, wenn man in die Klammer einen Zellverweis einträgt:

=MONAT(A2)

Ergebnis in der Zelle: 3

Beispiel und Übung

Die folgende Geburtstagsliste ist zu erstellen und nach dem Monat aufsteigend zu sortieren.

	A	B	C
1	Kurt	19.03.1972	=MONAT(B1)
2	Melanie	01.06.1964	6
3	Gisela	23.12.1956	12
4	Ulrich	30.08.1948	8

Hilfe zur Sortierung nach dem Monat erhält man unter: Datensätze sortieren

Download Lösung: Geburtstagsliste

Funktion: Wochentag()

Möchte man z.B. wissen, an welchem Wochentag man geboren ist, ist dies eine nützliche Funktion. Auch kann die Wochentag-Funktion für weitere Zeitberechnungen benutzt werden.

Beschreibung

Wochentag("Datum")

oder

Wochentag(A2)

Beispiel:

=WOCHENTAG("01.03.2007")

Ergebnis in der Zelle ist 5. Die Woche beginnt mit dem Sonntag = 1 und endet mit dem Samstag = 7. Also handelt es sich am Tag 5 um einen Donnerstag.

Beispiele zum Rechnen mit den Funktionen HEUTE() und WOCHENTAG()

	A	B
1	Datum von Heute	=heute()
2	Datum in 30 Tagen	=heute()+30
3	Wochentag in 30 Tagen	=WOCHENTAG(HEUTE()+30)

Funktionen: Jahr(Zahl), Monat(Zahl) und Tag(Zahl)

Die genannten Funktionen können so eingesetzt werden wie die Wochentagfunktion, also in Verbindung mit einem "Datum" oder mit der Funktion "HEUTE()".

Im folgenden Beispiel wird die Verwendung verdeutlicht:

	A	B
1	Heute	28.03.2008	=heute()
2	Jahr	2008	=JAHR(B1)
3	Monat	3	=MONAT(B1)''''
4	Tag	28	=TAG(B1)

Bei der Verwendung der Funktionen ist darauf zu achten, dass die Zellen, in denen Jahr oder Monat steht, das Format Zahl haben müssen. Gerade im Umgang mit Datumsfunktionen kann es immer mal wieder vorkommen, dass EXCEL den Inhalt einer Zelle als Datum interpretiert und die Zelle automatisch in das Datumsformat ändert.

Funktionen: Stunden(Zahl), Minuten(Zahl) und Sekunden(Zahl)

Die Funktionen finden ihre Verwendung mit Zeitangaben und der Funktion JETZT().

Verwendung

	A	B
1	Jetzt	17:53:46	=jetzt()
2	Stunde	17	=Stunde(B1)
3	Minute	53	=Minute(B1)
4	Sekunde	46	=Sekunde(B1)

Funktion: TAGE360()

Benötigt man eine Funktion, um die Anzahl der Tage zwischen zwei Terminen zu bestimmen, empfiehlt sich die Funktion TAGE360(). Dabei wird angenommen, dass das Jahr, wie in der Finanzmathematik üblich, 360 Tage dauert.

Beschreibung

=TAGE360("Ausgangsdatum";"Enddatum")

Beispiel

=TAGE360("1.3.07";"19.3.08")

Das Ergebnis dieser Berechnung lautet: 378 Tage.

Selbstverständlich kann anstelle eines Datums auch ein beliebiger Zellbezug stehen: =TAGE360(C1;C2)

Funktion: Zeitwert(Zeit) und Datwert(Datumstext)

Excel kann nur intern mit ganzen Zahlen rechnen. Das bedeutet, dass jedes Datum in eine fortlaufende Zahl umgerechnet wird. Der 01.01.1900 entspricht der Zahl eins, der 10.01.1900 entspricht der Zahl 10. Manchmal benötigt man diese Zahl zur weiteren Berechnung. Datwert und Zeitwert liefern die nötigen Zahlenwerte.

Beschreibung

Für eine Uhrzeit

=Zeitwert(Zeit)

oder für ein Datum

=datwert(Datumstext)

Beispiel

Zeitwert	0,731944444	=Zeitwert("17:34")
Datwert	39535,0	=DATWERT("28.03.2008")''''

Funktion: DATEDIF()

Datedif ermittelt die Differenz zwischen zwei Datumsangaben.

Beschreibung

=DATEDIF("Ausgangsdatum";"Enddatum";Einheit)

Mit der Einheit wird festgelegt, in welcher Einheit die Differenz ausgegeben wird:

• "Y" für Jahre

• "M" für Monate

• "D" für Tage

Die Anführungszeichen müssen mit angegeben werden.

Beispiel:

=DATEDIF("01.03.2007";heute();"D")

Mit dieser Funktion kann man sehr gut das Alter berechnen.

Übung

Erstelle eine Klassenliste mit Geburtsdatum. Berechne für jeden Schüler das Alter.

Download Lösung: Altersliste

Der Funktionsassistent

Excel verfügt über eine sehr große Zahl von Funktionen. Die hier vorgestellten sind nur eine Auswahl der am häufigsten genutzten. Hat man ein Problem, das man mit Excel lösen möchte, kann man mit Hilfe des Funktionsassistenten nach einer passenden Funktion suchen und diese erstellen.

Der Funktionsassistent ist leider für blinde Nutzer nicht völlig zugänglich, da einige Informationen der Sprachausgabe bzw. der Braillezeile verborgen bleiben. Dennoch kann man den Funktionsassistenten nutzen, denn mit einem Trick kann man ihm trotzdem die gewünschten Informationen, bzw. Hilfen entlocken.

Beschreibung

Der Funktionsassistent ist im Menü unter EINFÜGEN / FUNKTION (ALT,E,F) zu finden.

Öffnet man diesen, gelangt man in ein Dialogfeld, das auffordert, kurz zu beschreiben, was man tun möchte. Hier empfiehlt es sich, eine Kurzbeschreibung oder den Funktionsbegriff einzugeben, wenn dieser bekannt ist. Die Eingabe wird mit dem START Schalter (oder EINGABE) abgeschlossen. Die Ergebnisse werden in einem Listenfeld ausgegeben. Aus diesem kann man mit den Pfeiltasten die Funktion auswählen. Die Funktion selbst ist leider nicht immer aussagekräftig und die Kurzbeschreibung ist für den Braillenutzer nicht lesbar. Auf eine Beschreibung muss man aber nicht verzichten. Hierfür öffnet man die HILFE FÜR DIESE FUNKTION. Zum entsprechenden Auswahlschalter gelangt man durch einmaliges Drücken von TAB. Jaws gibt dann per Sprachausgabe die Rückmeldung FUNKTION EINFÜGEN. Nun kann man die zur Funktion gehörige Hilfe mit der LEERTASTE oder mit EINGABE aufrufen. Hier wird die Funktion genau beschrieben. Ebenso wird angegeben, wie man die Funktion eingibt. Schneller gelangt man zur Online-Hilfe der Funktion mit F1. Schließen lässt sich die Online-Hilfe mit ALT+F4.

Hat man die gewünschte Funktion gefunden, kann man den Eingabeassistenten mit EINGABE oder durch Drücken des OK-Schalters starten. Der Assistent stellt Eingabefelder bereit, die in die Werte oder noch besser die zugehörigen Zellen geschrieben werden können. Mit EINGABE oder erneutem Drücken des OK-Schalters wird der Funktionsassistent geschlossen und die Funktion in der richtigen Schreibweise eingefügt.

Hinweis: Ist in einer Zelle eine Funktion hinterlegt, so gelangt man durch ALT,E,F direkt in den zugehörigen Funktionsassistenten und kann dort Änderungen vornehmen.

Das Beispiel Absolutwert einer Zahl verdeutlicht dies:

Beispiel

1. In A1 wird die Zahl -4 eingegeben.

1. Der Zellzeiger wird in Zelle B1 gestellt und der Funktionsassistent mit ALT,E,F gestartet.

1. Im Funktionsassistenten sucht man nach dem Absolutwert.

1. Im Listenfeld wählt man die Funktion ABS aus und startet den zugehörigen Eingabeassistenten mit EINGABE.

1. Diese Funktion hat ein Eingabefeld für das Argument ZAHL. Weil die Zahl in der Zelle A1 steht, wird diese Zelle in das Eingabefeld eingetragen und mit EINGABE abgeschlossen.

1. In der Zelle B1 steht nun der Absolutwert 4. Die Funktion lässt sich durch Drücken von F2 lesen.

Übung

Um eine Kommazahl zu kürzen, gibt es die Funktion KÜRZEN. Diese erwartet zwei Eingaben:

• Zahl

• Anzahl der Stellen nach dem Komma.

Rufe zur Übung die Funktion Kürzen mit Hilfe des Funktionsassistenten auf. Kürze die Zahl 3,1456 auf 2 Stellen nach dem Komma.

Die erstellte Funktion muss so aussehen:

=KÜRZEN(B15;2)

Abschließende Übung

Mit den hier vorgestellten Funktionen kann man bereits schwierige Aufgaben lösen. Probiere die folgende Aufgabe zu lösen.

Bei einem Sportfest waren fünf Teilnehmer in einer Gruppe. Hier ihre Ergebnisse:

• Tina: Weitsprung 2,78m; Hochsprung 1,12m; Weitwurf 18m; 100m Sprint 16s, 50m Schwimmen 45s
• Stefan: Weitsprung 3,19m; Hochsprung 1,23 m; Weitwurf 23m; 100m Sprint 14s, 50m Schwimmen 78s
• Markus: Weitsprung 1,59m; Hochsprung 0,89m; Weitwurf 35m; 100m Sprint 23s, 50m Schwimmen 53s
• Lisa: Weitsprung 3,25m; Hochsprung 1,32m; Weitwurf 17m; 100m Sprint 15s, 50m Schwimmen 54s
• Tobias: Weitsprung 2,45m; Hochsprung 1,08m; Weitwurf 20m; 100m Sprint 13s, 50m Schwimmen 60s

• Wie weit oder hoch sind alle zusammengerechnet gesprungen, wie viele Sekunden hätte ein Staffelrennen gedauert, bei dem jeder Schüler zwei Bahnen geschwommen wäre?
• Zeige in einer Tabelle das jeweils beste und schlechteste Ergebnis der Einzeldisziplinen.
• Gib die durchschnittliche Zeit/Weite/Höhe für die jeweilige Einzeldisziplin an und runde auf eine Nachkommastelle.
• Ein Sponsor zahlt für jede Disziplin, in der eine Gruppe im Schnitt besser war als ein vorgegebener Wert, 100 Euro an die Schule.

Folgende Werte gelten dabei: Weitsprung > 2,5 m Hochsprung > 1 m Weitwurf > 20 m Sprint < 18 s Schwimmen <55 s

Wie viele Euro hat die Gruppe erkämpft? Stelle das Ergebnis in einer Tabelle mit Hilfe geeigneter Funktionen dar.

Zellenformatierung

In diesem Kapitel geht es darum, wie man die Inhalte der Zellen formatiert. Dabei geht es nicht nur um:

• Schriftarten, -größen, -farben usw.,

sondern auch um:

• Zahlenformate wie Datum, Zahlen, Währung, usw.

und um:

• Rahmen und Hintergründe sowie die

• Ausrichtung der Zellinhalte

Dialogfeld "Zellen formatieren" öffnen

Alle Formatierungen lassen sich im Dialogfeld "Zellen formatieren" vornehmen. Das Dialogfeld wird über das Menü mit FORMAT / ZELLEN (ALT,T,Z) oder kurz STRG+1 geöffnet.

Schriftarten, Schriftgrad und Schriftfarben

Die Schriftart, Schriftgröße und -farbe wird in der Registerkarte SCHRIFT geändert. Um zu dieser zu gelangen, drückt man wiederholt STRG+TAB.

Durch Drücken von TAB bzw. SHIFT+TAB navigiert man durch die Registerkarte.

- Genauso wie bei Word und Co kann man im Eingabefeld "Schriftart" mit den Pfeiltasten die gewünschte Schriftart heraussuchen.

- Den Schriftgrad wählt man im Eingabefeld "Schriftgrad"

- Den Schriftschnitt, ob "Fett, Kursiv oder Standard" sucht man im Eingabefeld "Schriftschnitt" aus

- Die Farbe wird über die Ausklappliste Farbe ausgewählt. JAWS gibt über die Sprachausgabe die voreingestellte Farbe an. Mit der Pfeiltaste AB wird die Auswahlliste geöffnet. Zuerst wird "Farbe automatisch" angeboten. Diese ist normalerweise automatisch eingestellt und gewährleistet, dass keine weiße Schrift auf weißem Hintergrund oder eine andere, unlesare Farbkombination eingestellt ist. Will man eine bestimmte Farbe wählen, navigiert man sich anschließend durch eine Matrix von Farben, die jeweils von JAWS benannt werden. Zur besseren Orientierung sei erwähnt, dass durch die Pfeiltasten rechts oder links die Grundfarben und mit den Pfeiltasten AUF die jeweilig dunkleren und mit AB die jeweilig helleren Farbtöne ausgewählt werden können.

Format: fett, kursiv und unterstrichen

Am leichtesten lassen sich die Zellinhalte fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, indem man Tastenkombinationen einsetzt.

• STRG+SHIFT+F für Fettdruck,

• STRG+SHIFT+K für Kursivdruck und

• STRG+SHIFT+U für Unterstreichungen.

Die Einstellung kann entweder für die ganze Zelle beim Fokussieren der Zelle oder nach dem Abschließen des Eingabevorgangs vom System übernommen werden. Ändert man die Schrift auf Fett während der Eingabe in einer Zelle, wird die Änderung nicht für alle Zeichen in der Zelle übernommen, sondern nur ab der Stelle der Änderung.

Hinweis JAWS

Zur Kontrolle kann man sich mit JAWS+F den Schriftgrad und die aktuellen Attribute der Zelle ansagen lassen.

Hintergrundfarbe des Zellinhaltes ändern

Zur Hervorhebung von bestimmten Zellen bietet es sich nicht nur an, die Schriftfarbe zu ändern, sondern auch die Hintergrundfarbe der Zellen.

Meist wählt man in Excel zur Hervorhebung eine Hintergrundfarbe wie gelb oder ein helles Grau. Möchte man eine besondere Zahl kenntlich machen, z.B. eine negative Zahl, wählt man meist eine rote Schriftfarbe.

Die Farbe des Hintergrundes wird folgendermaßen geändert:

1. Öffnen des Dialogfelds "Zellen formatieren" mit STRG+1 oder über das Menü FORMAT/ZELLEN.
2. Wechseln auf die Registerkarte "Muster" mit STRG+TAB oder STRG+PFEILTASTE

1. Im Register "Muster" geht man mit TAB auf die Schaltfläche "Keine Farbe". Aktiviert man diese, kann man Hintergrundfarben entfernen. Zur Farbauswahl gelangt man von dieser Stelle an mit den Pfeiltasten AB oder AUF, bzw. RECHTS oder LINKS. Die Farbpalette ist genauso wie im Abschnitt Schriftfarben (siehe oben) angeordnet.

1. Die Auswahl wird mit OK abgeschlossen.

Zellinhalte ausrichten

Inhalte einer Zelle können linksbündig, zentriert, rechtsbündig bzw. nach oben oder unten ausgerichtet werden.

Die Ausrichtung der Inhalte wird im Dialogfeld "Zellen formatieren" in der Registerkarte "Ausrichtung" vorgenommen.

Zum Öffnen geht man folgendermaßen vor:

1. ALT+F,Z oder STRG+1
2. Wechseln mit STRG+TAB auf die Registerkarte "Ausrichtung"

Den Text kann man in der Horizontalen und in der Vertikalen ausrichten. Dabei ist die Ausrichtung zur Zelle gemeint. Horizontal meint die Verteilung des Textes auf den rechten und linken Rand der Zelle bezogen. Die vertikalen Einstellungen beziehen sich auf die Verteilung des Textes zwischen oberer und unterer Zellenbegrenzung.

1) Mit ALT+H gelangt man in die Ausklappliste "Horizontal", aus der man Folgendes auswählen kann:

• Standard
• Links (Einzug): Der Text wird linksbündig ausgerichtet, das heißt, der Text beginnt am linken Zellenrand. Mit TAB kann man in das Eingabefeld "Einzug" wechseln, in dem man den Abstand von Links eingeben kann.

• Zentriert: Der Text wird in der Horizontalen an der immaginären Mittellinie der Zelle ausgerichtet.

• Rechts (Einzug): Der Text wird rechtsbündig ausgerichtet. Den Abstand vom rechten Rand kann man wie beim Einzug links einstellen.

• Ausfüllen: Die Zelle wird mit dem Zellentext so ausgefüllt, bis die Zelle voll ist.

• Blocksatz: Der Text wird über die Zelle verteilt.

2) In die VERTIKALE Ausrichtung in der Zelle gelangt man mit ALT+V. Dort stehen zur Verfügung:

• OBEN: Der Text beginnt am oberen Zellenrand.

• ZENTRRIERT: Der Text wird zentriert dargestellt.

• UNTEN: Der Text wird auf den unteren Rand gesetzt.

• BLOCKSATZ: Der Text wird durch Laufweitenänderung der Schrift über die ganze Zelle verteilt.

• VERTEILT: Der Text wird auf die ganze Zelle durch Schriftgrößenänderung oder Laufweitenänderung der Schrift verteilt.

Zeilenumbruch in der Zelle

Standardmäßig schreibt Excel den Text in der Zelle in eine Zeile. Bei Spaltenüberschriften kommt es immer mal wieder vor, dass die Überschrift länger ist als die Zellenbreite. Möchte man die Zellenbreite aber nicht verbreitern, empfiehlt es sich, einen Zeilenumbruch in der Zelle einzustellen. Dieser kann per Hand mit ALT+EINGABE eingefügt werden oder automatisiert im Dialogfeld "Zellen formatieren" eingestellt werden.

Dafür muss zunächst das Dialogfeld mit STRG+1 geöffnet und mit STRG+TAB in die Registerkarte "Ausrichtung" gewechselt werden. Dort aktiviert man den ZEILENUMBRUCH durch Setzen des Auswahlschalters (kurz: ALT+U) und schließt den Vorgang durch OK (bzw. EINGABE) ab.

Zellen mit Zeilenumbruch lassen sich auf der Braillezeile nur vernünftig im "Strukturierten Modus" lesen. Sollte man im "Flächenmodus" sein und der Text ergibt keinen Sinn, sollte man den Modus wechseln.

Format verschiedener Zahlenwerte festlegen

Für bestimmte Zahlen ist es manchmal wünschenswert, eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen anzuzeigen. Auch eine Datumsangabe soll in einer bestimmten Art und Weise dargestellt werden. Excel bietet in solchen Fällen die Möglichkeit, in FORMAT / ZELLEN in der Registerkarte ZAHLEN die Zellen entsprechend zu formatieren.

Dort stehen verschiedene Kategorien wie Standard, Zahl, Währung, Buchaltung, Datum, Uhrzeit, Prozent und Text zur Verfügung, für die man die gewünschten Formatierungen einstellen kann.

Zahlenwerte

Die Anzahl der Dezimalstellen und die Darstellung eines Tausenderpunkts legt man in der Kategorie ZAHL fest.

Möchte man z.B. immer nur zwei Stellen nach dem Komma angezeigt haben, gibt man im Feld DEZIMALSTELLEN (ALT+D) die Anzahl der Nachkommastellen ein.

Durch Setzen des Kontrollfeldes "Mit 1000er-Trennzeichen" bekommt man einen Punkt(.) als Trennzeichen. Am Beispiel 778.889,00 dient der Punkt dem besseren Erlesen der Tausenderstelle und das Komma zur Abtrennung der Dezimalstellen.

Datumswerte

In der Kategorie Datum kann man in der Liste TYP (ALT+P) das Format des gewünschten Formates auswählen.

Währungen

Unter der Kategorie "Währung" wählt man in der Ausklappliste "Symbol" das Währungssymbol (ALT+S) und legt die Anzahl der "Dezimalstellen" im Eingabefeld ALT+D fest.

Prozentwerte

Möchte man Prozente in der Prozentdarstellung haben, wird die Zelle mit der Kategorie PROZENT formatiert. Im Eingabefeld Dezimalstellen kann man die Nachkommastellen festlegen.

Text

Die Kategorie TEXT ist dann sinnvoll, wenn man Zahlen als Text behandeln will. Dann kann man mit diesen Zahlen keine Berechnungen durchführen.

Rahmen formatieren

Standardmäßig ist die Excelmappe so eingestellt, dass die Rahmen der einzelnen Zellen im Ausdruck unsichtbar sind. Am Monitor hingegen sieht man sie in einem hellen Grau. Möchte man eine Arbeitsmappe ausdrucken oder markanter gestalten, empfiehlt es sich, den Zellrahmen eine Farbe und eine Linienstärke zuzuordnen. Durch Umrandung von zusammengehörigen Datenfeldern kann man den Leser optisch auf die Gruppen hinweisen.

Zum Formatieren der Zellen muss zuerst die Zelle oder der Zellbereich markiert werden. Dabei ist dann die Außengrenze der Markierung gleich der äußeren Grenze des zu formatierenden Rahmens.

Zum Verständnis: Wird eine Zelle markiert, kann man um diese einen Rahmen einfügen. Werden hingegen die Zellen A1 bis D6 markiert, kann man um diese einen Rahmen und zwischen den Zellen eine horizontale und eine vertikale Trennlinie einfügen.

Rahmen einfügen

1. Zelle oder Zellbereich markieren
2. Dialogfeld "Zellen formatieren" mit STRG+1 öffnen
3. Mit STRG+TAB in die Registerkarte "Rahmen" wechseln

Durch Wahl der folgenden Tastenkombinationen kann man den Rahmen beliebig gestalten:

1. ALT+U Außenrahmen hinzufügen,

1. ALT+I Innenrahmen hinzufügen

1. ALT+K Außenrahmen oder Innenrahmen entfernen

1. ALT+T Rechten Rahmen hinzufügen oder entfernen
2. ALT+N Unteren Rahmen hinzufügen oder entfernen
3. ALT+? Oberen Rahmen hinzufügen oder entfernen
4. ALT+L Linken Rahmen hinzufügen oder entfernen
5. ALT+H Horizontale Trennlinien einfügen oder entfernen

1. ALT+V Vertikale Trennlinien einfügen oder entfernen

1. ALT+D Diagonale Trennlinien einfügen (Diagonale von rechter, oberer Ecke in die linke, untere Ecke.) oder entfernen

1. ALT+G Diagonale Trennlinien einfügen (Diagonale von linke, untere Ecke in die rechte, obere Ecke.) oder entfernen

Die Auswahl der Rahmen wird durch Drücken von OK oder mit EINGABE übernommen.

Die Rahmenfarbe und der Linienstil lässt sich über die Registerkarte "Rahmen" im Dialogfeld "Zellen formatieren" bestimmen.

• Ist das Dialogfeld geöffnet, verwendet man ALT+F, um die Farbe zu wählen.

• Mit ALT+R gelangt man in das Listenfeld zur Auswahl der Linien. JAWS gibt hier per Sprachausgabe die Linienarten aus.

Wichtige Linienarten sind: Haarfein durchgezogen, dünn gestrichelt, mittel(-dick) gestrichelt, mittel(-dick) durchgezogen, dick durchgezogen, doppelt durchgezogen

Die Farbe und der Linienstil müssen vor der Auswahl des Rahmens gewählt werden, damit sie entsprechend berücksichtigt werden.

Zellen verbinden

Um eine Überschrift zentriert über mehrere Spalten zu stellen, kann man sich der Funktion "Zellen verbinden" bedienen. Zunächst werden die Zellen markiert. Anschließend wird im Dialogfeld "Zellen formatieren" auf der Registerkarte "Ausrichtung" das Kontrollfeld "Zellen verbinden" aktiviert.

(Kurz: STRG+1, danach mit STRG+TAB auf "Ausrichtung" wechseln und mit ALT+Z das Kontrollfeld "Zellen verbinden" aktivieren.)

Nun sind die markierten Zellen zu einer Zelle verbunden und man kann die bekannte Funktion "Zentriert ausrichten" benutzen.

Diese Funktion hat für Braillezeilennutzer den Nachteil, dass zwar von JAWS der verbundene Zellbereich angesagt wird, aber in der Praxis verbundene Zellen leicht übersehen werden und man sich somit eine Stolperfalle in der Mappenorientierung einbaut.

Einsatz von Diagrammen

Überblick über das Diagramm

Jaws bietet mit JAWS+F1 einen Überblick über das geöffnete Diagramm an. Es beschreibt

• den Diagrammtyp.
• den Diagrammtitel.
• den sichtbaren Bereich.
• den Bereich, in dem Werte eingetragen sind.
• die Bezeichnung der Achsen.

Hilfreich ist dies besonders, um einen Überblick über den Umfang eines Diagramms zu bekommen. Es vermeidet, Zelleintragungen zu vergessen.

Überblick über den Inhalt der Spalten und Zeilen bekommen

Nicht immer sind alle Zellen und Zeilen lückenlos ausgefüllt. Dies kann dazu führen, dass man an einer Lücke nicht mehr weiterliest, da man am vermeintlichen Ende ist. Mit der Tastenkombination

• STRG+UMSCHALT+C kann man alle Zellen der aktuellen Spalte auflisten und per Pfeiltasten schnell auswählen.
• STRG+UMSCHALT+R kann man alle Zellen der aktuellen Zeile auflisten und per Pfeiltasten schnell auswählen.

Mit Diagrammen kann man Zahlenreihen zu einer leicht zu lesenden Aussage oder einem Ergebnis zusammenfassen. Um aussagekräftige Diagramme zu bekommen, muss jedoch im Vorfeld genau überlegt werden, welcher Diagrammtyp geeignet ist.

Verschiedene Diagrammtypen

Am häufigsten werden Säulen-, Balken- und Liniendiagramme verwendet.

Säulendiagramme:

Will man z.B. die Entwicklung der Schülerzahl einer Schule über mehrere Jahre darstellen, kann man sehr gut ein Säulendiagramm benutzen. Für jedes Jahr wird eine Säule gezeichnet. Der Vergleich der Schülerzahlen lässt sich dann sehr leicht über die Höhe der Säulen ablesen.

Allgemein kann man sagen, dass sich Säulendiagramme eignen, Entwicklungen über einen Zeitraum darzustellen, deren Daten in festen Zeiträumen erhoben werden.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Balkendiagramm

In der Schulkioskbesprechung soll es um die Absatzzahlen der verkauften Produkte gehen: Wie viele Brezeln, Saftflaschen, Snickers oder Hanuta wurden im Schuljahr verkauft? Der Kioskmanager wählt für die Darstellung ein Balkendiagramm, weil die Stückmenge im Diagramm die wichtige Information ist und leichter waagrecht abgelesen werden kann. Am linken Rand befindet sich der Produktname.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Liniendiagramm

Aktienkurse und Temperaturverläufe sind typische Beispiele für den Einsatz eines Liniendiagramms.

Ein Liniendiagramm zeichnet sich dadurch aus, dass eine kontinuierliche Änderung, meist über einen Zeitraum, stattfindet. Würde man Temperaturen mit einem Balkendiagramm darstellen, würde dies bedeuten, dass eine Temperatur nur zu den angegebenen Zeitpunkten bestanden hätte. In Wirklichkeit ist die Temperatur einem ständigen Wechsel unterworfen.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Kreisdiagramm

Die Aufteilung der Sitze bei den Bundestagswahlen oder die Stimmenaufteilung der Klassensprecherwahl lässt sich sehr gut mit einem Kreisdiagramm darstellen. Ein Kreisdiagramm stellt immer die Aufteilung einer ganzen Menge oder von 100 Prozent dar. Ein wie großes Stück Kuchen haben Max, Gisela, ... vom ganzen Kuchen bekommen...

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Diagramme lesen

Im folgenden Abschnitt wird es darum gehen, wie man mit Hilfe von JAWS ein Diagramm lesen kann.

Erhält ein Exceldiagramm den Fokus, liest JAWS den virtuellen Cursor aus. Im Diagramm navigiert man mit den Pfeiltasten RAUF und RUNTER. Möchte man das Diagramm nicht mehr auslesen, drückt man ESCAPE und gelangt dann wieder auf das Arbeitsblatt. Der virtuelle Cursor wird dann nicht mehr benutzt.

Erkunden eines Diagramms

Als Anfänger des Diagrammauslesens sollte man sich das Beispieldiagramm, wenn möglich, auch auf Folie aufschäumen und zum besseren Verständnis auch die Grafik genau betrachten.

Beispiel Balkendiagramm

• Begonnen wird mit der Diagrammüberschrift, hier "Gesamtpunktzahl"
• Geht man mit RUNTER weiter, erhält man die Information, um welchen Balkentyp es sich handelt, hier: "Gruppierter Balken"
• Als Nächstes wird der Diagrammtyp näher beschrieben, hier "Das Diagramm enthält 1 verschiedene, horizontale Balken". Man hat nun die Information, dass es sich um ein horizontales Balkendiagramm handelt, welches aus einer Balkengruppe besteht.
• Geht man weiter, erhält man die Information über die Achsenbeschriftung.
• Anschließend wird der Achsenwert "Kategorie=Name" angegeben, dann der entsprechende "Wert".
• Durch erneutes RAUF oder RUNTER kann man von Datenpunkt zu Datenpunkt wechseln.

Achtung: Haben mehrere Kategorien den gleichen Wert, werden diese von Jaws zusammengefasst. Jaws zeigt dann den Bereich "Kategorie=Fischer bis Kategorie=Karl, Wert=96" gesammelt an, anstatt die gleichen Punkte einzeln anzusagen.

Diagramme aus einer Tabelle erstellen

Säulendiagramm erstellen

Aus der Schülerstatistik soll ein Säulendiagramm (siehe Tabelle) erstellt werden:

Schuljahr	Schülerzahl
2008	96
2007	89
2006	88
2005	91
2004	95
2003	96
2002	90
2001	87
2000	70

An der X-Achse sollen die Schuljahre und an der Y-Achse die Schülerzahl aufgetragen werden.

Beispiel für ein Säulendiagramm. Bitte für die folgende Anleitung herunterladen.

• Der Diagrammassistent versucht, den Datenbereich der Tabelle automatisch zu erkennen. Es empfiehlt sich aber, den gewünschten Datenbereich im ersten Schritt

zu markieren.

• Hat man den Datenbereich entsprechend der oben dargestellten Tabelle von A1 bis B10 markiert, öffnet man das Dialogfenster "Diagramm" unter EINFÜGEN /DIAGRAMM

(ALT,E,D).

• Im Auswahlfeld "Diagrammtyp" wählt man "Säulen" mit den Pfeiltasten aus und wechselt mit TAB zum Auswahlfeld "Diagrammuntertyp". Für dieses Beispiel benötigt

man den Typ "Gruppierte Säulen". Mit WEITER (Alt+W) geht man nun zu Schritt 2 des Diagrammassistenten.

• Der Fokus zeigt den Datenbereich. Dieser sieht für dieses Beispiel so aus:

=Tabelle1!$A$1:$B$10

• Mit TAB gelangt man zum Auswahlschalter Zeilen oder Spalten. Der Schalter Spalten sollte in diesem Fall gewählt werden, da die Datenreihen der Tabelle

sich in Spalten befinden.

• Nun hat man den Zellenbereich so gewählt, dass im Diagramm zwei verschiedene Säulen angezeigt würden, zum einen eine blaue Säule für das Schuljahr, also

2007, 2008, ... und zum anderen die Schülerzahl in einer zweiten (roten) Säule. Dies ist darauf zurückzuführen, dass zwei Spalten als Datenbereich gewählt wurde. Um dies zu ändern, wechselt man in die Registerkarte "Reihe" mit STRG+TAB.

• In der Registerkarte "Reihe" kann man nun Datenreihen hinzufügen oder entfernen. Wir wollen die Datenreihe, die zu viel ist, entfernen, also die Datenreihe

"Schuljahr". Im Listenfeld "Datenreihe" wählt man hierfür "Schuljahr" und wechselt durch viermaliges Drücken von TAB auf den ENTFERNEN Schalter (ALT+T).

• Mit TAB geht man zum Eingabefeld "Beschriftung für die Rubrikenachse (X)" weiter. Hier gibt man den zuvor gelöschten Datenbereich der Schuljahre ein:

=Tabelle1!A2:A10

• Es reicht nicht aus, nur den Datenbereich in dieses Feld einzutragen, es wird auch der Tabellenname benötigt, aus der der Datenbereich stammt.

=Tabellenname!Wert1:WertX

• Mit WEITER (ALT+W) wechselt man nun zum dritten Schritt, den Diagrammoptionen.

• In den Diagrammoptionen werden Einstellungen zum Titel, zu den Achsen, den Gitternetzlinien, der Legende, der Datenbeschriftung und den Datentabellen

vorgenommen.

• Es empfiehlt sich auf jeden Fall, die Achsenbeschriftung und den Diagrammtitel in der Registerkarte "Titel" einzutragen.

  Mit TAB gelangt man in die entsprechenden Eingabefelder. Es sollte Folgendes eingetragen werden:

  • Diagrammtitel: Schülerstatistik
  • Rubrikenachse (X): Schuljahr
  • Größenachse (Y): Schülerzahl

  Die Legende wird bei einem Säulendiagramm mit einer Säulenart nicht benötigt und sollte deshalb durch Deaktivieren des Kontrollfelds "Legende anzeigen"

in der Registerkarte entfernt werden. In die Registerkarte gelangt man durch STRG+ 3mal TAB.

• Mit WEITER gelangt man zum 4. Schritt, dem Diagrammspeicherort. Dort lässt sich auswählen, ob man das Diagramm in die Tabelle einbinden möchte oder, ob

das Diagramm als neues Datenblatt gespeichert werden soll. Für Präsentationen und für die Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, das Diagramm als neues Datenblatt anzulegen. Damit ist der Auswahlschalter "Als neues Blatt" zu wählen. Mit TAB gelangt man schließlich in das Eingabefeld, um dem Diagramm einen aussagekräftigen Namen (hier: Diagramm Schülerzahlen) zu geben.

Das Diagramm ist nun fertig erstellt. Zusammenfassend sei nochmals darauf hingewiesen, dass man sich für die Erstellung eines Diagramms unbedingt im Vorfeld im Klaren sein muss, welchen Diagrammtyp man möchte und, wo sich welche Datenreihen befinden sollen.

Balkendiagramm erstellen

Aus der Wochenverkaufsstatistik des Schulkiosks soll ein Balkendiagramm erstellt werden.

Artikel	Menge
Hanuta	31
Snickers	25
Brezel	40
Orangensaft	22
Milch	14

Man kann entsprechend dem Erstellen eines Säulendiagramms vorgehen.

Beispiel für ein Balkendiagramm. Bitte für die folgende Anleitung herunterladen.

Anhand dieses Beispiels soll nun gezeigt werden, wie man bereits durch Vorauswahl des Datenbereichs strukturiert vorgehen kann, um einige Einstellungsschritte im Diagrammassistenten zu sparen.

Zunächst muss man sich im Klaren sein, dass die Artikel des Kiosks als Achsenbeschriftung der y-Achse benötigt werden und die Menge über die x-Achse aufgetragen wird, also die Länge der Balken bestimmt.

1. Die Mengen der einzelnen Artikel werden markiert (Zelle B2 bis B6).
2. Der Diagrammassistent (ALT,E,D) wird gestartet.
3. Im Listenfeld Diagrammtyp wird der Diagrammtyp Balken gewählt, mit TAB wechselt man zum Diagrammuntertyp und wählt dort "Gruppierte Balken".
4. Mit WEITER wechselt man zum Schritt - Diagrammquelldaten. In diesem Fenster muss man dann mit STRG+TAB auf die Registerkarte "Reihe" wechseln, um dort die Beschriftung der Rubrikenachse x-Achse) einzutragen.

   In das Feld "Beschriftung der Rubrikenachse" trägt man =Tabelle!A2:A6 ein

5. Mit WEITER wechselt man nun zu den Programmoptionen (Schritt 3).

   Dort werden der Diagrammtitel, die Beschriftung der Rubrikenachse (X-Achse) und die Größenachse (Y-Achse) eingetragen.

   Für dieses Beispiel:

   1. Diagrammtitel: Kioskumsatz pro Woche
   2. Rubrikenachse: Artikel
   3. Größenachse: Stück
6. Besteht das Diagramm nur aus einer Balkenkategorie, lässt sich in der Registerkarte "Legende" das Feld "Legende anzeigen" deaktivieren. Zur Registerkarte

Legende gelangt man mit 3-mal STRG+TAB. Die Legende ist nur dann sinnvoll, wenn man mehrere Balkenkategorien in einem Diagramm darstellt, z.B., wenn man die Verkaufszahlen des Kiosk zweier Jahre vergleichen möchte.

1. Mit WEITER gelangt man zum letzten Schritt, dem Diagrammspeicherort. Es empfiehlt sich, alle Diagramme "Als neues Blatt" einzufügen.

Liniendiagramm erstellen

Im folgenden Beispiel wird ein Liniendiagramm für zwei Temperaturverläufe in einem Diagramm erstellt.

Die prinzipielle Vorgehensweise kann man der vorherigen Beschreibung entnehmen. Es wird nur noch auf Besonderheiten hingewiesen.

Beispiel für ein Liniendiagramm.

Vorgehen:

1. Beide Datenreihen B und C markieren.
2. Den Diagrammassistenten öffnen.
3. In der Liste Diagrammtyp "Linie" auswählen, mit TAB in die Auswahl Diagrammuntertyp wechseln und Linie auswählen. '
4. Wie gewohnt Schritt für Schritt durcharbeiten.
5. Mit WEITER wechselt man nun zu den Programmoptionen (Schritt 3).

   Dort wird der Diagrammtitel, die Beschriftung der Rubrikenachse (X-Achse) und die Größenachse (Y-Achse) eingetragen.

   Für dieses Beispiel:

   1. Diagrammtitel: Temperaturverlauf bei unterschiedlichen Wassermengen
   2. Rubrikenachse: Zeit in Sekunden
   3. Größenachse: Temperatur
6. Mit TAB wechselt man nun in die Registerkarte "Legende". Dort kann man die Platzierung der Legende bestimmen, oder ganz ausschalten. Die Legende zeigt

normalerweise die Spaltenüberschrift und die entsprechende Darstellung der Werte im Diagramm (Art der Linie, Farbe,...) an. Dies macht dann Sinn, wenn mehrere Linien in einem Diagramm dargestellt werden.

1. Mit WEITER gelangt man zum letzten Schritt, dem Diagrammspeicherort. Es empfiehlt sich bei allen Diagrammen, diese "Als neues Blatt" einzufügen. Der Namensvorschlag

"Diagramm1" lässt sich überschreiben.

Kreisdiagramm erstellen

"Wenn am Sonntag Wahlen wären, würden die Bürger nach aktueller Hochrechnung wie folgt wählen...". So ähnlich erleben wir es immer in der Zeit vor den Wahlen. In der Presse werden dann die Verhältnisse meist in Form eines Kreisdiagramms (auch Tortendiagramm genannt) dargestellt. Diese Diagrammform macht immer dann Sinn, wenn man Verhältnisse bezogen auf das Ganze (also 100 %) darstellen möchte. Im folgenden Beispiel wird die Aufteilung der 612 Bundestagssitze dargestellt.

Beispiel für ein Kreisdiagramm.

Beschriftungen zum Diagramm hinzufügen

Grundsätzlich kann man alle Diagrammeinstellungen ändern. Die entsprechenden Menüs sind unter dem Menüpunkt "Diagramm" zu finden. Doch Achtung, dieser befindet sich nur auf der Menüleiste, wenn man sich auf einem Datenblatt mit Diagramm befindet.

Im Abschnitt " Säulendiagramm erstellen" (siehe oben) wurde bereits beschrieben, wie man die Beschriftung eines Diagramms vornimmt. Hat man diesen Abschnitt noch nicht gelesen, sollte man dies nachholen, um an dieser Stelle weiter folgen zu können.

Über das Menü DIAGRAMM / DIAGRAMMOPTIONEN gelangt man in den entsprechenden Dialog, von dort aus verfährt man wie oben beschrieben.

Farbformatierungen ändern

Diagrammlinien, Diagrammbalken oder Kreissegmenten werden beim Erstellen automatisch Farben zugeordnet. Außerdem wird die Zeichnungsfläche gewöhnlich mit grauer Farbe hinterlegt. Excel bietet die Möglichkeit, diese Farben nachträglich zu ändern. Dazu aktiviert man gewöhnlich mit der Maus das gewünschte Element im Diagramm und wählt anschließend die entsprechende Option mit der linken Maustaste aus. Für Braillenutzer ist der Weg etwas komplizierter. Daher wird hier nicht darauf eingegangen.

Schriftformatierungen ändern

Text in Diagrammtiteln, Achsen und Legenden wird beim Erstellen automatisch formatiert. Excel bietet die Möglichkeit, diese Formatierungen nachträglich zu ändern. Dazu aktiviert man gewöhnlich mit der Maus das gewünschte Element im Diagramm und wählt anschließend die gewünschte Option. Für Braillenutzer ist der Weg etwas komplizierter. Daher wird hier nicht darauf eingegangen.

Diagrammtyp ändern

Hat man das Diagramm geöffnet, ist im Menü der erweiterte Punkt "Diagramm" zu wählen. Dort kann man das Dialogfenster "Diagrammtyp" auswählen und genauso wie beim Erstellen eines neuen Diagramms den Typ auswählen. Die Ansicht wird dann entsprechend angepasst.

Diagramme kopieren und löschen

Diagramme lassen sich genauso kopieren wie eine Excel-Mappe. Am einfachsten geht dies über das Menü "Bearbeiten/Blatt verschieben/kopieren".

Im Dialogfeld "Verschieben oder kopieren" markiert man im Listenfeld "Einfügen vor" das zu kopierende Diagramm. Anschließend wechselt man mit TAB zum Punkt "Kopie erstellen" und aktiviert das Kontrollfeld. Durch Betätigen von EINGABE wird das Diagramm kopiert.

Im Menü "Bearbeiten" befindet sich der Menüpunkt "Blatt löschen". Selbstverständlich muss das zu löschende Diagramm zuvor gewählt sein.

Drucken

Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie man einen Schwarzschriftausdruck von Exceltabellen erstellt. Dabei sollen auch Hilfen bei den Gestaltungskriterien für einen guten Ausdruck gegeben werden. Auf das Drucken von Diagrammen wird hier nicht eingegangen, da diese nach der Erstellung nicht mehr zum Drucken angepasst werden müssen.

Wahl der Blattausrichtung

Der Ausdruck einer Tabelle eines Arbeitsblattes ist abhängig davon, ob man das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Bereich davon ausdrucken möchte. Der Aufbau des zu druckenden Bereiches bzw. der Tabelle entscheidet über die Ausrichtung des Blattes, also, ob in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Hat man viele Spalten und wenige Zeilen, eignet sich das Querformat, wie z.B. bei einem Stundenplan. Hat man aber eine Tabelle mit wenigen Spalten und vielen Zeilen, z.B. ein Kassenzettel, sollte man das Hochformat wählen.

Die Ausrichtung der Seite legt man im Dialog "Seite einrichten" fest. Das Dialogfenster lässt sich durch DATEI/ SEITE EINRICHTEN öffnen (ALT,D,I). Im Dialogfenster befindet man sich standardmäßig auf der Registerkarte Papierformat. Durch einmaliges Drücken von TAB gelangt man in dem Abschnitt "Orientierung" auf den Auswahlschalter Hochformat. Mit den Pfeiltasten rechts oder links kann man zwischen Hoch- und Querformat wechseln. Mit EINGABE wird die gewählte Einstellung übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Wahl des Druckbereichs

Für die Druckpraxis eines blinden Excelnutzers ist es sehr wichtig, den Druckbereich per Hand festzulegen, da die Seitenansicht auf der Braillezeile keine verwertbaren Informationen bringt. Durch die Wahl des Druckbereichs lässt sich dieses Problem aber umgehen. Zum Definieren des Druckbereichs markiert man den Bereich des Arbeitsblattes, der gedruckt werden soll (z.B. A1 bis D8). Anschließend wählt man DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH FESTLEGEN (ALT,D,K,F). Dadurch ist festgelegt, dass nur dieser Bereich gedruckt wird. Will man den Druckbereich aufheben, wählt man DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH AUFHEBEN (ALT,D,K,A). Möchte man den Druckbereich ändern, muss man zunächst den Druckbereich aufheben und anschließend wieder neu festlegen.

Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen

Ist eine Tabelle so groß, dass sie beim Ausdruck nicht mehr auf ein A4 Blatt passt, muss man sich mit der Blattaufteilung beschäftigen. Es gibt die Möglichkeit, eine Tabelle über mehrere Seiten aufzuteilen. Die Ausdrucke kann man dann neben- und untereinander legen, sodass es am Schluss ein großes Plakat ergibt.

Die andere Möglichkeit ist, die Tabelle so weit zu verkleinern, dass diese auf eine Seite passt. Die Tabelle darf allerdings, um die Lesbarkeit zu erhalten, nicht beliebig verkleinert werden.

Häufig passiert es, dass nur noch eine Spalte oder Zeile auf einem weiteren Blatt ausgedruckt werden muss. Dies ist unübersichtlich und sollte umgangen werden. Man kann das Problem beheben, indem man die Zoomstufe von 100% minimal verringert. Excel bietet auch unter SEITE EINRICHTEN die Möglichkeit, auf ganze Seiten zu skalieren. Um dies zu tun, öffnet man DATEI/SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I). Durch 4-maliges Drücken von TAB gelangt man zum Eingabefeld ANPASSEN. Im ersten Eingabefeld gibt man an, wie viele Seiten breit der Ausdruck sein soll. Im zweiten Eingabefeld gibt man an, wie viele Seiten hoch der Ausdruck sein soll.

Die Eingabe 1 Seite hoch und 1 Seite breit skaliert die Tabelle so, dass diese auf einer Seite gedruckt wird. Für den Braillenutzer wäre es nun von Vorteil, wenn dieser wüsste, auf wieviel Prozent die Seite skaliert wird. Dies ist möglich, wenn man das Fenster mit EINGABE schließt und wieder öffnet. Nun kann man im Optionsfeld "Skalierung anpassen" den Skalierungsfaktor auslesen. In das Feld gelangt man, indem man zweimal TAB drückt und anschließend mit den Pfeiltasten AUF oder AB zum Auswahlfeld "verkleinern/vergrößern" wechselt. In der Praxis sollte man darauf achten, dass der Skalierungsfaktor 60% nicht unterschritten wird, da der Ausdruck sonst zu klein und damit unleserlich wird. In einem solchen Fall sollte dann, je nach Aufbau der Tabelle, die Anzahl der Seiten in Höhe oder Breite erhöht werden.

Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern

Im Dialogfeld "Seite einrichten" lassen sich die Seitenränder in der zweiten Registerkarte SEITENRÄNDER einstellen.

Das Dialogfeld lässt sich öffnen mit DATEI/SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I). Zur Registerkarte gelangt man mit STRG+TAB.

In dieser Registerkarte gibt es die Möglichkeit, die Seitenränder Oben, Unten, Links und Rechts sowie den Abstand der Kopfzeile und Fußzeile einzugeben. Mit TAB kann man in die gewünschten Felder springen.

Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern

Um eine Tabellenüberschrift außerhalb der Tabelle zu drucken oder um weitere zusätzliche Angaben wie Datum, Uhrzeit, den Dateinamen o.ä. einzufügen, bedient man sich bei Excel der Kopf- und Fußzeile. Die Inhalte kann man manuell einfügen, man kann sich aber auch automatischer Funktionen bedienen.

Eine Kopf- oder Fußzeile lässt sich ebenso im Dialogfeld DATEI/SEITE EINRICHTEN unter der Registerkarte KOPFZEILE/FUßZEILE erzeugen. Zur gewünschten Registerkarte gelangt man, wie oben erwähnt, mit STRG+TAB.

In der Registerkarte gelangt man durch einmaliges TAB auf das Auswahlfeld KOPFZEILE. Hier lassen sich bereits vergebene Kopfzeilen auswählen. Neue Kopfzeilen werden unter dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE angelegt. Gleiches gilt für die Fußzeile. Das Auswahlfeld FUßZEILE befindet sich nach dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE FUßZEILE.

Linker-, Mittlerer- und Rechter- Abschnitt

Kopf- und Fußzeilen sind in drei Abschnitte unterteilt. In den linken, mittleren und rechten Abschnitt. Dies ist insofern günstig, da sich Inhalte so gezielt an den linken oder rechten Rand bzw. in die Mitte des Ausdrucks positionieren lassen. Im Eingabefenster gelangt man nach dem Öffnen direkt in das Feld "Linker Abschnitt". Durch Drücken von TAB kommt man in den mittleren und mit dem nächsten TAB in den rechten Abschnitt. Im mittleren Abschnitt der Kopfzeile trägt man üblicherweise die Tabellenüberschrift bzw. den Titel ein. In den rechten und linken Abschnitt kommen Zusatzinformationen wie Datum, Firmenlogo, Seitenzahl, Dateiname usw. Üblicherweise nutzt man die Fußzeile für die Seitenzahl und den Dateinamen.

Automatisch Seitenzahl, Datum, usw. eingeben

Befindet man sich im Feld "Rechter Abschnitt" und geht mit TAB weiter, kommt man auf weitere Schaltflächen, die nur mit grafischen Symbolen gekennzeichnet sind. Im Folgenden werden deshalb die grafischen Symbole benannt und erklärt, sowie die Anzahl der TAB's genannt, die notwendig sind, um vom "Rechten Abschnitt" auf die Symbolfläche zu gelangen. Weiterhin wird die Syntax beschrieben, die man direkt in die entsprechenden Abschnitte schreiben kann, um die grafischen Schaltflächen zu umgehen.

Leider wird durch die TAB-Steuerung im Dialogfeld jeder durch die symbolischen Schaltflächen getätigte Eintrag auf den rechten Abschnitt bezogen. Um auch im linken oder mittleren Abschnitt Einträge zu machen, kann man aber anschließend die in den rechten Abschnitt eingefügten Einträge AUSSCHNEIDEN und in den gewünschten Abschnitt hineinkopieren.

Zu den einzelnen Schaltflächen:

• SCHRIFT formatieren (1 mal TAB): Möchte man der Fuß- oder Kopfzeile eine andere Schriftgröße, Schriftart, Fett, Kursiv, ... zuweisen, ist man auf der Schaltfläche SCHRIFT richtig.

• SEITE (2 mal TAB): Die Seitenzahl wird eingefügt: &[Seite]

• SEITEN (3 mal TAB): Die Gesamtseitenzahl wird eingetragen. Mit dem Wörtchen "von" zwischen der Seite und den Seiten kann man sehr leicht die Angabe X von Y Seiten erstellen: &[Seiten]

• DATUM (4 mal TAB): Das aktuelle Datum wird eingetragen: &[Datum]

• ZEIT (5 mal TAB): Die aktuelle Uhrzeit wird eingetragen: &[Zeit]

• DATEI (6 mal TAB) (Pfadname): Der Dateiname wird eingetragen: &[Datei]

• REGISTER (7 mal TAB): Der Name der Registerkarte wird eingetragen: &[Register]

• GRAFIK EINFÜGEN (8 mal TAB): Eine Grafik wird eingefügt, z.B. das Firmenlogo. Gibt man direkt &[Grafik] ein wird beim Schließen des Fensters Fuß- oder Kopfzeile nach dem Speicherort der Grafik gefragt: &[Grafik]

• GRAFIK FORMATIEREN (9 mal TAB): Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zuvor eine Grafik eingefügt wurde. Mit dieser Funktion kann man die Größe der Grafik bestimmen. Dies ist wichtig, da Grafiken in der Regel viel größer als zwei oder drei Zentimeter breit und hoch sind, wie man sie in diesem Fall bräuchte.

Tabellen Druckoptionen festlegen

Die vierte Registerkarte im Dialogfeld "Seite einrichten" (unter DATEI/SEITE EINRICHTEN) beinhaltet sehr hilfreiche Optionen zum Ausdrucken von Tabellen oder zum Teilen von Tabellen:

1. Druckbereich

   Im Feld DRUCKBEREICH kann man den Bereich per Hand eintragen. Hierfür gibt man die obere, linke Zelle und die untere, rechte Zelle des gewünschten Druckbereichs getrennt durch einen Doppelpunkt an (z.B. A1:K30). Sollte in diesem Feld schon ein Eintrag sein, wurde der Druckbereich zuvor über die oben genannte Möglichkeit festgelegt.

2. Drucktitel

   Der nächste Punkt DRUCKTITEL gibt die Möglichkeit, Wiederholungszeilen und -Spalten anzugeben. In der Praxis ist dies für mehrseitige Ausdrucke notwendig, damit auf jedem Blatt wieder die Spaltenüberschrift auftaucht. Befinden sich die Spaltenüberschriften im Bereich von A1 bis G1, gibt man A1:G1 in das Formularfeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN ein.

   Auf Tabellen, die im Ausdruck mehrere Seiten breit sind, kann man die linke Spalte auf jeder Seite wiederholt ausdrucken, indem man im Formularfeld WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS beispielsweise den Spaltenbereich A1:A20 eingibt.

3. Abschnitt Drucken

   Im Abschnitt DRUCKEN der Registerkarte Tabelle kann man verschiedene Auswahlschalter wählen, wie der Ausdruck erfolgen soll:

   • Der Schalter GITTERNETZLINIEN ermöglicht es, die Gitternetzlinien der Tabelle mit auszudrucken. Ist der Schalter nicht aktiv, werden nur die Zellinhalte gedruckt.
   • Schalter SCHWARZWEISSDRUCK: Alle farbigen Darstellungen werden in schwarz-weiß gedruckt.
   • Schalter ENTWURFSQUALITÄT: Um Druckkosten zu sparen kann man den Schalter Entwurfsqualität wählen. Der Ausdruck wird nicht so kontrastreich und mit weniger Farbe ausgedruckt, was jedoch meist ausreichend ist.
   • Zeilen- und Spaltenüberschriften: Der Begriff der Zeilen- und Spaltenüberschriften ist wahrscheinlich etwas irreführend gewählt. Besser ist es, wenn man von Tabellenkoordinaten oder Zellkoordinaten spricht, also die Bezeichnung der Spalten A,B, C, ... und die Bezeichnung der Zeilen 1, 2, 3, .... Diese kann man sich durch Auswahl des Schalters ZEILEN- UND SPALTENÜBERSCHRIFT als Kommentare mit ausdrucken lassen. Das Ausklappfenster KOMMENTARE ermöglicht es, auch die Zellkoordinaten am unteren oder oberen Blattrand auszudrucken.

4. Abschnitt Seitenreihenfolge

   Wird eine Tabelle ausgedruckt, die sich über mehrere Seiten erstreckt, lässt sich unter SEITENREIHENFOLGE wählen, ob zuerst die Zellen unterhalb der ersten Seite auf der nächsten Seite gedruckt werden sollen oder die Zellen, die rechts auf das nächste Blatt müssen. Die andere Möglichkeit ist, zuerst die Zellen nach rechts zu drucken und dann erst die Zellen unterhalb. Standardmäßig ist die Wahl der Seitenreihenfolge auf "Seite nach unten, dann nach rechts" eingestellt. Diese Einstellung ist immer dann die richtige, wenn Tabellen lang sind, also viele Zeilen haben, und die Zahl der Spalten überschaubar bleibt. Hat man hingegen eine Tabelle mit wenigen Zeilen und vielen Spalten, wählt man die Seitenreihenfolge "Seiten nach rechts, dann nach unten". In der Praxis muss man selten auf diese Druckeinstellung achten.

Spalten- und Seiteneinrichtung so ändern, dass der Inhalt auf eine Seite passt

Wie man die Skalierung einer Seite so ändert, dass diese auf eine Seite angepasst wird, wurde bereits weiter oben unter Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen beschrieben.

Durch die Möglichkeit, die Spaltenbreiten zu variieren, gelingt es außerdem, den zur Verfügung stehenden Platz besser auszunutzen. Oft werden in Spalten nur wenige Ziffern oder Zeichen eingegeben. Dies bedeutet, dass die Spalten entsprechend schmal sein können. Um die Spaltenbreite optimal einzustellen, benutzt man das Werkzeug FORMAT/SPALTE/OPTIMALE BREITE FESTLEGEN (ALT,T,L,O). Damit das Werkzeug weiß, welche Spalte angepasst werden soll, muss natürlich zuvor der entsprechende Bereich markiert werden. Das Werkzeug "Optimale Breite festlegen" orientiert sich immer an der längsten Zeichenkette der Spalte. So kommt es oft vor, dass der Spaltentitel lang ist, aber der Spalteneintrag kurz. Es empfiehlt sich dann, den Spaltentitel auf mehrere Zeilen umzubrechen oder den Spaltentitel mit einem Trennzeichen (-) zu trennen. Einen Spaltentitel kann man manuell mit ALT+EINGABE umbrechen.

Ausdrucken

In den Druckendialog gelangt man in gewohnter Weise mit STRG+P oder DATEI/DRUCKEN. Dieser ist aus den anderen Office Anwendungen bekannt. Beim Öffnen des Druckendialogs befindet sich der Fokus im Feld "Anzahl der Exemplare". Möchte man nur ein Exemplar drucken, muss man nichts ändern und geht mit TAB weiter. Im Abschnitt Drucker lassen sich als Druckziel alle installierten Drucker per Ausklappfenster auswählen.

Besonders interessant für das Drucken eines Exceldokuments ist der Abschnitt Drucken. In diesem kann man festlegen, ob die GESAMTE ARBEITSMAPPE oder nur der MARKIERTE BEREICH gedruckt werden soll. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass nur das aktive Blatt/ Tabelle ausgedruckt wird. Dabei steht der Auswahlschalter im Druckendialog auf AUSGEWÄHLTE BLÄTTER. In dieser Einstellung ist es ebenso möglich, mehrere Arbeitsblätter auszudrucken. Zuvor müssen die gewünschten Arbeitsblätter allerdings durch Markierung aktiviert werden.

Zum Markieren mehrerer Arbeitsblätter benutzt man die Option, zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln und drückt zusätzlich die Shift-Taste. Also STRG+SHIFT +BILD AB oder STRG+SHIFT+BILD AUF. Leider lassen sich so nur nebeneinanderliegende Arbeitsblätter markieren.

Möchte man die gesamte Arbeitsmappe drucken, wird der entsprechende Auswahlschalter gedrückt. Darin enthalten sind dann auch die Grafiken, aber auch leere Blätter. Möchte man z.B. für einen Konzeptausdruck aber nur einen bestimmten Teil einer Tabelle drucken, empfiehlt es sich, zuerst den gewünschten Bereich zu markieren, um anschließend im Druckendialog den Auswahlschalter MARKIERUNG zu wählen.

Der Druckauftrag wird durch Betätigen von OK losgeschickt.

Hilfreiche Tastenkombinationen

!!!! Noch zu sortieren

F2	Zelle bearbeiten / Wechsel in die Bearbeitungszeile
STRG+ - (Minus)	Zellen einzeln, ganze Zeile oder Spalten löschen
STRG+BildAb / BildAuf	Wechsel zwischen den Arbeitsblättern
ALT+EINGABE	Manueller Zeilenumbruch in der Zelle
STRG+1	Öffnet den Menüpunkt "Zellen formatieren"
F1	Öffnet die Excel-Hilfe
cell	cell

Hilfreiche Links

1. Unter www.excelformeln.de findet man eine sehr gute Excel Formelsammlung.