Excel: Arbeiten mit den Zellen
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Zellen
In diesem Abschnitt wird die grundlegende Arbeit mit einer Exceltabelle am Beispiel eines Stundenplans verdeutlicht. Zum besseren Verständnis empfiehlt es sich, die Beispiele parallel zum Lesen durchzuführen.
Zur Erinnerung: Die Excel-Tabelle ist schachbrettartig aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben, Zeilen mit Zahlen bezeichnet.
Orientieren und Navigieren in der Tabelle
In der neu geöffneten Arbeitsmappe befindet sich der aktive Cursor auf der ersten Zelle der Tabelle, also auf A1. Will man den "Zellzeiger" auf eine andere Position bringen, so ist es die einfachste Möglichkeit, die Pfeiltasten zu benutzen. JAWS gibt auf der Braillezeile und über die Sprachausgabe immer die Position des Zellzeigers an.
Wichtige Shortcuts zum Navigieren
Um sich schneller in der Tabelle bewegen zu können, stellt Excel einige Tastaturkommandos zur Verfügung:
- Bild Ab: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach unten
- Bild Auf: Zellzeiger springt eine Bildschirmseite nach oben
- POS1: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang
- STRG+POS1: Zellzeiger springt auf die erste Zelle der Tabelle (A1)
- STRG+ENDE: Zellzeiger springt auf die letzte Zeile mit Inhalt, welche sich dann am rechten, unteren Ende der Tabelle befindet.
- STRG+PfeilRechts: Zellzeiger springt an das Zeilenende bzw. auf die rechteste, ausgefüllte Zelle in der Zeile.
- STRG+PfeilLinks: Zellzeiger springt an den Zeilenanfang.
- STRG+PfeilAb: Der Zellzeiger springt an das untere Spaltenende.
- STRG+PfeilAuf: Zellzeiger springt an den Spaltenanfang.
Übungsbeispiel
- Der Zellzeiger soll von A1 um 7 Spalten nach rechts und um 4 Zeilen nach unten verschoben werden. Auf welcher Zelle befindet sich nun der Zellzeiger?
Lösung: H5
Daten eingeben
Im nächsten Schritt sollen Zahlen in die Zellen eingetragen werden. Am besten ist es, wenn man dafür auf die Zelle A1 geht. Wie in Word gelangt man mit STRG+POS1 schnell zum Blattanfang.
Anhand eines Beispiels lässt sich dies am besten verdeutlichen:
In die erste Zeile der Tabelle sollen für einen Stundenplan die Wochentage eingetragen werden. Jeder Tag wird in eine Zelle eingetragen, also Montag in A1, Dienstag in B1, u.s.w. Die Eingabe in eine Zelle lässt sich mit den Pfeiltasten abschließen, in diesem Fall: Pfeil nach RECHTS, oder mit TAB.
Das sieht dann so aus:
| A | B | C | D | ... |
|---|---|---|---|---|
| Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | ... |
| ... | ... | ... | .. |
Exceltabelle zum Anschauen in Excel
- Flächenmodus
- Betrachtet man sich nun die erste Zeile im Flächenmodus, sind alle Wochentage auf der Braillezeile zu lesen. Die Position des Zellzeigers wird durch Punkt 7 und 8 auf der Zeile angezeigt. Der Zellbezug (z.B. B1) erfolgt über die Sprachausgabe. Der Flächenmodus ist immer dann empfehlenswert, wenn man von links nach rechts über alle Zellen hinweglesen möchte. Am Anfang der Zeile wird die Zeilennummer angezeigt.
- Strukturierter Modus
- Im Strukturierten Modus wird nur der Inhalt des Zellzeigers angezeigt. Zur Erleichterung der Orientierung wird der Zellbezug mit angegeben.
Wenden wir uns nochmals den Eingabemöglichkeiten zu:
Korrekturen während der Eingabe
Tippfehler während der Eingabe können mit der RÜCK-Taste verbessert werden. Mit den PFEIL-Tasten kann innerhalb der Zelle nicht navigiert werden, da diese die Eingabe in die Zelle, wie oben bereits beschrieben, abschließen.
Die Eingabe in eine Zelle kann mit ESC abgebrochen werden. Bereits geschriebene Inhalte werden automatisch gelöscht.
Rückgängig und Wiederherstellen benutzen
Das versehentliche Löschen eines Zellinhalts kann mit der Tastenkombination STRG+Z rückgängig gemacht werden. Wird die Tastenkombination mehrmals hintereinander betätigt, werden die letzten Löschvorgänge in umgekehrter Reihenfolge wiederhergestellt.
Unter BEARBEITEN / RÜCKGÄNGIG (ALT,B,R) ist der Befehl auch im Menü zu finden.
Zahlen oder Text eingeben
Die Eingabe in eine Zelle kann auch mit der EINGABE-Taste oder der TAB-Taste abgeschlossen werden. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Auswirkungen. Nachdem die EINGABE-Taste gedrückt wurde, wechselt der Zellzeiger in die darunterliegende Zelle. Der Zellzeiger wandert mit dieser Methode Zelle für Zelle in der Spalte nach unten. Benutzt man TAB um die Eingabe abzuschließen, springt der Zellzeiger jeweils um eine Zelle nach rechts.
Hinweis zur Zahleneingabe: Zahlen werden automatisch erkannt und in den Zellen rechtsbündig dargestellt. Sehr große Zahlen werden in der Exponentialschreibweise dargestellt: 4,573E+4 = 4,573 *10^4 = 45730.
In der Exceltabelle zum Anschauen in Zelle A1
Eingaben, die über ca. 10 Zeichen Länge pro Zelle hinausgehen, überschreiten die darstellbare Größe einer Zelle. Die rechten Nachbarzellen werden dann je nach Länge des Zellinhaltes verdeckt. Wenn die Nachbarzelle jedoch nicht leer ist, wird die Anzeige abgeschnitten. Im Flächenmodus liest JAWS zwar den gesamten Inhalt der Zelle vor, aber auf der Braillezeile wird nur der dargestellte Text angezeigt. Um den gesamten Text der Zelle darzustellen, muss man hier unbedingt den Strukturierten Modus nutzen.
In der Exceltabelle zum Anschauen in Zelle B1 und B2
Rechenzeichen als Text benutzen (Minus Zeichen für den Gedankenstrich)
Möchte man in Excel Gedankenstriche einfügen, ist man über das Ergebnis zunächst verwundert.
So sieht die Eingabe in der Zelle aus: - Hausaufgaben
Das Ergebnis sieht so aus: #Name?
Excel interpretiert den Gedankenstrich als Minus und möchte folglich, da es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm handelt, eine mathematische Gleichung daraus machen. Hier:
-Hausaufgaben.
Soll das Minus als Gedankenstrich verwendet werden, muss dies Excel angekündigt werden. Die Ankündigung erfolgt mit dem Hochkomma oder einfachen Gedankenstrich:
'- Hausaufgaben
Das Hochkomma wird bei allen Rechenzeichen (+, -), die zu Beginn einer Zelle stehen, notwendig, vorausgesetzt man möchte dieses nicht als Rechenzeichen, sondern als Textelement verwenden.
Übung
- Zur Übung wird nun der Stundenplan mit den einzelnen Fächern ergänzt. Für Montag geht man dafür wie folgt vor:
- Der Zellzeiger wird unter die Zelle Montag, also auf A2 positioniert.
- Hier wird "Deutsch" eingetragen. Der Zelleintrag wird mit der EINGABE-Taste abgeschlossen, da somit der Zellzeiger automatisch auf A3 springt.
- In der nächsten Stunde findet "Mathematik" statt.
- So kann nun nach Belieben der Stundenplan für alle Tage vervollständigt werden.
- Bei der Eingabe sollte man auch unbedingt die Möglichkeiten der Korrektur ausprobieren.
Ergebnis der Übung: Media:Übung_Text_eingeben.xls
Eine Zelle auswählen
Möchte man eine bestimmte Zelle auswählen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Die einfachste Möglichkeit besteht darin, mit den Pfeiltasten durch die Tabelle zu "wandern". JAWS gibt über die Sprachausgabe den Zellbezug (z.B. E14) an.
- Kennt man den Zellbezug, kann man in BEARBEITEN / GEHE ZU (ALT,B,G) den Zellbezug im Eingabefeld "Verweis" eingeben und mit EINGABE bestätigen. Der Zellzeiger wird dann direkt auf die Zelle gesetzt.
- Alternativ kann auch der Shortcut STRG+G verwendet werden.
- Das Dialogfeld GEHE ZU listet im Listenfeld "Gehe zu" die zuletzt gesuchten Zellen auf. Dies ist für das schnelle Auffinden von wiederkehrenden Zellen nützlich. In das Listenfeld gelangt man mit TAB. Mit AB oder AUF wählt man aus der Liste die gewünschte Zelle und gelangt in diese durch EINGABE.
Zellinhalte mit der Bearbeitungsleiste verändern
Grundsätzlich ist es möglich, den Zellinhalt einer aktiven Zelle zu überschreiben. Dabei wird sofort bei der Eingabe eines Zeichens der Zellinhalt gelöscht und durch den neuen Inhalt ersetzt. Dieses Vorgehen eignet sich also nicht für Änderungen oder Korrekturen einzelner Zeichen innerhalb der Zelle. In der Bearbeitungszeile kann man sich den Inhalt der aktiven Zelle anzeigen lassen. Darüber hinaus kann man darin den Zellinhalt zeichenweise ändern oder ergänzen.
In die Bearbeitungszeile gelangt man mit der Funktionstaste F2. Hier kann der Inhalt bearbeitet werden. Die Bearbeitung wird mit EINGABE abgeschlossen.
Hat man mathematische Berechnungen in einer Zelle hinterlegt, wird in der Zelle nur das Ergebnis angezeigt. Die Rechnung hingegen wird in der Bearbeitungszeile angezeigt.
JAWS sagt die Formel der Zelle durch die Tastenkombination STRG+F2 an.
Kommentar
Jede Zelle kann mit einem Kommentar versehen werden. Beim Kommentar handelt es sich um ein Fenster, das sich, wenn vorhanden, beim Markieren der Zelle öffnet. Im Kommentar befinden sich meist Hinweise über die Art und Weise wie bzw. welche Inhalte in diese Zelle geschrieben werden sollen.
Kommentare kann man an eine Zelle hängen, indem man sich auf die gewünschte Zelle begibt und den Programmpunkt EINFÜGEN / KOMMENTAR (ALT,E,K) wählt.
Der Cursor befindet sich dann im Kommentarfenster, in welches der Kommentar geschrieben wird. Um das Kommentarfenster zu verlassen drückt man zweimal ESCAPE.
Ob eine Zelle mit einem Kommentar versehen ist, erfährt man am besten über die Sprachausgabe von JAWS. Der Kommentar selbst wird mit ALT+UMSCHALT+KOMMA vorgelesen.
Einfügen, markieren, kopieren und verschieben
Spalten oder Zeilen einfügen
In einer Exceltabelle hat man die Möglichkeit, Spalten und Zeilen nachträglich einzufügen:
- Der Zellzeiger wird auf eine Zelle rechts von der einzufügenden Spalte positioniert.
- Im Menü befindet sich unter EINFÜGEN der Punkt SPALTEN (ALT,T,S). Eine Spalte wird links eingefügt.
- Ähnliches gilt für das Einfügen von Zeilen. Der Zellzeiger muss unterhalb der einzufügenden Zeile positioniert werden.
- Zum Einfügen der Zeile wird das Menü EINFÜGEN / ZEILEN (ALT,T,E) aufgerufen.
Mehrere Zellen markieren
Der aufmerksame Leser hat sicherlich schon bemerkt, dass von mehreren Zeilen und Spalten die Rede ist. Die Anzahl der einzufügenden Zeilen und Spalten kann man bestimmen, indem man die entsprechende Anzahl Zellen links, bzw. unterhalb der einzufügenden Spalten bzw. Zeilen markiert. Mehrere Spalten bzw. Zeilen werden durch gleichzeitiges Drücken der SHIFT- und PFEIL-Tasten markiert.
Übungsbeispiel
Beim Erstellen des Stundenplans wurde die Zeitangabe vor der ersten Spalte vergessen. Diese soll nun eingefügt werden. In diese werden dann die Schulstunden (1.-6. Stunde) eingetragen.
Media: Übung_Text_eingeben.xls
Spalten oder Zeilen löschen
Es lassen sich nicht nur Spalten oder Zeilen nachträglich einfügen, man kann Spalten und Zeilen auch löschen.
Hierfür öffnet man das Dialogfenster BEARBEITEN / ZELLEN LÖSCHEN (ALT,B,Ö). Das Dialogfenster "Löschen" bietet verschiedene Auswahlschalter an, die mit den Pfeiltasten ausgewählt werden können:
- Zellen nach links verschieben
- Zellen nach oben verschieben
- Ganze Zeile
- Ganze Spalte
Die Tastenkombination STRG+- (Minus) ruft ebenfalls das Dialogfenster "Löschen" auf.
Wählt man nun GANZE ZEILE oder GANZE SPALTE, wird die Spalte oder die Zeile, auf der der Zellzeiger steht, gelöscht. Sind mehrere Zellen markiert, werden entsprechend mehrere Spalten oder Zeilen gelöscht.
Die Auswahlschalter Zellen nach oben verschieben und Zellen nach LINKS verschieben löschen nur den Text der markierten Zellen. Anschließend werden die Zellen rechts von der gelöschten Zelle nach links verschoben, sodass keine leere Zelle an der gelöschten Stelle erhalten bleibt. Entsprechendes gilt auch für Zellen nach oben verschieben.
Um nur den Zellinhalt zu löschen, sodass die Zelle leer ist, aber erhalten bleibt, benutzt man die ENF-Taste.
Spalten oder Zeilen verschieben oder kopieren
Um eine Spalte oder eine Zeile verschieben zu können, muss diese erst markiert werden.
- STRG+LEER-Taste markiert die gesamte Spalte.
- UMSCHALT+LEER-Taste markiert die gesamte Reihe.
Hinweis: Die Markierung lässt sich mit Hilfe der Pfeiltasten entfernen.
Die Spalten oder Zeilen werden mit STRG+X ausgeschnitten oder mit STRG+C kopiert. Anschließend an gewünschter Stelle mit STRG+V eingefügt. Dabei ist zu beachten, dass beim Einfügen einer Spalte der Zellzeiger in der ersten Zeile positioniert wird (z.B. B1 oder C1). Will man eine Zeile einfügen, muss der Zellzeiger in der A-Spalte positioniert werden.
Löschen
Excel verfügt über mehrere Lösch-Funktionen:
- ALLES Löschen (ALT,B,L,A)
- Mit dem Befehl ALLES löschen wird der Inhalt, die Schriftformatierung und die Rahmenformatierung gelöscht.
- FORMATE löschen (ALT,B,L,F)
- Mit dem Befehl Formate löschen werden die Formatierungen wie Fett oder Kursive Schriftart, sprich von der Standardschriftart "abweichende Schriftarten und Schriftgrößen" gelöscht.
- INHALTE löschen (ALT,B,L,I oder ENF)
- Mit der ENF-Taste oder mit dem Befehl INHALTE löschen wird der Zellinhalt gelöscht. Die Zellformatierung bleibt erhalten.
- KOMMENTARE löschen (ALT,B,L,M)
- Mit dem Befehl KOMMENTARE löschen lassen sich die Kommentare löschen, die an eine Zelle angehängt sind.
Zellgröße ändern
Zur vollständigen Darstellung der Zeichen kann auch die Zellgröße angepasst werden. Die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe lässt sich einstellen unter FORMAT / ZEILE (ALT,T,E) bzw. FORMAT / SPALTE (ALT,T,l). Mit den Pfeiltasten AUF / AB kann man zwischen verschiedenen Untermenüs auswählen:
- BREITE
- OPTIMALE BREITE
- AUSBLENDEN
- EINBLENDEN
Mit BREITE kann ein Dialogfenster geöffnet werden, in dem man die gewünschte Breite in Pixel einstellen kann. Mit OPTIMALE BREITE wird die Zellbreite automatisch eingestellt. Mit den Unterpunkten EINBLENDEN bzw. AUSBLENDEN lassen sich die markierten Zellen ausblenden und einblenden. Dies kann vorteilhaft sein, wenn man mit Zwischenergebnissen arbeitet, die nicht sichtbar sein sollen. Mehr darüber ist im Kapitel Excel: Format zu erfahren.
Ist der Zellenbereich für die korrekte Darstellung zu klein gewählt, werden mehrere Nummernzeichen (####) als Platzhalter dargestellt.
| A | B | |
| 1 | 123 | Zahl passt in die Zelle |
| 2 | ##### | Zahl ist zu groß für die Zelle |
Suchen- und Ersetzenfunktion
Die Funktion Suchen und die Funktion SUCHEN UND ERSETZEN ruft man am schnellsten mit den Shortcuts STRG+f bzw. STRG+H auf.
Über das Menü gilt der Weg BEARBEITEN / SUCHEN (ALT+S) oder BEARBEITEN / SUCHEN UND ERSETZEN (ALT+E).
Dabei ist zu beachten, dass Excel verschiedene Suchoptionen bereitstellt. Diese können gezielt zur Suche eingesetzt werden. Dazu wird im SUCHEN bzw. SUCHEN UND ERSETZEN-Fenster der OPTIONEN-Schalter (ALT+O) betätigt.
- Suchen auf dem "Blatt" oder in der "Arbeitsmappe".
- Standardmäßig ist in der Ausklappliste SUCHEN (ALT+H) "Blatt" eingestellt. So wird nur das aktuelle Blatt durchsucht. Will man in der gesamten Arbeitsmappe suchen, wählt man in der Ausklappliste "Arbeitsmappe".
- Suchen in "Formeln", "Werte" und "Kommentaren".
- Standardmäßig ist in der Ausklappliste SUCHEN IN (ALT+C) "Formeln" eingestellt. Will man nicht nach Formeln suchen, sondern nach Werten, die berechnet wurden, muss man in der Ausklappliste "Werte" wählen. Entsprechendes gilt auch für die Suche nach Kommentarinhalten.
Datensätze sortieren
Zum alphabetischen Sortieren von Datensätzen markiert man den gewünschten Datenbereich. Hat man z.B. Namen in Spalte A notiert und sollen diese alphabetisch geordnet werden, muss Spalte A markiert werden. Die Sortieroptionen werden im Dialogfeld SORTIEREN eingestellt. Dieses befindet sich unter DATEN / SORTIEREN (ALT,N,S).
Im Dialogfeld wird festgelegt, nach welcher Spalte zuerst sortiert werden soll, anschließend wird mit dem Auswahlschalter AUFSTEIGEND oder ABSTEIGEND die Sortierrichtung festgelegt.
Mit dem Auswahlschalter "Anschließend nach" wird die nächste Sortierreihenfolge festgelegt.
Im Dialogfenster befinden sich außerdem noch die Auswahlschalter Liste enthält ÜBERSCHRIFT bzw. KEINE ÜBERSCHRIFT. Dieser sollte auf Überschrift gestellt werden, wenn die Tabelle in der ersten Zeile eine Überschrift enthält; denn dann wird statt der Spaltenbezeichnung A, B, C, ... die Überschrift der Spalten als Sortierkriterium in den Auswahlfenstern mit angeboten. Noch wichtiger ist, dass dann die Überschrift nicht in die Sortierung mit einbezogen wird, sondern in der Zeile 1 verbleibt.
Ausfüllfunktionen verwenden und Datenreihen erstellen
Das Programm bietet einige Arbeitserleichterungen für das Ausfüllen der Zellen an:
- Möchte man die aktive Zelle mit dem gleichen Inhalt wie in der darüberliegenden Zelle ausfüllen, bietet Excel die Tastenkombination STRG+U an. Ist die aktive Zelle bereits gefüllt, wird der Inhalt ersetzt.
Den Inhalt der Zelle links der aktiven Zelle erhält man mit STRG+R.
- Beim Anlegen von Tabellen ist es immer wieder notwendig, Zahlenkolonnen z.B. 1 bis 100 oder Wochentage in eine Spalte oder Zeile einzutragen.
Hierfür stellt Excel die Autoausfüllfunktion zur Verfügung.
Bevor man das Dialogfeld zum Festlegen der Autoausfüllfunktionen öffnet, wird der Zellzeiger an der gewünschten Stelle im Arbeitsblatt positioniert. Möchte man z.B. in der ersten Spalte automatisch die Zahlen 1-6 eintragen lassen, wird der Zellzeiger auf A1 positioniert. Ausgehend von dieser Position wird das Dialogfenster Reihe über BEARBEITEN / AUSFÜLLEN /REIHE (ALT,B,Ü,H) aufgerufen.
Zum Ausfüllen der Spalte wechselt man im Dialogfeld zum Auswahlschalter Reihe in SPALTEN (ALT+S) und wählt diesen aus. Mit TAB wechselt man in das Eingabefeld INKREMENT. Die Zahl, die hier eingegeben wird, gibt an, in welchen Schritten die Zahlen erhöht oder verringert werden sollen. Soll die Erhöhung in Zweierschritten erfolgen, wird 2 eingetragen. Anschließend gibt man noch den Endwert ein. Die Startzahl muss vorher in die Startzelle eingegeben werden.
Besonders interessant ist die Wahlmöglichkeit AUTOAUSFÜLLEN, welche im Dialogfenster REIHE unter dem Auswahlschalter TYP zu finden ist.
Damit das Programm erkennen kann, wie die folgenden Zellen ausgefüllt werden sollen, füllt man zwei oder drei Zellen von Hand aus. Anschließend markiert man den gesamten Bereich, der ausgefüllt werden soll, inklusive des Bereichs, der zuvor per Hand ausgefüllt wurde. Hat man dies getan, wählt man die Option Reihen / Autoausfüllen. Die leeren Zellen werden nun entsprechend der vorgegebenen Zellen ausgefüllt.
Hat man beispielsweise in A1 Montag und in B1 Dienstag eingetragen und markiert die nächsten Zellen, werden die Wochentage fortgeführt.
