Excel: Drucken

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Inhaltsverzeichnis 1 Drucken 1.1 Wahl der Blattausrichtung 1.2 Wahl des Druckbereichs 1.3 Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen 1.4 Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern 1.5 Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern 1.5.1 Linker-, Mittlerer- und Rechter- Abschnitt 1.5.2 Automatisch Seitenzahl, Datum, usw. eingeben 1.5.2.1 Zu den einzelnen Schaltflächen: 1.6 Tabellen Druckoptionen festlegen 1.7 Spalten- und Seiteneinrichtung so ändern, dass der Inhalt auf eine Seite passt 1.8 Ausdrucken

Drucken

Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie man einen Schwarzschriftausdruck von Exceltabellen erstellt. Dabei sollen auch Hilfen bei den Gestaltungskriterien für einen guten Ausdruck gegeben werden. Auf das Drucken von Diagrammen wird hier nicht eingegangen, da diese nach der Erstellung nicht mehr zum Drucken angepasst werden müssen.

Wahl der Blattausrichtung

Der Ausdruck einer Tabelle eines Arbeitsblattes ist abhängig davon, ob man das gesamte Arbeitsblatt oder nur einen Bereich davon ausdrucken möchte. Der Aufbau des zu druckenden Bereiches bzw. der Tabelle entscheidet über die Ausrichtung des Blattes, also, ob in Hochformat oder Querformat gedruckt werden soll. Hat man viele Spalten und wenige Zeilen, eignet sich das Querformat, wie z.B. bei einem Stundenplan. Hat man aber eine Tabelle mit wenigen Spalten und vielen Zeilen, z.B. ein Kassenzettel, sollte man das Hochformat wählen.

Die Ausrichtung der Seite legt man im Dialog "Seite einrichten" fest. Das Dialogfenster lässt sich durch DATEI/ SEITE EINRICHTEN öffnen (ALT,D,I). Im Dialogfenster befindet man sich standardmäßig auf der Registerkarte Papierformat. Durch einmaliges Drücken von TAB gelangt man in dem Abschnitt "Orientierung" auf den Auswahlschalter Hochformat. Mit den Pfeiltasten rechts oder links kann man zwischen Hoch- und Querformat wechseln. Mit EINGABE wird die gewählte Einstellung übernommen und das Dialogfenster geschlossen.

Wahl des Druckbereichs

Für die Druckpraxis eines blinden Excelnutzers ist es sehr wichtig, den Druckbereich per Hand festzulegen, da die Seitenansicht auf der Braillezeile keine verwertbaren Informationen bringt. Durch die Wahl des Druckbereichs lässt sich dieses Problem aber umgehen. Zum Definieren des Druckbereichs markiert man den Bereich des Arbeitsblattes, der gedruckt werden soll (z.B. A1 bis D8). Anschließend wählt man DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH FESTLEGEN (ALT,D,K,F). Dadurch ist festgelegt, dass nur dieser Bereich gedruckt wird. Will man den Druckbereich aufheben, wählt man DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH AUFHEBEN (ALT,D,K,A). Möchte man den Druckbereich ändern, muss man zunächst den Druckbereich aufheben und anschließend wieder neu festlegen.

Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen

Ist eine Tabelle so groß, dass sie beim Ausdruck nicht mehr auf ein A4 Blatt passt, muss man sich mit der Blattaufteilung beschäftigen. Es gibt die Möglichkeit, eine Tabelle über mehrere Seiten aufzuteilen. Die Ausdrucke kann man dann neben- und untereinander legen, sodass es am Schluss ein großes Plakat ergibt.

Die andere Möglichkeit ist, die Tabelle so weit zu verkleinern, dass diese auf eine Seite passt. Die Tabelle darf allerdings, um die Lesbarkeit zu erhalten, nicht beliebig verkleinert werden.

Häufig passiert es, dass nur noch eine Spalte oder Zeile auf einem weiteren Blatt ausgedruckt werden muss. Dies ist unübersichtlich und sollte umgangen werden. Man kann das Problem beheben, indem man die Zoomstufe von 100% minimal verringert. Excel bietet auch unter SEITE EINRICHTEN die Möglichkeit, auf ganze Seiten zu skalieren. Um dies zu tun, öffnet man DATEI/SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I). Durch 4-maliges Drücken von TAB gelangt man zum Eingabefeld ANPASSEN. Im ersten Eingabefeld gibt man an, wie viele Seiten breit der Ausdruck sein soll. Im zweiten Eingabefeld gibt man an, wie viele Seiten hoch der Ausdruck sein soll.

Die Eingabe 1 Seite hoch und 1 Seite breit skaliert die Tabelle so, dass diese auf einer Seite gedruckt wird. Für den Braillenutzer wäre es nun von Vorteil, wenn dieser wüsste, auf wieviel Prozent die Seite skaliert wird. Dies ist möglich, wenn man das Fenster mit EINGABE schließt und wieder öffnet. Nun kann man im Optionsfeld "Skalierung anpassen" den Skalierungsfaktor auslesen. In das Feld gelangt man, indem man zweimal TAB drückt und anschließend mit den Pfeiltasten AUF oder AB zum Auswahlfeld "verkleinern/vergrößern" wechselt. In der Praxis sollte man darauf achten, dass der Skalierungsfaktor 60% nicht unterschritten wird, da der Ausdruck sonst zu klein und damit unleserlich wird. In einem solchen Fall sollte dann, je nach Aufbau der Tabelle, die Anzahl der Seiten in Höhe oder Breite erhöht werden.

Seitenränder eines Arbeitsblattes ändern

Im Dialogfeld "Seite einrichten" lassen sich die Seitenränder in der zweiten Registerkarte SEITENRÄNDER einstellen.

Das Dialogfeld lässt sich öffnen mit DATEI/SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I). Zur Registerkarte gelangt man mit STRG+TAB.

In dieser Registerkarte gibt es die Möglichkeit, die Seitenränder Oben, Unten, Links und Rechts sowie den Abstand der Kopfzeile und Fußzeile einzugeben. Mit TAB kann man in die gewünschten Felder springen.

Kopf- und Fußzeile einfügen oder ändern

Um eine Tabellenüberschrift außerhalb der Tabelle zu drucken oder um weitere zusätzliche Angaben wie Datum, Uhrzeit, den Dateinamen o.ä. einzufügen, bedient man sich bei Excel der Kopf- und Fußzeile. Die Inhalte kann man manuell einfügen, man kann sich aber auch automatischer Funktionen bedienen.

Eine Kopf- oder Fußzeile lässt sich ebenso im Dialogfeld DATEI/SEITE EINRICHTEN unter der Registerkarte KOPFZEILE/FUßZEILE erzeugen. Zur gewünschten Registerkarte gelangt man, wie oben erwähnt, mit STRG+TAB.

In der Registerkarte gelangt man durch einmaliges TAB auf das Auswahlfeld KOPFZEILE. Hier lassen sich bereits vergebene Kopfzeilen auswählen. Neue Kopfzeilen werden unter dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE angelegt. Gleiches gilt für die Fußzeile. Das Auswahlfeld FUßZEILE befindet sich nach dem Schalter BENUTZERDEFINIERTE FUßZEILE.

Linker-, Mittlerer- und Rechter- Abschnitt

Kopf- und Fußzeilen sind in drei Abschnitte unterteilt. In den linken, mittleren und rechten Abschnitt. Dies ist insofern günstig, da sich Inhalte so gezielt an den linken oder rechten Rand bzw. in die Mitte des Ausdrucks positionieren lassen. Im Eingabefenster gelangt man nach dem Öffnen direkt in das Feld "Linker Abschnitt". Durch Drücken von TAB kommt man in den mittleren und mit dem nächsten TAB in den rechten Abschnitt. Im mittleren Abschnitt der Kopfzeile trägt man üblicherweise die Tabellenüberschrift bzw. den Titel ein. In den rechten und linken Abschnitt kommen Zusatzinformationen wie Datum, Firmenlogo, Seitenzahl, Dateiname usw. Üblicherweise nutzt man die Fußzeile für die Seitenzahl und den Dateinamen.

Automatisch Seitenzahl, Datum, usw. eingeben

Befindet man sich im Feld "Rechter Abschnitt" und geht mit TAB weiter, kommt man auf weitere Schaltflächen, die nur mit grafischen Symbolen gekennzeichnet sind. Im Folgenden werden deshalb die grafischen Symbole benannt und erklärt, sowie die Anzahl der TAB's genannt, die notwendig sind, um vom "Rechten Abschnitt" auf die Symbolfläche zu gelangen. Weiterhin wird die Syntax beschrieben, die man direkt in die entsprechenden Abschnitte schreiben kann, um die grafischen Schaltflächen zu umgehen.

Leider wird durch die TAB-Steuerung im Dialogfeld jeder durch die symbolischen Schaltflächen getätigte Eintrag auf den rechten Abschnitt bezogen. Um auch im linken oder mittleren Abschnitt Einträge zu machen, kann man aber anschließend die in den rechten Abschnitt eingefügten Einträge AUSSCHNEIDEN und in den gewünschten Abschnitt hineinkopieren.

Zu den einzelnen Schaltflächen:

• SCHRIFT formatieren (1 mal TAB): Möchte man der Fuß- oder Kopfzeile eine andere Schriftgröße, Schriftart, Fett, Kursiv, ... zuweisen, ist man auf der Schaltfläche SCHRIFT richtig.

• SEITE (2 mal TAB): Die Seitenzahl wird eingefügt: &[Seite]

• SEITEN (3 mal TAB): Die Gesamtseitenzahl wird eingetragen. Mit dem Wörtchen "von" zwischen der Seite und den Seiten kann man sehr leicht die Angabe X von Y Seiten erstellen: &[Seiten]

• DATUM (4 mal TAB): Das aktuelle Datum wird eingetragen: &[Datum]

• ZEIT (5 mal TAB): Die aktuelle Uhrzeit wird eingetragen: &[Zeit]

• DATEI (6 mal TAB) (Pfadname): Der Dateiname wird eingetragen: &[Datei]

• REGISTER (7 mal TAB): Der Name der Registerkarte wird eingetragen: &[Register]

• GRAFIK EINFÜGEN (8 mal TAB): Eine Grafik wird eingefügt, z.B. das Firmenlogo. Gibt man direkt &[Grafik] ein wird beim Schließen des Fensters Fuß- oder Kopfzeile nach dem Speicherort der Grafik gefragt: &[Grafik]

• GRAFIK FORMATIEREN (9 mal TAB): Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn zuvor eine Grafik eingefügt wurde. Mit dieser Funktion kann man die Größe der Grafik bestimmen. Dies ist wichtig, da Grafiken in der Regel viel größer als zwei oder drei Zentimeter breit und hoch sind, wie man sie in diesem Fall bräuchte.

Tabellen Druckoptionen festlegen

Die vierte Registerkarte im Dialogfeld "Seite einrichten" (unter DATEI/SEITE EINRICHTEN) beinhaltet sehr hilfreiche Optionen zum Ausdrucken von Tabellen oder zum Teilen von Tabellen:

1. Druckbereich

   Im Feld DRUCKBEREICH kann man den Bereich per Hand eintragen. Hierfür gibt man die obere, linke Zelle und die untere, rechte Zelle des gewünschten Druckbereichs getrennt durch einen Doppelpunkt an (z.B. A1:K30). Sollte in diesem Feld schon ein Eintrag sein, wurde der Druckbereich zuvor über die oben genannte Möglichkeit festgelegt.

2. Drucktitel

   Der nächste Punkt DRUCKTITEL gibt die Möglichkeit, Wiederholungszeilen und -Spalten anzugeben. In der Praxis ist dies für mehrseitige Ausdrucke notwendig, damit auf jedem Blatt wieder die Spaltenüberschrift auftaucht. Befinden sich die Spaltenüberschriften im Bereich von A1 bis G1, gibt man A1:G1 in das Formularfeld WIEDERHOLUNGSZEILEN OBEN ein.

   Auf Tabellen, die im Ausdruck mehrere Seiten breit sind, kann man die linke Spalte auf jeder Seite wiederholt ausdrucken, indem man im Formularfeld WIEDERHOLUNGSSPALTEN LINKS beispielsweise den Spaltenbereich A1:A20 eingibt.

3. Abschnitt Drucken

   Im Abschnitt DRUCKEN der Registerkarte Tabelle kann man verschiedene Auswahlschalter wählen, wie der Ausdruck erfolgen soll:

   • Der Schalter GITTERNETZLINIEN ermöglicht es, die Gitternetzlinien der Tabelle mit auszudrucken. Ist der Schalter nicht aktiv, werden nur die Zellinhalte gedruckt.
   • Schalter SCHWARZWEISSDRUCK: Alle farbigen Darstellungen werden in schwarz-weiß gedruckt.
   • Schalter ENTWURFSQUALITÄT: Um Druckkosten zu sparen kann man den Schalter Entwurfsqualität wählen. Der Ausdruck wird nicht so kontrastreich und mit weniger Farbe ausgedruckt, was jedoch meist ausreichend ist.
   • Zeilen- und Spaltenüberschriften: Der Begriff der Zeilen- und Spaltenüberschriften ist wahrscheinlich etwas irreführend gewählt. Besser ist es, wenn man von Tabellenkoordinaten oder Zellkoordinaten spricht, also die Bezeichnung der Spalten A,B, C, ... und die Bezeichnung der Zeilen 1, 2, 3, .... Diese kann man sich durch Auswahl des Schalters ZEILEN- UND SPALTENÜBERSCHRIFT als Kommentare mit ausdrucken lassen. Das Ausklappfenster KOMMENTARE ermöglicht es, auch die Zellkoordinaten am unteren oder oberen Blattrand auszudrucken.

4. Abschnitt Seitenreihenfolge

   Wird eine Tabelle ausgedruckt, die sich über mehrere Seiten erstreckt, lässt sich unter SEITENREIHENFOLGE wählen, ob zuerst die Zellen unterhalb der ersten Seite auf der nächsten Seite gedruckt werden sollen oder die Zellen, die rechts auf das nächste Blatt müssen. Die andere Möglichkeit ist, zuerst die Zellen nach rechts zu drucken und dann erst die Zellen unterhalb. Standardmäßig ist die Wahl der Seitenreihenfolge auf "Seite nach unten, dann nach rechts" eingestellt. Diese Einstellung ist immer dann die richtige, wenn Tabellen lang sind, also viele Zeilen haben, und die Zahl der Spalten überschaubar bleibt. Hat man hingegen eine Tabelle mit wenigen Zeilen und vielen Spalten, wählt man die Seitenreihenfolge "Seiten nach rechts, dann nach unten". In der Praxis muss man selten auf diese Druckeinstellung achten.

Spalten- und Seiteneinrichtung so ändern, dass der Inhalt auf eine Seite passt

Wie man die Skalierung einer Seite so ändert, dass diese auf eine Seite angepasst wird, wurde bereits weiter oben unter Tabelle auf eine oder mehrere Seiten aufteilen beschrieben.

Durch die Möglichkeit, die Spaltenbreiten zu variieren, gelingt es außerdem, den zur Verfügung stehenden Platz besser auszunutzen. Oft werden in Spalten nur wenige Ziffern oder Zeichen eingegeben. Dies bedeutet, dass die Spalten entsprechend schmal sein können. Um die Spaltenbreite optimal einzustellen, benutzt man das Werkzeug FORMAT/SPALTE/OPTIMALE BREITE FESTLEGEN (ALT,T,L,O). Damit das Werkzeug weiß, welche Spalte angepasst werden soll, muss natürlich zuvor der entsprechende Bereich markiert werden. Das Werkzeug "Optimale Breite festlegen" orientiert sich immer an der längsten Zeichenkette der Spalte. So kommt es oft vor, dass der Spaltentitel lang ist, aber der Spalteneintrag kurz. Es empfiehlt sich dann, den Spaltentitel auf mehrere Zeilen umzubrechen oder den Spaltentitel mit einem Trennzeichen (-) zu trennen. Einen Spaltentitel kann man manuell mit ALT+EINGABE umbrechen.

Ausdrucken

In den Druckendialog gelangt man in gewohnter Weise mit STRG+P oder DATEI/DRUCKEN. Dieser ist aus den anderen Office Anwendungen bekannt. Beim Öffnen des Druckendialogs befindet sich der Fokus im Feld "Anzahl der Exemplare". Möchte man nur ein Exemplar drucken, muss man nichts ändern und geht mit TAB weiter. Im Abschnitt Drucker lassen sich als Druckziel alle installierten Drucker per Ausklappfenster auswählen.

Besonders interessant für das Drucken eines Exceldokuments ist der Abschnitt Drucken. In diesem kann man festlegen, ob die GESAMTE ARBEITSMAPPE oder nur der MARKIERTE BEREICH gedruckt werden soll. Standardmäßig ist Excel so eingestellt, dass nur das aktive Blatt/ Tabelle ausgedruckt wird. Dabei steht der Auswahlschalter im Druckendialog auf AUSGEWÄHLTE BLÄTTER. In dieser Einstellung ist es ebenso möglich, mehrere Arbeitsblätter auszudrucken. Zuvor müssen die gewünschten Arbeitsblätter allerdings durch Markierung aktiviert werden.

Zum Markieren mehrerer Arbeitsblätter benutzt man die Option, zwischen den Arbeitsblättern zu wechseln und drückt zusätzlich die Shift-Taste. Also STRG+SHIFT +BILD AB oder STRG+SHIFT+BILD AUF. Leider lassen sich so nur nebeneinanderliegende Arbeitsblätter markieren.

Möchte man die gesamte Arbeitsmappe drucken, wird der entsprechende Auswahlschalter gedrückt. Darin enthalten sind dann auch die Grafiken, aber auch leere Blätter. Möchte man z.B. für einen Konzeptausdruck aber nur einen bestimmten Teil einer Tabelle drucken, empfiehlt es sich, zuerst den gewünschten Bereich zu markieren, um anschließend im Druckendialog den Auswahlschalter MARKIERUNG zu wählen.

Der Druckauftrag wird durch Betätigen von OK losgeschickt.