Excel: Einsatz von Diagrammen

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Syllabus-Modul 4-Excel 2003

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Inhaltsverzeichnis

Einsatz von Diagrammen

Überblick über das Diagramm

Jaws bietet mit JAWS+F1 einen Überblick über das geöffnete Diagramm an. Es beschreibt

  • den Diagrammtyp.
  • den Diagrammtitel.
  • den sichtbaren Bereich.
  • den Bereich, in dem Werte eingetragen sind.
  • die Bezeichnung der Achsen.

Hilfreich ist dies besonders, um einen Überblick über den Umfang eines Diagramms zu bekommen. Es vermeidet, Zelleintragungen zu vergessen.


Überblick über den Inhalt der Spalten und Zeilen bekommen

Nicht immer sind alle Zellen und Zeilen lückenlos ausgefüllt. Dies kann dazu führen, dass man an einer Lücke nicht mehr weiterliest, da man am vermeintlichen Ende ist. Mit der Tastenkombination

  • STRG+UMSCHALT+C kann man alle Zellen der aktuellen Spalte auflisten und per Pfeiltasten schnell auswählen.
  • STRG+UMSCHALT+R kann man alle Zellen der aktuellen Zeile auflisten und per Pfeiltasten schnell auswählen.


Mit Diagrammen kann man Zahlenreihen zu einer leicht zu lesenden Aussage oder einem Ergebnis zusammenfassen. Um aussagekräftige Diagramme zu bekommen, muss jedoch im Vorfeld genau überlegt werden, welcher Diagrammtyp geeignet ist.

Verschiedene Diagrammtypen

Am häufigsten werden Säulen-, Balken- und Liniendiagramme verwendet.

Säulendiagramme:

Will man z.B. die Entwicklung der Schülerzahl einer Schule über mehrere Jahre darstellen, kann man sehr gut ein Säulendiagramm benutzen. Für jedes Jahr wird eine Säule gezeichnet. Der Vergleich der Schülerzahlen lässt sich dann sehr leicht über die Höhe der Säulen ablesen.

Allgemein kann man sagen, dass sich Säulendiagramme eignen, Entwicklungen über einen Zeitraum darzustellen, deren Daten in festen Zeiträumen erhoben werden.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Balkendiagramm

In der Schulkioskbesprechung soll es um die Absatzzahlen der verkauften Produkte gehen: Wie viele Brezeln, Saftflaschen, Snickers oder Hanuta wurden im Schuljahr verkauft? Der Kioskmanager wählt für die Darstellung ein Balkendiagramm, weil die Stückmenge im Diagramm die wichtige Information ist und leichter waagrecht abgelesen werden kann. Am linken Rand befindet sich der Produktname.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Liniendiagramm

Aktienkurse und Temperaturverläufe sind typische Beispiele für den Einsatz eines Liniendiagramms.

Ein Liniendiagramm zeichnet sich dadurch aus, dass eine kontinuierliche Änderung, meist über einen Zeitraum, stattfindet. Würde man Temperaturen mit einem Balkendiagramm darstellen, würde dies bedeuten, dass eine Temperatur nur zu den angegebenen Zeitpunkten bestanden hätte. In Wirklichkeit ist die Temperatur einem ständigen Wechsel unterworfen.

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Kreisdiagramm

Die Aufteilung der Sitze bei den Bundestagswahlen oder die Stimmenaufteilung der Klassensprecherwahl lässt sich sehr gut mit einem Kreisdiagramm darstellen. Ein Kreisdiagramm stellt immer die Aufteilung einer ganzen Menge oder von 100 Prozent dar. Ein wie großes Stück Kuchen haben Max, Gisela, ... vom ganzen Kuchen bekommen...

Beispiel zum Ausdrucken und Aufschäumen.

Diagramme lesen

Im folgenden Abschnitt wird es darum gehen, wie man mit Hilfe von JAWS ein Diagramm lesen kann.

Erhält ein Exceldiagramm den Fokus, liest JAWS den virtuellen Cursor aus. Im Diagramm navigiert man mit den Pfeiltasten RAUF und RUNTER. Möchte man das Diagramm nicht mehr auslesen, drückt man ESCAPE und gelangt dann wieder auf das Arbeitsblatt. Der virtuelle Cursor wird dann nicht mehr benutzt.

Erkunden eines Diagramms

Als Anfänger des Diagrammauslesens sollte man sich das Beispieldiagramm, wenn möglich, auch auf Folie aufschäumen und zum besseren Verständnis auch die Grafik genau betrachten.

Beispiel Balkendiagramm

  • Begonnen wird mit der Diagrammüberschrift, hier "Gesamtpunktzahl"
  • Geht man mit RUNTER weiter, erhält man die Information, um welchen Balkentyp es sich handelt, hier: "Gruppierter Balken"
  • Als Nächstes wird der Diagrammtyp näher beschrieben, hier "Das Diagramm enthält 1 verschiedene, horizontale Balken". Man hat nun die Information, dass es sich um ein horizontales Balkendiagramm handelt, welches aus einer Balkengruppe besteht.
  • Geht man weiter, erhält man die Information über die Achsenbeschriftung.
  • Anschließend wird der Achsenwert "Kategorie=Name" angegeben, dann der entsprechende "Wert".
  • Durch erneutes RAUF oder RUNTER kann man von Datenpunkt zu Datenpunkt wechseln.

Achtung: Haben mehrere Kategorien den gleichen Wert, werden diese von Jaws zusammengefasst. Jaws zeigt dann den Bereich "Kategorie=Fischer bis Kategorie=Karl, Wert=96" gesammelt an, anstatt die gleichen Punkte einzeln anzusagen.

Diagramme aus einer Tabelle erstellen

Säulendiagramm erstellen

Aus der Schülerstatistik soll ein Säulendiagramm (siehe Tabelle) erstellt werden:

Schuljahr Schülerzahl
2008 96
2007 89
2006 88
2005 91
2004 95
2003 96
2002 90
2001 87
2000 70

An der X-Achse sollen die Schuljahre und an der Y-Achse die Schülerzahl aufgetragen werden.

Beispiel für ein Säulendiagramm. Bitte für die folgende Anleitung herunterladen.

  • Der Diagrammassistent versucht, den Datenbereich der Tabelle automatisch zu erkennen. Es empfiehlt sich aber, den gewünschten Datenbereich im ersten Schritt

zu markieren.

  • Hat man den Datenbereich entsprechend der oben dargestellten Tabelle von A1 bis B10 markiert, öffnet man das Dialogfenster "Diagramm" unter EINFÜGEN /DIAGRAMM

(ALT,E,D).

  • Im Auswahlfeld "Diagrammtyp" wählt man "Säulen" mit den Pfeiltasten aus und wechselt mit TAB zum Auswahlfeld "Diagrammuntertyp". Für dieses Beispiel benötigt

man den Typ "Gruppierte Säulen". Mit WEITER (Alt+W) geht man nun zu Schritt 2 des Diagrammassistenten.

  • Der Fokus zeigt den Datenbereich. Dieser sieht für dieses Beispiel so aus:

=Tabelle1!$A$1:$B$10

  • Mit TAB gelangt man zum Auswahlschalter Zeilen oder Spalten. Der Schalter Spalten sollte in diesem Fall gewählt werden, da die Datenreihen der Tabelle

sich in Spalten befinden.

  • Nun hat man den Zellenbereich so gewählt, dass im Diagramm zwei verschiedene Säulen angezeigt würden, zum einen eine blaue Säule für das Schuljahr, also

2007, 2008, ... und zum anderen die Schülerzahl in einer zweiten (roten) Säule. Dies ist darauf zurückzuführen, dass zwei Spalten als Datenbereich gewählt wurde. Um dies zu ändern, wechselt man in die Registerkarte "Reihe" mit STRG+TAB.

  • In der Registerkarte "Reihe" kann man nun Datenreihen hinzufügen oder entfernen. Wir wollen die Datenreihe, die zu viel ist, entfernen, also die Datenreihe

"Schuljahr". Im Listenfeld "Datenreihe" wählt man hierfür "Schuljahr" und wechselt durch viermaliges Drücken von TAB auf den ENTFERNEN Schalter (ALT+T).

  • Mit TAB geht man zum Eingabefeld "Beschriftung für die Rubrikenachse (X)" weiter. Hier gibt man den zuvor gelöschten Datenbereich der Schuljahre ein:

=Tabelle1!A2:A10

  • Es reicht nicht aus, nur den Datenbereich in dieses Feld einzutragen, es wird auch der Tabellenname benötigt, aus der der Datenbereich stammt.

=Tabellenname!Wert1:WertX

  • Mit WEITER (ALT+W) wechselt man nun zum dritten Schritt, den Diagrammoptionen.
  • In den Diagrammoptionen werden Einstellungen zum Titel, zu den Achsen, den Gitternetzlinien, der Legende, der Datenbeschriftung und den Datentabellen

vorgenommen.

  • Es empfiehlt sich auf jeden Fall, die Achsenbeschriftung und den Diagrammtitel in der Registerkarte "Titel" einzutragen.
    Mit TAB gelangt man in die entsprechenden Eingabefelder. Es sollte Folgendes eingetragen werden:
    • Diagrammtitel: Schülerstatistik
    • Rubrikenachse (X): Schuljahr
    • Größenachse (Y): Schülerzahl
    Die Legende wird bei einem Säulendiagramm mit einer Säulenart nicht benötigt und sollte deshalb durch Deaktivieren des Kontrollfelds "Legende anzeigen"

in der Registerkarte entfernt werden. In die Registerkarte gelangt man durch STRG+ 3mal TAB.

  • Mit WEITER gelangt man zum 4. Schritt, dem Diagrammspeicherort. Dort lässt sich auswählen, ob man das Diagramm in die Tabelle einbinden möchte oder, ob

das Diagramm als neues Datenblatt gespeichert werden soll. Für Präsentationen und für die Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, das Diagramm als neues Datenblatt anzulegen. Damit ist der Auswahlschalter "Als neues Blatt" zu wählen. Mit TAB gelangt man schließlich in das Eingabefeld, um dem Diagramm einen aussagekräftigen Namen (hier: Diagramm Schülerzahlen) zu geben.

Das Diagramm ist nun fertig erstellt. Zusammenfassend sei nochmals darauf hingewiesen, dass man sich für die Erstellung eines Diagramms unbedingt im Vorfeld im Klaren sein muss, welchen Diagrammtyp man möchte und, wo sich welche Datenreihen befinden sollen.

Balkendiagramm erstellen

Aus der Wochenverkaufsstatistik des Schulkiosks soll ein Balkendiagramm erstellt werden.

Artikel Menge
Hanuta 31
Snickers 25
Brezel 40
Orangensaft 22
Milch 14

Man kann entsprechend dem Erstellen eines Säulendiagramms vorgehen.

Beispiel für ein Balkendiagramm. Bitte für die folgende Anleitung herunterladen.

Anhand dieses Beispiels soll nun gezeigt werden, wie man bereits durch Vorauswahl des Datenbereichs strukturiert vorgehen kann, um einige Einstellungsschritte im Diagrammassistenten zu sparen.

Zunächst muss man sich im Klaren sein, dass die Artikel des Kiosks als Achsenbeschriftung der y-Achse benötigt werden und die Menge über die x-Achse aufgetragen wird, also die Länge der Balken bestimmt.

  1. Die Mengen der einzelnen Artikel werden markiert (Zelle B2 bis B6).
  2. Der Diagrammassistent (ALT,E,D) wird gestartet.
  3. Im Listenfeld Diagrammtyp wird der Diagrammtyp Balken gewählt, mit TAB wechselt man zum Diagrammuntertyp und wählt dort "Gruppierte Balken".
  4. Mit WEITER wechselt man zum Schritt - Diagrammquelldaten. In diesem Fenster muss man dann mit STRG+TAB auf die Registerkarte "Reihe" wechseln, um dort die Beschriftung der Rubrikenachse x-Achse) einzutragen.
    In das Feld "Beschriftung der Rubrikenachse" trägt man =Tabelle!A2:A6 ein
  5. Mit WEITER wechselt man nun zu den Programmoptionen (Schritt 3).
    Dort werden der Diagrammtitel, die Beschriftung der Rubrikenachse (X-Achse) und die Größenachse (Y-Achse) eingetragen.
    Für dieses Beispiel:
    1. Diagrammtitel: Kioskumsatz pro Woche
    2. Rubrikenachse: Artikel
    3. Größenachse: Stück
  6. Besteht das Diagramm nur aus einer Balkenkategorie, lässt sich in der Registerkarte "Legende" das Feld "Legende anzeigen" deaktivieren. Zur Registerkarte

Legende gelangt man mit 3-mal STRG+TAB. Die Legende ist nur dann sinnvoll, wenn man mehrere Balkenkategorien in einem Diagramm darstellt, z.B., wenn man die Verkaufszahlen des Kiosk zweier Jahre vergleichen möchte.

  1. Mit WEITER gelangt man zum letzten Schritt, dem Diagrammspeicherort. Es empfiehlt sich, alle Diagramme "Als neues Blatt" einzufügen.

Liniendiagramm erstellen

Im folgenden Beispiel wird ein Liniendiagramm für zwei Temperaturverläufe in einem Diagramm erstellt.

Die prinzipielle Vorgehensweise kann man der vorherigen Beschreibung entnehmen. Es wird nur noch auf Besonderheiten hingewiesen.

Beispiel für ein Liniendiagramm.

Vorgehen:

  1. Beide Datenreihen B und C markieren.
  2. Den Diagrammassistenten öffnen.
  3. In der Liste Diagrammtyp "Linie" auswählen, mit TAB in die Auswahl Diagrammuntertyp wechseln und Linie auswählen. '
  4. Wie gewohnt Schritt für Schritt durcharbeiten.
  5. Mit WEITER wechselt man nun zu den Programmoptionen (Schritt 3).
    Dort wird der Diagrammtitel, die Beschriftung der Rubrikenachse (X-Achse) und die Größenachse (Y-Achse) eingetragen.
    Für dieses Beispiel:
    1. Diagrammtitel: Temperaturverlauf bei unterschiedlichen Wassermengen
    2. Rubrikenachse: Zeit in Sekunden
    3. Größenachse: Temperatur
  6. Mit TAB wechselt man nun in die Registerkarte "Legende". Dort kann man die Platzierung der Legende bestimmen, oder ganz ausschalten. Die Legende zeigt

normalerweise die Spaltenüberschrift und die entsprechende Darstellung der Werte im Diagramm (Art der Linie, Farbe,...) an. Dies macht dann Sinn, wenn mehrere Linien in einem Diagramm dargestellt werden.

  1. Mit WEITER gelangt man zum letzten Schritt, dem Diagrammspeicherort. Es empfiehlt sich bei allen Diagrammen, diese "Als neues Blatt" einzufügen. Der Namensvorschlag

"Diagramm1" lässt sich überschreiben.

Kreisdiagramm erstellen

"Wenn am Sonntag Wahlen wären, würden die Bürger nach aktueller Hochrechnung wie folgt wählen...". So ähnlich erleben wir es immer in der Zeit vor den Wahlen. In der Presse werden dann die Verhältnisse meist in Form eines Kreisdiagramms (auch Tortendiagramm genannt) dargestellt. Diese Diagrammform macht immer dann Sinn, wenn man Verhältnisse bezogen auf das Ganze (also 100 %) darstellen möchte. Im folgenden Beispiel wird die Aufteilung der 612 Bundestagssitze dargestellt.

Beispiel für ein Kreisdiagramm.

Beschriftungen zum Diagramm hinzufügen

Grundsätzlich kann man alle Diagrammeinstellungen ändern. Die entsprechenden Menüs sind unter dem Menüpunkt "Diagramm" zu finden. Doch Achtung, dieser befindet sich nur auf der Menüleiste, wenn man sich auf einem Datenblatt mit Diagramm befindet.

Im Abschnitt " Säulendiagramm erstellen" (siehe oben) wurde bereits beschrieben, wie man die Beschriftung eines Diagramms vornimmt. Hat man diesen Abschnitt noch nicht gelesen, sollte man dies nachholen, um an dieser Stelle weiter folgen zu können.

Über das Menü DIAGRAMM / DIAGRAMMOPTIONEN gelangt man in den entsprechenden Dialog, von dort aus verfährt man wie oben beschrieben.

Farbformatierungen ändern

Diagrammlinien, Diagrammbalken oder Kreissegmenten werden beim Erstellen automatisch Farben zugeordnet. Außerdem wird die Zeichnungsfläche gewöhnlich mit grauer Farbe hinterlegt. Excel bietet die Möglichkeit, diese Farben nachträglich zu ändern. Dazu aktiviert man gewöhnlich mit der Maus das gewünschte Element im Diagramm und wählt anschließend die entsprechende Option mit der linken Maustaste aus. Für Braillenutzer ist der Weg etwas komplizierter. Daher wird hier nicht darauf eingegangen.

Schriftformatierungen ändern

Text in Diagrammtiteln, Achsen und Legenden wird beim Erstellen automatisch formatiert. Excel bietet die Möglichkeit, diese Formatierungen nachträglich zu ändern. Dazu aktiviert man gewöhnlich mit der Maus das gewünschte Element im Diagramm und wählt anschließend die gewünschte Option. Für Braillenutzer ist der Weg etwas komplizierter. Daher wird hier nicht darauf eingegangen.

Diagrammtyp ändern

Hat man das Diagramm geöffnet, ist im Menü der erweiterte Punkt "Diagramm" zu wählen. Dort kann man das Dialogfenster "Diagrammtyp" auswählen und genauso wie beim Erstellen eines neuen Diagramms den Typ auswählen. Die Ansicht wird dann entsprechend angepasst.

Diagramme kopieren und löschen

Diagramme lassen sich genauso kopieren wie eine Excel-Mappe. Am einfachsten geht dies über das Menü "Bearbeiten/Blatt verschieben/kopieren".

Im Dialogfeld "Verschieben oder kopieren" markiert man im Listenfeld "Einfügen vor" das zu kopierende Diagramm. Anschließend wechselt man mit TAB zum Punkt "Kopie erstellen" und aktiviert das Kontrollfeld. Durch Betätigen von EINGABE wird das Diagramm kopiert.

Im Menü "Bearbeiten" befindet sich der Menüpunkt "Blatt löschen". Selbstverständlich muss das zu löschende Diagramm zuvor gewählt sein.

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