Excel: Einstieg: Formeln und Funktionen

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Inhaltsverzeichnis

Einstieg: Formeln und Funktionen

In diesem Abschnitt erfährt man:

  • Die wichtigsten mathematischen Begriffe, um mit Excel arbeiten zu können.
  • Wie man ganz einfache Formeln eingibt und sich das Ergebnis berechnen lässt.
  • Wie Zellbezüge in Formeln und Funktionen ihren Einsatz finden.

Grundlegendes

Die Tabelle in Excel ist vergleichbar mit einem Rechenblatt oder Formular. Werte werden in diesem gesammelt; also in die dafür vorgesehenen Felder geschrieben. Im nächsten Schritt werden die eingetragenen Werte miteinander rechnerisch verknüpft. Dafür gibt es die unterschiedlichsten Methoden. Die wahrscheinlich gängigste ist die Summenbildung mehrerer Werte. Dies kann man sich auch als Kassenzettel oder Rechnung vorstellen.

Der größte Vorteil an einem elektronischen Rechenblatt ist, dass die Eingabewerte immer wieder geändert werden können und die Berechnung die Änderungen entsprechend berücksichtigt. Für eine Rechnung bedeutet dies, dass immer nur ein Betrag zu ändern ist, der neue Rechnungsbetrag wird dann automatisch errechnet.

Bevor nun die erste Formel eingegeben wird, muss man noch wissen, dass:

  • ein Gleichheitszeichen (=) am Anfang in eine Zelle geschrieben bedeutet, dass die folgende Eingabe als Berechnungsformel ausgewertet wird.
  • man eine Berechnung auch mit Plus (+) und Minus (-) einleiten kann.
  • eine Berechnung aus mindestens einem Operator und zwei Operanden besteht. Operatoren sind alle Rechenzeichen (+, -, /, usw.). Operanden sind die Zahlenwerte. Operanden und Operatoren bilden zusammen eine Formel.

Die ersten Berechnungen anhand von Arithmetischen Formeln

Arithmetische Formeln sind einfachste Formeln, die jedem geläufig sind. Sie besitzen die Operatoren Addition (+), Subtraktion (-), Division (/), Multiplikation (*), Potenz (^) und Prozent (%).

Gibt man nun eine Formel mit diesen Operatoren in eine Zelle ein, erhält man unmittelbar nach dem Betätigen der EINGABE-Taste das Ergebnis.

Beispiele:

=5+4 ist gleich 5 plus 4
=12/3 ist gleich 12 dividiert durch 4
=7-3 ist gleich 7 minus 3
=3*4 ist gleich 3 multipliziert mit 4
=4^2 ist gleich die 2. Potenz von 4
=5% ist gleich 5 Prozent

Rangfolge der Operatoren

Excel berücksichtigt auch die bekannte Regel "Punktrechnung geht vor Strichrechnung".

Rechnen mit Klammern

Aus dem Mathematikunterricht kennen wir die Bedeutung von Klammern. Die Klammern müssen auch beim Arbeiten in Excel bedacht werden. Hier ein Beispiel:

ohne Klammer =5-3*5 -10
mit Klammer =(5-3)*6 12

Fehlermeldungen - Standardfehlermeldungen

Wird eine Funktion fehlerhaft in die Zelle eingetragen, öffnet sich ein Dialogfeld, das auf einen Fehler hinweist. Excel macht einen Lösungsvorschlag, der durch Klicken von JA übernommen und durch NEIN verworfen wird. Der Hilfetext des Dialogfeldes ist jedoch nur durch die Sprachausgabe zugänglich.

Wird NEIN betätigt, öffnet sich erneut ein Dialogfenster, das auf drei verschiedene Möglichkeiten der Fehlersuche hinweist:

  • Klicken Sie auf HILFE, um Informationen zur Behebung von verbreiteten Problemen in Formeln zu erhalten.
  • Klicken Sie auf OK und dann auf den Befehl FUNKTION im Menü EINFÜGEN, um Hilfe beim Erstellen der Formel zu erhalten.
  • Wenn Sie nicht versuchen, eine Formel einzugeben, vermeiden Sie Gleichheitszeichen (=) oder Minuszeichen (-). Falls diese Zeichen erforderlich sind, fügen

Sie vorher ein einzelnes Anführungszeichen (') ein.

Bei diesem Dialogfeld gilt ebenso, dass es nur mit der Sprachausgabe auslesbar ist.

Übung

Es empfiehlt sich, die oben genannten Beispiele in Excel auszuprobieren. Man muss dabei daran denken, dass jede Formel mit einem Gleichheitszeichen beginnt.


Download Übung: Einfachste Formeln

Download Übung: Rechnen mit Klammern

Der Einsatz von Zellbezügen in Formeln

Richtig interessant wird Excel erst durch den Einsatz der Zellbezüge. Zur Verdeutlichung, was damit gemeint ist, ein kleines Beispiel:

Die Gesamtkosten der Klassenfahrt sollen berechnet werden. Hierfür steht in der ersten Zelle A2 die Anzahl der Schüler. In der danebenstehenden Zelle B2 steht der Preis pro Schüler. In der Zelle C2 steht nun die Formel =A2 *B2 (ist gleich A2 mal B2). Die Formel nimmt nun die Werte, die in den Zellen A2 und B2 stehen, und verrechnet diese. Das Ergebnis sollte dann so aussehen:

A B C
1 Anzahl Preis pro Schüler Gesamtpreis
2 8 180 =A2*B2

Vorteilhaft am Einsatz der Zellbezüge ist, dass die Anzahl oder der Preis pro Schüler beliebig geändert werden kann. Die Formel zur Berechnung kann also anstatt mit Zahlen mit Variablen aufgestellt werden. Als Variablen dienen die Zellbezüge, die sich aus den Buchstaben der Spaltenbezeichnung und den Zahlen der Reihenbezeichnung zusammensetzen (z.B. A1, B3, D4, ...).

In der einfachsten Form kann man Zellbezüge dazu verwenden, den gleichen Wert an mehreren Stellen nochmals in der Tabelle anzuzeigen.

z.B:

15 =A1
=A1
Übung

Stellen Sie die Tabelle nach, indem Sie die Werte in eine leere Tabelle eintragen. Sie werden sehen, dass statt =A1 der in A1 eingetragene Wert dargestellt wird.

Vorteilhaft ist hier, dass man gleiche Werte nur an einer Stelle ändern muss, wenn Sie an mehreren Stellen in der Tabelle vorkommen.

Allgemein kann man festhalten, dass ein Zellbezug auf eine andere Zelle verweist und deren Wert darstellt oder zur Berechnung heranzieht.

Download Übung: Rechnen mit Zellbezug

Download Übung: Gleiche Werte an mehren Stellen

Zellbezüge per Pfeilsteuerung erstellen

Kennt man den Zellbezug nicht per Namen (z.B. A4, D6, ...), lässt sich dieser auch mit den Pfeiltasten ansteuern und als Zellbezug übernehmen. Hierfür genügt es, in der gewünschten Zelle ein Gleichheitszeichen einzufügen und anschließend, ohne EINGABE zu drücken, mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle zu wechseln. Hat man diese erreicht, wird der Vorgang durch Drücken der EINGABE-Taste abgeschlossen. In der Zelle steht nun der gewünschte Zellbezug.

Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Die Möglichkeit, Bezüge zu anderen Zellen herzustellen, hat wahrscheinlich mit zu Excels Verbreitung beigetragen. Zellbezüge können nicht nur in einer Tabelle hergestellt werden, es können beliebige Zellbezüge hergestellt werden. Nicht nur jede Zelle des Arbeitsblattes kann als Zellbezug dienen, auch jede Zelle eines anderen Arbeitsblattes der Arbeitsmappe. Sogar Zellen andere Excelmappen sind möglich. Für Profis sei angemerkt, dass als Zellbezüge ebenfalls andere Quellen wie Access, SQL, ... verwendet werden können. Diese Vorgehensweise wird hier aber nicht weiter angesprochen.

Zellbezüge auf ein anderes Arbeitsblatt gibt man wie folgt an:

=TabelleX!Zelle

Beispiel: Der Inhalt der Zelle B2 der Tabelle2 soll in der Tabelle1 in der Zelle A1 angezeigt werden. In die Zelle A1 der Tabelle1 wird "=Tabelle2!B2" geschrieben. Vor dem Ausrufezeichen wird der Tabellenname geschrieben, nach dem Ausrufezeichen der Zellbezug.

Download Beispiel: Zellbezug auf ein anderes Arbeitsblatt

Zellbezug in eine andere Arbeitsmappe

Möchte man einen Zellbezug auf eine andere Mappe erstellen, so wird die oben beschriebene Schreibweise um den Namen der Datei erweitert.

=[Datei.xls]TabelleX!Zelle

Beispiel: In diesem Beispiel wird die Zelle D5 der Mappe2 in der Mappe1 dargestellt: "[Mappe2.xls]Tabelle1!D5". Der Dateiname wird in eckigen Klammern vor den Ausdruck geschrieben.

Formeln und Funktionen vererben

Eine der Stärken von Excel ist die Fähigkeit, dass es Formeln, bzw. Funktionen, vererben kann.

Unter Vererbung ist hierbei zu verstehen, dass eine Formel von einer Zelle in eine andere übertragen werden kann. Dabei unterscheidet sich das Vererben vom Kopieren insofern, dass sich die Zellbezüge entsprechend anpassen.

In der folgenden Tabelle ist dies gut zu sehen. Die Zellen D2, D3 und D4 unterscheiden sich nur durch die Zeilennummern. In Excel genügt es, die erste Formel in D2 einzutragen. Die Formel nach D3 und D4 können vererbt werden.

Beispieltabelle:

A B C D
1 Titel Anzahl Preis pro Schüler Gesamtpreis
2 Übernachtung 9 90 =B2*C2
3 Eintrittsgelder 9 14 =B3*C3
4 Fahrtkosten 9 31 =B4*C4

Die Vererbung erfolgt am einfachsten durch die Funktion KOPIEREN und EINFÜGEN. (Mit STRG+C kopieren und in die gewünschte Zelle mit STRG+V einfügen).

  1. Soll tatsächlich mit STRG+V nur eine Kopie eingefügt werden, muss nach dem Kopieren der Funktion die Funktion INHALTE EINFÜGEN unter BEARBEITEN / INHALTE EINFÜGEN (ALT,B,F) gewählt werden. Im sich öffnenden Dialogfeld wählt man nun aus, was in die Zelle eingefügt werden soll. Es stehen Optionen wie ALLES einfügen, FORMELN einfügen, WERTE einfügen, ... per Auswahlschalter zur Verfügung. Die einzelnen Felder des Auswahlschalters lassen sich mittels PFEIL-Taste erreichen.
  2. Möchte man die Funktion in alle Zellen der Spalte vererben, muss man
    • mit STRG+C die Funktion kopieren,
    • anschließend mit der Pfeiltaste eine Zelle nach unten wechseln,
    • nun mit der Tastenkombination STRG+UMSCHALT+PFEILAB alle Zellen unterhalb markieren,
    • durch Betätigen der EINGABETASTE die Funktion in alle markierten Felder einfügen.

Entsprechendes Vorgehen gilt natürlich auch für die zeilenweise Vererbung.

Übung

Lade die Datei auf den Rechner und vervollständige die Spalte D.

Download Übung: Funktionen vererben

Relative, gemischte und absolute Zellbezüge

Im vorherigen Abschnitt wurde die Möglichkeit der Vererbung von Zellbezügen gezeigt. Manchmal möchte man aber eine Formel kopieren, ohne dass sich die Zellbezüge verändern. Hierfür bietet EXCEL die Möglichkeit, mit absoluten oder gemischten Zellbezügen zu arbeiten.

Absolute Zellbezüge

Unter absoluten Zellbezügen versteht man Zellbezüge, die sich nicht vererben lassen, sondern nur kopiert werden.

Der Zellbezug =A1+5 in der Zelle B1 verändert sich in =A2+5, wenn dieser in die Zelle B2 kopiert bzw. vererbt wird. Möchte man, dass sich A1 nicht in A2 ändert, muss der Zellbezug so beschrieben werden: =$A$1+5

  • Für absolute Zellbezüge muss das Dollarzeichen ($) vor dem Buchstaben und vor der Zahl stehen.

Gemischte Zellbezüge

Möchte man jedoch den Zellbezug nur für die Spalte oder Zelle absolut haben, so wird

  • für die absolute Spalte das Dollarzeichen vor den Buchstaben ($A3) geschrieben, oder
  • für die absolute Reihe das Dollarzeichen vor die Zahl (A$3) geschrieben.

Wechsel zwischen relativen, absoluten und gemischten Zellbezügen

Der Wechsel zwischen den verschiedenen Varianten der Zellbezüge kann per Tastenkombination geschehen.

Hierfür wird

  1. die Zelle, die die Formel enthält, markiert,
  2. mit F2 in die Bearbeitungszeile gewechselt und
  3. durch Drücken von F4 zwischen den Zellbezügen gewechselt.
    • einmaliges Drücken: absoluter Zellbezug
    • zweimaliges Drücken: relativer Spaltenbezug, absoluter Zeilenbezug
    • dreimaliges Drücken: absoluter Spaltenbezug, relativer Zeilenbezug

Übung

In dieser Übung soll ein Sparrechner mit Zinseszinsfunktion entworfen werden. Nur jeweils an einer Stelle soll der Zinssatz und der monatliche Sparbetrag eingetragen werden. Diese Werte sollen mittels absolutem Zellbezug so in der Tabelle Verwendung finden, dass sie nicht noch einmal eingetragen werden müssen. Dies hat den Vorteil, dass Zinssatz und Sparbetrag nur an einer Stelle verändert werden müssen und sich die ganze Zinstabelle entsprechend anpasst.

Diese Tabelle gibt ein Beispiel:

A B C D E
1 Zinssatz: 5,00%
2 monatlicher Sparbetrag: 100
3 Jahre jährliche Sparsumme Sparguthaben Zinsen auf das Sparguthaben Sparguthaben mit Zinsen p.a.
4 1 1200 1200 60 1260
5 2 =C2*12 2460 123 2583
6 3 =C2*12 =B6+E5 =C6*C1 =C6+D6
7 . ... ... ... ...

Lade die Tabelle auf den Rechner Übung: Sparrechner und vervollständige die Tabelle entsprechend den Angaben der obigen Tabelle. Beachte, dass an einigen Stellen der absolute Zellbezug noch nicht eingetragen wurde.

Lösung: Lösung: Sparrechner

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