Excel: Formatierung von Zellen
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Zellenformatierung
In diesem Kapitel geht es darum, wie man die Inhalte der Zellen formatiert. Dabei geht es nicht nur um:
- Schriftarten, -größen, -farben usw.,
sondern auch um:
- Zahlenformate wie Datum, Zahlen, Währung, usw.
und um:
- Rahmen und Hintergründe sowie die
- Ausrichtung der Zellinhalte
Dialogfeld "Zellen formatieren" öffnen
Alle Formatierungen lassen sich im Dialogfeld "Zellen formatieren" vornehmen. Das Dialogfeld wird über das Menü mit FORMAT / ZELLEN (ALT,T,Z) oder kurz STRG+1 geöffnet.
Schriftarten, Schriftgrad und Schriftfarben
Die Schriftart, Schriftgröße und -farbe wird in der Registerkarte SCHRIFT geändert. Um zu dieser zu gelangen, drückt man wiederholt STRG+TAB.
Durch Drücken von TAB bzw. SHIFT+TAB navigiert man durch die Registerkarte.
- Genauso wie bei Word und Co kann man im Eingabefeld "Schriftart" mit den Pfeiltasten die gewünschte Schriftart heraussuchen.
- Den Schriftgrad wählt man im Eingabefeld "Schriftgrad"
- Den Schriftschnitt, ob "Fett, Kursiv oder Standard" sucht man im Eingabefeld "Schriftschnitt" aus
- Die Farbe wird über die Ausklappliste Farbe ausgewählt. JAWS gibt über die Sprachausgabe die voreingestellte Farbe an. Mit der Pfeiltaste AB wird die Auswahlliste geöffnet. Zuerst wird "Farbe automatisch" angeboten. Diese ist normalerweise automatisch eingestellt und gewährleistet, dass keine weiße Schrift auf weißem Hintergrund oder eine andere, unlesare Farbkombination eingestellt ist. Will man eine bestimmte Farbe wählen, navigiert man sich anschließend durch eine Matrix von Farben, die jeweils von JAWS benannt werden. Zur besseren Orientierung sei erwähnt, dass durch die Pfeiltasten rechts oder links die Grundfarben und mit den Pfeiltasten AUF die jeweilig dunkleren und mit AB die jeweilig helleren Farbtöne ausgewählt werden können.
Format: fett, kursiv und unterstrichen
Am leichtesten lassen sich die Zellinhalte fett, kursiv oder unterstrichen formatieren, indem man Tastenkombinationen einsetzt.
- STRG+SHIFT+F für Fettdruck,
- STRG+SHIFT+K für Kursivdruck und
- STRG+SHIFT+U für Unterstreichungen.
Die Einstellung kann entweder für die ganze Zelle beim Fokussieren der Zelle oder nach dem Abschließen des Eingabevorgangs vom System übernommen werden. Ändert man die Schrift auf Fett während der Eingabe in einer Zelle, wird die Änderung nicht für alle Zeichen in der Zelle übernommen, sondern nur ab der Stelle der Änderung.
Hinweis JAWS
Zur Kontrolle kann man sich mit JAWS+F den Schriftgrad und die aktuellen Attribute der Zelle ansagen lassen.
Hintergrundfarbe des Zellinhaltes ändern
Zur Hervorhebung von bestimmten Zellen bietet es sich nicht nur an, die Schriftfarbe zu ändern, sondern auch die Hintergrundfarbe der Zellen.
Meist wählt man in Excel zur Hervorhebung eine Hintergrundfarbe wie gelb oder ein helles Grau. Möchte man eine besondere Zahl kenntlich machen, z.B. eine negative Zahl, wählt man meist eine rote Schriftfarbe.
Die Farbe des Hintergrundes wird folgendermaßen geändert:
- Öffnen des Dialogfelds "Zellen formatieren" mit STRG+1 oder über das Menü FORMAT/ZELLEN.
- Wechseln auf die Registerkarte "Muster" mit STRG+TAB oder STRG+PFEILTASTE
- Im Register "Muster" geht man mit TAB auf die Schaltfläche "Keine Farbe". Aktiviert man diese, kann man Hintergrundfarben entfernen. Zur Farbauswahl gelangt man von dieser Stelle an mit den Pfeiltasten AB oder AUF, bzw. RECHTS oder LINKS. Die Farbpalette ist genauso wie im Abschnitt Schriftfarben (siehe oben) angeordnet.
- Die Auswahl wird mit OK abgeschlossen.
Zellinhalte ausrichten
Inhalte einer Zelle können linksbündig, zentriert, rechtsbündig bzw. nach oben oder unten ausgerichtet werden.
Die Ausrichtung der Inhalte wird im Dialogfeld "Zellen formatieren" in der Registerkarte "Ausrichtung" vorgenommen.
Zum Öffnen geht man folgendermaßen vor:
- ALT+F,Z oder STRG+1
- Wechseln mit STRG+TAB auf die Registerkarte "Ausrichtung"
Den Text kann man in der Horizontalen und in der Vertikalen ausrichten. Dabei ist die Ausrichtung zur Zelle gemeint. Horizontal meint die Verteilung des Textes auf den rechten und linken Rand der Zelle bezogen. Die vertikalen Einstellungen beziehen sich auf die Verteilung des Textes zwischen oberer und unterer Zellenbegrenzung.
1) Mit ALT+H gelangt man in die Ausklappliste "Horizontal", aus der man Folgendes auswählen kann:
- Standard
- Links (Einzug): Der Text wird linksbündig ausgerichtet, das heißt, der Text beginnt am linken Zellenrand. Mit TAB kann man in das Eingabefeld "Einzug" wechseln, in dem man den Abstand von Links eingeben kann.
- Zentriert: Der Text wird in der Horizontalen an der immaginären Mittellinie der Zelle ausgerichtet.
- Rechts (Einzug): Der Text wird rechtsbündig ausgerichtet. Den Abstand vom rechten Rand kann man wie beim Einzug links einstellen.
- Ausfüllen: Die Zelle wird mit dem Zellentext so ausgefüllt, bis die Zelle voll ist.
- Blocksatz: Der Text wird über die Zelle verteilt.
2) In die VERTIKALE Ausrichtung in der Zelle gelangt man mit ALT+V. Dort stehen zur Verfügung:
- OBEN: Der Text beginnt am oberen Zellenrand.
- ZENTRRIERT: Der Text wird zentriert dargestellt.
- UNTEN: Der Text wird auf den unteren Rand gesetzt.
- BLOCKSATZ: Der Text wird durch Laufweitenänderung der Schrift über die ganze Zelle verteilt.
- VERTEILT: Der Text wird auf die ganze Zelle durch Schriftgrößenänderung oder Laufweitenänderung der Schrift verteilt.
Zeilenumbruch in der Zelle
Standardmäßig schreibt Excel den Text in der Zelle in eine Zeile. Bei Spaltenüberschriften kommt es immer mal wieder vor, dass die Überschrift länger ist als die Zellenbreite. Möchte man die Zellenbreite aber nicht verbreitern, empfiehlt es sich, einen Zeilenumbruch in der Zelle einzustellen. Dieser kann per Hand mit ALT+EINGABE eingefügt werden oder automatisiert im Dialogfeld "Zellen formatieren" eingestellt werden.
Dafür muss zunächst das Dialogfeld mit STRG+1 geöffnet und mit STRG+TAB in die Registerkarte "Ausrichtung" gewechselt werden. Dort aktiviert man den ZEILENUMBRUCH durch Setzen des Auswahlschalters (kurz: ALT+U) und schließt den Vorgang durch OK (bzw. EINGABE) ab.
Zellen mit Zeilenumbruch lassen sich auf der Braillezeile nur vernünftig im "Strukturierten Modus" lesen. Sollte man im "Flächenmodus" sein und der Text ergibt keinen Sinn, sollte man den Modus wechseln.
Format verschiedener Zahlenwerte festlegen
Für bestimmte Zahlen ist es manchmal wünschenswert, eine bestimmte Anzahl von Dezimalstellen anzuzeigen. Auch eine Datumsangabe soll in einer bestimmten Art und Weise dargestellt werden. Excel bietet in solchen Fällen die Möglichkeit, in FORMAT / ZELLEN in der Registerkarte ZAHLEN die Zellen entsprechend zu formatieren.
Dort stehen verschiedene Kategorien wie Standard, Zahl, Währung, Buchaltung, Datum, Uhrzeit, Prozent und Text zur Verfügung, für die man die gewünschten Formatierungen einstellen kann.
Zahlenwerte
Die Anzahl der Dezimalstellen und die Darstellung eines Tausenderpunkts legt man in der Kategorie ZAHL fest.
Möchte man z.B. immer nur zwei Stellen nach dem Komma angezeigt haben, gibt man im Feld DEZIMALSTELLEN (ALT+D) die Anzahl der Nachkommastellen ein.
Durch Setzen des Kontrollfeldes "Mit 1000er-Trennzeichen" bekommt man einen Punkt(.) als Trennzeichen. Am Beispiel 778.889,00 dient der Punkt dem besseren Erlesen der Tausenderstelle und das Komma zur Abtrennung der Dezimalstellen.
Datumswerte
In der Kategorie Datum kann man in der Liste TYP (ALT+P) das Format des gewünschten Formates auswählen.
Währungen
Unter der Kategorie "Währung" wählt man in der Ausklappliste "Symbol" das Währungssymbol (ALT+S) und legt die Anzahl der "Dezimalstellen" im Eingabefeld ALT+D fest.
Prozentwerte
Möchte man Prozente in der Prozentdarstellung haben, wird die Zelle mit der Kategorie PROZENT formatiert. Im Eingabefeld Dezimalstellen kann man die Nachkommastellen festlegen.
Text
Die Kategorie TEXT ist dann sinnvoll, wenn man Zahlen als Text behandeln will. Dann kann man mit diesen Zahlen keine Berechnungen durchführen.
