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Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkungen 2 Erste Schritte 2.1 Starten/Beenden 2.2 Datei bzw. Dokument speichern 2.2.1 Dateiname 2.2.2 Ort bzw. Pfad 2.2.3 Speichern unter 2.3 Neues Dokument 2.4 Dokument öffnen 2.4.1 Öffnen Dialogfenster 2.5 Arbeiten mit mehreren Dokumenten 2.6 Arbeiten mit geteilten Fenstern 2.7 Dokument schließen 2.8 Word beenden 3 Übung 4 Einstellungen 4.1 Menü Extras 4.1.1 Extras, Autokorrekturoptionen (ALT+X, e) 4.1.1.1 Registerkarte AUTOKORREKTUR 4.1.1.2 Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE 4.1.1.3 Registerkarte AUTOTEXT 4.1.1.4 Registerkarte AUTOFORMAT 4.1.1.5 Registerkarte SMARTTAGS 4.2 Extras, Sprache, Silbentrennung (ALT+X, s, i 4.3 Extras, Anpassen, Optionen 4.4 Extras, Optionen (ALT,X,O) 4.4.1 Registerkarte Ansicht 4.4.2 Registerkarte Allgemein 4.4.3 Registerkarte Bearbeiten 4.4.4 Registerkarte Speichern 4.4.5 Registerkarte Speicherort 4.5 Menü: Ansicht 4.5.1 Ansichten 4.5.1.1 Shortcuts 4.5.1.2 Zoom 4.6 Eigenschaften 5 Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten 5.1 Text lesen 5.1.1 Lesen mit den Lesetasten 5.1.2 Navigation in Texten 5.1.2.1 Cursorbewegungen 5.1.2.2 Suchen 5.1.2.3 Gliederungsansicht - Überblick über ein Dokument bekommen 5.1.2.3.1 Einschub: Das Ebenenkonzept 5.1.2.3.2 Überblick gewinnen 5.2 Text bearbeiten - Schreiben in Word 5.2.1 Text eingeben 5.2.1.1 Tastatur 5.2.1.1.1 Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen auf der Tastatur 5.2.1.2 Sonderzeichen 5.2.1.3 Nichtdruckbare Zeichen 5.2.1.3.1 Absatzende-Zeichen: 5.2.1.3.2 Zeilenwechsel-Zeichen 5.2.1.3.3 Leerzeichen 5.2.1.3.4 geschütztes Leerzeichen 5.2.1.3.5 Tabulator-Zeichen 5.2.1.3.6 Übung: Text eingeben 5.2.2 Text korrigieren 5.2.2.1 Einfügen 5.2.2.2 Löschen 5.2.2.3 Überschreiben 5.2.2.4 Übung Text korrigieren 5.2.3 Text markieren 5.2.3.1 Markieren mit Cursorbewegungen 5.2.3.2 Markieren des gesamten Textes 5.2.3.3 Der Markierungsmodus 5.2.3.4 Markierungen in der Gliederungsansicht 5.2.3.5 Markierungen mit dem Spaltenmodus 5.2.4 Text umbauen 5.2.4.1 Suchen/Ersetzen 5.2.4.1.1 Einen Begriff Suchen und Ersetzen 5.2.4.1.2 Exkurs Suchen und Ersetzen für Fortgeschrittene 5.2.4.1.3 Übung Suchen und Ersetzen 5.2.4.2 Text kopieren/verschieben 5.2.4.2.1 Vorgehen 5.2.4.2.2 Weitere Hinweise 5.2.4.2.2.1 Mehrmaliges Einfügen 5.2.4.2.2.2 Alternative Bedienung 5.2.4.2.2.3 "Nur" Inhalte Einfügen 5.2.4.2.2.4 Zwischen mehreren Fenstern oder Anwendungen kopieren 5.2.4.2.2.5 Sammeln 5.2.4.2.3 Zusammenfassung 5.2.4.2.4 Übung Kopieren und Einfügen 5.2.5 Rückgängig machen und Wiederherstellen 6 Formatierung 6.1 Zeichenformatierung 6.1.1 Schriftart 6.1.2 Schriftschnitt 6.1.3 Schriftgrad 6.1.4 Schriftfarbe 6.1.5 Unterstreichung 6.1.6 Effekte 6.1.6.1 Hochgestellt/Tiefgestellt 6.1.6.2 Durchgestrichen 6.1.6.3 Kapitälchen/Großbuchstaben 6.1.7 Tastaturkürzel zur schnellen Formatierung 6.1.8 Zeichenformatierung entfernen 6.1.9 Zeichenformatierung übertragen 6.1.10 Auslesen mit Braillezeile und Sprachausgabe 6.1.11 Übungen Zeichenformatierung 6.1.11.1 Übung 1 6.1.11.2 Übung 2 6.2 Absatzformatierung 6.2.1 Einzüge und Abstände 6.2.1.1 Ausrichtung 6.2.1.2 Einzug 6.2.1.3 Abstand 6.2.1.4 Tabulatoren 6.2.1.4.1 Tabstoppposition 6.2.1.4.2 Standardtabstopps 6.2.1.4.3 Ausrichtung 6.2.1.4.4 Füllzeichen 6.2.2 Aufzählungszeichen/Nummerierung 6.2.2.1 Nummerierung 6.2.2.2 Aufzählung 6.2.2.3 Format der Aufzählungszeichen ändern 6.2.3 Rahmen und Schattierungen 6.2.3.1 Rahmen 6.2.3.1.1 Einstellung 6.2.3.1.2 Linienart 6.2.3.1.3 Farbe 6.2.3.1.4 Breite 6.2.3.1.5 Rahmenlinien oben / unten 6.2.3.2 Schattierung 6.2.4 Absatzformate zurücksetzen 6.2.5 Absatzformatierung übertragen 6.2.6 Tastenkombinationen zum schnellen Formatieren 6.3 Übungen Absatzformatierung 6.3.1 Übung 1 6.3.2 Übung 2 6.3.3 Übung 3 6.4 Seitenformatierung 6.4.1 Seitenumbruch 6.4.2 Seite einrichten 6.4.2.1 Seitenränder 6.4.2.1.1 Ränder 6.4.2.1.2 Orientierung 6.4.2.2 Format 6.4.2.3 Layout 6.4.3 Kopf- und Fußzeile 6.4.3.1 Kopf- und Fußzeile gestalten 6.4.3.1.1 Abschnittswechsel - Verschiedene Kopf- und Fußzeilen 6.4.3.2 Felder / automatische Inhalte 6.4.3.2.1 Einfügen eines Feldes 6.4.3.2.1.1 Abkürzungen 6.5 Formatvorlagen 6.5.1 Einem Absatz eine Formatvorlage zuweisen - am Beispiel Überschrift 1 6.5.1.1 Vorgehen 6.5.1.2 Abkürzungen 6.5.2 Absatzteile formatieren über Formatvorlagen 6.5.3 Formatierungen und Formatvorlagen entfernen 6.5.4 Eigenschaften der Formatvorlagen 6.5.4.1 Optische Eigenschaften 6.5.4.2 Bedeutungstragende Eigenschaften - Gliederungsebenen 6.5.4.2.1 Wo wird die Gliederungsebene verwendet? 6.5.4.2.2 Was sind Gliederungsebenen? 6.5.4.2.2.1 Ein Beispiel zu Gliederungsebenen 6.5.4.2.2.2 Gliederungsebenen vergeben Bedeutung 6.5.5 Eigenschaften der Formatvorlagen verändern am Beispiel der Formatvorlage Standard 6.5.5.1 Dialogfenster Formatvorlage ändern 6.5.5.2 Anzeige der Formatvorlagen 6.5.6 Formatvorlagen erstellen 6.5.7 Besondere, selbsterstellte Formatvorlagen 6.5.7.1 Formatvorlagen zur Gliederung eigener Dokumente 6.5.7.2 Formatvorlagen zur Gestaltung von Texten 6.6 Übung 6.6.1 Erstellen einer Dokumentvorlage 6.6.2 Ändern von Dokumentvorlagen 6.6.3 Normal.dot - die wichtigste Dokumentvorlage 6.6.3.1 Übung 7 Tabellen 7.1 Tabellen erstellen 7.2 Text eingeben 7.3 Text löschen 7.4 Tabelle erweitern 7.5 Navigation in Tabellen 7.5.1 Cursorbewegungen 7.5.2 Markieren 7.5.3 Spaltenköpfe und Zeilenköpfe 7.6 Spalten- und Zeilenköpfe 7.7 Tabelle Formatieren 7.7.1 Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen 7.7.1.1 Höhe 7.7.1.2 Breite 7.7.2 Textausrichtung 7.7.3 Zellrahmen 7.7.4 Zellschattierung 7.8 Tabellen umwandeln... 7.8.1 Tabelle in Text 7.8.2 Text in Tabelle 7.9 Aufgabe 8 Grafiken 8.1 Grafiken einfügen 8.2 Grafiken verändern 8.3 Grafiken kopieren, verschieben, löschen 9 Serienbriefe 9.1 Warum braucht man das, für was ist das? 9.2 Beispiel 9.3 Vorgehen 9.3.1 Schritt 1: Dokumenttyp 9.3.2 Schritt 2: Startdokument 9.3.3 Schritt 3: EMPFÄNGER WÄHLEN 9.3.4 Schritt 4: Brief schreiben 9.3.5 Schritt 5: Vorschau auf ihre Briefe 9.3.6 Schritt 6: Seriendruck beenden 9.3.7 Nachträgliches Bearbeiten 10 Ausgabevorbereitung 10.1 Rechtschreibprüfung 10.1.1 Vorgehen 10.1.2 Fremdsprachliche Texte 10.2 Optische Kontrolle 11 Drucken 11.1 Anzahl der Ausdrucke 11.2 Name - Auswahl des Druckers 11.3 Seitenbereich 11.4 Mehrere Seiten pro Blatt 11.5 Doppelseitig 12 Hilfe 13 Anhang 13.1 Eurobraille Tabelle nach ISO 11548-2 (ANSI) 13.2 Tastenkombinationen in Word für internationale Zeichen 13.2.1 Buchstaben mit Gravis-Zeichen: 13.2.2 Buchstaben mit Akutzeichen: 13.2.3 Buchstaben mit Zirkumflex-Zeichen: 13.2.4 Buchstaben mit Tilde: 13.2.5 Buchstaben mit Umlaut: 13.2.6 Buchstaben mit Ringel: 13.2.7 Doppelbuchstaben mit a: 13.2.8 Doppelbuchstaben mit o: 13.2.9 Buchstaben mit Cricumflex: 13.2.10 Buchstaben mit d: 13.2.11 Buchstaben mit Schrägstrich: 13.2.12 Umgekehrte Zeichen: 14 FAQs für Modul 3 (Word) 14.1 Erste Schritte Erste Schritte 14.1.1 Wie Startet/beendet man Word? Starten/Beenden 14.1.2 Wie speichert man ein Dokument? Datei bzw. Dokument speichern 14.1.3 Wie wird ein Dokument erstellt? Neues Dokument 14.1.4 Wie öffnet man ein Dokument? Dokument öffnen 14.1.5 Wie wechselt man zwischen mehreren Dokumenten? Arbeiten mit mehreren Dokumenten 14.1.6 Wie teilt man ein Fenster? Arbeiten mit geteilten Fenstern 14.1.7 Wie schließe ich ein Dokument? Dokument schließen 14.1.8 Wie beende ich Word? Word beenden 14.2 Einstellungen Einstellungen 14.2.1 Wie deaktiviert man die Autokorrektur? Extras, Autokorrekturoptionen (ALT+X,E) 14.2.2 Wie aktiviert man die Silbentrennung? Extras, Sprache, Silbentrennung (ALT+X,S,I) 14.2.3 Was sollte man im Menüpunkt Anpassen berücksichtigen? Extras, Anpassen, Optionen 14.2.4 Was sollte man in den Optionen von Word berücksichtigen? Extras, Optionen (ALT,X,O) 14.2.5 Was sollte man im Menüpunkt ANSICHT eingestellt haben? Menü: Ansicht 14.3 Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten Editorfunktionen 14.3.1 Welche Möglichkeiten hat man einen Text zu lesen? Text lesen 14.3.2 Wie benutzt man die Suchfunktion? Suchen 14.3.3 Wie bedient man die Gliederungsansicht? Gliederungsansicht - Überblick über ein Dokument bekommen 14.3.4 Wie markiert, löscht, kopiert, schneidet aus und fügt man einen Text ein? Text korrigieren 14.3.5 Wie funktioniert das Automatische Ersetzen von Text? Einen Begriff Suchen und Ersetzen 14.3.6 Wie fügt man nichtdruckbare Zeichen in einen Text ein? Nichtdruckbare Zeichen 14.3.7 Wie macht man Änderungen rückgängig? Rückgängig machen und Wiederherstellen 14.4 Formatierung 14.4.1 Zeichenformatierung Zeichenformatierung 14.4.1.1 Wie formatiert man einen Text Fett? 14.4.1.2 Wie formatiert man einen Text Kursiv? 14.4.1.3 Wie formatiert man einen Text unterstrichen? 14.4.1.4 Wie ändere ich die Schriftgröße? 14.4.1.5 Wie Ändere ich die Schriftart? 14.4.1.6 Wo findet man weitere Zeichenformatierungsoptionen? 14.4.1.7 Wie entformatiert man formatierten Text? 14.4.2 Absatzformatierung Absatzformatierung 14.4.2.1 Wie richtet man einen Text links aus? 14.4.2.2 Wie richtet man einen Text rechts aus? 14.4.2.3 Wie zentriert man einen Text? 14.4.2.4 Wie erhält man einen Blocksatz? 14.4.2.5 Wie erhält man eine nummerierte Aufzählung? 14.4.2.6 Wie erhält man eine Aufzählung mit Aufzählungssymbolen? 14.4.2.7 Wo findet man weitere Absatzformatierungsmöglichkeiten? 14.4.3 Seitenformatierung Seitenformatierung 14.4.3.1 Wie erzeugt man einen Seitenumbruch? 14.4.3.2 Wo richtet man die Seite ein? 14.4.3.3 Wie stelle ich die Seitenränder ein? 14.4.3.4 Wie trägt man etwas in die Kopf- und Fußzeile ein? 14.4.3.5 Wie fügt man Seitenzahlen hinzu? 14.5 Tabellen Tabellen 14.5.1 Wie erstellt man eine Tabelle? Tabellen erstellen 14.5.2 Wie gibt man Text in die Tabelle ein? Text eingeben 14.5.3 Wie löscht man Text aus der Tabelle? Text löschen 14.5.4 Wie navigiert man in Tabellen? Navigation in Tabellen 14.5.5 Wie markiert man in der Tabelle? Markieren 14.5.6 Wie wandelt man eine Tabelle in Text um? Tabelle in Text 14.5.7 Wie wandelt man Text in eine Tabelle um? Text in Tabelle 14.5.8 Wie erweitert man eine Tabelle? Tabelle erweitern 14.5.9 Wie formatiert man eine Tabelle? Tabelle formatieren 14.5.10 Wichtiger Hinweis zu Tabellen 14.6 Grafiken Grafiken 14.6.1 Wie fügt man Grafiken in ein Dokument ein? Grafiken einfügen 14.6.2 Wie verändert man Grafiken? Grafiken verändern 14.6.3 Wie kopiert, verschiebt und löscht man Grafiken? Grafiken kopieren, verschieben, löschen 14.6.4 Wie erstellt man einen Serienbrief? Vorgehen 14.7 Rechtschreibprüfung Rechtschreibprüfung 14.7.1 Wie startet man die Rechtschreibprüfung? Vorgehen 14.7.2 Wie ist der Dialog der Rechtschreibprüfung aufgebaut? Vorgehen 14.7.3 Wie ändert man die Sprache des Wörterbuchs? Fremdsprachliche Texte 14.8 Drucken Drucken 14.8.1 Wie druckt man einen Text aus? Drucken 14.9 Wordeigene Hilfe Hilfe 14.9.1 Wie Rufe ich die Hilfe von Word auf? Hilfe 14.9.2 Wie bedient man die Hilfe von Word? 14.10 Word-FAQs - Jaws und blindenspezifische Probleme 14.10.1 Warum wird im WORD Fenster ständig "Helfen Sie bei der Verbesserung von Office angesagt? 14.10.2 Bei eingeschaltetem JAWS wird der Überschreibmodus nicht aktiviert. 14.10.3 Wie kann man eine Word Tastenkombination ändern/hinzufügen? 14.10.4 Wie kann man die Wörter in einem Text zählen lassen? 14.10.5 Warum druckt der Drucker mehr Seiten aus, als zuvor von WORD angezeigt? 14.10.6 Wie macht man ein Backup seiner Benutzerwörterbücher? 14.10.7 Bei der Eingabe eines Bruches (z.B. 1/2) schreibt Word eine Tiefgestellte Zahl, warum das? 14.10.8 Wie kann man sich einen gesamten Text vorlesen lassen? 14.10.9 Beim Lesen eines Textes werden Zeilen nicht vollständig vorgelesen. 14.10.10 Warum liest die Sprachausgabe manche Texte in einer anderen Sprache vor? 15 Syllabus5 - Modul 3 - Textverarbeitung 15.1 Modulziele 15.1.1 3.1 Programm verwenden 15.1.1.1 3.1.1 Mit Dokumenten arbeiten erste Schritte 15.1.1.2 3.1.2 Produktivität verbessern [Word: Einstellungen | Einstellungen]] 15.1.2 3.2 Dokument erstellen Editorfunktionen 15.1.2.1 3.2.1 Text eingeben Editorfunktionen 15.1.2.2 3.2.2 Auswählen, bearbeiten 15.1.3 3.3 Formatierung Formatierung 15.1.3.1 3.3.1 Text Formatierung 15.1.3.2 3.3.2 Absätze Absatzformatierung 15.1.3.3 3.3.3 Formatvorlagen 15.1.4 3.4 Objekte 15.1.4.1 3.4.1 Tabellen erstellen Tabellen 15.1.4.2 3.4.2 Formatierung von Tabellen Tabellen 15.1.4.3 3.4.3 Grafische Objekte Grafiken 15.1.5 3.5 Seriendruck Serienbrief 15.1.5.1 3.5.1 Vorbereitungen 15.1.5.2 3.5.2 Ausgabe 15.1.6 3.6 Ausdruck vorbereiten Drucken 15.1.6.1 3.6.1 Setup Drucken 15.1.6.2 3.6.2 Überprüfen und ausdrucken

Vorbemerkungen

Mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word 2003 kann man Texte schreiben, sie anschließend gestalten und am Ende über einen Drucker zu Papier bringen. Eine Textverarbeitung ersetzt die Schreibmaschine, mit der man früher Texte geschrieben hat. Wenn man ein Textverarbeitungsprogramm gestartet hat, dann blinkt der Cursor. Der Cursor ist die Schreibmarke, an der man Buchstaben bzw. Zeichen über die Tastatur einfügen kann. Der Braillezeilennutzer erkennt die Schreibmarke an den blinkenden Punkten 7 und 8. Im Unterschied zur Schreibmaschine kann man einen vorhandenen Text sehr einfach verändern oder erweitern. Dazu muss man den Cursor nur an die zu ändernde Position im Text stellen und kann dort die Veränderungen vornehmen. Der schon vorhandene, nachfolgende Text wird automatisch nach rechts bzw. nach unten weiter geschoben.

Beim Schreiben muss man nicht auf die Breite der Seite achten, denn wenn der Cursor am Ende der Zeile angekommen ist, erfolgt ein Zeilenumbruch und der Text wird in der nächsten Zeile weiter geschrieben. Genauso funktioniert es am Ende der Seite. Wenn der Cursor am Ende der Seite angekommen ist, wird automatisch eine neue Seite eingefügt, auf der weitergeschrieben wird. Informationen zur Texteingabe in Word und wie man sich mit dem Cursor durch sein Dokument bewegt, findet man im Kapitel Word: Editorfunktionen.

Nach der Eingabe des Textes, kommt der nächste Schritt in der Textverarbeitung - die Gestaltung des Textes - auch Formatierung genannt. Gestalten kann man das Aussehen der Schrift, also z.B. die Schriftgröße oder die Schriftart. Informationen zu diesem Thema findet man im Kapitel Word: Zeichenformatierung. Neben der Gestaltung der Schrift, kann man mit Hilfe der sogenannten Absatzformatierung die Raumlage des Textes gestalten, also z.B., wieviel Abstand zwischen den Textabschnitten liegt, wie breit ein Textabschnitt ist und, ob er am linken oder rechten Rand eine gerade Kante haben soll. Weiterführende Informationen dazu findet man unter Word: Absatzformatierung. Schließlich kann man das Aussehen der Seite gestalten, wie hoch und wie breit die Seite ist oder, wie breit der nicht bedruckte Rand der Seite sein soll.

Schließlich findet man in den Kapiteln Word: Ausgabevorbereitung und Word: Drucken Auskunft darüber, wie man den Text schließlich fehlerfrei auf Papier bannt.

Erste Schritte

In diesem Kapitel lernt man, wie man Word startet und beendet, wie man ein Dokument öffnet, neu erstellt, speichert und wieder schließt - und schließlich wird darauf eingegangen, wie man mit mehreren geöffneten Fenstern arbeitet.

Starten/Beenden

Es gibt mehrere Möglichkeiten um Word zu starten.

• In der Regel befindet sich in STARTMENÜ/PROGRAMME eine Verknüpfung auf das Programm mit dem Namen "Microsoft Office Word 2003"

• Wer nicht so viel im Startmenü suchen möchte, der kann auch einfach "Winword" in das Dialogfeld AUSFÜHREN eingeben und mit EINGABE bestätigen: WINDOWS-Taste, U, Winword, EINGABE

• Schließlich kann man Word auch öffnen, indem man ein Worddokument im Arbeitsplatz oder im Windows-Explorer aktiviert. Ein Word-Dokument erkennt man an der Endung .doc für Document.

Nach dem Start von Word wird ein leeres Dokument geöffnet. Hier kann man sofort loslegen und über die Tastatur Text eingeben.

Datei bzw. Dokument speichern

Zum Speichern eines Dokuments öffnet man mit ALT+D das Menü "Datei" und wählt anschließend mit den Pfeiltasten den Menüpunkt Speichern aus. Mit der Taste EINGABE wird dieser aktiviert.

Alternativ kann man auch mit ALT+D,S oder mit STRG+S "speichern".

Wird das Dokument zum ersten Mal gespeichert, so muss man einen Dokumentnamen festlegen und den Speicherort des Dokumentes bestimmen. Hierfür öffnet sich automatisch das Dialogfeld "Speichern unter".

Dateiname

Der Cursor steht dann im kombinierten Eingabefeld "Dateiname", so dass man den Dokumentennamen dort gleich eintippen kann.

Der Dateiname müsste dann etwa so aussehen: "Übungstext". Die Dateiendung wird beim Speichern automatisch an den Dateinamen angehängt und muss hier nicht extra eingegeben werden.

Ort bzw. Pfad

Standardmäßig speichert Word seine Dokumente unter "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit UMSCHALT+TAB in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner wählen. Durch Betätigen der Taste EINGABE gelangt man in den gewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCK Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner gelangt man durch TAB in das kombinierte Eingabefeld "Dateiname". Dort wird der Dateiname eingetragen und anschließend mit der EINGABE-Taste die Speicherung ausgelöst.

ACHTUNG: Den Dateinamen erst nach dem Auswählen des Pfades eingeben, da Word einen in der Listenansicht markierten Dateinamen automatisch übernimmt und die vorher getätigte Eingabe dadurch ersetzt. Daher ist es wichtig, erst den Speicherort auszuwählen und erst hinterher den Dateinamen einzugeben.

Alternativ kann der Ort (in der EDV-Sprache auch Pfad genannt) direkt über das Eingabefeld DATEINAME verändert werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Deutsch\Übungstext

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" beispielsweise schlägt Windows "E:\Eigene Dateien" vor. Mit RECHTS bestätigt man das ganze und kann nach Eingabe von "D" wiederum das vorgeschlagene "Deutsch" in unserem Beispiel bestätigen. Ein abschließendes Eingeben des neuen Dateinamens, z.B. "Übungstext", speichert unser Dokument im Pfad "E:\Eigene Dateien\Deutsch\Übungstext" ab.

Nochmal kurz: E:\E,RECHTS,D,RECHTS,Übungstext,EINGABE

Falls es mehrere Ordner mit dem gleichen Anfangsbuchstaben gibt, also z.B. Erdkunde und Englisch, gibt man den Pfad einfach bis zum zweiten bzw. dritten Buchstaben ein, bis der gewünschte Ordner vorgeschlagen wird.

Speichern unter

Um das Dokument unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort abzuspeichern, wählt man im Menü "Datei" den Menüpunkt "Speichern unter" (ALT+D,U oder die Taste F12). Das Dialogfenster, das sich öffnet, ist dem oben beschriebenen identisch.

Mit ALT+5 kann man einen neuen Ordner erstellen, ohne Word verlassen zu müssen.

Will man beim Speichern nicht, dass das Dokument als doc-Datei abgespeichert wird, so kann man auch den "Dateityp" verändern. Hierfür drückt man auf dem kombinierten Eingabefeld "Dateiname" stehend einmal TAB und gelangt in die Ausklappliste "Dateityp". Standardmäßig ist hier die Dateiendung eingestellt, die das Programm üblicherweise verwendet. Also ".doc" bei Word oder ".rtf" bei Wordpad oder ".txt" beim Editor Notepad.

Häufig bieten Programme unterschiedliche Dateiformate zum Speichern an. So kann z.B. Word auch Dokumente als RTF abspeichern. Das ist dann sinnvoll, wenn man ein Dokument an jemanden schicken möchte, der kein Word, dafür aber Wordpad verwendet. RTF (RichTextFormat) ist ein universelles Dateiformat, welches von fast jedem Textverarbeitungsprogramm gelesen werden kann und somit zum Austausch mit anderen Benutzern, die kein Microsoft Word verwenden, geeignet ist.

Ebenso kann man auch das Dateiformat "Webseite" mit der Endung .htm bzw. .html auswählen. HTML steht für Hypertext Markup Language und ist das Dateiformat, welches Internetseiten üblicherweise aufzeigen. Ein solches Dokument kann von jedem beliebigen Webbrowser angezeigt werden.

Neues Dokument

Mit der Tastenkombination STRG+N erstellt man in Word ein neues Dokument. Das neue Dokument basiert auf der Dokumentvorlage Normal.dot.

Um ein neues Dokument zu erstellen, das auf einer anderen Dokumentvorlage basiert, öffnet man das Dialogfeld NEUES DOKUMENT über das Menü DATEI - NEU (ALT,D,N). Anschließend wechselt man in den Aufgabenbereich mit F6 und wählt hier AUF MEINEM COMPUTER mit mehrmals TAB an und aktiviert mit EINGABE. Es öffnet sich das Dialogfenster VORLAGEN mit verschiedenen Registerkarten.

• ALLGEMEIN
• BERICHTE
• BRIEFE UND FAXE
• MEMOS
• PUBLIKATIONEN
• SERIENDRUCK
• SONSTIGE DOKUMENTE

Unter den einzelnen Registerkarten findet man jeweils Dokumentvorlagen, die schon Voreinstellungen für die aus dem Namen ersichtliche Aufgabe enthalten. Wählt man eine Dokumentvorlage aus, erstellt man nach EINGABE ein neues Dokument, welches auf der Dokumentvorlage basiert.

Dokument öffnen

Um ein Dokument zu öffnen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Man öffnet das Dokument vom Arbeitsplatz aus.
• Man öffnet das Dokument von Word aus über das Öffnen-Dialogfenster - DATEI/ÖFFNEN (ALT,D,F bzw. STRG+O):

Öffnen Dialogfenster

Standardmäßig sucht Word seine Dokumente im Ordner "Eigene Dateien".

Will man in einen anderen Ordner wechseln, muss man im Dialogfeld mit UMSCHALT+TAB in die Listenansicht der Ordner und Dokumente wechseln. Mit den Pfeiltasten kann man den gewünschten Ordner wählen. Durch Betätigen der Taste EINGABE gelangt man in den gewählten UNTERORDNER. Mit der RÜCK Taste kommt man in den jeweils übergeordneten Ordner. Im neu gewählten Ordner kann man die gesuchte Datei mit den Pfeil-Tasten auswählen und mit EINGABE öffnen.

Alternativ kann der Ort und Name der Datei, in der EDV-Sprache auch Pfad genannt, direkt über das Eingabefeld DATEINAME eingegeben werden. Dazu gibt man den Pfad wie folgt ein:

E:\Eigene Dateien\Deutsch\Übungstext

Windows hilft bei der Eingabe des Pfads, indem schon bekannte Ordner nach Eingabe des ersten Buchstabens vorgeschlagen werden. Nach Eingabe von "E:\E" beispielsweise schlägt Windows "E:\Eigene Dateien" vor. Mit RECHTS bestätigt man das ganze und kann nach Eingabe von "D" wiederum das vorgeschlagene "Deutsch" in unserem Beispiel bestätigen. Ein abschließendes Eingeben des Dateinamens, z.B. "Übungstext", öffnet unser Dokument.

Nochmal kurz: E:\E,RECHTS,D,RECHTS,Übungstext,EINGABE

Falls es mehrere Ordner mit dem gleichen Anfangsbuchstaben gibt, also z.B. Erdkunde und Englisch, gibt man den Pfad einfach bis zum zweiten bzw. dritten Buchstaben ein, bis der gewünschte Ordner vorgeschlagen wird.

Arbeiten mit mehreren Dokumenten

Häufig kommt es vor, dass man mehrere Dokumente geöffnet hat, z.B. eine Datei mit dem Originalbuch, das Schulheft und die Datei für Hausaufgabennotizen. Um zwischen den Dokumenten zu wechseln, gibt es mehrere Möglichkeiten. Mit ALT+TAB wechselt man zwischen den Dokumenten, wechselt damit aber auch in alle anderen geöffneten Programme. So passiert es oft, dass man dann irrtümlicherweise das Jaws-Fenster aktiviert. Um dies zu vermeiden, verwendet man besser STRG+F6. Damit wechselt man nur zwischen den geöffneten Word-Fenstern.

Alternativ dazu findet man im Menü FENSTER (ALT,F) alle derzeit geöffneten Word-Dokumente und kann sie dort mit den Pfeil-Tasten auswählen.

Arbeiten mit geteilten Fenstern

Manchmal möchte man auch an zwei Stellen der selben Datei arbeiten. Ein Beispiel: Man liest Fragen an der einen Stelle und möchte die Antwort an einer ganz anderen Stelle der gleichen Datei einfügen. Dies lässt sich sehr elegant mit dem Befehl Fenster teilen ALT,F,T,EINGABE bewerkstelligen. Nun wird die Datei in zwei Fenstern dargestellt. Man wechselt mit (F6) zwischen den geteilten Fenstern hin und her. Sehr praktisch ist es, dass der Cursor in beiden Fenstern an der zuletzt bearbeiteten Stelle stehen bleibt. Die Teilung kann mit ALT,F,T wieder aufgehoben werden.

Dokument schließen

Manchmal möchte man ein einzelnes Dokument schließen ohne Word zu beenden: DATEI / SCHLIEßEN (ALT,D,C). Die Tastenkombination dafür ist STRG+F4.

Word beenden

Zum Beenden von Word gibt es mehrere Möglichkeiten:

• DATEI / BEENDEN (ALT,D,B)

• ALT+F4

Übung

Übung Erste Schritte in Word

Einstellungen

Einige von der Standard-Installation von Word abweichende Einstellungen sind für blinde Benutzer sinnvoll. Dies sind insbesondere alle Automatismen, die Word standardmäßig eingestellt hat.

Menü Extras

Extras, Autokorrekturoptionen (ALT+X, e)

Automatische Veränderungen während der Eingabe bietet Word mit der Autokorrektur. Das sind zum einen automatische Änderungen des Textes - u.a. die Korrektur von einfachen Tippfehlern -, zum anderen automatische Formatierungen, wie z.B., dass Word automatisch eine e-mail-Adresse erkennt und dieser automatisch das Format eines Links hinzufügt. Im Menü EXTRAS / AUTOKORREKTUROPTIONEN (ALT,X,E) können die Einstellungen dazu vorgenommen werden.

Da es an der Braillezeile schnell vorkommt, dass man die automatischen Veränderungen des Textes nicht mitbekommt, ist zu empfehlen, zunächst alle Einstellungen von Autoformat und Autokorrektur abzustellen.

Dies sind:

Registerkarte AUTOKORREKTUR

Alle Kontrollfelder aus, bis auf: - "unbeabsichtigtes Verwenden der Feststelltaste"

Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE

Alle Kontrollfelder aus

Registerkarte AUTOTEXT

Alle Kontrollfelder aus

Registerkarte AUTOFORMAT

Alle Kontrollfelder aus, bis auf :

- "Beibehalten Formatvorlage": Wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist, dann werden die Eigenschaften der ursprünglichen Formatvorlage des Dokuments beibehalten. Wenn das Kontrollfeld nicht aktiviert ist, dann werden die Eigenschaften der ursprünglichen Formatvorlage durch die Eigenschaften, die in den Formatvorlagen der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert sind, überschrieben. Das kann zu unerwünschten Effekten führen, sodass z.B. das vom Autor ursprünglich formatierte Layout verloren geht. Umgekehrt kann es bei sehbehinderten Schülern sinnvoll sein, das Kontrollfeld zu deaktivieren, denn dann werden die persönlichen Einstellung, wie z.B. die Standard-Schriftgröße, auf das Dokument angewandt.

Registerkarte SMARTTAGS

- alle Kontrollfelder aus

Falls man sicher im Umgang mit Word ist und die Optionen kennt, kann man einzelne Optionen bewusst wieder einschalten. So mag z.B. die Option UNBEABSICHTIGTES VERWENDEN DER FESTSTELLTASTE KORRIGIEREN auf der Registerkarte AUTOFORMAT durchaus Sinn machen.

Extras, Sprache, Silbentrennung (ALT+X, s, i

Die automatische Silbentrennung wird im Menü EXTRAS / SPRACHE /SILBENTRENNUNG (ALT,X,S,I) eingeschaltet. Dies bewirkt, dass Wörter am Ende einer Zeile automatisch getrennt werden. Dadurch gibt es bei den Zeilenlängen keine großen Unterschiede und der Text wirkt optisch harmonischer.

Extras, Anpassen, Optionen

Hier gibt es einige Einstellungen, bei denen Sinn macht, sie zu kennen:

• MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN: Das deaktivierte Kontrollfeld bewirkt, dass die Menüs nicht gleich alle Befehle anzeigen, sondern nur die zuletzt verwendeten. So passiert es, dass man einen Befehl aufrufen möchte, der verborgen ist und dadurch nicht funktioniert. Deswegen sollte das Kontrollfeld aktiviert sein.

• SCHRIFTARTNAMEN IN SCHRIFTART ANZEIGEN: Diese Option macht für blinde Menschen keinen Sinn und bremst das System nur unnötig aus.

Extras, Optionen (ALT,X,O)

Registerkarte Ansicht

Aktiviert sollten sein:

• ABSATZMARKE (ALT+S) - dadurch werden die Absatzendezeichen angezeigt. Dies ist sinnvoll, um die Struktur des Textes besser erfassen zu können.
• STATUSLEISTE (ALT+L) - die Statusleiste kann mit Jaws über JAWS+BILDAB ausgelesen werden. Hier findet man u.a. Informationen zu der Gesamtseitenzahl des aktuellen Dokuments, der Seite, auf der sich gerade der Cursor befindet, welche Sprache eingestellt ist und, in welcher Zeile und welcher Spalte man sich befindet.

Nicht aktiviert sollte sein:

• AUF FENSTERBREITE UMBRECHEN (ALT+F)

Registerkarte Allgemein

Aktiviert sollten sein:

• KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN (ALT+O): Ist sinnvoll, wenn man ältere Dateiformate öffnen möchte, wie z.B. MS-Dos Text.

• LISTE DER ZULETZT GEÖFFNETEN DATEIEN (ALT+Ö): Einstellen auf 9 - dadurch findet man im Menü DATEI die (9) zuletzt geöffneten Dokumente sehr schnell.

• MAßEINHEIT (ALT+M) : Zentimeter: bestimmt die Maßeinheit in vielen Dialogfenstern, wie z.B. Einzug.

Registerkarte Bearbeiten

Aktiviert sollten sein:

• EINGABE ERSETZT AUSWAHL (ALT+Z): Das bewirkt, dass ein markierter Textteil überschrieben wird, wenn man neuen Text eingibt.

Nicht aktiviert sollte sein:

• alles andere

Registerkarte Speichern

Aktiviert sollte sein:

• SICHERUNGSKOPIE IMMER ERSTELLEN (ALT+S): Sorgt für besseren Schutz bei Abstürzen. Im Ordner findet sich immer parallel eine Sicherungskopie.

• ANFRAGE FÜR SPEICHERUNG DER NORMAL.DOT : Sorgt dafür, dass man benachrichtigt wird, wenn sich an der Grundeinstellung etwas ändert.

• AUTOWIEDERHERSTELLEN INFO ERSTELLEN ALLE: 1 Minute (ALT+A): Diese Funktion bewirkt, dass jede Minute eine automatische Speicherung erfolgt, sodass z.B. nach einem Stromausfall maximal die Arbeit von 1 Minute verloren ist. Die Autowiederherstellendatei zu einer Datei wird automatisch geladen, wenn Word nach einem Absturz neu gestartet wird.

Registerkarte Speicherort

Hier kann u.a. der Pfad eingetragen werden, der standardmäßig bei SPEICHERN UNTER oder beim ÖFFNEN gewählt wird.

Menü: Ansicht

Ansichten

Standardmäßig sollte hier die Ansicht NORMAL (ALT,A,N) gewählt sein. Häufig sind Dokumente auf die Seitenlayoutansicht eingestellt. Diese Ansicht simuliert auf dem Bildschirm den Ausdruck, bzw. das Aussehen des Dokuments auf einem Blatt. Das Störende an dieser Ansicht für den blinden Nutzer ist der Rand des Dokuments. Die Braillezeile simuliert diesen Rand und lässt die ersten Elemente auf der Braillezeile aus. Dadurch wird der sowieso schon knappe Platz auf der Braillezeile vergeudet.

Die Gliederungsansicht ist neben der Normalansicht die einzige Ansicht, die für den blinden Nutzer sinnvoll sein kann. Näheres dazu siehe Kapitel Word: Editorfunktionen.

Hinweis für JAWS-Nutzer: Auch das Web-Layout kann sinnvoll sein, da hier die größte Ausnutzung des Platzes auf der Braillezeile erfolgt. Allerdings muss man sich im Klaren darüber sein, dass es einige Formatierungen gibt, die dann nicht mehr angezeigt werden. Auch Seitenwechsel usw. werden von der Sprachausgabe nicht mehr angesagt.

Shortcuts

STRG+ALT+N (Normalansicht)

STRG+ALT+G (Gliederungsansicht)

Zoom

Der Zoom (ALT,A,Z) bietet die Möglichkeit, am Bildschirm das Dokument zu Vergrößern. Die Braillezeile kann manchmal Schwierigkeiten mit größeren Zoomeinstellungen als 100% aufzeigen. Deswegen macht es Sinn, den Zoom auf 100% einzustellen. Beim Austausch von Dokumenten wird der eingestellte Zoom mit übergeben, d.h. man sollte die Einstellung kontrollieren, falls die Braillezeile Unregelmäßigkeiten, wie z.B. verschluckte Buchstaben, aufweist.

Eigenschaften

Unter EIGENSCHAFTEN im Menü DATEI (ALT,D,G) können Einstellungen zum Namen des Autors, dem Titel des Dokuments etc... gemacht bzw. ausgelesen werden.

Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten

Als Textverarbeitungsprogramm bietet Word mächtige Editorfunktionen an. Darunter versteht man den Umgang mit dem reinen Text, also das Eingeben und Verändern von Text. Nicht dazu gehört die Gestaltung, das Aussehen des Textes (siehe dazu Formatierung).

Text lesen

Beim Lesen in einem Word-Dokument befindet man sich nach dem Öffnen am Beginn des Dokuments. Der Cursor (Schreibmarke) steht links vom ersten Buchstaben. An der Braillezeile wird dies durch das Blinken der Punkte 7,8 des ersten Zeichens angezeigt.

Lesen mit den Lesetasten

Die Braillezeile zeigt die ersten Zeichen des Dokuments an. Bei einer Braillezeile mit 40 Braillemodulen werden entsprechend die ersten 40 Zeichen des Dokuments angezeigt. Um die nächsten 40 Zeichen zu lesen, kann man in der Regel nicht einfach in die nächste Zeile wandern, da eine Bildschirmzeile meist mehr als 40 Zeichen beinhaltet. Zum Lesen an der Braillezeile verwendet man deswegen die sogenannten Lesetasten, die sich meist links bzw. rechts der 40 Brailleelemente befinden. Mit der rechten Lesetaste springt man in Leserichtung um 40 Zeichen nach rechts bzw. eine Zeile nach unten, wenn man am Ende der Zeile angekommen ist. Mit der linken Lesetaste springt man in umgekehrter Richtung wieder zurück.

Mit den Lesetasten kann man also den ganzen Text erfassen. Nun gibt es allerdings noch eine Reihe anderer Möglichkeiten, um sich im Text zu bewegen:

Navigation in Texten

Cursorbewegungen

Auf der Tastatur findet man die Pfeiltasten (LINKS, RECHTS, AUFWÄRTS, ABWÄRTS). Damit kann man den Cursor im Worddokument um jeweils ein Zeichen nach links bzw. rechts oder um jeweils eine Zeile nach oben bzw. unten bewegen. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Tastenkombinationen, die Word zum Bewegen des Cursors zur Verfügung stellt:

Navigation	Parameter	Taste
Zeichen nach rechts		RECHTS
Zeichen nach links		LINKS
Zeile nach oben		AUFWÄRTS
Zeile nach unten		ABWÄRTS
Wort rechts	STRG+	RECHTS
Wort links	STRG+	LINKS
Beginn Zeile		POS1
Ende Zeile		END
Beginn Dokument	STRG+	POS1
Ende Dokument	STRG+	END
Absatz nach oben	STRG+	AUFWÄRTS
Absatz nach unten	STRG+	ABWÄRTS
Satz nach oben (links)	ALT+	AUFWÄRTS
Satz nach unten (rechts)	ALT+	ABWÄRTS

Anmerkung zur Tabelle: Die Parameter-Taste muss jeweils gedrückt gehalten werden, während die 2. Taste betätigt wird.

Suchen

Mit dem Word-Befehl Suchen (STRG+F) kann man ein Dokument nach einer beliebigen Zeichenkette (Wort, Zahl oder eine andere, beliebige Kombination der in Word zur Verfügung stehenden Zeichen) suchen. Zum Aufruf des Suchen-Dialogs gibt es mehrere Möglichkeiten:

- (Alt, B, S) (Alt / Bearbeiten / Suchen)

- (STRG+F) (Finden)

Anmerkung: Tastenkombinationen, die mit Komma getrennt sind, werden nacheinander eingegeben. Tastenkombinationen, die mit Pluszeichen getrennt sind, werden gleichzeitig eingegeben.

Nach der Eingabe des Suchbegriffs wird mit der EINGABE-Taste der Such-Vorgang ausgelöst. Mit ESC wird der Suchen-Dialog beendet und der im Text gefundene Suchbegriff ist markiert. Falls der Suchbegriff häufiger im Text vorkommt, können mit der Tastenkombination (STRG+BILDAB) weitere Stellen aufgefunden werden, ohne, dass der Suchen-Dialog erscheint.

Schulbücher, die für blinde Schüler als Word-Dokumente zur Verfügung stehen, sind in der Regel mit den Seitenzahlen des ursprünglichen Textes (Schulbuches) versehen. Zu Beginn jeder Seite ist diese z.B. für Seite 20 mit ((20)) gekennzeichnet. Über den Befehl Suchen (STRG+F) und der Eingabe ((20 kann man sehr schnell auf die entsprechende Seite gelangen.

Suchbegriffe gibt man am besten ohne Endungen ein, so werden zum Beispiel mit der Suche nach Menschenrecht auch die Formen Menschenrechte, Menschenrechten und Menschenrechts gefunden.

Gliederungsansicht - Überblick über ein Dokument bekommen

Mit Hilfe der Gliederungsansicht kann man sich nur die Überschriften eines Textes anzeigen lassen. Dadurch ist es auch für einen Braillezeilennutzer möglich, sich relativ rasch einen Überblick über die Inhalte eines Textes machen zu können.

Mit der Tastenkombination (ALT+STRG+G) wechselt man in die Gliederungsansicht. Die Gliederungsansicht zeigt eine Art Inhaltsverzeichnis an, wenn man sich dort mit dem Befehl (ALT+UMSCHALT+9) nur Überschriften bis zur Ebene 9 anzeigen lässt bzw. den normalen Text über diesen Befehl ausblendet.

Einschub: Das Ebenenkonzept

Der Begriff "Ebenen" meint eine Hierarchie der Überschriften. Eine Hauptüberschrift hat die Ebene 1. Die Unterüberschriften zur Hauptüberschrift haben die Ebene 2. Sind unterhalb dieser Unterüberschriften weitere Überschriften, dann sind diese in Ebene 3 gehalten. Beispiel: Nehmen wir an, wir schreiben ein Buch zu den Tieren der Welt. Dann müsste man dieses Buch systematisieren und in Kapitel einteilen. Eine sinnvolle Struktur ist die nach den Klassen. Das Inhaltsverzeichnis sähe dann auszugsweise so aus:

• Tiere (Ebene 1)
  • Säugetiere (Ebene 2)
    • Raubtiere (Ebene 3)
      • Löwe (Ebene 4)
      • Tiger (Ebene 4)
    • Paarhufer (Ebene 3)
      • Rind (Ebene 4)
      • Hirsch (Ebene 4)

... ...

Überblick gewinnen

Mit (ALT+UMSCHALT+1) werden entsprechend nur Überschriften der Ebene 1 angezeigt, mit (ALT+UMSCHALT+2) Überschriften, die mindestens der Ebene 2 angehören usw..

Mit dem gewohnten Pfeil nach oben bzw. unten wandert man durch die Überschriften. An der richtigen Stelle angekommen schaltet man mit (ALT+STRG+N) wieder zurück in die Normalansicht. Die Cursorposition wird auf Bildschirm und Braillezeile erst sichtbar, wenn man den Cursor bewegt z.B. mit Pfeil nach rechts. (ACHTUNG: Word2003 hat hier einen Fehler: Das Bewegen des Cursors nutzt nichts, man muss stattdessen ein Zeichen schreiben - also z.B. ein Leerzeichen, das man gleich wieder mit der RÜCK-Taste löscht).

Dies funktioniert allerdings nur, wenn im Text die Überschriften-Formatvorlage verwendet wurde - näheres siehe Formatvorlagen. Viele Schulbücher, die für blinde Schüler in Word-Dokumente übertragen wurden, sind schon mit Überschriften versehen.

Text bearbeiten - Schreiben in Word

Text eingeben

Wenn ein neues Dokument geöffnet wurde, dann kann man direkt mit der Texteingabe starten. In der Regel gibt man den Text ähnlich wie bei einer Schreibmaschine über die Tastatur ein. Die Fähigkeit, mit dem 10-Finger-System Text einzugeben, ist von großem Vorteil für die Arbeitsgeschwindigkeit. Deswegen ist es sinnvoll - sofern noch nicht geschehen - einen Schreibmaschinenkurs zu absolvieren.

Tastatur

Bei der Eingabe über die Tastatur wird der Text bis zum Rand der Bildschirmzeile geschrieben. Früher musste man an dieser Stelle bei der Eingabe über eine Schreibmaschine manuell einen Zeilenvorschub auslösen, um in eine neue Zeile wechseln zu können. Der PC nimmt uns diese Aufgabe ab. Word schreibt den Text automatisch in der nächsten Zeile weiter.

Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen auf der Tastatur

Über die Tastatur gibt man alle Buchstaben, Zahlen und Satzzeichen ein. Diese erscheinen beim Schreiben sofort auf der Braillezeile. Wichtig ist es, die Tastatur und ihre einzelnen Tasten gut zu kennen: siehe IT: Tastatur

Sonderzeichen

Manche Zeichen existieren auf der Tastatur nicht. Diese muss man über einen Umweg - eine Tastenkombination oder über einen Menübefehl - eingeben. Wichtige Zeichen, die im Schulalltag vorkommen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind, sind z.B. französische Sonderzeichen, wie z.B. alle Buchstaben mit Accent. Die Tastenkombinationen von internationalen Zeichen, die nicht auf der Tastatur zu finden sind, findet man auf der Seite Word: Internationale Zeichen. Hierzu nur ein kleiner Ausschnitt: Wenn man z.B. im Französischen ein é (e mit Akut) erzeugen möchte, dann gibt man diesen Buchstaben mit ´,e (Akut, e) ein.

In Computer-Braille bzw. 8-Punkt-Braille oder auch Euro-Braille genannt, sind nicht alle Zeichen, die Windows zur Verfügung stellt, definiert. Das resultiert aus der Tatsache, dass es in 8-Punkt-Braille "nur" 2^8 Möglichkeiten, also genau 256 Zeichen gibt. Die modernen Zeichencodes in Windows (Unicode) umfassen 2^16 = 65536 bzw. in der neuesten Version sogar 2^20+2^16 = 1114112 Zeichen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Alle Zeichen, die auf der Tastatur aufgedruckt sind, sind in Eurobraille enthalten.

Zeichenkodierungen und Braille ist ein wichtiges Thema für fortgeschrittene Benutzer. Es lässt sich jedoch nicht in 2 Sätzen abhandeln. Deswegen sei an dieser Stelle auf die Seite Eurobraille verwiesen.

Alle Sonderzeichen findet man im Menü EINFÜGEN - SYMBOL auf der Registerkarte SYMBOLE. Mit der Sprachausgabe werden die Namen der Zeichen angesagt, wenn man die Tabelle mit den Pfeiltasten erkundet. Mit EINGABE kann man das Zeichen einfügen. Mit ESC schließt man das Dialogfenster wieder.

Die Sonderzeichen kann man auch über die Tastatur eingeben. Den Code für eine Eingabe über die Tastatur ermittelt man, indem man das gesuchte Zeichen mit den Pfeiltasten auswählt und mit 2mal TAB in das Eingabefeld ZEICHENCODE springt. Den dort enthaltenen dezimalen ASCII-Code gibt man bei gedrückter ALT-Taste mit vorangestellter 0 auf dem Ziffernblock (die anderen Zahlen funktionieren nicht!) ein und lässt abschließend die ALT-Taste wieder los. Beispiel: Um in einem Text ein umgedrehtes Ausrufezeichen zu erzeugen ¡ schaut man in der Tabelle nach, welchen Code (ASCII dezimal) das Zeichen hat. In unserem Fall ist das 161. Das Zeichen erzeugt man demnach mit ALT+0161.

Nichtdruckbare Zeichen

Einige Zeichen, die man in Word über die Tastatur eingibt, werden am Bildschirm bzw. auf der Braillezeile nur angezeigt, wenn man die nicht-druckbaren Zeichen einblendet (STRG+*). Es wird empfohlen, diese nichtdruckbaren Zeichen anzuzeigen, da sie eine Orientierung im Dokument geben - also z.B. an welcher Stelle ein Absatz zu Ende ist.

Welches sind diese Zeichen und welche Funktion haben sie?

Absatzende-Zeichen:

Dieses Zeichen wird durch Drücken der EINGABE-Taste erzeugt. Das Absatzende-Zeichen schließt einen Absatz ab. Ein Absatz bildet in der Textverarbeitung eine Einheit und hat für bestimmte Funktionen, auf die wir hier noch zu sprechen kommen werden, eine hohe Bedeutung. In Braille wird das Absatzende-Zeichen durch das Eurobraille-Zeichen mit den Punkten 1458 repräsentiert.

Zeilenwechsel-Zeichen

Der manuelle Zeilenwechsel wird durch UMSCHALT+EINGABE erzeugt. Ein Zeilenwechsel erzeugt eine neue Zeile. Der Absatz bleibt jednch der gleiche. Das Zeilenwechsel-Zeichen wird zwar am Bildschirm angezeigt, der Screenreader Jaws ignoriert das Zeilenwechselzeichen aber völlig - sowohl Sprachausgabe als auch Braillezeile sagen nichts an.

Leerzeichen

Das Leerzeichen wird mit der LEER-Taste erzeugt. Es erzeugt einen Abstand zwischen Wörtern. Bei ausgeschalteten, nichtdruckbaren Zeichen zeigt die Braillezeile einfach ein leeres Element an. Bei eingeschalteten, nichtdruckbaren Zeichen wird das Eurobraille-Zeichen mit den Punkten 37 angezeigt.

geschütztes Leerzeichen

Das geschützte Leerzeichen wird verwendet, um zu verhindern, dass Worte durch das Zeilenende getrennt werden. Erzeugung: STRG+UMSCHALT+LEER

Eurobraille:

Tabulator-Zeichen

Das Tabulator-Zeichen wird mit der TAB-Taste erzeugt. Damit kann man den nachfolgenden Text an eine bestimmte Position bringen. Näheres siehe Absatzformatierung

Zusammenfassende Tabelle

Zeichen	Erzeugung	Braillezeichen
Absatzende	EINGABE	1458
Zeilenwechsel	UMSCHALT+EINGABE
Leerzeichen	LEER	37
geschütztes Leerzeichen	STRG+UMSCHALT+LEER
Tabulator	TAB

Übung: Text eingeben

Schreibe den Text Was ist eine Textverarbeitung in ein Word-Dokument ohne Fehler ab. In der Klasse kann man auch einen Schnellschreibwettbewerb mit den Klassenkameraden durchführen. Bei Fehlern werden 10 Sekunden hinzugerechnet.

Text korrigieren

Zu Zeiten, als man noch mit der Schreibmaschine geschrieben hat, waren Änderungen in einem Dokument recht aufwändig. Kleine Änderungen konnte man noch mit Tippex vornehmen, aber an das Einfügen von ganzen Worten oder Sätzen war mit dem erneuten Schreiben einer Seite verbunden. In einem Textverarbeitungsprogramm ist das Ändern eines Textes ganz einfach.

Einfügen

Man positioniert den Cursor an der entsprechenden Stelle und gibt einfach den fehlenden Text ein. Der nachfolgende Text wird dabei nach rechts/unten weitergeschoben. Dieses Verhalten von Word besteht, wenn sich Word im Einfüge-Modus befindet (siehe nachfolgendes Kapitel Überschreiben).

Löschen

Statt Tippex bietet Word zwei Tasten an, mit denen man Text löschen kann:

• ENTFERNEN-Taste: Damit löscht man den Buchstaben, auf dem der Cursor sich befindet.
• RÜCK-Taste: Damit löscht man den Buchstaben links vom Cursor

Bei gedrückt gehaltener STRG-Taste kann man die beiden Tasten auch zum wortweisen Löschen verwenden.

Löschen kann man damit übrigens auch alle nichtdruckbaren Zeichen. Um beispielsweise einen Absatzwechsel wieder rückgängig zu machen, positioniert man den Cursor vor dem Absatzende-Zeichen und drückt die ENTF-Taste. Die beiden Absätze sind nun zu einem verschmolzen. Die Eigenschaften des Absatzes (siehe Absatzformatierung) werden von den Eigenschaften des ursprünglich oberen Absatzes bestimmt.

Man kann auch ganze Textteile auf einmal löschen, indem man den zu löschenden Text vorher markiert (siehe nachfolgendes Kapitel Markieren) und anschließend ENTF oder RÜCK betätigt.

Überschreiben

Einen Text kann man mit neuem Text einfach überschreiben, indem man den ursprünglichen Text vorher markiert (siehe nachfolgendes Kapitel Markieren).

Eine zweite Möglichkeit zum Überschreiben von Text besteht durch den Überschreib-Modus, den man mit der EINF-Taste einschaltet. Dann überschreibt jedes neu geschriebene Zeichen das ursprünglich rechts stehende Zeichen. Ein erneutes Betätigen der EINF-Taste schaltet den Überschreib-Modus wieder aus und Word kehrt in den standardmäßig eingestellten Einfüge-Modus (jedes neu eingefügte Zeichen schiebt den dahinterstehenden Text nach rechts) zurück.

Übung Text korrigieren

Das Word-Dokument Fehlertext enthält einige Rechtschreibfehler. Korrigiere diese, sodass der Text am Ende fehlerfrei ist.

Text markieren

Markieren mit Cursorbewegungen

Um Texte bzw. Textteile zu kopieren oder zu formatieren, ist es notwendig, den betreffenden Textteil markiert zu haben. Zum Markieren gibt es verschiedene Tastenkombinationen. Die Tastenkombinationen aus dem Absatz Cursorbewegungen kann man auch zum Markieren von Text verwenden, wenn man jeweils die UMSCHALT-Taste zusätzlich gedrückt hält. Um also z.B. den Absatz ab der aktuellen Cursorposition bis zum Ende zu markieren, drückt man STRG+UMSCHALT+Abwärts. Um ein Wort nach rechts zu markieren, drückt man STRG+UMSCHALT+Rechts. Die Markierung wird wieder aufgehoben, wenn der Cursor ohne UMSCHALT bewegt wird. Will man an den Anfang der ursprünglich markierten Stelle, bewegt man den Cursor nach links, ans Ende entsprechend nach rechts.

Markieren des gesamten Textes

Mit der Tastenkombination STRG+A wird der gesamte Text markiert.

Der Markierungsmodus

Daneben gibt es den Markierungsmodus. Der Markierungsmodus wird mit einmaligem Drücken der F8-Taste an der aktuellen Cursorposition ausgelöst. Danach können alle bekannten Cursorbewegungen durchgeführt werden und der Text ist von der Auslösestelle bis zur neuen Cursorposition markiert. Mit 2 mal (ESC) schaltet man den Markierungsmodus wieder aus. Die Markierung kann nun wie gehabt durch Bewegen des Cursors aufgehoben werden.

Man kann den Markierungsmodus auch mit dem Suchbefehl kombinieren. Am Beginn der Textstelle, die markiert werden soll, mit F8 den Markierungsmodus einschalten, mit (STRG+F) nach einer beliebigen Zeichenkette im Text suchen und schon ist der Text zwischen Auslösestelle und Suchwort markiert. So kann man z. B. eine Schulbuchseite kopieren. Man setzt den Cursor an den Beginn einer Seite, schaltet mit F8 den Markierungsmodus ein, sucht nach (( , um zum Ende der Schulbuchseite zu gelangen, und kopiert den Text mit (STRG+C).

Der Markierungsmodus bietet noch mehr:

1 mal F8 Markierungsmodus ein

2 mal F8 das aktuelle Wort ist markiert

3 mal F8 der aktuelle Satz ist markiert

4 mal F8 der aktuelle Absatz ist markiert

5 mal F8 der gesamte Text ist markiert

Markierungen in der Gliederungsansicht

Sehr elegant kann man in der Gliederungsansicht markieren. Angenommen, man möchte gerne ein Unterkapitel bzw. eine Aufgabe auf einer Seite markieren und kopieren. In der Gliederungsansicht geht das ganz einfach. Man markiert hier einfach die entsprechende Überschrift. Dadurch ist nicht nur die Überschrift markiert, sondern auch die Überschriften und Texte aller darunterliegenden Ebenen. Mit dem Tastenkürzel (ALT+UMSCHALT+Nummer der Ebene) - also z. B. (ALT+UMSCHALT+2) für Überschriften bis zur Ebene 2 - kann man die Unterebenen ausblenden. Anschließend markiert man das gesamte Kapitel, indem man die Zeile mit der Überschrift markiert, in unserem Beispiel die Überschrift des zu markierenden Textteils. Dadurch wird der gesamte, zu jener Überschrift gehörende Text markiert. Anschließend kann man sehr einfach alle Aufgaben, die zu dieser Überschrift gehören, mit (STRG+C) kopieren.

Beispielhaftes Vorgehen:

Gehe in die Gliederungsansicht (ALT+STRG+G) und zeige alle Überschriften bis Ebene 2 an (ALT+UMSCHALT+2). Nun wähle eine Überschrift, markiere diese Zeile mit (Pos1, UMSCHALT+End) und kopiere sie in die Zwischenablage. Öffne dann ein neues Dokument und füge den Text ein. Du wirst selber sehen, was du alles kopiert hast.

Wenn du nun aber nur einen Abschnitt mit der Überschriftenebene 3 (also den aktuellen Unterabschnitt) kopieren möchtest, dann musst man wohl wie vorgehen?. Kleiner Tipp: Gliederungsansicht, Ebene 3 anzeigen, die entsprechende Überschrift suchen, markieren, kopieren und in ein neues Dokument einfügen.

Markierungen mit dem Spaltenmodus

In der Regel markiert Word den Text zeilenweise nach unten oder nach oben ab der aktuellen Cursorposition. Manchmal, z.b. in durch Tabstops tabellenartig geordneten Zeilen, möchte man eine Spalte markieren. Dies gelingt mit dem Spaltenmodus (STRG+UMSCHALT+F8). Nun kann ab der aktuellen Cursorposition mit den Pfeiltasten Spaltenweise markiert werden.

Text umbauen

Suchen/Ersetzen

Einen Begriff Suchen und Ersetzen

Immer wieder kommt es vor, dass man gerne ein Wort durch ein anderes ersetzen möchte. Das scheint nicht schwer, man löscht einfach das alte Wort aus und schreibt das neue Wort stattdessen hin. Kein Problem. Problematischer wird es allerdings, wenn man einen längeren Text hat, in dem das Wort sehr häufig vorkommt. Suchen und Ersetzen ist für solche Fälle das richtige Werkzeug.

Das Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN hat neben der Registerkarte SUCHEN eine weitere Registerkarte - ERSETZEN. Mit der Tastenkombination STRG+H ruft man das Dialogfenster Suchen und Ersetzen direkt mit der Registerkarte ERSETZEN auf. Hier gibt es zwei Eingabefelder: SUCHEN NACH und ERSETZEN DURCH. Im Eingabefeld SUCHEN NACH gibt man das zu ersetzende Wort ein und entsprechend im Eingabefeld ERSETZEN DURCH das neue Wort.

Beispiel: Man hat einen Text über Günther Grass geschrieben. Folglich taucht der Name Günther Grass häufig in unserem Beispieltext auf. Jetzt stellt man jedoch beim Korrekturlesen fest, dass der gute Günther gar nicht mit h geschrieben wird - der Mann heißt Günter. Also:

1. STRG+H ruft SUCHEN UND ERSETZEN AUF
2. Ins Eingabefeld SUCHEN NACH schreibt man "Günther"
3. im Eingabefeld ERSETZEN DURCH schreibt man "Günter"

Nun kann man entweder mit der Schaltfläche ALLE ERSETZEN (ALT+A) alle Günther durch Günter ersetzen. Wenn man allerdings Bedenken hat, dass vielleicht auch noch andere Günthers vorkommen, die nichts mit Grass zu tun haben und mit h geschrieben werden, dann sollte man jeden Günther vor dem Ersetzen kontrollieren. Dazu verwendet man die Schaltfläche Weitersuchen (ALT+W) und geht kurz mit ESC aus dem Dialogfenster in den Text. Man findet dort den gefundenen Günther markiert. Man kehrt nach der Kontrolle mit STRG+H zurück in das Dialogfenster und kann nun entweder mit STRG+E den Günther ersetzen oder mit STRG+W den nächsten Günther aufsuchen, wo das Spiel erneut beginnt.

Alternative: Da das Dialogfenster den "Blick" auf die Braillezeile immer wieder verstellt, bietet sich auch die Möglichkeit an, das neue Wort in die Zwischenablage zu legen, das zu ersetzende Wort in das SUCHEN-Dialogfenster einzutragen, zu suchen, das gefundene, markierte Wort mit dem Inhalt der Zwischenablage zu überschreiben (STRG+V) und mit STRG+BILDAB gleich zur nächsten Fundstelle zu springen, um es wieder mit STRG+V zu überschreiben.

Exkurs Suchen und Ersetzen für Fortgeschrittene

Tipps und Tricks: Über den Schalter ERWEITERN (ALT+R) bekommt man im Dialogfenster SUCHEN UND ERSETZEN einige weitere Möglichkeiten zur Verfügung gestellt.

• Die Suche berücksichtigt in der Standardeinstellung die Groß-/Kleinschreibung nicht. Wer dies möchte, aktiviert das Kontrollfeld GROß-/KLEINSCHREIBUNG (ALT+ß).
• Die Suche unterscheidet nicht zwischen ganzen Worten und nur Wortteilen. Wer also z.B. die Heide sucht, aber nicht Heidelberg, der muss das Kontrollfeld NUR GANZES WORT SUCHEN (ALT+N) suchen.
• Über den Schalter SONSTIGES kommt man in eine Auswahlliste, in der man z.B. nach Absatzmarken oder Leerzeichen suchen kann. Diese besonderen Zeichen werden im Eingabefeld SUCHEN NACH durch bestimmte Zeichen repräsentiert, die mit ^ beginnen. Also z.B. das Absatzzeichen ist ^P, das Leerzeichen ^W. Interessant werden diese Möglichkeiten erst, wenn man mehrere Zeichen kombiniert. So kann man z.B. mit "^PGünther" nur den Günther suchen, der am Beginn eines Absatzes steht.
• Über den Schalter FORMAT (ALT+T) kann man noch die Suche weiter verfeinern. Hier kann man zusätzlich die Formatierung des Wortes einstellen. Wenn man also z.B. nur den Günther sucht, der in einer Überschrift Ebene 1 vorkommt, dann kann man hier als Suchkriterium Formatvorlage Überschrift1 einstellen.
• Im Eingabefeld ERSETZEN ist u.a. der Befehl ^& sehr hilfreich, denn er setzt den Suchbegriff in das Eingabefeld ERSETZEN wieder ein. Vor und nach dem ^& können verschiedene Ergänzungen gemacht werden.

Eine sehr ausführliche Darstellung dieser Suchen- und Ersetzen Optionen findet man in der Hilfe von Word unter:

Inhaltsverzeichnis / Arbeiten mit Text / Suchen und Ersetzen / Suchen und Ersetzen von Text oder anderen Elementen / Codes für Dokumentelemente, die gesucht und ersetzt werden können

Übung Suchen und Ersetzen

Öffne den Text Textverarbeitung.doc und ersetze "Textverarbeitung" durch "Schriftverarbeitung". Kontrolliere das Ergebnis.

Text kopieren/verschieben

Manchmal möchte man schon verfassten Text an einer anderen Stelle haben oder man möchte Teile eines älteren Dokuments in einem aktuell zu bearbeitenden Dokument erneut verwenden. Schließlich kommt es vor, dass man Inhalte aus anderen Anwendungen, z.b. aus dem Web-Browser, in sein Word-Dokument einfügen möchte. Dazu gibt es das Konzept "Kopieren / Verschieben". Zur Unterscheidung zwischen Kopieren und Verschieben sollte man sich klar machen: Beim Kopieren wird eine Kopie (Duplikat) erstellt. Das kopierte Element ist also am Ende des Vorgangs 2 mal an unterschiedlichen Orten vorhanden. Beim Verschieben wird nur der Ort des Elements geändert, es wird also von einer Stelle an eine andere verschoben.

Vorgehen

Kopieren:

1. Zunächst muss man den Text, den man kopieren bzw. verschieben möchte, markieren.
2. Im zweiten Schritt kopiert man den markierten Text mit STRG+C in die sogenannte Zwischenablage. Das ist ein Speicher, den der Computer verwaltet.
3. Anschließend stellt man den Cursor an die Stelle im Dokument, an der man den zu kopierenden Text einfügen möchte.
4. Schließlich fügt man den Text mit STRG+V ein.

Verschieben:

Beim Verschieben geht man genauso vor, wie beim Kopieren, nur mit dem Unterschied, dass man statt STRG+C (Kopieren) den Befehl STRG+X (Ausschneiden) verwendet.

Weitere Hinweise

Mehrmaliges Einfügen

Das kopierte bzw. ausgeschnittene Element kann beliebig oft eingefügt (STRG+V) werden.

Alternative Bedienung

Die Befehle zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen stehen alternativ zu den Shortcuts auch im Menü BEARBEITEN (ALT,B) und auch im KONTEXTMENÜ (APPLIKATIONS-Taste) zur Verfügung.

"Nur" Inhalte Einfügen

Manchmal möchte man beim Kopieren-Vorgang nur den Text kopieren, aber ohne das Format (das Aussehen des Textes). Das kann insbesondere beim Brailleausdruck zu unschönen Ergebnissen (z.B. eingerückte Zeilen) führen. Besonders problematisch können Teile von Internet-Seiten sein. Deswegen empfiehlt es sich in diesen Situationen, statt dem Befehl EINFÜGEN den Befehl INHALTE EINFÜGEN aus dem Menü BEARBEITEN (ALT,B,F) zu verwenden. Im sich öffnenden Dialogfenster wählt man UNFORMATIERTEN TEXT aus und schließt mit EINGABE ab.

Zwischen mehreren Fenstern oder Anwendungen kopieren

Das Kopieren bzw. Verschieben zwischen verschiedenen Word-Dokumenten bzw. unterschiedlichen Anwendungen (vom Internet-Explorer nach Word) funktioniert identisch zum Kopieren innerhalb eines Dokuments. Man muss nur zusätzlich wissen, wie man zwischen 2 geöffneten Word-Dokumenten wechselt (STRG+F6) bzw., wie man zwischen Anwendungen wechselt (ALT+TAB)

Sammeln

Die Zwischenablage kann in Office erweitert werden. In der sogenannten Office-Zwischenablage können bis zu 24 Elemente gesammelt werden. Die Office-Zwischenablage befindet sich im sog. Aufgabenbereich. Der Aufgabenbereich wird nach 2maligem Kopieren automatisch gestartet. Dann werden bis zu 24 kopierte Elemente in der Office Zwischenablage aufgelistet. Jedes Kopieren ergänzt die Liste um einen Eintrag. Am Ende kann man dann über die Schaltfläche ALLE EINFÜGEN (leider nur über TAB zur erreichen) alle kopierten Elemente in einem Zug einfügen. Diese Technik empfiehlt sich, wenn man aus einem Text gleich mehrere Elemente gezielt kopieren möchte. Das lästige Wechseln zwischen den Fenstern reduziert sich dadurch stark. Achtung: Wenn man erneut sammeln möchte, empfiehlt es sich, über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN im AUFGABENBEREICH ZWISCHENABLAGE, die vorher gesammelten Elemente aus der Office-Zwischenablage zu entfernen.

Zusammenfassung

Kurz gesagt, Kopieren besteht aus den Schritten Kopieren (STRG+C) und Einfügen (STRG+V), während Verschieben sich zusammensetzt aus Ausschneiden (STRG+X) und Einfügen (STRG+V). In der englisch gefärbten Computersprache spricht man auch von copy+paste und cut+paste.

Übung Kopieren und Einfügen

Schreibe Deine Schulfächer auf. Erstelle nun mit Ausschneiden und Einfügen daraus eine alphabetische Liste. Erstelle einen Ordner mit dem Namen Übungen und speichere die Datei mit dem Namen Schulfächer dort ab.

Rückgängig machen und Wiederherstellen

Manchmal schießt man beim Bearbeiten des Word-Dokuments über sein Ziel hinaus und stellt fest, dass der letzte Befehl bzw. die letzten Befehle dem Text mehr geschadet als genutzt haben. Beispielsweise kann es passieren, dass man einen Teil des Textes unbeabsichtigt gelöscht hat! In diesem Fall kann man den letzten Befehl rückgängig machen (STRG+Z) (Alternativ im Menü BEARBEITEN / RÜCKGÄNGIG (ALT,B,R)). Mehrmaliges Betätigen von STRG+Z macht die letzten Befehle rückgängig (bis zu 100 Befehle können rückgängig gemacht werden). Falls man feststellt, dass man einen oder mehrere Befehle zu viel rückgängig gemacht hat, kann man mit STRG+Y den/die rückgängig gemachten Befehle wiederherstellen. Übrigens, auch Texteingabe ist ein Befehl.

Formatierung

Unter Formatierung versteht man die Gestaltung des Aussehens eines Textes. Dabei unterscheidet man in Word zwischen Zeichenformatierung, Absatzformatierung und Seitenformatierung. Die Zeichenformatierung gestaltet das Aussehen der Buchstaben bzw. Schrift, wie z.B. Schriftart, Schriftgröße oder Schriftfarbe. Die Absatzformatierung wiederum definiert die Position der Schrift zueinander (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.). Schließlich legt die Seitenformatierung die Größe einer Seite (z.B. A4 oder A5), ihre Ausrichtung (Hochformat oder Querformat) und ihre Randeinstellungen fest.

Zeichenformatierung

Zeichenformatierungen gibt es in Braille nicht. Sehende gestalten dagegen ihre Texte sehr gern mit unterschiedlichen Schriftattributen, um Textteile hervorzuheben oder auch nur zu "Verschönern". Dazu muss man Folgendes wissen: Im Gegensatz zur Brailleschrift, bei der ein bestimmter Buchstabe immer gleich aussieht, bietet die Schwarzschrift eine große Vielfalt an Erscheinungsformen an. Alle Einstellungen dazu kann man auf der Registerkarte SCHRIFT im Dialogfenster ZEICHEN im Menü FORMAT machen (ALT,T,Z). Wichtig: Bevor eine Zeichenformatierung manuell einem Text zugewiesen werden kann, muss der Text bzw. der Textteil markiert sein.

Schriftart

Unter einer Schriftart versteht man die grafische Gestaltung eines Zeichensatzes. Das bedeutet, dass die Zeichen einer Schriftart Ähnlichkeiten aufweisen. Das können u.a. sein: Strichstärke, Laufweite (Breite der Zeichen und Abstand zwischen den Zeichen), verschnörkelte oder schnörkellose Striche, einfache Striche oder Striche mit Häkchen an den Enden...

Bei den Schriftarten gibt es einige wichtige Familien, die man kennen sollte. Im Folgenden sind diese und einige typische Vertreter aufgelistet.

• Serifen Schriften: Serifen sind kleine Endstriche eines Buchstabens. Sie bilden eine horizontale Linie, an der sich das Auge des Lesers orientieren kann. Daher eignen sich Serifenschriften besonders für gedruckte Bücher oder Zeitungen. Als typischer Vertreter ist hier vorallem Times New Roman zu nennen.
• Serifenlose Schriften: Im Gegensatz zu den Schriften mit Serifen sind serifenlose Schriften ganz gerade und klar. Die serifenlose Schriften können besser entziffert werden, weswegen sie für Menschen mit einer Sehbehinderung die geeigneten Schriftarten sind. Aber auch am Bildschirm oder auf Webseiten sind serifenlose Schriftarten zu bevorzugen. Typische Vertreter: Arial, Verdana
• proportionale Schriftarten: Einzelne Zeichen einer Schriftart sind unterschiedlich breit, ein w ist breiter als ein i. Typische Vertreter sind hier Arial und Times New Roman.
• nichtproportionale Schriftarten: Einzelne Zeichen einer Schriftart sind immer gleich breit. Um beim Bespiel w und i zu bleiben: Hier hat das i einen kleinen "Fuß", der genauso breit wie das w ist. Diese Schriftfamilie ähnelt noch am meisten der Brailleschrift, denn auch hier hat jedes Zeichen gleich viel Platz zur Verfügung. Diese Eigenschaft macht man sich zu nutze, wenn man an der Braillezeile in Word z.B. schriftlich (untereinander) rechnen möchte oder, wenn man aus Word heraus direkt auf einen Brailledrucker drucken möchte. Typischer Vertreter: Courier, Courier New.

Schriftschnitt

Der Schriftschnitt verändert das Aussehen einer Schriftart. Ein veränderter Schriftschnitt hebt ein Wort im Vergleich zum Rest des Textes hervor und ist für das Auge schnell erkennbar.

• Standard: Das normale Aussehen der Schriftart.
• fett: Die Schriftart wird mit einer dickeren Strichstärke versehen.
• kursiv: Die Schriftart wird leicht nach rechts geneigt.
• fett/kursiv: Eine Kombination der Eigenschaften.

Schriftgrad

Unter Schriftgrad versteht man die Größe einer Schrift. Die Maßeinheit für Schrift ist "Punkt". Dabei entspricht ein "Punkt" 0,3527 mm. Eine Schrift in 12-Punkt ist üblicherweise für einen normal sehenden Menschen gut und bequem lesbar. Wer Schrift kleiner als 10-Punkt verwendet, läuft Gefahr, dass z.B. seine Briefe nicht oder verzögert ankommen, da die Post Briefe maschinell sortiert und die Scanner mit Schriften, die kleiner als 10-Punkt sind, Schwierigkeiten haben können.

Schriftfarbe

Wie der Name schon sagt, kann man der Schrift eine bestimmte Farbe zuweisen. Standardmäßig ist die Schrift schwarz. Achtung: Wenn eine Schrift in der Textverarbeitung farblich verändert wurde, braucht es auch einen entsprechenden Farbdrucker, um die Farbe auf Papier zu bringen. Die verbreiteten, "normalen" Laserdrucker drucken nur schwarz. In diesem Fall wird der farbige Text auch in schwarz ausgegeben.

Eine kleine Geschichte am Rande: Manche Lehrer schreiben in ihre Arbeiten auch schon die Lösungen hinein und formatieren sie mit der Farbe weiß. Der Drucker gibt hier nichts aus und auch auf dem Bildschirm ist die Lösung unsichtbar. Allerdings - der Braillezeile ist die Farbe völlig egal...

Unterstreichung

Wie der Name schon sagt, wird unter den Text ein Strich gezogen. Dadurch wird der Text optisch hervorgehoben.

Effekte

Hochgestellt/Tiefgestellt

Hiermit kann man Textteile etwas höher bzw. etwas tiefer als den restlichen Text schreiben. In naturwissenschaftlichen Texten ist dies weit verbreitet. Hochgestellt wird der Exponent (2 hoch 4), tiefgestellt wird der sogenannte Index, wie z.B. bei der chemischen Formel H₂O.

Durchgestrichen

Der Text wird mit einem horizontalen Strich durchgestrichen. Das kann man z.B. dafür verwenden, um etwas Überholtes kenntlich zu machen.

Kapitälchen/Großbuchstaben

Hier werden nur große BUCHSTABEN verwendet. Die einzige Formatierung, die man auch direkt auf der Braillezeile nachvollziehen kann.

Tastaturkürzel zur schnellen Formatierung

In der nachfolgenden Auflistung findet man verschiedene Zeichenformatierungen und ihre Tastaturkürzel:

- Schriftgröße (vergrößern: STRG+<), verkleinern (STRG+>)

- fett (STRG+UMSCHALT+F)

- kursiv (STRG+UMSCHALT+K)

- unterstrichen (STRG+UMSCHALT+U)

- GROßBUCHSTABEN (STRG+UMSCHALT+G)

- Kapitälchen (STRG+UMSCHALT+Q)

- ^hochgestellt (STRG++)

- _tiefgestellt (STRG+#)

Zeichenformatierung entfernen

Will man solche von Hand formatierten Texte unter Windows auf einem Brailledrucker ausgeben, kann es zu unvorhersehbaren Fehlern kommen. Man sollte deshalb vor dem Brailledruck den gesamten Text markieren und die Schrifteigenschaften mit STRG+LEER zurücksetzen. Will man trotzdem die "von Hand vorgenommenen Zeichenformatierungen" in der Datei nicht verlieren, darf man diese nicht erneut abspeichern.

Zeichenformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche manuelle Formatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen:

1. Formatierten Text markieren
2. STRG+UMSCHALT+C kopiert die Formatierung.
3. Neu zu formatierenden Text markieren
4. STRG+UMSCHALT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu.
5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Auslesen mit Braillezeile und Sprachausgabe

Standardmäßig zeigt die Braillezeile mit Jaws nur die Formatierung Großbuchstaben bzw. Kapitälchen mit dem Punkt 7 an. Andere Formatierungen werden zunächst nicht angezeigt. Wenn man die Formatierung von einem Textteil genauer wissen möchte, dann liest die Sprachausgabe mit JAWS-Taste+F die Formatierungseigenschaften an der Cursorposition vor.

Übungen Zeichenformatierung

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Bei Zeichenformatierungen muss man alle Zeichen, die formatiert werden sollen, markieren!

Formatiere jedes Attribut so, wie es heißt. Das Wort fett soll also auch fett gedruckt werden. Formatiere in dieser Weise die folgenden Wörter:

fett (STRG+UMSCHALTen+F)

kursiv (STRG+UMSCHALTen+K), unterstrichen (STRG+UMSCHALTen+U), doppelt unterstrichen (STRG+UMSCHALT +D), Großbuchstaben (STRG+UMSCHALTen+G), Kapitälchen (STRG+UMSCHALTen+Q).

hochgestellt (STRG++)

tiefgestellt (STRG+#).

Richtig lustig wird es, wenn man die Attribute kombiniert. Versuche es einmal mit: fett, kursiv und unterstrichen.

Übrigens: Während des Schreibens kann man neue Attribute wählen, dann in dieser Formatierung tippen oder auch zusätzliche Attribute ein- und ausschalten und am Ende wieder mit (STRG+LEERTaste) in die Normalschrift zurückkehren.

STRG+LEERTaste benutzt man auch, um die Zeicheneigenschaften aller markierten Textteile zurückzusetzen.

Übung 2

Erstelle eine Geburtstagseinladung. Verwende dabei die verschiedenen Zeichenformatierungsarten, wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe, Schriftschnitt etc.

Absatzformatierung

Unter einem Absatz versteht man in der Textverarbeitung einen zusammenhängenden Textteil, der am Ende mit einem Absatzendezeichen (EINGABE) abgeschlossen wird. Die Absatzformatierung definiert die Raumlage der Absätze (z.B. Linksbündig, Rechtsbündig, Zeilenabstand, Einzug der ersten Zeile eines Absatzes, etc.). Im Unterschied zur Zeichenformatierung reicht es bei der Absatzformatierung aus, lediglich den Cursor in den zu formatierenden Absatz zu stellen, um die Absatzformatierung vorzunehmen. Alle Einstellungen zur Absatzformatierung findet man im Menü FORMAT / ABSATZ (ALT,T,A). Im sich öffnenden Dialogfenster ABSATZ gibt es zwei Registerkarten: EINZÜGE UND ABSTÄNDE sowie ZEILEN- UND SEITENUMBRUCH

Einzüge und Abstände

Ausrichtung

Unter der Absatzausrichtung muss man sich eine Linie denken, an der sich die Textzeilen ausrichten. Die Textzeilen stehen an dieser Linie schön übereinander ausgerichtet. Am anderen Ende der Textzeilen findet man jedoch den optisch etwas unschönen, sogenannten Flattersatz vor, da sich die Länge der Textzeilen immer etwas unterscheiden.

• LINKS: Diese Einstellung ist standardmäßig bei Word eingestellt. Die gedachte Linie, an der sich jede Textzeile ausrichtet, befindet sich am linken Rand. Am rechten Rand findet man Flattersatz vor. Die Linie am linken Rand zu ziehen ist in der Regel sinnvoll, da das Auge beim Lesen immer am linken Rand beginnt und dort die Orientierung für die nächste Zeile braucht.
• RECHTS: Diese Einstellung ist eher selten. Die gedachte Linie befindet sich rechts und links wäre der Flattersatz. Die Ausrichtung RECHTS wird, wie gesagt, nur sehr selten bei Fließtext (längeren Texten) verwendet. Klassisch verwendet man die Absatzausrichtung RECHTS beim Datum zu Beginn eines Briefes. Hier steht nur das Datum in einer Zeile bzw. einem Absatz am rechten Rand der Seite. Außerdem findet die Absatzausrichtung RECHTS ihre Anwendung beim schriftlichen Addieren, denn hier ist ja entscheidend, dass der Einer über dem Einer steht und der Zehner über dem Zehner usw.
• ZENTRIERT: Zentriert bedeutet, dass die gedachte Linie genau in der Mitte jeder Zeile verläuft. So entsteht sowohl links als auch rechts Flattersatz. Allerdings wird ZENTRIERT ebenfalls nur in Sonderfällen eingesetzt. So werden häufig Überschriften zentriert ausgerichtet. Da Überschriften selten länger als eine Zeile sind, entsteht in diesem Fall kein Flattersatz.
• BLOCKSATZ: Schließlich gibt es die Absatzausrichtung BLOCKSATZ. Beim Blocksatz gibt es zwei gedachte Linien, nämlich sowohl links als auch rechts. Der Text bildet also sowohl links als auch rechts eine gerade Kante. Wie kann das sein, wenn doch die Zeilenlängen unterschiedlich sind? Word bedient sich hier eines kleinen Tricks. Es variiert die Abstände zwischen den Wörtern einer Zeile etwas. So kann Word die ungleichen Gesamtlängen der Zeilen ausgleichen. Das Auge stört sich beim Lesen in der Regel nicht an diesen kleinen Unterschieden im Abstand zwischen den Worten. Erst, wenn ein sehr langes Wort am Ende einer Zeile vorkommt, kann es sein, dass der Abstand zwischen den Worten sehr groß und unschön wird. In diesem Fall sollte man entweder das lange Wort trennen oder die automatische Silbentrennung einschalten. Blocksatz wird in der Regel in allen gedruckten Medien wie Büchern und Zeitungen verwendet.

Einzug

Standardmäßig dehnt sich ein Absatz über die gesamte Seitenbreite aus (Abzüglich des Seitenrands). Um die Ausdehnung eines Absatzes zu verkleinern, verwendet man die Absatzformatierung EINZUG. Dabei wird die linke, bzw. rechte Begrenzung des Textes verschoben.

• LINKS: Die linke Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands der Seite zur linken Begrenzungslinie des Textes.
• RECHTS: Die rechte Begrenzungslinie des Textes im jeweiligen Absatz wird verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des rechten Rands der Seite zur rechten Begrenzungslinie des Textes.

Der Wert des linken bzw. rechten Einzugs kann auch negativ sein. In diesem Fall ragt der Text des Absatzes in den eigentlich leeren Randbereich der Seite hinein. Näheres siehe Seitenformatierung

• SONDEREINZUG: Möchte man zusätzlich, dass sich die erste Zeile vom restlichen Absatz im Einzug unterscheidet, kann man dies hier einstellen.
  • ERSTE ZEILE: Die linke Begrenzungslinie der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm und meint den Abstand des linken Rands des Absatzes zur linken Begrenzungslinie der ersten Zeile. Den Einzug der ersten Zeile um ein Zeichen verwenden häufig Bücher, um kenntlich zu machen, dass nun ein neuer Absatz beginnt.
  • HÄNGEND: Die linke Begrenzungslinie des Absatzes mit Ausnahme der ersten Zeile wird nach rechts verschoben. Die Angabe erfolgt in cm. Diese Einstellung wird häufig bei Nummerierungen verwendet. Dabei steht in der ersten Zeile zu Beginn eine Ziffer, die vor dem gesamten, restlichen Absatz steht.

Abstand

• VOR / NACH: Unter dem Abstand VOR bzw. NACH versteht man den Abstand des Absatzes zum Text des vorhergehenden oder nachfolgenden Absatzes. Die Maßangabe erfolgt in pt und bedeutet "Punkt". Eine Schriftgröße 12 hat 12pt. Um den Abstand auf eine Zeichenhöhe zu setzen, müsste man in diesem Fall 12 pt einstellen. Standardmäßig ist unter NACH ein Abstand von 6 pt eingestellt. So ist optisch der Abstand zwischen zwei Zeilen bei einem normalen Zeilenwechsel (sei es durch den automatischen Umbruch oder durch den manuellen Zeilenwechsel UMSCHALT+EINGABE) und zwei aufeinanderfolgende Zeilen zwischen denen ein Absatzwechsel (EINGABE) liegt, durch den unterschiedlichen Abstand zu unterscheiden.

• Zeilenabstand: Damit ist der Abstand zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes gemeint. Üblicherweise steht der auf EINFACH. Folgende Zeilenabstände gibt es:
  • EINFACH: Jede Zeile ist so hoch, wie die eingestellte Schriftgröße benötigt
  • 1,5 ZEILEN: Jede Zeile hat die Hälfte mehr Platz, als die Schriftgröße benötigt
  • DOPPELT: Jede Zeile hat doppelt so viel Platz. In dieser Einstellung entsteht unter jeder Zeile eine optische Leerzeile. Diese Einstellung wird manchmal verwendet, um Platz für handschriftliche Korrekturen zu lassen.
  • MEHRFACH: Hier können genauere Zeilenabstände eingestellt werden. Das genaue MAß wird im Eingabefeld MAß angegeben. Die Angabe erfolgt in Zeilenhöhen. Die Zeilenhöhe wird von der eingestellten Schriftgröße bestimmt. Also 1 bedeutet einfache Zeilenhöhe, 2 bedeutet doppelte Zeilenhöhe. Achtung: Eine Angabe weniger als 1 (z.B. 0,5) ist auch möglich. Dies führt jedoch zu abgeschnittenen Buchstaben und damit zu unleserlichem Text.
  • MINDESTENS, GENAU: Ähnlich wie MEHRFACH. Die Maß-Angabe erfolgt hier jedoch in pt und ist damit unabhängig von der eingestellten Schriftgröße.

Tabulatoren

Tabulatoren, oder auch Tabstopps, sind nicht druckbare Zeichen. Ein Tabstopp wird mit der TAB-Taste erzeugt. Er dient dazu, einen Abstand innerhalb einer Zeile zu erzeugen. Die horizontale Position des Textes, der einem Tabstoppzeichen folgt, kann individuell eingestellt werden. Es ist auch möglich, mehrere Tabstopppositionen zu vergeben, d.h. der erste Tabstopp richtet sich an der ersten Tabstoppposition aus, der zweite Tabstopp an der zweiten Tabstoppposition. Die Tabstopppositionen beziehen sich immer auf eine Zeile. So kann man mit Hilfe von Tabstoppzeichen Text in mehreren Zeilen wie in einer Tabelle ausrichten. Eingestellte Tabstopppositionen vererben sich auf neu erstellte, nachfolgende Absätze. Die Einstellungen zu Tabstopppositionen erfolgen im Menü FORMAT / TABSTOPP (ALT,T,T).

Tabstoppposition

Im Eingabefeld TABSTOPPOSITION erfolgt die Erstellung einer neuen Tabstoppposition durch die Angabe des Abstands des Tabstopps vom linken Rand in cm. Mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) wird der Tabstopp festgelegt und eine zweite, dritte usw. Tabstoppposition kann vergeben werden. Vom Eingabefeld aus kann man mit ABWÄRTS überprüfen, welche Tabstopppositionen schon vergeben wurden. Über die Schaltfläche LÖSCHEN (ALT+N) kann man die mit den Pfeiltasten ausgewählte Tabstoppposition löschen. Über die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN (ALT+A) kann man alle Tabstopps entfernen.

Standardtabstopps

In Word ist eine Standardposition für Tabstopps automatisch eingestellt: STANDARDTABSTOPPS. Genauer gesagt ist es der standardmäßige Abstand zwischen den Standardtabstopps. Dieser kann hier verändert werden. Wenn hier beispielsweise 3 cm eingestellt ist, dann ist die erste Tabstoppposition einer Zeile bei 3cm, die zweite bei 6cm, die dritte bei 9 cm usw. Falls eine Tabstopposition festgelegt wurde, dann sind die nachfolgenden Tabstopppositionen durch die STANDARDTABSTOPPS festgelegt.

Ausrichtung

Unter Ausrichtung versteht man die Ausrichtung des Textes am Tabstopp. Die Ausrichtung wird durch einen Auswahlschalter festgelegt. Vorher sollte unter TABSTOPPPOSITION eine neue Position eingestellt oder eine bestehende Tabstoppposition mit den Pfeiltasten ausgewählt worden sein. Am Ende wird das Ganze mit der Schaltfläche FESTLEGEN (ALT+E) abgeschlossen.

• LINKS: Die standardmäßige Ausrichtung am Tabstopp. Der Tabstopp steht links vom Text.
• RECHTS: Der Tabstopp steht rechts vom Text.
• Zentriert: Der Tabstopp steht genau in der Mitte des Textes.
• Dezimal: Wenn der Text eine Zahl mit Komma ist, dann steht das Komma genau an der Tabstoppposition. Alles vor dem Komma steht links, alles nach dem Komma rechts von der Tabstoppposition.
• Vertikale Linie: An der Tabstoppposition wird eine vertikale Linie gezeichnet. Der Text wird hiervon nicht beeinflusst.

Füllzeichen

Füllzeichen bietet die Möglichkeit, den leeren Bereich im Text, den der Tabulator erzeugt, zu füllen. Die Auswahlschalter bieten an:

• 1 OHNE : ohne Füllzeichen. Dies ist voreingestellt.
• 2 .... : eine gepunktete Linie
• 3 ---- : eine gestrichelte Linie aus Minuszeichen
• 4 ____ : Unterstriche

Aufzählungszeichen/Nummerierung

Word ist so voreingestellt, dass einem Absatz, der mit einer Nummerierung beginnt, nach EINGABE die Formateigenschaft eines nummerierten Absatzes hinzugefügt wird. Gleichzeitig wird der nächste Absatz ebenfalls als nummerierter Absatz erzeugt und ihm eine Nummer (die dem vorherigen Absatz nachfolgt) vorangestellt. Nachträglich eingefügte Absätze werden automatisch nummeriert und auch bereits erstellte, nachfolgende Absätze werden automatisch neu nummeriert, wenn ein Absatz und damit eine Nummer neu eingefügt wird.

Warnung:

Wie in den Einstellungen zu Word beschrieben, ist zu empfehlen, diese Automatismen abzuschalten. Man läuft sonst als Braillezeilenbenutzer Gefahr, dass man etwas unbeabsichtig verändert und es nicht mitbekommt. Man denke hier nur z.B. an eine nummerierte Klassenarbeit, in die man einen Absatz einfügt, um eine Antwort unter die erste Aufgabe zu schreiben. Automatisch würde die Antwort fortlaufend nummeriert und die anderen Aufgaben entsprechend um eine Nummer verschoben. Informationen des Lehrers, der während der Arbeit eine Information zu einer Aufgabe gibt, würden zur falschen Aufgabe verweisen. In Schulbüchern, die eigens für blinde Schüler als Word-Dokumente übertragen werden, werden diese Nummerierungen und Aufzählungszeichen nicht verwendet. Stattdessen wird das ganze über Word: Formatvorlagen gelöst, die genauso aussehen, aber auf den Automatismus verzichten. Trotz der Warnung sei hier die automatische Nummerierung und Aufszählung beschrieben.

Nummerierung

Um einen Absatz oder mehrere Absätze automatisch zu nummerieren, wählt man das Menü FORMAT / NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT,T,N). Hier wechselt man auf die Registerkarte Nummerierung (ALT+N) und wählt mit den Pfeiltasten eine Nummerierung aus. Folgende Formen werden standardmäßig angeboten:

• Ohne
• 1. 2. 3.
• 1) 2) 3)
• (1) (2) (3)
• a) b) c)
• a. b. c.
• i. ii. iii.

Die Absätze sind standardmäßig als hängende Absätze formatiert, sodass die Nummer immer vor dem Absatz steht, auch wenn der Absatz über mehrere Zeilen geht.

Aufzählung

Aufzählung funktioniert ähnlich wie Nummerierung. Die Registerkarte heißt statt NUMMERIERUNG AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+A). Der einzige Unterschied ist, dass statt fortlaufenden Nummern Aufzählungszeichen verwendet werden. Hier wird von Word angeboten:

• OHNE
• gefüllte Kreise
• hohle Kreise
• gefüllte Quadrate
• Office Symbol (bunte Kleckse)
• sternförmige Aufzählungszeichen
• Pfeilförmige Aufzählungszeichen
• Spiegelstriche

Format der Aufzählungszeichen ändern

Über die Schaltfläche ANPASSEN (ALT+P) im Menü FORMAT / NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN kann man individuelle Einstellungen zur gewählten Nummerierungs- bzw. Aufzählungsform und deren Formatierung durchführen.

Rahmen und Schattierungen

Unter einem Rahmen versteht man ein Rechteck, das den zu formatierenden Absatz einschließt. Schattierung meint das gleiche wie Rahmen, nur mit dem Unterschied, dass das Rechteck mit einer bestimmten Farbe, in der Regel grau gefüllt ist.

Rahmen

Im Menü FORMAT / RAHMEN UND SCHATTIERUNG (ALT,T,R) findet man auf der Registerkarte RAHMEN (ALT+R) die Einstellungen, um einen Rahmen um einen Absatz zu erzeugen.

Einstellung

Unter EINSTELLUNG ist standardmäßig OHNE (ALT+H) eingestellt. Das meint, dass kein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Weiterhin gibt es KONTUR (ALT+K). Dies meint, dass ein Rahmen um den Absatz erzeugt wird. Schattiert (ALT+A) erzeugt ebenfalls einen Rahmen, nur dass der Rahmen einen kleinen Schatten wirft.

Linienart

Unter LINIENART (ALT+L) kann man verschiedene Arten von Linien auswählen (durchgezogene Linie, gepunktete Linie, gestrichelte Linie ...).

Farbe

In FARBE (ALT+B) kann man mit den Pfeiltasten eine Rahmenfarbe festlegen (die Sprachausgabe sollte die Farbe ansagen). Standardmäßig ist als Rahmenfarbe schwarz eingestellt.

Breite

In BREITE (ALT+I) kann die Strichstärke des Rahmens gewählt werden. Die Maßeinheit ist hier pt. Standardmäßig ist hier 1/2 pt eingestellt, was schon einen gut erkennbaren, dicken Rahmen erzeugt.

Rahmenlinien oben / unten

Einmal TAB nach der Ausklappliste zur BREITE landet man auf dem Schalter RAHMENLINIE OBEN und einen weiteren TAB entfernt findet man den Schalter RAHMENLINIE UNTEN. Mit EINGABE kann man jeweils diese Schalter aktivieren. Sie erzeugen bei EINSTELLUNG OHNE (ALT+H) eine Linie über bzw. eine Linie unter dem Absatz. Mit dieser Technik kann man z.B. schnell eine durchgängige Linie unter einem Absatz erzeugen.

Schattierung

Im Menü FORMAT / RAHMEN UND SCHATTIERUNG (ALT,T,R) findet man auf der Registerkarte SCHATTIERUNG (ALT+C) die Einstellungen, um ein gefülltes Rechteck hinter einem Absatz zu erzeugen. Unter AUSFÜLLEN kann man die Farbe der Füllung auswählen. Wichtig ist es hier, einen entsprechenden Kontrast zur Schriftfarbe zu wählen. Schwarze Schrift wäre auf schwarzer Füllung nicht mehr zu erkennen. Aber z.B. GRAU MIT 10% erzeugt eine erkennbare Füllung, auf der schwarze Schrift noch gut gelesen werden kann.

Absatzformate zurücksetzen

Mit der Tastenkombination STRG+Q kann man alle manuellen Absatzformatierungen wieder auf die Standardeinstellungen der Formatvorlage zurücksetzen. Mit STRG+UMSCHALT+N kann man die Formatvorlage Standard auswählen - das sind die Einstellungen, die gültig sind, wenn man ein neues Word Dokument erstellt.

Absatzformatierung übertragen

Um an mehreren Orten die gleiche Absatzformatierung zu erzeugen, kann man die Formatierung auch kopieren und einfügen. Im Unterschied zum Übertragen der Zeichenformatierung muss man den Text nicht vorher markieren.

1. Cursor in den formatierten Text stellen
2. STRG+UMSCHALT+C kopiert die Formatierung
3. Cursor in den neu zu formatierenden Text stellen
4. STRG+UMSCHALT+V fügt die Formatierung dem markierten Text zu
5. ... Die Formatierung kann beliebig oft eingefügt werden.

Tastenkombinationen zum schnellen Formatieren

Standard zurücksetzen	STRG+UMSCHALT+N
Blocksatz	STRG+B
Rechtsbündig	STRG+R
Linksbündig	STRG+L
Zentriert	STRG+E
Einrückung stufenweise	STRG+M
Einrückung stufenweise rückgängig machen	STRG+UMSCHALT+M
Hängender Einzug stufenweise	STRG+T
Hängenden Einzug stufenweise rückgängig machen	STRG+UMSCHALT+T
Verschiedene Zeilenabstände im Absatz	STRG+5 (1,5 zeilig); STRG+2 (doppelzeilig); STRG+1 (einzeilig)
Rücksetzen zugewiesener Absatzformate	STRG+Q

Übungen Absatzformatierung

Übung 1

Diese Übung gibt es auch als Download

Verändere die folgenden Absätze durch die beschriebenen, wordeigenen Shortcuts:

Der Standardabsatz ist linksbündig (Flattersatz). Er wird automatisch gewählt, wenn man ein neues Word Dokument beginnt. Zum Zurücksetzen gibt es den Shortcut (STRG+UMSCHALT+N). Das ist hier nötig.

Will man einen veränderten Absatz nicht vollständig zum Standardabsatz machen und er soll dennoch linksbündig werden, ohne die anderen Änderungen zurückzusetzen, kann man auch (STRG+L) eingeben.

In Büchern benutzt man für die normalen Absätze meist Blocksatz. Der linke und der rechte Rand sind gerade ausgerichtet. Das wird dadurch erreicht, dass die Abstände zwischen den Wörtern unterschiedlich breit sind. (STRG+B)

Rechtsbündige Absätze machen selten Sinn. Vielleicht kann man es trotzdem manchmal brauchen (STRG+R).

In Gedichten werden Absätze oft zentriert, das heißt, sie werden so umgebrochen, dass jede Zeile mittig ausgerichtet ist. Rechts und links hat man dann Flattersatz (STRG+E).

In Büchern wird manchmal ein ganzer Absatz links eingerückt. Word rückt beim entsprechenden Shortcut stufenweise jeweils um weitere 1,25 cm ein (STRG+M).

Probiere das mit dem stufenweisen Einzug jetzt nochmals. Du kannst es nämlich auch stufenweise wieder rückgängig machen (STRG+UMSCHALT+M).

1. Hängenden Einzug braucht man oft bei nummerierten Absätzen, bei Listen aller Art oder bei Spiegelstrichen. Auch das geht stufenweise in Schritten von je 1,25 cm vorwärts und rückwärts (STRG+T) oder (STRG+UMSCHALT+T).

Wenn der Zeilenabstand innerhalb eines Absatzes 1,5zeilig sein soll, erreicht man das ganz schnell durch (STRG+5). Es gibt aber auch die Möglichkeit, den doppelten Zeilenabstand einzustellen (STRG+2). Zum Schluss machst du den Zeilenabstand wider einzeilig (STRG+1)

Achtung: Dieser Absatz enthält eine Kombination von Veränderungen. Du kannst all diese Veränderungen auf einen Schlag mit dem Shortcut: (STRG+UMSCHALT+N) in die Absatzformatierung Standard zurücksetzen.

Diesem Absatz ist eigentlich die definierte Formatvorlage Liste zugewiesen. Dann wurde er von Hand zum Blocksatz gemacht. Man kann ihm die ursprünglich zugewiesenen Absatzeigenschaften mit einem Shortcut zurückgeben (STRG+Q). Übung Absatzformatierung

Übung 2

Stelle Dein Lieblingskochrezept als Aufzählung dar.

Übung 3

Erstelle die aktuellen Tabelle der Fußball-Bundesliga als nummerierte Liste (enthalten sollte sein: Platz, Name des Vereins, Punkte, Tore).

Seitenformatierung

Die Seitenformatierung ist nach der Zeichen- und Absatzformatierung die dritte und letzte Formatierungskategorie. Seitenformatierung meint das Aussehen und die Gestaltung der (Druck-)Seite. Wie groß (A4, A5) ist meine Seite ? Wie breit ist der Rand der Seite? Welche Seitenorientierung - Hoch bzw. Querformat - hat die Seite? Wie gestaltet man Kopf- und Fußzeile? Wie schaltet man die Seitennummerierung an?

Seitenumbruch

Früher, als mancher noch mit der Schreibmaschine gearbeitet hat, musste man ein neues Blatt einlegen, wenn die alte Seite vollgeschrieben war. Word beginnt eine neue Seite automatisch. Es vollzieht vergleichbar zum Zeilenumbruch einen automatischen Seitenumbruch. Einen manuellen Seitenwechsel fügt man mit (STRG+EINGABE) ein. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn man ein neues Kapitel mit einer frischen Seite beginnen möchte.

Die Länge einer Seite bzw. die Anzahl der Wörter und Buchstaben, die auf eine Seite passen, ist von mehreren Dingen abhängig:

1. Größe der Seite bzw. des Papiers: Je größer das Papier, desto mehr Platz ist für den Text vorhanden.
2. Randeinstellungen: Je breiter der Rand und damit ein Bereich der Seite, der nicht bedruckt werden darf, desto weniger Platz ist auf der Seite für den Text.
3. Zeichenformatierung: Die Schriftgröße bestimmt entscheidend, wie viele Buchstaben in eine Zeile und wie viele Zeilen auf ein Blatt passen. Je größer die Schrift, desto weniger Buchstaben und Zeilen haben Platz. Neben der Schriftgröße spielt auch die Auswahl der Schriftart eine wichtige Rolle, was die räumliche Ausdehnung eines Textes angeht. Eine proportionale Schriftart braucht weniger Platz als eine nicht proportionale Schriftart. Klar, Buchstaben wie das i beispielsweise sparen bei der proportionalen Schriftart Platz ein.

Seite einrichten

Die Einstellungen zur Größe und Ausrichtung der Seite, ebenso wie die Randeinstellungen, werden im Menü DATEI / SEITE EINRICHTEN...(ALT,D,I) gemacht.

Seitenränder

Auf der Registerkarte SEITENRÄNDER des Dialogfensters SEITE EINRICHTEN tätigt man die Einstellungen zu RÄNDER und ORIENTIERUNG.

Ränder

Seitenrand meint den nicht bedruckten Rahmen um eine Seite. Die Breite des Rahmens ist außen durch den Papierrand und innen durch die Ausdehnung des Textes (Textbegrenzung) definiert. Unter Textbegrenzung versteht man die gedachte Linie, an der sich der Text ausrichtet. Der Text beginnt an der linken bzw. oberen Textbegrenzung und endet an der rechten bzw. unteren Textbegrenzung. Die Absatzformatierung EINZUG 0 cm liegt genau auf dieser Textbegrenzungslinie. Wenn der EINZUG erhöht wird, dann wird zum Rand noch der Einzug hinzu addiert. Wenn also z.B. auf einer Seite beim linken Rand 2,5 cm eingestellt sind und der Absatz einen linken Einzug von 2 cm aufweist, dann befindet sich der erste Buchstabe in diesem Absatz und damit die linke Textbegrenzung 4,5 cm (linker Rand + linker Einzug) vom linken Papierrand entfernt.

RÄNDER hat insgesamt 5 Drehfelder und eine Ausklappliste:

• OBEN (ALT+O): Gibt den Abstand in cm zwischen oberen Papierrand und oberem Textrand an.
• UNTEN (ALT+U): Gibt den Abstand in cm zwischen unterem Papierrand und unterem Textrand an.
• LINKS (ALT+L): Gibt den Abstand in cm zwischen linkem Papierrand und linkem Textrand an.
• RECHTS (ALT+R): Gibt den Abstand in cm zwischen rechtem Papierrand und rechtem Textrand an.
• BUNDSTEG (ALT+B): Ein zusätzlicher Rand, der je nach BUNDSTEGPOSITION noch zu einer der vier Randeinstellungen hinzugerechnet wird. Unter Bundsteg versteht man den Raum, den eine Heftung durch die Löcher oder eine Bindung durch das Zusammenkleben am Rand benötigt. Möchte man z.B. seine Seiten am linken Rand lochen, um sie abzuheften, dann stellt man unter BUNDSTEG 2 cm und als BUNDSTEGPOSITION LINKS ein.
• BUNDSTEGPOSITION (ALT+N): Ausklappliste, die angibt, wo auf der Seite sich der Bundsteg befindet (LINKS, RECHTS, OBEN, UNTEN).

Achtung: Eine Randeinstellung von 0 cm führt in der Regel zu einer Warnung beim Ausdrucken, denn fast jeder Drucker braucht für die Papierführung einen minimalen (0,3 - 1 cm ) Randbereich, den der Drucker nicht bedrucken kann. Falls man die Warnung ignoriert, dann wird ein Teil des Textes beim Ausdrucken abgeschnitten. Im Fall der Warnung ist es besser, den Schalter KORRIGIEREN in dem Dialogfenster der Warnung auszuwählen, denn dann werden die Randeinstellungen den minimalen Anforderungen des Druckers automatisch angepasst.

Orientierung

ORIENTIERUNG bietet zwei Auswahlschalter:

• HOCHFORMAT (ALT+H): Ist standardmäßig eingestellt. Die Seite ist höher als breit. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 29,7 cm hoch und 21 cm breit.
• QUERFORMAT (ALT+Q): Die Seite ist breiter als hoch. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 21 cm hoch und 29,7 cm breit.

Format

In der Registerkarte FORMAT im Menü DATEI / SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I) stellt man unter Papierformat (ALT+P) genormte Papiergrößen ein. In der Regel verwendet man in Deutschland Papier der Größe A4. A4 hat eine Ausdehnung von 29,7 cm x 21 cm. Falls man Papier mit anderen Ausdehnungen bedrucken möchte, kann man in den Drehfeldern BREITE (ALT+B) und HÖHE (ALT+H) auch individuelle Papiergrößen einrichten.

Layout

Unter LAYOUT werden vor allem Einstellungen zu Kopf- und Fußzeile getätigt. Siehe nachfolgendes Kapitel.

Kopf- und Fußzeile

Kopf- und Fußzeile sind übergeordnete, zusätzliche Informationen, die auf den Seiten eines Dokuments oben (Kopfzeile) oder unten (Fußzeile) ausgegeben werden. Sehr häufig wird in Kopf- bzw. Fußzeilen die aktuelle Seitenzahl angegeben. In der Regel befindet sich die Kopf- bzw. Fußzeile innerhalb des Seitenrandes. Die Inhalte der Kopf- bzw. Fußzeile sind beim Lesen in der NORMALANSICHT nicht sichtbar. Erst, wenn man in die Ansicht Seitenlayout wechselt, sind Kopf- und Fußzeile erkennbar. Allerdings ist der Text der Kopf- bzw. Fußzeile ausgegraut, d.h. der Cursor landet beim normalen Navigieren durch den Text niemals in der Kopf- bzw. Fußzeile. Damit ist auch in der Ansicht SEITENLAYOUT die Kopf- bzw. Fußzeile für die Braillezeile unsichtbar. Um in Kopf- bzw. Fußzeile zu gelangen, wählt man ANSICHT / KOPF- und FUßZEILE (ALT,A,K). Jetzt steht der Cursor im Bereich der KOPFZEILE. Mit ABWÄRTS gelangt man in die FUßZEILE.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Man wechselt in die Ansicht / KOPF- und FUßZEILE (ALT,A,K). In der KOPFZEILE schreibt man einen beliebigen Text, z.B. den Titel des aktuellen Dokuments. Mit ALT,A,K verlässt man KOPF- und FUßZEILE wieder. Auf jeder Seite des Dokuments befindet sich nun der Titel des Dokuments in der Kopfzeile. Es ist zunächst völlig egal, auf welcher Seite man sich befindet, wenn man in die KOPF- und FUßZEILE wechselt. Jede Änderung bezieht sich auf alle Seiten. Den Text in KOPF- und FUßZEILE kann man wie gewohnt mit Zeichen- und Absatzformatierung gestalten.

Abschnittswechsel - Verschiedene Kopf- und Fußzeilen

Die Kopf- und Fußzeile vor und nach einem Abschnittswechsel kann individuell unterschiedlich gestaltet werden. Zunächst fügt man in sein Dokument einen Abschnittswechsel ein: Man geht in das Menü EINFÜGEN / MANUELLER WECHSEL und aktiviert dort im Dialogfenster MANUELLER UMBRUCH den Auswahlschalter ABSCHNITTSWECHSEL NÄCHSTE SEITE (ALT+N). Anschließend gestaltet man die Kopf- und Fußzeile im ersten Abschnitt wie gewohnt. Danach öffnet man die Kopf- und Fußzeile im zweiten Abschnitt, führt den Befehl KopfFußzeilenVerknüpfungUmschalten(?) aus und löst dadurch die Verknüpfung mit dem ersten Abschnitt. Nun kann die Kopf- und Fußzeile des zweiten Abschnitts gestaltet werden.

Felder / automatische Inhalte

Felder sind Platzhalter für sich ändernde Daten. Ein typisches Beispiel für ein Feld ist die Seitenangabe in der Fußzeile. Je nach dem, auf welcher Seite man sich befindet, zeigt dieses Feld eine andere Zahl an. Ohne diese Möglichkeit müsste man ja auf jeder Seite die Information per Hand einfügen. Wenn man nachträglich eine neue Seite einfügen würde, dann müsste man alle Seitenangaben noch einmal überarbeiten. Diese nervige Aufgabe übernimmt Word mit einem Feld.

Einfügen eines Feldes

Über das Menü EINFÜGEN / FELD... (ALT,E,F) öffnet man das Dialogfenster FELD. In der Ausklappliste KATEGORIEN (ALT+K) wählt man die passende Kategorie aus. In unserem Fall - möchten wir über ein Feld die jeweils "aktuelle Seitenzahl" einfügen - wählt man als Kategorie NUMMERIERUNG. Im Listenfeld FELDNAMEN (ALT+M) wählen wir PAGE aus. Das Feld PAGE fügt die aktuelle Seitenzahl ein. Mit EINGABE schließen wir den Vorgang ab. An der Einfügestelle im Dokument und auf der Braillezeile steht nun eine Ziffer (je nach dem, auf welcher Seite des Dokuments man sich gerade befindet). Das Feld wird von der Sprachausgabe als "Page Feld" angekündigt. Mit dem Befehl ALT+F9 kann man die sogenannte Feldfunktion des Feldes anzeigen lassen bzw. wieder ausschalten. In unserem Fall steht hier { PAGE }. Das ist der Feldfunktionsbefehl für "aktuelle Seitenzahl" der wordeigenen Programmiersprache.

Wenn man das Ganze in der Fuß- bzw. Kopfzeile einfügt, dann erscheint das Feld auf jeder Seite und zeigt auf jeder Seite die jeweilige Seitennummer an.

Weitere wichtige Angaben für die Kopf- bzw. Fußzeile, die man über Felder realisieren kann, sind:

• Seitenzahl des gesamten Dokuments: Kategorie DOKUMENTINFORMATIONEN - Feldnamen: NUMPAGES
• Autor: Kategorie DOKUMENTINFORMATIONEN - Feldnamen: AUTHOR (muss vorher im Dialogfeld EIGENSCHAFTEN in DATEI / EIGENSCHAFTEN angeben worden sein)
• Datum: Kategorie DATUM UND UHRZEIT
  • Feldnamen: SAVEDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde)
  • Feldnamen: DATE (fügt das aktuelle Datum ein)
  • Feldnamen: PRINTDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument gedruckt wurde)
• Dateipfad: Kategorie (ALLE) - Feldfunktion FILENAME (fügt Speicherort und Namen der Datei ein).

Abkürzungen

Um das aktuelle Datum einzufügen, gibt es im Menü EINFÜGEN / DATUM UND UHRZEIT ein eigenes Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT.

Um die aktuelle Seitenzahl in der Fußzeile zu platzieren gibt es im Menü EINFÜGEN / SEITENZAHL ein eigenes Dialogfenster SEITENZAHL.

Formatvorlagen

Unter einer Formatvorlage versteht man eine Art Container für Zeichen- und Absatzformatierung, d.h. in einer Formatvorlage speichert man Eigenschaften zur Zeichen- und Absatzformatierung ab. Einen beliebigen Text oder Absatz kann man anschließend mit dieser Formatvorlage formatieren. Dem Text bzw. Absatz werden dabei genau diese Formatierungseigenschaften zugewiesen.

Word bringt standardmäßig schon eine Reihe von Formatvorlagen mit. Hervorzuheben sind hier die Formatvorlagen STANDARD (der normale Text) und die ÜBERSCHRIFTEN Formatvorlagen. Hier sind schon sinnvolle Formatierungseigenschaften vergeben worden.

Formatvorlagen sind eine elegante Möglichkeit, um Text sehr schnell und effizient zu formatieren. Mit nur einem Befehl (Zuweisen der Formatvorlage) wird einem Text eine Kombination von mehreren Formateigenschaften zugewiesen.

Nachträgliche Änderungen der Formatierung sind ein weiterer Vorteil von Formatvorlagen. Während man bei manuellen Formatierungen jeden einzelnen Textteil neu bearbeiten muss, um eine neue Formatierung zuzuweisen, ändert man bei der Formatierung über Formatvorlagen nur an einer Stelle, nämlich in der Formatvorlage selbst. Die Änderungen werden automatisch an allen Textstellen vollzogen, die mit dieser Formatvorlage formatiert sind.

Insbesondere für Braillezeilennutzer sind Formatvorlagen eine einfache Möglichkeit, in einem Dokument verlässliche und schnelle Formatierungen vorzunehmen. Die optische Kontrolle eines Dokuments vor der Druckausgabe durch Sehende kann mit Hilfe von Formatvorlagen reduziert werden.

Über Formatvorlagen Gliederungsebenen in ein Dokument zu montieren, verschafft auch blinden Nutzern Überblick über ein Dokument. Die Möglichkeiten, die dadurch für die Navigation über die Gliederungsansicht entstehen, findet man in gedruckten Brailletexten nicht. Insbesondere für Sachtexte ist die Navigation ein entscheidender Vorteil des digitalen Dokuments gegenüber dem gedruckten Papier.

Einem Absatz eine Formatvorlage zuweisen - am Beispiel Überschrift 1

Eine Überschrift wird in der Regel anders formatiert als der normale Text. Eine Überschrift weist meist einen größeren Schriftgrad auf und als Schriftschnitt wird fett gewählt. Häufig wird einer Überschrift zusätzlich die Absatzformatierung Ausrichtung zentriert zugewiesen. Die manuelle Formatierung von jeder Überschrift in einem längeren Text wäre sehr mühselig. Überall müssten diese verschiedenen Formate zugewiesen werden. Ein aufmerksamer Leser erinnert sich vielleicht an das Kopieren der Formatierung und könnte sagen, dass es mit dieser Technik doch nur einmal notwendig ist, die Formatierung einzustellen und dann die restlichen Formatierungen einfach zu kopieren. Das stimmt - wenn man allerdings am Ende der Arbeit erkennt, dass die Schriftgröße doch vielleicht etwas größer sein sollte, fängt man wieder von vorne an. Word hilft uns an dieser Stelle mit Formatvorlagen und im speziellen hier mit der Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1.

Vorgehen

Um einem Absatz die Formatvorlage zuzuweisen, stellt man den Cursor in den Absatz. Danach springt man mit STRG+UMSCHALT+S in die Ausklappliste für Formatvorlagen in der Symbolleiste FORMAT. Dort wählt man mit den Pfeiltasten AUFWÄRTS bzw. ABWÄRTS die Formatvorlage, in unserem Fall Überschrift 1, und bestätigt mit EINGABE. Eventuell müssen Jaws-Nutzer, bevor sie mit den Pfeiltasten die Formatvorlage auswählen können, die Ausklappliste zuerst mit ALT+PFEIL RUNTER öffnen. Schon ist der Text formatiert. Mit Jaws kann man sich mit dem Befehl JAWS-Taste+F die Formatierung ansagen lassen. Dabei sollte auch vorkommen - Vorlage: Überschrift 1.

Abkürzungen

Etwas schneller kommt man beim Formatieren einer Überschrift zum Ergebnis, wenn man in der Ausklappliste Formatvorlage statt die Pfeiltasten zu verwenden ein Ü eingibt. Der Cursor springt in der Ausklappliste zum ersten Eintrag mit Ü.

Noch schneller kann man über die wordeigenen Shortcuts Überschrift-Formatvorlagen erzeugen. Diese sind:

• Überschrift 1: ALT+1 (Achtung, in Jaws älter als Version 8.0 belegt, siehe unten!)
• Überschrift 2: ALT+2
• Überschrift 3: ALT+3

Leider ist in Jaws der Befehl ALT+1 schon anderweitig belegt. Um den Befehl trotzdem verwenden zu können, kann man in Jaws im Tastaturmanager die Verknüpfung des Tastaturkürzels ALT+1 mit dem Jaws-Befehl löschen. Eine andere Möglichkeit ist es, Jaws zu sagen, dass es die Tastatureingabe an die Anwendung durchreichen soll. Der Befehl ist hierfür: JAWS-Taste+3. In unserem Fall gibt man also ein: JAWS-Taste+3, ALT+1

Absatzteile formatieren über Formatvorlagen

In der Regel wird man Formatvorlagen in ganzen Absätzen verwenden. Es ist allerdings auch möglich, über Formatvorlagen nur Teile eines Absatzes zu formatieren. In diesem Fall markiert man den Textteil und weist die Formatvorlage zu. Da sich Eigenschaften der Absatzformatierung immer nur auf ganze Absätze beziehen, werden im Fall der Zuweisung der Formatvorlage zu einem markierten Textteil nur die Zeichenformatierungen der Formatvorlage zugewiesen.

Formatierungen und Formatvorlagen entfernen

Um einen Text neu zu formatieren und alte, ungewollte Formatierungen zu entfernen, empfiehlt es sich, alles zu markieren (STRG+A) und dem Text die Formatvorlage STANDARD zuzuweisen (STRG+UMSCHALT+N). Gegebenenfalls kann man manuelle Formatierungen über die Befehle STRG+LEER (Zeichenformatierung) und STRG+Q (Absatzformatierung) auf die Einstellungen der Formatvorlage zurücksetzen.

Eigenschaften der Formatvorlagen

Optische Eigenschaften

Formatvorlagen basieren auf den gleichen Einstellungen wie die manuelle Formatierung. Damit kann man das optische Aussehen des Textes gestalten. Um auszulesen, welche Formatierung ein Text bzw. Textteil aufweist, stellt man den Cursor in den entsprechenden Text und erkundet die Einstellungen in den beiden Menüs FORMAT / ZEICHEN und FORMAT / ABSATZ. Alternativ lässt man sich die Einstellungen von Jaws über die Sprachausgabe ansagen: JAWS-Taste+F.

Wenn man sich die Eigenschaften eines Absatzes (einer Überschrift) ansagen lässt, vernimmt man bekannte Einstellungen aus der Zeichen- und Absatzformatierung, wie z.B. Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgröße, Ausrichtung, Einzug etc. Eine Einstellung ist jedoch für den Leser des ECDL-Wikis neu: GLIEDERUNGSEBENE.

Bedeutungstragende Eigenschaften - Gliederungsebenen

Gliederungsebene ist eine Einstellung der Absatzformatierung. Man findet das Eingabefeld dazu in Menü FORMAT / ABSATZ (ALT,T,A) auf der Registerkarte EINZÜGE UND ABSTÄNDE. Die Ausklappliste GLIEDERUNGSEBENE (ALT+G) bietet die Einstellungen Textkörper, Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3 ... bis Ebene 9 an.

Wo wird die Gliederungsebene verwendet?

Der normale Text (Formatvorlage STANDARD) verwendet als Gliederungsebene TEXTKÖRPER. Die Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 1 verwendet die Gliederungsebene EBENE 1. Formatvorlage ÜBERSCHRIFT 2 verwendet die Gliederungsebene EBENE 2. ÜBERSCHRIFT 3 entsprechend EBENE 3 usw.

Was sind Gliederungsebenen?

Als wir uns mit dem Thema Navigation in Texten auseinandergesetzt hatten, kam die Ansicht GLIEDERUNGSANSICHT vor. In der GLIEDERUNGSANSICHT konnte man die unterschiedlichen Ebenen ausblenden, um sich einen Überblick über das Dokument zu verschaffen. Genau diese Funktion wird über die Gliederungsebenen realisiert. Dabei bedeutet Gliederungsebene EBENE 1: die wichtigsten Überschriften. EBENE 2 sind die Überschriften, die einer Überschrift der EBENE 1 untergeordnet sind. Entsprechend sind Überschriften der EBENE 3 einer Überschrift der EBENE 2 untergeordnet. Am besten erkennt man das an einem Beispiel.

Ein Beispiel zu Gliederungsebenen

Nehmen wir an, wir schreiben einen Text über die Länder und Städte der Welt. Wie würde man diesem Text eine inhaltliche Struktur geben? Folgender Vorschlag: Man sortiert die Länder nach Kontinenten und die Städte nach Ländern. Dann ergäbe sich folgende Zuweisung der Gliederungsebenen: EBENE 1: Kontinente EBENE 2: Länder EBENE 3: Städte

Wie sähe dann die Struktur der Überschriften unseres Textes aus, wenn man exemplarisch über die Länder Deutschland, Frankreich, USA, Indien und China und die Städte Berlin, Heidelberg, Paris, New York, Chicago, Peking und Bombay schreiben wollte? Lösung:

EBENE 1: Europa

EBENE 2: Deutschland

EBENE 3: Berlin

EBENE 3: Heidelberg

EBENE 2: Frankreich

EBENE 3: Paris

EBENE 1: Nordamerika

EBENE 2: USA

EBENE 3: New York

EBENE 3: Chicago

EBENE 1: Asien

EBENE 2: China

EBENE 3: Peking

EBENE 2: Indien

EBENE 3: Bombay

Erklärung: Heidelberg und Berlin gehören zu Deutschland und Deutschland gehört zu Europa. Paris gehört zu Frankreich und Frankreich gehört zu Europa. New York und Chicago gehören zu den USA und die USA liegen in Nordamerika...

Gliederungsebenen vergeben Bedeutung

Die Formatierungseigenschaft Gliederungsebene ist die einzige Formatierung, die keinen Einfluss auf das Aussehen eines Textes nimmt. Vielmehr lässt sie einem Absatz eine Bedeutung zukommen, die man z.B. mit sehr wichtig, wichtig und weniger wichtig umschreiben könnte. Der Computer bekommt über die Gliederungsebene eine bedeutungstragende Information über den Absatz. Das ist besonders als Braillezeilennutzer wichtig. Ein sehender Anwender erkennt beim Lesen eines Textes anhand der Schriftgröße die Wichtigkeit. Ein mit einer sehr großen Schriftgröße formatierter Absatz ist eine sehr wichtige Überschrift, eine mittelgroße Schriftgröße macht eine lediglich wichtige Überschrift kenntlich und Schriftgröße kaum größer als der Standardtext weist den Leser darauf hin, dass es sich hier um eine untergeordnete Überschrift handelt. All diese optischen Informationen bekommt man als Brailleleser in der Regel beim Lesen gar nicht mit. Man ist auf den PC angewiesen. Dazu muss der PC allerdings die Information haben. Diese Information bekommt er durch die Zuweisung von Gliederungsebenen, die der Nutzer dann z.B. über die Gliederungsansicht auslesen kann.

Eigenschaften der Formatvorlagen verändern am Beispiel der Formatvorlage Standard

Wenn man Word startet und drauf los schreibt, dann ist dieser Text auch schon formatiert. Er hat eine Schriftart, eine Schriftgröße, ist linksbündig ausgerichtet usw.. Diese Formatierungseigenschaften bekommt der Text über die Formatvorlage STANDARD zugewiesen. STANDARD ist sozusagen die Mutter aller Formatvorlagen. Möchte man die Schriftgröße des Textes verändern, dann reicht es aus, wenn man die Schriftgröße der Formatvorlage STANDARD ändert. Dazu geht man in das Dialogfenster FORMAT / FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG (ALT+T,V). Im sogenannten Aufgabenbereich wird nun das DIALOGFELD FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG angezeigt. Mit F6 wechselt man in den Aufgabenbereich. Dort springt man mit 3 mal TAB in das Listenfeld FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG. Dort wählt man mit den Pfeiltasten (die Abkürzung über die Buchstaben funktioniert hier leider nicht) die gewünschte Formatvorlage aus - in unserem Fall STANDARD. Im Kontextmenü (Anwendungs- oder APPLIKATIONS-Taste) wählt man den Eintrag ÄNDERN aus. Es öffnet sich das Dialogfenster FORMATVORLAGE ÄNDERN.

Dialogfenster Formatvorlage ändern

Hier findet man in TAB-Reihenfolge:

• NAME (ALT+N): Den Namen der Formatvorlage - in unserem Beispiel Standard
• FORMATVORLAGENTYP: Hier gibt es folgende Einstellungen: ABSATZ, ZEICHEN, TABELLE, LISTE. Üblicherweise wird hier ABSATZ ausgewählt. Die anderen Optionen sind Spezialfälle.
• FORMATVORLAGE BASIERT AUF (ALT+B): Dieser Eintrag ist für alle Formatvorlagen wichtig, außer der Formatvorlage STANDARD, bei welcher diese Funktion nicht verfügbar ist. Hintergrund ist, dass viele Formatvorlagen auf STANDARD basieren. Angenommen, man hat einen Text geschrieben und entscheidet sich, dass man kurzfristig die Schriftart ändern möchte. Nun müsste man diese Änderung in sämtlichen Formatvorlagen durchführen, die im Dokument verwendet werden, obwohl wahrscheinlich in allen Formatvorlagen die gleiche Schriftart eingestellt ist. Um diese Umstände zu umgehen, bedient sich Word eines Tricks aus der Biologie, genauer gesagt aus der Vererbungslehre. In Word wird die Schriftart in der Formatvorlage STANDARD einmal eingestellt. Die anderen Formatvorlagen basieren auf STANDARD, d.h. sie bekommen alle Formatierungseigenschaften automatisch von Standard vererbt. Wenn man nun in STANDARD die Schriftart ändert, dann wird die veränderte Schriftart automatisch allen anderen Formatvorlagen zugewiesen, die ihre Eigenschaften von Standard erben. Natürlich kann man die vererbten Eigenschaften auch bewusst abändern. So werden die Überschriften zwar die Schriftart von Standard erben, aber die gleichzeitig vererbte Schriftgröße wird zu klein für eine Überschrift sein. Diese zusätzlichen, sozusagen von der Formatvorlagenmutter abweichenden Eigenschaften stellt man in jeder Formatvorlage ganz gezielt ein.
• FORMATVORLAGE FÜR FOLGEABSATZ (ALT+S): Damit man beim Schreiben nicht für jeden Absatz die Formatvorlage einstellen muss, wird über diese Einstellung eine Formatvorlage festgelegt, die eingestellt wird, wenn man mit EINGABE einen Absatz beendet und einen neuen beginnt. Üblicherweise wird hier auch STANDARD enthalten sein. Nur bei Formatvorlagen wie z.B. Aufzählungen oder Nummerierungen wird hier die gleiche Formatvorlage wie unter NAME eingestellt, denn meist folgt einem solchen Absatz ein gleichförmiger.
• Die folgenden Ausklapplisten und Schaltflächen sind eine Zusammenstellung der gebräuchlichsten Zeichen- und Absatzformatierungseinstellungen. Man kann allerdings bei der Einstellung dieser Eigenschaften auch gleich in die ausführlichen und aus der Zeichen- bzw. Absatzformatierung bekannten Dialogfenster wechseln - Menü FORMAT (ALT+T).
• ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN (ALT+R): Das aktivierte Kontrollfeld bewirkt, dass die Änderungen in die zugrundeliegende Dokumentvorlage gespeichert werden. Das bedeutet, dass nicht nur der aktuelle Text, sondern auch alle künftig bearbeiteten Texte diese Änderungen berücksichtigen werden.
• AUTOMATISCH AKTUALISIEREN (ALT+U): Diese Einstellung ist mit großer Vorsicht zu genießen. Alle manuellen Formatierungen werden in die Formatvorlage übernommen!! Das kann zu ungewollten Formatierungen an vielen Stellen im Dokument führen. Am besten ist es, dieses Kontrollfeld nicht zu aktivieren!
• FORMAT (ALT+T): Hier öffnet sich ein Menü, das dem Menü FORMAT in der Menüleiste in Word entspricht. Hier kann man die bekannten Dialogfenster zu ZEICHEN (heißt hier SCHRIFTART), ABSATZ, TABSTOPP, RAHMEN UND SCHATTIERUNG (heißt hier nur RAHMEN), NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (heißt hier NUMMERIERUNG) öffnen und die Einstellungen für die jeweilige Formatvorlage treffen.

Wichtig ist hier nur noch der Menüeintrag TASTENKOMBINATIONEN. Damit kann man einer häufig verwendeten Formatvorlage eine eigene (schnelle) Tastenkombination vergeben (wie bei ÜBERSCHRIFT 1 und ALT+1 schon geschehen).

Anzeige der Formatvorlagen

Falls im Aufgabenbereich FORMATVORLAGE und FORMATIERUNGEN nicht die gewünschte Formatvorlage angezeigt wird, kann das auch an der Einstellung der Ausklappliste ANZEIGEN liegen. Dort gibt es die Einstellungen:

• VERFÜGBARE FORMATIERUNG: Zeigt alle verwendeten Formatierungen inklusive der manuellen Formatierungen des aktuellen Textes an. Zusätzlich werden häufig verwendete Formatvorlagen, wie die Überschriften 1-3 angezeigt.
• BENUTZTE FORMATIERUNG:

• VERFÜGBARE FORMATVORLAGEN: Zeigt neben STANDARD und den ÜBERSCHRIFTEN 1-3 die im Dokument verwendeten Formatvorlagen an. Die Einstellung zeigt keine manuellen Formatierungen.
• ALLE FORMATVORLAGEN: Hier werden alle auf dem System existierenden Formatvorlagen angezeigt. Im Zweifelsfall also diese Einstellung wählen.
• BENUTZERDEFINIERTE FORMATVORLAGEN: Hiermit öffnet man ein Dialogfenster FORMATIERUNGSEINSTELLUNGEN. Damit kann man die angezeigten Formatvorlagen individuell anpassen.

Formatvorlagen erstellen

Um eine neue Formatvorlage zu erstellen, öffnet man das Dialogfeld FORMATVORLAGEN UND FORMATIERUNG (ALT,T,V) und wechselt mit F6 in den Aufgabenbereich. Dort wählt man den Schalter NEUE FORMATVORLAGE. Es öffnet sich das Dialogfenster NEUE FORMATVORLAGE. Es ist identisch zum Dialogfenster FORMATVORLAGE ändern. Wichtig ist hier im Unterschied zum Ändern, gleich zu Beginn unter NAME (ALT+N) der neu zu erstellenden Formatvorlage einen passenden Namen zu vergeben. Die restlichen Einstellungen sind wie unter FORMATVORLAGE ÄNDERN vorzunehmen. Am einfachsten ist es, unter FORMATVORLAGE BASIERT AUF (ALT+B) eine ähnliche, schon existierende Formatvorlage auszuwählen - im Zweifelsfall STANDARD. Anschließend muss man lediglich die sich unterscheidenden Formatierungseinstellungen vornehmen. Falls man die Formatvorlage dauerhaft auch in anderen Dokumenten benutzen möchte, sollte man nicht vergessen, das Kontrollfeld ZUR VORLAGE HINZUFÜGEN (ALT+R) zu aktivieren.

Besondere, selbsterstellte Formatvorlagen

Im Kapitel Aufzählungszeichen / Nummerierung hatten wir davon gesprochen, dass die automatische Nummerierung im Alltag zu Chaos führen kann. Insbesondere als Braillezeilennutzer mit dem kleinen Aussschnitt von 40 Zeichen bekommt man manche automatische Änderungen oft schlecht mit. Beispielsweise kann die automatische Nummerierung bewirken, dass eine unbedacht eingefügte Absatzmarke die Nummerierung des ganzen Dokuments verändert. Deswegen empfiehlt es sich, auf die Automatismen ganz zu verzichten. Siehe dazu Word: Einstellungen. Statt den automatischen Nummerierungen und Aufzählungen verwendet man eigene Formatvorlagen. Damit nicht jeder seine eigenen Formatvorlagen erstellen muss, sei hier eine Dokumentvorlage abgelegt, die man als Normal.dot verwenden kann. Alle im folgenden Abschnitt beschriebenen Formatvorlagen sind in dieser Dokumentvorlage enthalten. Näheres zu Dokumentvorlagen bitte im Kapitel Dokumentvorlagen

Formatvorlagen zur Gliederung eigener Dokumente

Will man eigene Dokumente mit einer Gliederung versehen, um die Möglichkeiten der Gliederungsansicht nutzen zu können, verwendet man die Formatvorlagen Überschriften 1 bis 9 und weist sie den eigenen Überschriften zu.

In Word sind für die Gliederungsebenen 1 bis 3 standardmäßig Shortcuts definiert. Da ALT+1 etc. in älteren JAWS-Versionen schon blockiert wird, muss gegebenenfallss der längere Weg über STRG+UMSCHALT+S verwendet werden.

- Überschrift 1 (ALT+1)

- Überschrift 2 (ALT+2)

- Überschrift 3 (ALT+3)

Formatvorlagen zur Gestaltung von Texten

Will man die Möglichkeiten von Formatvorlagen voll ausnutzen, sollte man für seine bevorzugten Absatzformate, die man immer wieder verwendet, alle gewünschten Eigenschaften festlegen und für die jeweilige Vorlage einen Namen vergeben. Auf diese Weise kann man diese Eigenschaften schnell zuweisen. Gleichzeitig weiß man immer, welche Form der aktuelle Absatz hat. Will man die Namen der jeweiligen Formatvorlagen immer sehen, kann man im Menü Extras/Optionen/Ansicht die Breite der Formatvorlagenanzeige mit (ALT+V) wählen und auf cirka 2 cm setzen.

Wenn der Cursor irgendwo im Absatz steht, kann man auch hier mit (STRG+UMSCHALT+S) in die Ausklappliste FORMATVORLAGEN wechseln und die gewünschte Vorlage auswählen und zuweisen.

Die nachfolgende Tabelle beinhaltet selbstdefinierte Formatvorlagen für die Formatierung von Absätzen:

• Standard: Jeder Absatz ist in der ersten Zeile um ein Zeichen eingerückt: So erkennt man den Beginn eines Absatzes und kann einen bloßen Zeilenumbruch voon ihm unterscheiden.

• ab - Absatz Block: Ein Absatz in Blocksatz basierend auf Standard.

• ar - Absatz rechts: Ein Absatz mit der Ausrichtung rechtsbündig basierend auf Standard.

• az - Absatz zentriert: Ein Absatz mit der Ausrichtung zentriert basierend auf Standard.

• an - Absatz nummeriert: Ein Absatz, der die automatische Nummerierung ersetzen kann. Er stellt die ersten Zeichen vor den Text (z.B. die Nummerierung, die man von Hand eingeben muss). Anschließend folgt der weitere Text der ersten Zeile getrennt von einem Tabulator. Der Beginn des Textes nach dem Tabulator entspricht der Einrückung des Textes in den restlichen Zeilen. (Statt "an" kann auch die Formatvorlage "Liste" bzw. "Liste1" etc. verwendet werden).

• as - Absatz Spiegelstrich: Ein Absatz, der die automatische Aufzählung ersetzen kann. Er ist ähnlich wie "an" aufgebaut. Statt der Nummer schreibt man ein beliebiges Aufzählungszeichen - z.B. einen Spiegelstrich bzw. Minus "-" . Die Einrückungen des Textes entsprechen den Einrückungen von "an". (Statt "as" kann auch die Formatvorlage "Liste" bzw. "Liste1" etc. verwendet werden)

• ae - Absatz eingerückt: Ein Absatz, der die gleiche Einrückung aufweist, wie der Text in den Absätzen "an" und "as". (Statt "ae" kann auch die Formatvorlage "Liste bzw. "Liste1" etc. mit vorangestelltem TAB verwendet werden)

• aa - Absatz Anschrift: Ein Absatz, der den Nutzer bei der Erstellung einer Anschrift in einem Brief unterstützt.

Übung

Übung Formatvorlagen

Unter einer Dokumentvorlage versteht man ein Dokument, das als Muster für ein häufig verwendeten Typ eines Dokuments dient. So kann man z.B. ein Muster für einen Brief erstellen, der schon viele Elemente und Angaben enthält, die bei jedem Brief gleich sind, wie z.B. die Absenderadresse oder der Briefkopf.

Global kann man sagen, dass eine Dokumentvorlage neben Voreinstellungen zu Zeichen-, Absatz- und Zeichenformatierung und Einstellungen zu Formatvorlagen auch ganze Textteile und Grafiken enthalten kann.

Erstellen einer Dokumentvorlage

Um eine Dokumentvorlage zu erzeugen, erstellt man zunächst ein ganz normales Word-Dokument und gestaltet es so, dass alle gleich bleibenden Elemente eintragen werden. Also z.B. Absenderadresse. Weiterhin kann man Platzhalter eintragen für Elemente, die immer ausgefüllt werden müssen, aber variieren. Solch ein Element ist z.B. die Empfängeradresse, die man mit Platzhaltern wie z.B. Vorname Name oder Strasse Hausnummer versieht. Diese Platzhalter muss man später beim eigentlichen schreiben des Dokuments nur überschreiben - der Vorteil ist, dass dann die in der Dokumentvorlage eingestellte Formatierung, wie z.B. Schriftgröße oder Schriftart beibehalten wird.

Nach dem die Vorlage gestaltet ist, speichert man das Dokument unter einem aussagekräftigen Namen (z.B. Petras Briefvorlage ) ab und wählt im Dialogfenster SPEICHERN UNTER unter DATEITYP statt Dokument (.doc) den DATEITYP Dokumentvorlage (.dot).

Wenn man die Dokumentvorlage verwenden möchte, dann geht so vor:

• Im Menu DATEI wählt man den Eintrag NEU...
• Man befindet sich nun im Aufgabenbereich NEUES DOKUMENT und wählt mit TAB den Eintrag AUF MEINEM COMPUTER aus.
• Im sich öffnenden Dialogfenster wählt man die passende Registerkarte (meist ALLGEMEIN) mit STRG+TAB aus und wählt die gewünschte Dokumentvorlage mit den Pfeiltasten an und mit EINAGABE aus. Schon wird ein Abbild der Dokumentvorlage als neues Dokument erstellt.

Das Abbild enthält alle Elemente der Dokumentvorlage. Das erstellte Dokument kann man genauso bearbeiten, wie ein übliches Dokument in Word. Man kann die restlichen Elemente wie z.B. den Text des zu schreibenden Briefes vervollständigen und abschließend speichern bzw. ausdrucken.

Ändern von Dokumentvorlagen

Falls man eine bestehende Dokumentvorlage ändern möchte, dann ist es notwendig, die Dokumentvorlage aus einem geöffneten Word über das Menü DATEI, ÖFFNEN (ALT,D,F) zu öffnen. Wenn man eine Dokumentvorlage z.B. aus dem Windows-Explorer öffnet, wird nur eine Abbild erstellt.

Der Pfad zu den Dokumentvorlagen auf einem PC ist dem Menü EXTRAS, OPTIONEN auf der Registerkarte SPEICHERORT unter dem Eintrag VORLAGEN auszulesen. Meist liegt er unter Windows XP unter folgendem Pfad: C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen

Dabei muss "Benutzer" durch den Benutzernamen des aktuellen Benuters ausgetauscht werden.

Normal.dot - die wichtigste Dokumentvorlage

Die wichtigste Dokumentvorlage von Word ist die Dokumentvorlage, auf der ein neues Dokument basiert, wenn Word startet bzw. wenn man ein neues Dokument erzeugt (z.B. mit STRG+N). Diese Dokumentvorlage nennt sich Normal.dot und befindet sich ebenfalls im Vorlagenordner. Wenn man die Normal.dot verändern möchte, dann muss man alle geöffneten Dokumente schließen (ALT,D,C). Nun öffnet man die Normal.dot, verändert bzw. gestaltet die Vorlage neu und speichert sie abschließend ab (STRG+S). Hier ist auch der Ort, um z.B. die Standardschriftart oder die Standardschriftgröße einzustellen. Also wenn man z.B. möchte, dass Word nicht die voreingestellte Schriftart Times New Roman beim Start aufzeigt sondern Arial, der sollte am besten in der Normal.dot im Formatvorlage Standard die Schriftart abändern (siehe Word: Formatvorlagen). Achtung, wenn man z.B. Text in die Normal.dot einträgt, dann erscheint dieser Text bei jedem Start von Word bzw. bei jedem neuen Dokument.

Übung

Erstelle eine Dokumentvorlage für Deinen persönlichen Briefe. Eine Anleitung zum Aussehen eines Briefes findest Du hier

Tabellen

Tabellen erstellen

Eine Tabelle erstellt man in Word über das Menü TABELLE / EINFÜGEN / TABELLE (ALT,L,G,T). Im sich öffnenden Dialogfenster kann man die gewünschte Größe der Tabelle festlegen. Dazu gibt man in den Eingabefeldern SPALTENANZAHL (ALT+Z) bzw. ZEILENANZAHL (ALT+N), die Anzahl der Spalten bzw. Zeilen der Tabelle an. Mit EINGABE erstellt man diese Tabelle.

Text eingeben

Um Text in eine Tabelle einzugeben, muss man lediglich den Cursor in die entsprechende Zelle stellen. Hier kann man direkt den gewünschten Text eingeben.

Text löschen

Innerhalb einer Zelle kann man, wie in einem Text-Absatz, mit ENTF bzw. RÜCK Text löschen. Möchte man den Inhalt mehrerer Zellen löschen, dann markiert man die Zellen vorher und löscht mit der ENTF. ACHTUNG: Mit der RÜCK-Taste werden markierte Zellen komplett aus der Tabelle gelöscht, d.h. die Tabelle hat eine Zelle weniger. Dies sollte vermieden werden, weil dadurch die Tabellenspalten verrutschen und entsprechend die Inhalte einer Zelle in die falsche Spalte verschoben werden. Dies führt zu Schwierigkeiten beim Auslesen der Tabelle mit einer Braillezeile.

Tabelle erweitern

• Eine neue Zeile am Ende einfügen: Dazu setzt man den Cursor in der letzten Zeile in die Zelle am rechten Rand der Tabelle. Mit TAB wird eine neue Zeile erzeugt.

• Eine neue Zeile an einer beliebigen Stelle einfügen: Über das Menü TABELLE / EINFÜGEN findet man die Menüeinträge ZEILEN OBERHALB (ALT,L,G,O) und ZEILEN UNTERHALB (ALT,L,G,U). Dadurch werden Zeilen oberhalb bzw. unterhalb der Tabellenzeile eingefügt, in der sich der Cursor befindet.

• Eine neue Spalte einfügen: Über das Menü TABELLE / EINFÜGEN findet man die Menüeinträge SPALTEN NACH LINKS (ALT,L,G,P), SPALTEN NACH RECHTS (ALT,L,G,R), Zeilen oberhalb (ALT,L,G,O) und Zeilen unterhalb (ALT,L,G,U). Dadurch werden Spalten links bzw. rechts oder Zeilen oberhalb bzw. unterhalb der Tabellenzelle eingefügt, in der sich der Cursor befindet.

• Eine Zeile bzw. Spalte löschen: Über das Menü TABELLE / LÖSCHEN findet man die Menüeinträge SPALTEN (ALT,L,L,S) bzw. ZEILEN (ALT,L,L,E) zum Löschen der Spalte bzw. Zeile, in der sich der Cursor befindet.

Navigation in Tabellen

Cursorbewegungen

Innerhalb von Tabellen gibt es verschiedene Befehle, mit denen man sich schnell und zielsicher bewegen kann, bzw. mit denen man Teile der Tabelle markieren (erweitern) kann.

Navigation in Tabellen	Parameter	Taste
nächste Zelle		TAB
vorige Zelle	UMSCHALT+	TAB
Zeile nach oben		AUFWÄRTS
Zeile nach unten		ABWÄRTS
Beginn Spalte	ALT+	BildAuf
Ende Spalte	ALT+	BildAb
Beginn der Tabellenzeile	ALT+	POS1
Ende der Tabellenzeile	ALT+	END

Markieren

Entsprechend kann jeweils mit gleichzeitigem Drücken der UMSCHALT-Taste innerhalb von Tabellen mit den Befehlen der Cursorbewegungen (Ausnahme: TABULATOR-Taste) markiert werden.

Wenn der Cursor innerhalb einer Zelle mit Text steht, wird zunächst der Text markiert. Genau so, wie in einem normalen Absatz. Sobald die Markierung das erste oder letzte Zeichen einer Zelle überschreitet, stellt Word auf die Markierung von Zellen um. Nun kann man mit den Cursorbewegungen jeweils ganze Zellen markieren. Will man also eine oder mehrere Zellen markieren, dann stellt man den Cursor ans Ende des Textes einer Zelle und markiert mit UMSCHALT+RECHTS die gesamte Zelle. Jede weitere Cursorbewegung (nach rechts, oben oder unten) bei gehaltener UMSCHALT-Taste markiert weitere, benachbarte Zellen. Hat man zwei oder mehrere nebeneinander gelegene Zellen markiert und wandert mit dem Cursor nach unten, dann werden der gesamten Markierung in der neuen Zeile ebenfalls zwei oder mehrere Zellen hinzugefügt. Die Markierung hat entsprechend immer das Aussehen eines Rechtecks.

Spaltenköpfe und Zeilenköpfe

Für das Auslesen von Tabellen sind jeweils die Kopfzellen der Spalten und Zeilen von großer Bedeutung. Hier sind meist Informationen untergebracht, die man benötigt, um den Sinn einer Zelle zu verstehen. Machen wir uns das am besten an einem Beispiel klar.

Eine Tabelle zeigt die Städte Berlin, München und Hamburg mit Daten zu Einwohnerzahl und Fläche in km^2.

	Berlin	München	Hamburg
Einwohner	3.404.037	1.336.983	1.754.317
Fläche in km^2	891,85	310,43	755,264

Die Braillezeile zeigt bei diesem Beispiel in Zeile 2 folgendes an: Einwohner 3.404.037 1.336.983 1.754.31

Die Zeile verrät nicht, welche Stadt wie viele Einwohner hat. Dazu muss man sich schon die Reihenfolge der Städte aus Zeile 1 merken. Bei komplexeren Tabellen kann man sich leicht vorstellen, dass das Ganze unüberschaubar und damit beim Auslesen auch sehr fehleranfällig wird. Deswegen bietet der Screenreader Jaws die Möglichkeit an, in den "strukturierten Modus" zu wechseln (Tastenkombination vom Braillezeilenmodell abhängig - ist am besten über Jaws-Hilfe zum jeweiligen Braillezeilenmodell zu erfahren). Hier werden Informationen nur zu der Zelle gegeben, in der man sich gerade mit dem Cursor befindet. Die Informationen enthalten neben dem Inhalt der Zelle auch Informationen zum Ort und bei vorheriger Kenntlichmachung der Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe auch diese Informationen. Nehmen wir in unserem Beispiel die Zelle, die 3.404.037 anzeigt. Auf der Braillezeile erscheint im strukturierten Modus die Information:

tbl1r2s2 3.404.037

Übersetzt heißt tbl1r2s2: Tabelle1 Reihe2 Spalte2: Also steht der Cursor in der Tabelle1 auf der Seite in deren 2. Spalte und 2. Reihe. Dazu muss man allerdings immer noch ein gutes Gedächtnis haben, um sich zu merken, welche Stadt in der 2. Spalte steht, um die Zahl richtig zuzuordnen.

Richtig gut wird es, wenn man Jaws beibringt, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe der Tabelle befinden. Also in unserem Fall die Spalte 1 mit den Angaben Einwohner und Fläche bzw. die Reihe 1 mit den Namen der Städte. Wenn man dies einstellt (Genaueres siehe weiter unten), dann zeigt uns Jaws Folgendes an:

tbl1r2s2 Einwohner Berlin 3.404.037

PERFEKT!

Spalten- und Zeilenköpfe

Wie gibt man dem Screenreader Jaws die Information, wo sich die Zeilenköpfe bzw. Spaltenköpfe befinden?

Dazu sucht man die Zelle, die sich sowohl in der Zeile der Spaltenköpfe als auch in der Spalte der Zeilenköpfe befindet. Sehr häufig ist das, wie auch in unserem Beispiel, die erste Zelle oben links, also R1S1 bzw. die Zelle in Reihe 1 und Spalte 1. In diese Zelle stellt man den Cursor und fügt über das Menü EINFÜGEN in Word eine TEXTMARKE (ALT,E,R) mit der Bezeichnung Titel (oder Titel1, Titel2, Titel3...) ein. Dazu gibt man den Namen der Textmarke (also Titel) in das Eingabefeld TEXTMARKENNAME (ALT+T) ein und bestätigt mit EINGABE. Die Textmarke selbst ist später im Text nicht zu erkennen. In einem Word-Dokument ist der Name der Textmarke (Titel) nur einmal zulässig. Deswegen muss bei mehreren Tabellen in einem Dokument eine Ziffer an Titel angehängt werden. Also Titel2, Titel3...

Tabelle Formatieren

Spaltenbreite und Zeilenhöhe einstellen

Über das Menü TABELLE / TABELLENEIGENSCHAFTEN (ALT,L,E) öffnet man das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN.

Höhe

Auf der Registerkarte ZEILE (ALT+I) kann man die Höhe einer Zeile einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld HÖHE DEFINIEREN (ALT+H) aktiviert sein. Im nebenstehenden Eingabefeld (TAB) gibt man die Höhe der Zeile in cm an. Unter ZEILENHÖHE (ALT+Z) kann man in einer Ausklappliste zusätzlich einstellen, ob die Zeile MINDESTENS oder GENAU der Angabe entsprechen soll.

Breite

Auf der Registerkarte SPALTE (ALT+S) kann man die bevorzugte Breite einer Spalte einstellen. Dazu muss das Kontrollfeld BEVORZUGTE BREITE (ALT+B) aktiviert sein. Im nebenstehenden Eingabefeld (TAB) gibt man die Breite der Spalte in cm an.

Sehr praktisch, vor allem für blinde Nutzer, ist die Möglichkeit, die Einstellung der Breite der Spalten Word zu überlassen. Word stellt abhängig von den der Wort- und Textlänge in den einzelnen Zellen eine optimale Breite der Spalten ein. Minimum dabei ist die Länge des längsten Wortes in einer Spalte. Dazu stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt den Befehl AUTOANPASSEN AN INHALT im Menü TABELLE - AUTOANPASSEN (ALT,L,A,O). Wenn man nur ein besonders langes Wort in einer Spalte hat, kann man durch Trennen des Wortes mit einem Trennstrich verhindern, dass die gesamte Spalte nur wegen des einen Wortes entsprechend breit wird. Umgekehrt kann man durch die Verwendung eines geschützten Leerzeichens (STRG+UMSCHALT+LEER) statt eines normalen Leerzeichens zwischen zwei Wörtern die minimale Breite der Spalte auf die Breite der beiden, nebeneinanderstehenden Worte erzwingen. Ein geschütztes Leerzeichen bewirkt, dass die beiden durch das geschützte Leerzeichen getrennten Worte immer in einer Zeile stehen.

Textausrichtung

Die horizontale Textausrichtung in einer Zelle lässt sich genauso einstellen, wie die Textausrichtung in normalem Text, also mit den Befehlen:

• Linksbündig (STRG+L)
• Rechtsbündig (STRG+R)
• Zentriert (STRG+E)
• Blocksatz (STRG+B)

In Zellen ist auch eine vertikale Ausrichtung möglich. Man kann einstellen, ob der Text oben, in der Mitte oder unten steht. Diese Einstellung macht sich besonders bemerkbar, wenn der Text nicht die gesamte Höhe der Zelle einnimmt. Dazu stellt man den Cursor in die zu formatierende Zelle, öffnet das Dialogfenster TABELLENEIGENSCHAFTEN (ALT,L,E) auf der Registerkarte ZELLE (ALT+E). Dort gibt es die Optionen zur vertikalen Ausrichtung:

• OBEN (ALT+B)
• ZENTRIERT (ALT+Z)
• UNTEN (ALT+U) Von JAWS blockiert

Zellrahmen

Jede Zelle ist mit einem Rahmen umgeben. Das Aussehen des Rahmens kann man verändern. Dazu positioniert man entweder den Cursor in der Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte, oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Im schon bekannten Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT / RAHMEN UND SCHATTIERUNG (ALT,T,R) kann man Linienart, Farbe, Breite etc. einstellen. Näheres zum Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG siehe dort. Der einzige Unterschied besteht in einer zusätzlichen Einstellung auf der Registerkarte RAHMEN (ALT+R). Hier findet man neben KONTUR (ALT+K), was den Rahmen um die gesamte Tabelle meint, die Einstellung GITTERNETZ (ALT+I), was auch die Begrenzungslinien zwischen den einzelnen Zellen meint. Standardmäßig ist nach dem Erstellen einer neuen Tabelle die Einstellung GITTERNETZ aktiv. Das heißt, dass sämtliche Begrenzungslinien der Tabelle als feine Linie gedruckt werden. Sehr häufig wird eine Tabelle jedoch auch als Möglichkeit verwendet, um Text auf einer Seite zu positionieren. In diesem Fall sind die Begrenzungslinien unerwünscht. Man wählt entsprechend als Einstellung für den Rahmen die Einstellung OHNE (ALT+H). Als Beispiel für ein Layout einer Seite durch eine unsichtbare Tabelle dient FAQ: Lebenslauf erstellen in diesem Wiki. Es beinhaltet das Erstellen eines tabellarischen Lebenslaufs für eine Bewerbung.

Zellschattierung

Zusätzlich zum Zellrahmen kann die gesamte Tabelle oder auch einzelne Zellen mit einem (farbigen) Schatten hinterlegt werden. Dazu positioniert man entweder den Cursor in der Tabelle, wenn man die Veränderung auf die gesamte Tabelle anwenden möchte, oder markiert einzelne Zellen, wenn man die Veränderung nur auf diese bestimmten Zellen beziehen möchte.

Im schon bekannten Dialogfenster RAHMEN UND SCHATTIERUNG im Menü FORMAT / RAHMEN UND SCHATTIERUNG (ALT,T,R) kann man auf der Registerkarte SCHATTIERUNG (ALT+C) die Farbe der Schattierung einstellen.

Tabellen umwandeln...

Tabelle in Text

Manchmal ist es hilfreich, eine Tabelle in einen normalen Text umzuwandeln. Diese Funktion bietet Word an. Die Begrenzung zwischen Zellen innerhalb einer Zeile wird durch ein zu definierendes Zeichen (z.B. :) kenntlich gemacht. Eine neue Zeile wird durch ein Absatzende-Zeichen kenntlich gemacht.

Vorgehen:

Um eine Tabelle in einen Text umzuwandeln, stellt man den Cursor in die Tabelle und wählt das Menü TABELLE / UMWANDELN / TABELLE IN TEXT (ALT,L,U,T). Im sich öffnenden Dialogfenster TABELLE IN TEXT UMWANDELN wählt man eine der Optionen TEXT TRENNEN DURCH:

• ABSATZMARKEN (ALT+B): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Absatzende-Zeichen voneinander. Dadurch verliert man jedoch die Information, wo eine Zeile zu Ende ist.
• TABSTOPPS (ALT+T): Trennt den Text zwischen den ursprünglichen Zellen durch ein Tabstopp-Zeichen voneinander.
• SEMIKOLONS (ALT+S): Verwendet ein ; als Trennungszeichen zwischen den ursprünglichen Zellen.
• ANDERE (ALT+A): Hier kann man im Eingabefeld selbst ein beliebiges Zeichen definieren.

Text in Tabelle

Umgekehrt funktioniert dies übrigens auch. Über das Menü TABELLE / UMWANDELN / TEXT IN TABELLE (ALT,L,U,X) kann man einen Text in eine Tabelle umwandeln. Dazu muss ein sich wiederholendes Zeichen im Text enthalten sein, welches die späteren Zellinhalte voneinander abtrennt. So kann beispielsweise der Text:

Deutschland : England : Frankreich : Spanien

eins: zwei: drei: vier

in eine Tabelle mit vier Spalten und zwei Zeilen umgewandelt werden. Dazu markiert man den umzuwandelnden Text, geht in das Menü TABELLE / UMWANDELN / TEXT IN TABELLE (ALT,L,U,X), wählt im Dialogfenster TEXT IN TABELLE UMWANDELN die SPALTENZAHL (ALT+Z) - in unserem Fall "4" - und die ZEILENZAHL - in unsrem Fall "2". Schließlich gibt man noch unter ANDERE (ALT+D) das Zeichen aus, welches im Text die späteren Zellinhalte voneinander abtrennt - in unserem Fall ":" . Mit EINGABE schließt man das Dialogfenster und bewirkt die Umwandlung.

Aufgabe

Erstelle eine sinnvolle Tabelle zu folgenden Ländern: Deutschland, Frankreich, USA, China und Indien. Die Tabelle sollte folgende Informationen enthalten: Fläche des Landes, Einwohnerzahl, Bruttoinlandsprodukt (BIP). Die Angaben sind bei Wikipedia zu recherchieren. Die Tabelle sollte so gestaltet sein, dass Jaws im Strukturierten Modus die Zeilentitel und Spaltentitel mit anzeigt.

Grafiken

Grafiken einfügen

In Word lassen sich neben Text auch Grafiken einfügen. Dies geschieht über das Menü EINFÜGEN / GRAFIK / AUS DATEI (ALT,E,G,A). Im sich öffnenden Dialogfenster GRAFIK EINFÜGEN, das dem Dialogfenster ÖFFNEN ähnelt, werden Grafikdateien angezeigt. Standardmäßig sucht Word zunächst im Ordner EIGENE BILDER, der ein Unterordner von EIGENE DATEIEN ist. Nach der Auswahl der Grafik springt man mit 3 mal TAB auf den Schalter EINFÜGEN. Dieser hat verschiedene Optionen. Die Standardoption ist EINFÜGEN (ALT+E). Daneben gibt es die Option MIT DATEI VERKNÜPFEN (zu erreichen über die Pfeiltasten, wenn der Fokus auf dem Schalter EINFÜGEN steht. Der Unterschied zwischen EINFÜGEN und MIT DATEI VERKNÜPFEN:

• EINFÜGEN: Die Grafik wird fest in das Word-Dokument eingebettet und auch mit abgespeichert. Da Word kein Grafikspezialist ist, steigt die Dateigröße enorm.
• MIT DATEI VERKNÜPFEN: Die Grafik wird nur als Link in das Word-Dokument geschrieben. Das heißt, wenn das Dokument auf einen anderen Rechner kopiert wird, dann ist es wahrscheinlich, dass auf dem anderen Rechner der Link zur Datei nicht mehr funktioniert und die Grafik entsprechend im Word-Dokument nicht mehr angezeigt werden kann - es sei denn, man kopiert auch die verknüpfte Datei auf den anderen Rechner. Daher empfiehlt es sich, miteinander verknüpfte Dateien in einen gemeinsamen Ordner zu legen, den man gegebenenfalls komplett auf einen anderen Rechner kopieren kann. Der Vorteil ist, dass nachträgliche Änderungen in der Grafik sofort übernommen werden. Da die Grafikdatei nicht mit abgespeichert wird, bleibt die Dateigröße nahezu unverändert.

Grafiken verändern

Steht der Cursor über der eigentlichen Grafik - leider sagt dies Jaws bzw. die Sprachausgabe nicht an - kann man über das Kontextmenü und dessen Eintrag GRAFIK FORMATIEREN...(ALT+G) die Grafik nachträglich verändern. Im sich öffnenden Menü kann man die HÖHE (ALT+E) und BREITE (ALT+R) der Grafik durch Angaben in cm verändern. Achten sollte man auf das aktivierte Kontrollfeld SEITENVERHÄLTNIS SPERREN, denn sonst kann die unsymetrische Veränderung von Höhe oder Breite zu optisch unschönen Verzerrungen der Grafik führen.

Grafiken kopieren, verschieben, löschen

Eine Grafik kann, wie Text auch, kopiert, verschoben oder gelöscht werden. Dazu stellt man den Cursor auf die Grafik - wie schon gesagt, zeigt Jaws bzw. die Sprachausgabe dies leider nicht an - und kopiert mit STRG+C, schneidet aus mit STRG+X und löscht mit ENTF. An einer beliebigen, anderen Stelle oder auch in einem anderen Dokument kann die zuvor kopierte bzw. ausgeschnittene Grafik mit STRG+V wieder eingefügt werden.

Serienbriefe

Warum braucht man das, für was ist das?

In früheren Zeiten waren in großen Firmen der Telekommunikationsbranche oder großen Versicherungen ganze Heere von Mitarbeitern angestellt, um Briefe zu schreiben, die sich nur in der Adresse und der Anrede unterschieden. Heute gibt es diese Art von Tätigkeiten fast nicht mehr. Die Aufgabe übernimmt die Serienbrieffunktion der modernen Textverarbeitungsprogramme. Ein Serienbrief besteht aus zwei Teilen, nämlich zum einen aus dem eigentlichen Text, im folgenden Hauptdokument genannt und zum anderen aus einer Tabelle, im Folgenden als Datenquelle bezeichnet, die die sich unterscheidenden Elemente des Briefes enthält. Mit der Serienbrieffunktion wird pro in der Tabelle enthaltenem Datensatz (Zeile) jeweils ein Brief erzeugt. Diese Serienbriefe bestehen aus dem Text des Hauptdokuments und dem Inhalt des jeweiligen Datensatzes.

Beispiel

Als einfaches Beispiel dient uns ein Brief eines Klassenlehrers an die Eltern der Schüler seiner Klasse. Der Lehrer möchte über eine bevorstehende Klassenfahrt informieren. Für die Erstellung des Briefs braucht er zum einen das Hauptdokument, mit dem eigentlichen Text und zum anderen eine Tabelle, mit den Namen und Anschriften der Eltern. Diese Tabelle bekommt der Lehrer aus dem Sekretariat der Schule.

Der Text des Hauptdokuments könnte folgendermaßen aussehen:

Sehr geehrte Familie XXXX, in der Woche nach den Osterferien fährt die Klasse 9a ins Landschulheim. Wir werden ...

...

...

Mit freundlichen Grüßen,

Klassenlehrer L. Braille

Ilvesheim am 15.01.2007

Der Brief ist nun eigentlich fertig, was fehlt sind die Namen der Familien an der Stelle XXXX. Hier kommt nun die Serienbrieffunktion von Word ins Spiel. Die Familiennamen der Schüler sind in der Tabelle mit den Schüleradressen enthalten. Die Tabelle könnte so aussehen:

Name	Vorname	Adresse
Müller	Peter	Am Kräherwald 11, 70193 Stuttgart
Maier	Melanie	Kloster 2, 78713 Schramberg
Krause	Helmut	Schlossstr. 23, 68549 Ilvesheim

Für unser vereinfachtes Beispiel bedeutet das, dass wir insgesamt 3 Serienbriefe erzeugen müssen, da die Tabelle drei Datensätze enthält. Damit dies gelingt, muss das Hauptdokument und die Tabelle mit den Datensätzen verbunden werden. Die Verbindung erfolgt über die sogenannten Seriendruckfelder oder auch Platzhalter genannt. In unserem Beispiel sind die Bezeichnungen der Platzhalter durch die erste Zeile der Tabelle definiert. Also Name, Vorname, Adresse. Im Hauptdokument muss nun an der Stelle XXXX der Platzhalter "Name" eingefügt werden. Dies geschieht über ein sogenanntes Feld. Ein Feld ist ein Element in einem Wordtext hinter dem sich ein Befehl versteckt. In unserem Fall lautet der Befehl etwa: "Gehe in die Serienbrieftabelle in die Spalte mit einem bestimmten Namen und schreibe den Inhalt der Zelle in dieser Spalte an die Stelle des Feldes." Ein Feld erkennt man an den doppelten Anführungszeichen bei XXXX. Wie sieht das auf der Braillezeile aus? /XXXX. Die Sprachausgabe sagt ein Feld ebenfalls an.

Vorgehen

Zum Erstellen eines Serienbriefes öffnet man ein neues Word-Dokument und wählt das Menü EXTRAS / BRIEFE UND SENDUNGEN / SERIENBRIEFERSTELLUNG (ALT,X,F,F). Es öffnet sich der AUFGABENBEREICH SERIENDRUCK. Eine Art Assistent geleitet den Nutzer durch die Erstellung des Serienbriefes:

Schritt 1: Dokumenttyp

Als Erstes wird gefragt, welche Art von Dokument man erstellen möchte. Hier wählt man Briefe. Mit TAB landet man auf WEITER und aktiviert mit LEER.

Schritt 2: Startdokument

Hier wählt man AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN. Dadurch wird das aktuell geöffnete Word-Dokument zum Hauptdokument des Serienbriefes. Mit TAB gelangt man wieder auf WEITER.

Schritt 3: EMPFÄNGER WÄHLEN

Hier legt man die Datenquelle des Serienbriefes fest. Man wählt VORHANDENE LISTE VERWENDEN, wenn man schon eine Datei hat, die eine Tabelle enthält. Diese Datei kann entweder ein Word-Dokument mit einer Tabelle oder auch eine Excel-Tabelle sein. Mit TAB landet man auf dem Link DURCHSUCHEN, den man mit der LEERTaste aktiviert. Im sich öffnenden Dialogfenster DATENQUELLE AUSWÄHLEN, das in seinem Aufbau dem Dialogfenster ÖFFNEN entspricht, wählt man die Datei mit der Tabelle aus. Es öffnet sich das Dialogfenster SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Hier befindet man sich in einer Liste mit den Datensätzen der Tabelle. Mit den Pfeiltasten AUF und AB kann man einzelne Datensätze anspringen und gegebenenfalls durch Drücken der LEERTaste deaktivieren. "Nicht aktiviert" bedeutet, dass der jeweilige Datensatz für die Serienbrieferstellungen nicht verwendet wird. Standardmäßig sind alle Datensätze aktiviert. Durch mehrmaliges TAB gelangt man auf dem Schalter OK, mit dem man das Dialogfenster beendet. Nun befindet man sich wieder im Aufgabenbereich SERIENDRUCK, springt mit TAB auf WEITER und aktiviert wieder mit der LEERTaste.

Schritt 4: Brief schreiben

An dieser Stelle schreibt man nun das Hauptdokument bzw. den eigentlichen Brief. Mit F6 verlässt man den Aufgabenbereich und fängt an zu schreiben. An den Stellen, an denen man Platzhalter einfügen möchte, geht man wie folgt vor:

Man wechselt mit F6 in den Aufgabenbereich Seriendruck und wählt den LINK WEITERE ELEMENTE. Im sich öffnenden Dialogfenster SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN wählt man den benötigten Platzhalter mit den Pfeiltasten aus und fügt ihn über EINFÜGEN (ALT+E) in das Hauptdokument ein. Mit ESC verlässt man das Dialogfenster wieder. Im Dokument sollte nun ein Feld eingefügt sein, das den Namen des Platzhalters trägt. Diesen Vorgang wiederholt man so oft, bis alle benötigten Platzhalter im Text platziert sind.

Schließlich wählt man im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) wieder den Link WEITER aus und gelangt zu

Schritt 5: Vorschau auf ihre Briefe

Hier wird nun der Text statt mit den Platzhalternamen schon mit den Inhalten des ersten Datensatzes angezeigt. Im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) kann man auch die anderen Datensätze anzeigen lassen, indem man den Schalter >> wählt und mit der LEERTaste jeweils um einen Datensatz weiterspringt. Mit F6 kann man dann das Ergebnis im Dokument anschauen.

Schließlich wählt man im Aufgabenbereich SERIENDRUCK (F6) wieder den Link WEITER aus und gelangt zu

Schritt 6: Seriendruck beenden

Hier wählt man im AUFGABENBEREICH Seriendruck den Link INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN. Im sich öffnenden Dialogfenster SERIENDRUCK IN EIN NEUES DOKUMENT wählt man ALLE (ALT+A) und schließt mit EINGABE den Dialog ab. Nun wird ein neues Dokument erzeugt, das alle Serienbriefe enthält. Pro Datensatz wird das Hauptdokument eingefügt und mit den Daten des Datensatzes versehen. Wenn also in der Tabelle mit der Datenquelle 10 Datensätze (Zeilen) vorhanden sind, dann sollte das neu erzeugte Dokument aus 10 Teilen bestehen, die sich nur durch die unterschiedlichen Inhalte der Datensätze unterscheiden. Nach jedem Teil wird automatisch ein Seitenumbruch eingefügt. Nun kann man das Dokument nochmals Nachbearbeiten und am Ende ausdrucken bzw. abspeichern.

Nachträgliches Bearbeiten

Beispiel Übung Zusammenfassung

Ausgabevorbereitung

Vor dem Ausgeben bzw. Drucken sollte der Text auf Rechtschreibfehler überprüft werden. Dazu bietet Word die interne Rechtschreibprüfung.

Rechtschreibprüfung

Mit Hilfe der Rechtschreibprüfung kann man sehr schnell und effektiv für die korrekte Schreibweise der eigenen Texte sorgen. Wichtig ist es zu verstehen, wie Word ein Wort als falsch geschrieben erkennt:

Word hat ein internes Wörterbuch - eine Art Worttabelle. Jedes Wort, das nicht in der Tabelle vorkommt, erkennt Word als falsch geschrieben. Es kann zwei Ursachen haben, wenn ein Wort nicht in der Tabelle vorkommt: Zum einen kann das Wort wirklich falsch geschrieben sein, zum anderen kann es sein, dass das Wort richtig geschrieben ist, aber einfach nicht in der Liste vorkommt. Sehr häufig ist dies bei Eigennamen der Fall. Für solche Fälle gibt es das Benutzerwörterbuch, das der Nutzer führen bzw. erweitern kann, sodass die Rechtschreibprüfung unbekannte Wörter erlernen kann.

Vorgehen

Mit F7 durchsucht die Rechtschreibprüfung den Text ab dem Absatz der aktuellen Cursorposition. Sobald Word einen Fehler feststellt, wird das Dialogfenster RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK geöffnet (Alternativ über das Menü: EXTRAS - RECHTSCHREIBUNG UND GRAMMATIK (ALT,X,R).

Der Cursor steht direkt hinter dem fehlerhaften Wort im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH (ALT+M), das den Text rund um den gefundenen Fehler anzeigt. In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+S) werden von Word alternative Vorschläge gemacht. Word vergleicht seine Wörtertabelle anhand von Ähnlichkeitskriterien mit dem als falsch erkannten Wort. Daraus ergeben sich ein oder mehrere Vorschläge, die Word in der Auswahlliste VORSCHLÄGE präsentiert. Mit PFEIL AB kann die Liste durchwandert werden. Wenn ein Vorschlag gefällt bzw. als richtig angesehen wird, wählt man das Wort in der Auswahlliste VORSCHLÄGE und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D). Word überschreibt nun das als falsch erkannte Wort direkt im Text mit dem ausgewählten Vorschlag. Im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH erscheint der nächste Fehler.

Es kann vorkommen, dass Word ein Wort zwar als falsch erkennt, aber keine Vorschläge anbietet. In der Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+S) erscheint: KEINE RECHTSCHREIBVORSCHLÄGE. Nun gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Das Wort ist richtig, Word kennt es nicht.
2. Das Wort ist falsch und Word konnte keine Ähnlichkeit zu einem ihm bekannten Wort feststellen.

• Im Fall eins wählt man den Schalter ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN (ALT+H). Das Benutzerwörterbuch wird um das Wort ergänzt und dieses in Zukunft nicht mehr als falsch erkannt.

• Im Fall zwei korrigiert man das Wort (am besten nach einem Blick in den Duden) direkt im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH und aktiviert den Schalter ÄNDERN (ALT+D).

Weitere Möglichkeiten, mit einem als falsch erkannten Wort umzugehen sind:

• EINMAL IGNORIEREN (ALT+I): Das erkannte Wort wird von der Rechtschreibprüfung an dieser Stelle von der Rechtschreibprüfung ignoriert. Wenn man z.B. absichtliche Falschschreibungen eines Wortes im aktuellen Text beibehalten möchte.

• ALLE IGNORIEREN (ALT+G): Das Wort wird ab sofort im gesamten Dokument von der Rechtschreibprüfung ignoriert.

• ALLE ÄNDERN (ALT+L): Das Wort wird an allen Stellen im Text geändert - entsprechend der Auswahl unter VORSCHLÄGE bzw. der manuellen Korrektur im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH.

• Kontrollfeld GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN (ALT+A): Die Aktivierung des Kontrollfelds bezieht auch die wordeigene Grammatikprüfung in die Rechtschreibprüfung mit ein.

Fremdsprachliche Texte

In fremdsprachlichen Texten oder Textteilen kann man die Sprache über das Menü Extras/Sprache/Sprache (ALT+X,S,S) für vorher markierte Textteile einstellen. Dadurch verwendet Word das Wörterbuch entsprechend der eingestellten Sprache, insofern ein Wörterbuch der betroffenen Sprache vorhanden ist.

Optische Kontrolle

Schließlich ist die optische Kontrolle vor einem Ausdruck sinnvoll. Dafür bietet Word die SEITENANSICHT im Menü DATEI / SEITENANSICHT (ALT,D,A). Diese Funktion ist für blinde Benutzer nicht zu verwenden. Es ist trotz allem unerlässlich, zumindest bei wichtigen Dokumenten das Layout durch einen sehenden Menschen überprüfen zu lassen. Hierzu ein Zitat aus dem Erfahrungsbericht "Erfahrungen mit LaTeX an der Schloss-Schule Ilvesheim" von Rolf Bernd. Er schreibt über die Vorteile von LaTeX als Textverarbeitung im Vergleich zu Word:

"Man kann die Befehle relativ schnell lernen, die nötig sind, um einen perfekten Schwarzschriftausdruck zu erzeugen. Der Vorteil: Bei LaTeX behalten auch Blinde immer die Kontrolle über das Layout des Schwarzschriftdokumentes. Die Befehle zur Gestaltung des Dokumentes stehen direkt im Text. Wer ihre Bedeutung kennt, weiß wie sie sich auswirken und dass sie von LaTeX nach allen Regeln der Buchdruckerkunst umgesetzt werden. So gesehen ist LaTeX vielleicht die ideale Textverarbeitung für Blinde, unter dem Motto: "What you say is what you get". Man muss LaTeX eben nur sagen, was man will. Dagegen war der Slogan: "What you see is what you get" für Blinde schon immer eine zweifelhafte Verheißung."

Genau das ist das Problem. Bei Word kann man sich nie sicher sein, wie sich die Befehle am Ende auswirken. Es gibt (zu) viele Parameter, die den Ausdruck bestimmen (z.B. die Wahl des Druckers, die das Aussehen des Dokuments bestimmt). Allerdings lässt sich festhalten, wenn man als blinder Mensch die in diesem Wiki beschriebenen Techniken beherzigt, hat man gute Chancen, sehr erfolgreich seine Word-Dokumente für sehende Menschen zu gestalten. Die beiden wichtigsten Regeln dafür sind:

1. Alle Automatismen von Word abzustellen: siehe Word: Einstellungen
2. Formatieren durch Formatvorlagen, deren Layout bekannt und überprüft ist.

Drucken

Drucken aus dem Textverarbeitungsprogramm bietet sich an, wenn der Text neu erstellt, gelesen oder verändert wurde. Im Programm WordPad, Word für Windows und den meisten anderen Textverarbeitungsprogrammen befindet sich im Menü DATEI das Untermenü DRUCKEN (ALT,D,D). Mit diesem wird das DIALOGFENSTER DRUCKEN geöffnet. In Word lässt sich das Dialogfenster DRUCKEN auch mit der Tastenkombination STRG+P aufrufen.

Anzahl der Ausdrucke

Standardmäßig befindet sich der Cursor im Eingabefeld ANZAHL (ALT+Z). In diesem kann die Zahl der gewünschten Ausdrucke festgelegt werden. Jaws gibt über die Sprachausgabe die Möglichkeit an, wie sich die Anzahl ändern lässt. Entweder wird die Anzahl mittels der Pfdiltasten jeweils um eins erhöht bzw. verringert oder die Anzahl wird per Tastatur direkt eingegeben. Auf der Braillezeile wird die eingestellte Anzahl angezeigt.

Name - Auswahl des Druckers

Durch mehrmaliges Drücken der TAB Taste lässt sich die Ausklappliste NAME (ALT+N) zum Auswählen des Druckers finden. Sind mehrere Drucker installiert, kann an dieser Stelle über die Pfeiltasten ein anderer Drucker als Druckziel gewählt werden. Gibt es keine Wahlmöglichkeit oder wird der Drucker nicht explizit ausgewählt, gelangt der Druckauftrag auf den "Standarddrucker".

ACHTUNG: Die Auswahl eines anderen Druckers kann Einstellungen der Textverarbeitung verändern. So stellen manche Drucker nur eine Standardschriftart zur Verfügung. Die anderen Schriftarten können nicht mehr ausgewählt werden. Ebenso hat jeder Drucker individuelle Randeinstellungen - d.h. der druckbare Bereich kann sich durch die Auswahl eines anderen Druckers verändern. Dadurch kann es z.B. passieren, dass sich die Seitenzahl eines mehrseitigen Dokuments durch die Auswahl eines anderen Druckers verändert.

Seitenbereich

Im Seitenbereich muss man sich für eine von drei Einstellungen entscheiden:

• ALLES (ALT+A): Druckt alle Seiten des Dokuments aus
• AKTUELLE SEITE (ALT+T): Druckt die Seite aus, in der der Cursor aktuell platziert ist
• SEITEN (ALT+S): Im Eingabefeld kann man die genauen Seiten über die Seitenzahl angeben, die gedruckt werden sollen. Die Seitenzahlen werden durch Komma getrennt. Möchte man mehrere zusammenhängende Seiten drucken, dann gibt man den Seitenbereich an.

Beispiele:

• 8 : Druckt nur die Seite 8 des Dokuments aus
• 1,4,6,20 : Druckt die Seiten eins, vier, sechs und zwanzig des Dokuments aus
• 2-10 : Druckt die Seiten 2 bis 10 des Dokuments aus
• 1,5-10: Druckt die Seiten 1 und 5 bis 10 des Dokuments aus

Mehrere Seiten pro Blatt

Über die Ausklappliste SEITEN PRO BLATT (ALT+B) kann man einstellen, dass 2 Seiten oder 4 Seiten pro Blatt ausgedruckt werden. Dies spart Blätter und Druckkosten, geht allerdings zu Lasten der Schriftgröße, denn die wird entsprechend halbiert, geviertelt...

Doppelseitig

Der aktivierte Auswahlschalter MANUELL DUPLEX (ALT+X) bewirkt, dass zunächst alle ungeraden Seiten ausgedruckt werden. Anschließend legt man den Stapel erneut in den Drucker. Nun werden die geraden Seiten aufgedruckt. Da die Reihenfolge eingehalten wird, wird z.B. die erste Seite auf die Vorderseite und die zweite Seite auf die Rückseite des ersten Blatts aufgedruckt... Achtung: Beim Einlegen der Blätter für den zweiten Durchgang muss unbedingt die Papierausrichtung - oben bzw. unten und vorne bzw. hinten beachtet werden. Am sichersten ist es, vorher mit wenigen Seiten einen Probeausdruck zu machen, um die richtige Ausrichtung der Blätter herauszufinden. Das hier beschriebene Vorgehen zum Starten von Druckaufträgen funktioniert nicht nur bei Textverarbeitungsprogrammen. Ähnliche Druckdialoge werden auch bei anderen Programmen aufgerufen.

Hilfe

Word bietet eine eigene Hilfe, in der man sich Unterstützung zu den einzelnen Funktionen des Programms holen kann. Dazu öffnet man die Hilfe mit F1. Der Cursor steht anschließend im Aufgabenbereich WORD-HILFE im Eingabefeld SUCHEN NACH. Hier gibt man eine Frage oder ein Stichwort zum gesuchten Hilfetext ein, z.B. "Datei speichern". Nach Betätigen der EINGABE-Taste findet man unter ERGEBNISSE (mehrmaliges TAB) Links zu den Hilfetexten. Diese kann man mit AUF und AB durchsuchen und mit EINGABE aufrufen. Es öffnet sich ein Fenster mit dem Hilfetext. Sehr häufig findet man unterhalb des Hilfetextes weitere, zum Thema gehörige Links zu weiterführenden Hilfetexten.

Anhang

Eurobraille Tabelle nach ISO 11548-2 (ANSI)

Die Quelldatei liegt als Excel-Tabelle vor: Exceltabelle-Eurobraille

Jedes Zeichen in der Tabelle kann auch über die Nummer des ANSI-Codes erzeugt werden. Dies funktioniert so:

Bei gedrückter ALT-Taste gibt man die Nummer mit vorangestellter 0 auf dem Ziffernblock (die anderen Zahlen funktionieren nicht!) ein und lässt abschließend die ALT-Taste wieder los. Um z.B. ein é zu erzeugen, schaut man in der Tabelle nach, welchen ANSI-Code das Zeichen hat, in unserem Fall 233. Das Zeichen erzeugt man demnach mit ALT+0233.

Die Zeichen, ihren Namen und den ANSI-Code bekommt man auch, indem man in Word in das Menü EINFÜGEN / SYMBOL wechselt und hier durch die Tabelle der Zeichen wandert. Über die Sprachausgabe wird der Name des Zeichens angesagt. Will man den ANSI-Code ermitteln, wechselt man mit 2mal TAB in das Eingabefeld Zeichencode, in dem die entsprechende Nummer stehen sollte.

ANSI-Code	Darstellung	Braille	Bezeichnung
0	\0	34578	NUL
1	\1	178	SOH
2	\2	1278	STX
3	\3	1478	ETX
4	\4	14578	EOT
5	\5	1578	ENQ
6	\6	12478	ACK
7	\7	124578	BEL
8	\8	12578	BS
9	\9	2478	HT
10	\10	24578	LF
11	\11	1378	VT
12	\12	12378	FF
13	\13	13478	CR
14	\14	134578	SO
15	\15	13578	SI
16	\16	123478	DLE
17	\17	1234578	DC1
18	\18	123578	DC2
19	\19	23478	DC3
20	\20	234578	DC4
21	\21	13678	NAK
22	\22	123678	SYN
23	\23	245678	ETB
24	\24	134678	CAN
25	\25	1345678	EM
26	\26	135678	SUB
27	\27	1235678	ESC
28	\28	3478	IS4
29	\29	2345678	IS3
30	\30	234678	IS2
31	\31	45678	IS1
32	>		Leerzeichen
33	!	5	Ausrufungszeichen
34	"	4	Anführungszeichen
35	#	3456	Nummernzeichen
36	$	46	Dollar-Zeichen
37	%	123456	Prozentzeichen
38	&	12346	Kaufmännisches "und"
39	'	6	Apostroph (Auslassungszeichen)
40	(	236	Runde Klammer links
41	)	356	Runde Klammer rechts
42	*	35	Stern
43	+	235	Pluszeichen
44	,	2	Komma (Beistrich)
45	-	36	Mittestrich (Trennungsstrich, Minuszeichen)
46	.	3	Punkt
47	/	256	Schrägstrich
48	0	346	Ziffer Null
49	1	16	Ziffer Eins
50	2	126	Ziffer Zwei
51	3	146	Ziffer Drei
52	4	1456	Ziffer Vier
53	5	156	Ziffer Fünf
54	6	1246	Ziffer Sechs
55	7	12456	Ziffer Sieben
56	8	1256	Ziffer Acht
57	9	246	Ziffer Neun
58	:	25	Doppelpunkt
59	;	23	Semikolon (Strichpunkt)
60	<	56	Kleiner als-Zeichen
61	=	2356	Gleichheitszeichen
62	>	45	Größer als-Zeichen
63	?	26	Fragezeichen
64	@	3457	Kaufmännisches "a" / Klammeraffe / at sign
65	A	17	Großbuchstabe A
66	B	127	Großbuchstabe B
67	C	147	Großbuchstabe C
68	D	1457	Großbuchstabe D
69	E	157	Großbuchstabe E
70	F	1247	Großbuchstabe F
71	G	12457	Großbuchstabe G
72	H	1257	Großbuchstabe H
73	I	247	Großbuchstabe I
74	J	2457	Großbuchstabe J
75	K	137	Großbuchstabe K
76	L	1237	Großbuchstabe L
77	M	1347	Großbuchstabe M
78	N	13457	Großbuchstabe N
79	O	1357	Großbuchstabe O
80	P	12347	Großbuchstabe P
81	Q	123457	Großbuchstabe Q
82	R	12357	Großbuchstabe R
83	S	2347	Großbuchstabe S
84	T	23457	Großbuchstabe T
85	U	1367	Großbuchstabe U
86	V	12367	Großbuchstabe V
87	W	24567	Großbuchstabe W
88	X	13467	Großbuchstabe X
89	Y	134567	Großbuchstabe Y
90	Z	13567	Großbuchstabe Z
91	[	123567	Eckige Klammer links
92	\	347	umgekehrter Schrägstrich
93	]	234567	Eckige Klammer rechts
94	^	23467	Zirkumflex
95	_	4567	Unterstrich
96	`	345	Gravis
97	a	1	Kleinbuchstabe a
98	b	12	Kleinbuchstabe b
99	c	14	Kleinbuchstabe c
100	d	145	Kleinbuchstabe d
101	e	15	Kleinbuchstabe e
102	f	124	Kleinbuchstabe f
103	g	1245	Kleinbuchstabe g
104	h	125	Kleinbuchstabe h
105	i	24	Kleinbuchstabe i
106	j	245	Kleinbuchstabe j
107	k	13	Kleinbuchstabe k
108	l	123	Kleinbuchstabe l
109	m	134	Kleinbuchstabe m
110	n	1345	Kleinbuchstabe n
111	o	135	Kleinbuchstabe o
112	p	1234	Kleinbuchstabe p
113	q	12345	Kleinbuchstabe q
114	r	1235	Kleinbuchstabe r
115	s	234	Kleinbuchstabe s
116	t	2345	Kleinbuchstabe t
117	u	136	Kleinbuchstabe u
118	v	1236	Kleinbuchstabe v
119	w	2456	Kleinbuchstabe w
120	x	1346	Kleinbuchstabe x
121	y	13456	Kleinbuchstabe y
122	z	1356	Kleinbuchstabe z
123	{	12356	Geschweifte Klammer links
124		34	Senkrechter Strich
125	}	23456	Geschweifte Klammer rechts
126	~	2346	Tilde
127	>	456	nicht definiert
128	€	457	nicht definiert
129		8	nicht definiert
130	‚	3678	nicht definiert
131	ƒ	78	nicht definiert
132	„	1268	nicht definiert
133	…	238	nicht definiert
134	†	1248	nicht definiert
135	‡	12458	nicht definiert
136	ˆ	378	nicht definiert
137	‰	248	nicht definiert
138	Š	678	nicht definiert
139	‹	27	nicht definiert
140	Œ	237	nicht definiert
141		257	nicht definiert
142	Ž	12567	nicht definiert
143		12467	nicht definiert
144		124678	nicht definiert
145	‘	23567	nicht definiert
146	’	2367	nicht definiert
147	“	138	nicht definiert
148	”	1238	nicht definiert
149	•	278	nicht definiert
150	–	2378	nicht definiert
151	—	13568	nicht definiert
152	˜	2578	nicht definiert
153	™	1245678	nicht definiert
154	š	2678	nicht definiert
155	›	123458	nicht definiert
156	œ	67	nicht definiert
157		124567	nicht definiert
158	ž	235678	nicht definiert
159	Ÿ	12345678	nicht definiert
160		7	Blank FF
161	¡	367	>
162	¢	58	>
163	£	467	Pfund
164	¤	4678	>
165	¥	468	>
166	¦	158	>
167	§	357	Paragraph
168	¨	48	>
169	©	123468	Copyright-Zeichen
170	ª	1258	>
171	«	5678	>
172	¬	25678	>
173	­	368	>
174	®	12358	>
175	¯	458	>
176	°	4568	Ringel, Gradzeichen
177	±	23578	>
178	²	128	>
179	³	148	>
180	´	568	>
181	µ	1348	>
182	¶	1458	Pilcrow-Zeichen
183	·	37	>
184	¸	68	>
185	¹	18	>
186	º	2458	>
187	»	4578	>
188	¼	1368	>
189	½	12368	>
190	¾	13468	>
191	¿	38	umgekehrtes Fragezeichen
192	À	23678	A groß mit Gravis
193	Á	28	A groß mit Akut
194	Â	167	A groß mit Zirkumflex
195	Ã	3467	A groß mit Tilde
196	Ä	567	A groß mit Umlaut
197	Å	34567	A groß mit Ringel
198	Æ	47	AE Doppellaut
199	Ç	123467	C groß mit Cedille
200	È	3578	E groß mit Gravis
201	É	1234567	E groß mit Akut
202	Ê	1267	E groß mit Zirkumflex
203	Ë	2358	E groß mit Umlaut
204	Ì	57	I groß mit Gravis
205	Í	258	I groß mit Akut
206	Î	1467	I groß mit Zirkumflex
207	Ï	23568	I groß mit Umlaut
208	Ð	3567	ETH (Isländisch)
209	Ñ	2567	N groß mit Tilde
210	Ò	578	O groß mit Gravis
211	Ó	2568	O groß mit Akut
212	Ô	14567	O groß mit Zirkumflex
213	Õ	267	O groß mit Tilde
214	Ö	358	O groß mit Umlaut
215	×	2348	Multiplikationszeichen
216	Ø	2467	O groß mit Querstrick
217	Ù	35678	U groß mit Gravis
218	Ú	268	U groß mit Akut
219	Û	1567	U groß mit Zirkumflex
220	Ü	2368	U groß mit Umlaut
221	Ý	3568	Y groß mit Akut
222	Þ	2357	THORN (Isländisch)
223	ß	34568	sz-Zeichen
224	à	123568	a mit Gravis
225	á	168	a mit Akut
226	â	1678	a mit Zirkumflex
227	ã	34678	a mit Tilde
228	ä	3458	a mit Umlaut
229	å	345678	a mit Ringel
230	æ	478	ae Doppellaut
231	ç	1234678	c mit Cedille
232	è	23468	e mit Gravis
233	é	1234568	e mit Akut
234	ê	12678	e mit Zirkumflex
235	ë	12468	e mit Umlaut
236	ì	348	i mit Gravis
237	í	1468	i mit Akut
238	î	14678	i mit Zirkumflex
239	ï	124568	i mit Umlaut
240	ð	23458	eth (Isländisch)
241	ñ	13458	n mit Tilde
242	ò	3468	o mit Gravis
243	ó	14568	o mit Akut
244	ô	145678	o mit Zirkumflex
245	õ	1358	o mit Tilde
246	ö	2468	o mit Umlaut
247	÷	125678	geteilt-Zeichen
248	ø	24678	o mit Querstrich
249	ù	234568	u mit Gravis
250	ú	1568	u mit Akut
251	û	15678	u mit Zirkumflex
252	ü	12568	u mit Umlaut
253	ý	24568	y mit Akut
254	þ	12348	thorn (Isländisch)
255	ÿ	134568	y mit Umlaut

Tastenkombinationen in Word für internationale Zeichen

Die genauen Bezeichnungen der Zeichen findet man auf der Seite Eurobraille.

Buchstaben mit Gravis-Zeichen:

UMSCHALT+` (AKUTZEICHEN), Buchstabe

• à, è, ì, ò, ù
• À, È, Ì, Ò, Ù

Buchstaben mit Akutzeichen:

` (APOSTROPH), Buchstabe

• á, é, í, ó, ú, ý
• Á, É, Í, Ó, Ú, Ý

Buchstaben mit Zirkumflex-Zeichen:

^ (ZIRKUMFLEXZEICHEN), Buchstabe

• â, ê, î, ô, û
• Â, Ê, Î, Ô, Û

Buchstaben mit Tilde:

STRG+ALT+~ (TILDE), Buchstabe

• ã, ñ, õ
• Ã, Ñ, Õ

Buchstaben mit Umlaut:

STRG+UMSCHALT+: (DOPPELPUNKT), Buchstabe

• ä, ë, ï, ö, ü, ÿ
• Ä, Ë, Ï, Ö, Ü, Ÿ

Buchstaben mit Ringel:

ALT+STRG+Q, a oder A

• å, Å

Doppelbuchstaben mit a:

STRG+&, a oder A

• æ, Æ

Doppelbuchstaben mit o:

STRG+UMSCHALT+&, o oder O

• œ, Œ

Buchstaben mit Cricumflex:

STRG+, (KOMMA), c oder C

• ç, Ç

Buchstaben mit d:

STRG+UMSCHALT+' (APOSTROPH), d oder D

• ð, Ð

Buchstaben mit Schrägstrich:

STRG+UMSCHALT+/, o oder O

• ø, Ø

Umgekehrte Zeichen:

ALT+STRG+UMSCHALT+Zeichen

• ¿,¡

FAQs für Modul 3 (Word)

Erste Schritte Erste Schritte

Wie Startet/beendet man Word? Starten/Beenden

In der Regel befindet sich im Startmenü unter dem Ordner Programme der Menüpunkt "Microsoft Office". In diesem findet man den Eintrag "Microsoft Office Word 2003", mit welchem Word gestartet werden kann.

Wie speichert man ein Dokument? Datei bzw. Dokument speichern

Durch drücken von ALT+D,S (DATEI, SPEICHERN UNTER) oder STRG+S wird ein Dokument gespeichert. Beim erstmaligen Speichern öffnet sich ein Dialogfeld, in dem der Pfad eingetragen werden muss. Durch drücken von EINGABE wird dann das Dokument gespeichert.

Wie wird ein Dokument erstellt? Neues Dokument

Nach dem man STRG+N gedrückt hat, öffnet sich sogleich ein neues Dokument. Möchte man dem Dokument jedoch gleich eine Dokumentvorlage zuweisen, empfiehlt sich der Weg über ALT+D,N. Ein Dialogfeld öffnet sich, über welches sich die entsprechende Vorlage auswählen lässt.

Wie öffnet man ein Dokument? Dokument öffnen

Durch drücken von STRG+O öffnet sich ein Dialogfeld, in dem ein Dokument ausgewählt werden kann. Durch drücken von UMSCHALT+TAB gelangt man in die Listenansicht, in welcher man durch die verschiedenen Dateien und Ordner navigieren kann. Ist die entsprechende Datei ausgewählt, schließt man mit EINGABE ab.

Wie wechselt man zwischen mehreren Dokumenten? Arbeiten mit mehreren Dokumenten

Wenn man zum Beispiel drei Dokumente geöffnet hat kann man über das Menü FENSTER in die unterschiedlichen Dokumente springen. Alternativ steht die Tastenkombination STRG+F6 zum wechseln von Dokumenten zur Verfügung.

Wie teilt man ein Fenster? Arbeiten mit geteilten Fenstern

Durch drücken von ALT+F,T (FENSTER,FENSTER TEILEN) wird das aktuelle Fenster geteilt. Mit F6 bewegt man sich zwischen den Fenstern.

Wie schließe ich ein Dokument? Dokument schließen

Wenn man ein von drei Dokumenten schließen möchte, so geht man mit STRG+F6 in die zu schließende Datei. Dort drückt man die Tastenkombination STRG+F4, entspricht ALT+D,C (DATEI,SCHLIEßEN).

Wie beende ich Word? Word beenden

• ALT+D,B (DATEI, BEENDEN) oder
• ALT+F4

Einstellungen Einstellungen

Einige von der Standard-Installation von Word abweichende Einstellungen sind für blinde Benutzer sinnvoll. Dies sind insbesondere alle Automatismen, die Word standardmäßig eingestellt hat.

Wie deaktiviert man die Autokorrektur? Extras, Autokorrekturoptionen (ALT+X,E)

Jaws-Anwender sollten die meisten Autokorrekturen von Word deaktiviert haben. Um dies zu bewerkstelligen geht man wie folgt vor: Durch Drücken von ALT+X,E (EXTRAS, AUTOKORREKTUR-OPTIONEN) gelangt man in das Dialogfeld Autokorrektur-Optionen. Hier deaktiviert man:

• Registerkarte AUTOKORREKTUR: Alle Kontrollfelder aus, bis auf: - "unbeabsichtigtes Verwenden der Feststelltaste"
• Registerkarte AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE: Alle Kontrollfelder aus
• Registerkarte AUTOTEXT: Alle Kontrollfelder aus
• Registerkarte AUTOFORMAT: Alle Kontrollfelder aus, bis auf:
  • "Beibehalten Formatvorlage": Wenn dieses Kontrollfeld aktiviert ist, dann werden die Eigenschaften der ursprünglichen Formatvorlage des Dokuments beibehalten. Wenn das Kontrollfeld nicht aktiviert ist, dann werden die Eigenschaften der ursprünglichen Formatvorlage durch die Eigenschaften, die in den Formatvorlagen der Dokumentvorlage Normal.dot gespeichert sind, überschrieben. Das kann zu unerwünschten Effekten führen.
• Registerkarte SMARTTAGS: alle Kontrollfelder aus

Am Ende die Änderungen durch drücken von OK bestätigen.

Wie aktiviert man die Silbentrennung? Extras, Sprache, Silbentrennung (ALT+X,S,I)

Um den Text harmonischer zu gestalten sollte die Silbentrennung eingeschaltet sein, um sie zu aktivieren geht man wie folgt vor: Die automatische Silbentrennung wird im Menü EXTRAS / SPRACHE /SILBENTRENNUNG (ALT,X,S,I) eingeschaltet.

Was sollte man im Menüpunkt Anpassen berücksichtigen? Extras, Anpassen, Optionen

Man drückt ALT+X,P (EXTRAS, ANPASSEN) und geht in die Registerkarte OPTIONEN. dort findet man:

• MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN: Das deaktivierte Kontrollfeld bewirkt, dass die Menüs nicht gleich alle Befehle anzeigen, sondern nur die zuletzt verwendeten. So passiert es, dass man einen Befehl aufrufen möchte, der verborgen ist und dadurch nicht funktioniert. Deswegen sollte das Kontrollfeld aktiviert sein.
• SCHRIFTARTNAMEN IN SCHRIFTART ANZEIGEN: Diese Option macht für blinde Menschen keinen Sinn und bremst das System nur unnötig aus.

Was sollte man in den Optionen von Word berücksichtigen? Extras, Optionen (ALT,X,O)

Um in die Optionen von Word zu gelangen drückt man ALT+X,O (EXTRAS, OPTIONEN).

• Registerkarte ANSICHT: Aktiviert sollten sein:
  • ABSATZMARKE (ALT+S) - dadurch werden die Absatzendezeichen angezeigt. Dies ist sinnvoll, um die Struktur des Textes besser erfassen zu können.
  • STATUSLEISTE (ALT+L) - die Statusleiste kann mit Jaws über JAWS+BILDAB ausgelesen werden. Hier findet man u.a. Informationen zu der Gesamtseitenzahl des aktuellen Dokuments, der Seite, auf der sich gerade der Cursor befindet, welche Sprache eingestellt ist und, in welcher Zeile und welcher Spalte man sich befindet.
  • Nicht aktiviert sollte sein: AUF FENSTERBREITE UMBRECHEN (ALT+F)
• Registerkarte ALLGEMEIN: Aktiviert sollten sein:
  • KONVERTIERUNG BEIM ÖFFNEN BESTÄTIGEN (ALT+O): Ist sinnvoll, wenn man ältere Dateiformate öffnen möchte, wie z.B. MS-Dos Text.
  • LISTE DER ZULETZT GEÖFFNETEN DATEIEN (ALT+Ö): Einstellen auf 9 - dadurch findet man im Menü DATEI die (9) zuletzt geöffneten Dokumente sehr schnell.
  • MAßEINHEIT (ALT+M) : Zentimeter: bestimmt die Maßeinheit in vielen Dialogfenstern, wie z.B. Einzug.
• Registerkarte BEARBEITEN: Aktiviert sollten sein:
  • EINGABE ERSETZT AUSWAHL (ALT+Z): Das bewirkt, dass ein markierter Textteil überschrieben wird, wenn man neuen Text eingibt.
  • Nicht aktiviert sollte sein: alles andere
• Registerkarte SPEICHERN: Aktiviert sollte sein:
  • SICHERUNGSKOPIE IMMER ERSTELLEN (ALT+S): Sorgt für besseren Schutz bei Abstürzen. Im Ordner findet sich immer parallel eine Sicherungskopie.
  • ANFRAGE FÜR SPEICHERUNG DER NORMAL.DOT : Sorgt dafür, dass man benachrichtigt wird, wenn sich an der Grundeinstellung etwas ändert.
  • AUTOWIEDERHERSTELLEN INFO ERSTELLEN ALLE: 1 Minute (ALT+A): Diese Funktion bewirkt, dass jede Minute eine automatische Speicherung erfolgt, sodass z.B. nach einem Stromausfall maximal die Arbeit von einer Minute verloren ist. Die Autowiederherstellungsdatei zu einer Datei wird automatisch geladen, wenn Word nach einem Absturz neu gestartet wird.
• Registerkarte SPEICHERORT: Hier kann u.a. der Pfad eingetragen werden, der standardmäßig bei SPEICHERN UNTER oder beim ÖFFNEN gewählt wird.

Was sollte man im Menüpunkt ANSICHT eingestellt haben? Menü: Ansicht

• Man sollte im Menü ANSICHT NORMAL aktiviert haben (ALT+A,N)
• Wichtige Shortcuts:
  • STRG+ALT+N (Normalansicht)
  • STRG+ALT+G (Gliederungsansicht)
• Der Zoom sollte auf 100% gestellt sein. Um ihn zu ändern, bzw. anzupassen drückt man ALT+A,Z (ANSICHT, ZOOM).

Editorfunktionen von Word - Mit Texten arbeiten Editorfunktionen

Welche Möglichkeiten hat man einen Text zu lesen? Text lesen

Die verschiedenen Möglichkeiten in Kürze...

• ...mit den Lesetasten links und rechts der Braillezeilen.
• ...auf der Tastatur: PFEIL LINKS und RECHTS (bewegt den Cursor nach links und rechts).
• ...auf der Tastatur: PFEIL AUF und AB (springt Zeile für Zeile nach oben, bzw. nach unten).

Wie benutzt man die Suchfunktion? Suchen

Durch das drücken von STRG+F gelangt man in das Suchen-Dialogfeld. Hier gibt man den gewünschten Suchbegriff ein und bestätigt mit EINGABE. Word ist nun beim ersten Suchergebnis. Durch ein weiteres drücken von EINGABE wird das Dokument weiter abgesucht. Mit ESCAPE kommt man wieder zurück in das Dokument, wo der Cursor auf dem gefundenen Suchbegriff steht.

Wie bedient man die Gliederungsansicht? Gliederungsansicht - Überblick über ein Dokument bekommen

Mit der Tastenkombination ALT+STRG+G gelangt man in die Gliederungsansicht. Um sich die Überschriften bis Ebene 9 anzeigen zu lassen drückt man nun die Tastenkombination ALT+UMSCHALT+9. Mit ALT+UMSCHALT+1 werden entsprechend nur Überschriften der Ebene 1 angezeigt. Um an die gewünschte Stelle im Text zu gelangen drückt man die Tastenkombination ALT+STRG+N, bewegt den Cursor AUF, bzw. AB und es erscheint auf der Braillezeile der neue Abschnitt.

Wie markiert, löscht, kopiert, schneidet aus und fügt man einen Text ein? Text korrigieren

• Text markieren: UMSCHALT+PFEIL AUF und AB (markiert Zeile für Zeile), STRG+UMSCHALT+PFEIL LINKS und RECHTS (markiert Wort für Wort), STRG+A markiert den ganzen Text.
• Text löschen: Abschnitt markieren, der gelöscht werden soll, dann die ENTF oder RÜCK-Taste drücken.
• Text kopieren: Gewünschten Text, der kopiert werden soll markieren, dann STRG+C drücken, der Text befindet sich nun in der Zwischenablage.
• Text ausschneiden: Gewünschten Text, der ausgeschnitten werden soll markieren, dann die Tastenkombination STRG+X drücken.
• Text einfügen: Um einen kopierten oder ausgeschnittenen Text einzufügen drückt man STRG+V.

Wie funktioniert das Automatische Ersetzen von Text? Einen Begriff Suchen und Ersetzen

Durch drücken von STRG+H gelangt man in ein Dialogfeld, in dem es zwei Eingabefelder gibt. In das erste trägt man den Text ein, welcher im Dokument geändert werden soll. In das zweite trägt man den Text ein, welchen den alten ersetzen soll. Durch wiederholtes drücken von ALT+E kann man jede einzelne Ersetzung manuell durchführen. Mit ALT+A hingegen werden alle mit dem im Suchfeld übereinstimmenden Textpassagen automatisch ersetzt.

Wie fügt man nichtdruckbare Zeichen in einen Text ein? Nichtdruckbare Zeichen

Nichtdruckbare Zeichen werden wie folgt eingefügt:

• EINGABE (Eingabezeichen)
• UMSCHALT+EINGABE (Zeilenwechsel-Zeichen)
• LEER (Leerzeichen)
• STRG+UMSCHALT+LEER (Geschütztes Leerzeichen)
• TAB (Tabulatorzeichen)

Wie macht man Änderungen rückgängig? Rückgängig machen und Wiederherstellen

Die Rückgängig-Funktion wird mit STRG+Z ausgelöst.

Formatierung

Zeichenformatierung Zeichenformatierung

Wie formatiert man einen Text Fett?

Text markieren, der fett formatiert werden soll. Anschließend drückt man STRG+UMSCHALT+F.

Wie formatiert man einen Text Kursiv?

Text markieren, der kursiv formatiert werden soll. Anschließend drückt man STRG+UMSCHALT+K.

Wie formatiert man einen Text unterstrichen?

Um den Text zu unterstreichen markiert man den zu unterstreichenden Text und drückt anschließend STRG+UMSCHALT+U.

Wie ändere ich die Schriftgröße?

Den Text markieren, der eine andere Schriftgröße bekommen soll. Anschließend ALT+T,Z drücken (FORMAT, ZEICHEN). TAB drücken, bis Jaws "Schriftgrad kombiniertes Eingabefeld" sagt. Dort kann man die Schriftgröße ändern. Hinweis: Die Standardgröße liegt im allgemeinen bei 12.

Wie Ändere ich die Schriftart?

Den Text markieren, der eine andere Schriftart bekommen soll. Dann ALT+T,Z drücken (FORMAT, ZEICHEN). In der Regel befindet man sich bereits in der Ausklappliste von den Textarten, falls nicht drückt man TAB bis Jaws "Schriftart kombiniertes Eingabefeld" sagt. Nun entweder mit PFEIL AUF und AB die gewünschte Schriftart auswählen, oder - wenn man die Schriftart kennt - kann man sie über die Tastatur hineinschreiben.

Wo findet man weitere Zeichenformatierungsoptionen?

Im Einstellungsdialog FORMAT, ZEICHEN (ALT+T,Z) findet man weitere Möglichkeiten einen Text zu formatieren.

Wie entformatiert man formatierten Text?

Um den Text wieder in Standardansicht (ohne Formatierungen) zu bekommen markiert man den gewünschten Text. Im Menü BEARBEITEN, LÖSCHEN, FORMATIERUNGEN (ALT+B,L,F) ist das möglich.

Absatzformatierung Absatzformatierung

Wie richtet man einen Text links aus?

Man markiert den Text, der links ausgerichtet werden soll. Anschließend drückt man STRG+L.

Wie richtet man einen Text rechts aus?

Man markiert den Text, der rechts ausgerichtet werden soll. Anschließend drückt man STRG+R.

Wie zentriert man einen Text?

Man markiert den Text, der zentriert werden soll. Anschließend drückt man STRG+E.

Wie erhält man einen Blocksatz?

Man markiert den Text, der zum Blocksatz werden soll, Anschließend drückt man STRG+B.

Wie erhält man eine nummerierte Aufzählung?

Im Menü FORMAT, NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+T,N) auf der Registerkarte NUMMERIERUNG findet man verschiedene Arten von nummerierte Aufzählungsmöglichkeiten. Man wählt mit PFEIL AB, AUF, LINKS und RECHTS eine Nummerierungsart aus und drückt EINGABE.

Wie erhält man eine Aufzählung mit Aufzählungssymbolen?

Im Menü FORMAT, NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+T,N) auf der Registerkarte AUFZÄHLUNGSZEICHEN findet man verschiedene Aufzählungsarten. Man wählt sie mit PFEIL AB, AUF, LINKS und RECHTS aus und drückt EINGABE.

Wo findet man weitere Absatzformatierungsmöglichkeiten?

In den Folgenden Einstellungsoptionen findet man Möglichkeiten zur Absatzformatierung:

• FORMAT, ABSATZ (ALT+T,A)
• FORMAT, NUMMERIERUNG UND AUFZÄHLUNGSZEICHEN (ALT+T,N)
• FORMAT, RAHMEN UND SCHATTIERUNGEN (ALT+T,R)
• FORMAT, TABSTOPP (ALT+T,T)

Seitenformatierung Seitenformatierung

Wie erzeugt man einen Seitenumbruch?

Man navigiert im Textdokument an die gewünschte Stelle, an dem man einen Seitenumbruch haben möchte. Nun drückt man ALT+E,M (EINFÜGEN, MANUELLER UMBRUCH). Dort wählt man SEITENUMBRUCH aus und wählt danach den OK-Schalter.

Wo richtet man die Seite ein?

Im Menü DATEI, SEITE EINRICHTEN (ALT+D,I) hat man verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zum gestalten der Seiten die man drucken möchte.

Wie stelle ich die Seitenränder ein?

Die Seitenränder kann man in den Optionen der Seiteneinrichtung (ALT+D,I) auf der Registerkarte SEITENRÄNDER einstellen.

Wie trägt man etwas in die Kopf- und Fußzeile ein?

Um in die Kopf- und Fußzeile zu gelangen drückt man ALT+A,K (ANSICHT, KOPF- UND FUßZEILE). Man befindet sich direkt im Kopfzeilen-Bereich, um in die Fußzeile zu gelangen drückt man PFEIL AB. Jaws sagt an, in welchem Bereich (Kopf- oder Fußzeilenbereich) wir uns befinden.

Wie fügt man Seitenzahlen hinzu?

Um Seitenzahlen hinzuzufügen drückt man ALT+E,S (EINFÜGEN, SEITENZAHLEN). Dort stellt man seine gewünschten Einstellungen ein und tätigt am Ende den OK-Schalter.

Tabellen Tabellen

Wie erstellt man eine Tabelle? Tabellen erstellen

Durch drücken von ALT+l,T, g öffnet sich das Dialogfeld zum erstellen einer Tabelle. Nach der Eingabe von Spalten - und Zeilenanzahl kann mit EINGABE bestätigt werden. Die Tabelle ist nun erstellt.

Wie gibt man Text in die Tabelle ein? Text eingeben

Man navigiert in die entsprechende Zelle, in die man den Text schreiben möchte. In der Zelle angekommen kann man ganz gewöhnlich Text eingeben.

Wie löscht man Text aus der Tabelle? Text löschen

Man navigiert in die Zelle, in der man den Text löschen möchte. Dort angekommen lässt sich Text per ENTF oder RÜCK-Taste löschen. Achtung: Navigiert man mit TAB in die Zelle, ist der ganze Text, der sich in der Zelle befindet markiert, drückt man ENTF, wird der ganze Inhalt der Zelle gelöscht!

Wie navigiert man in Tabellen? Navigation in Tabellen

• TAB: Springt von linker Spaltenzelle zur rechtsgelegener Spaltenzelle, wenn man sich auf der äußersten rechten Spaltenzelle befindet und erneut TAB drückt, so springt der Cursor in die neue Zeile.
• UMSCHALT+TAB: Der Cursor springt von rechts nach links die Spaltenzellen ab.
• PFEIL AUF und AB: Navigiert Zeilen hoch, bzw. herunter.
• Hinweis: Weitere Tastenkombinationen mit Jaws in Tabellen findet man in der Jaws-Hilfe.

Wie markiert man in der Tabelle? Markieren

Um Text in Tabellen zu makieren gelten die gleichen Tastenkombinationen wie das makieren im Schreibfeld von Word. Hinweis: erweiterte Markierungsoptionen findet man im Menü, TABELLE, MAKIEREN (ALT+L,M).

Wie wandelt man eine Tabelle in Text um? Tabelle in Text

Um eine Tabelle in Text umzuwandeln geht man wie folgt vor: man stellt den Cursor in die entsprechende Tabelle, die man in Text umwandeln möchte. Nun drückt man ALT+L,U,T (TABELLE, UMWANDELN, TABELLE IN TEXT). Im folgenden Dialogfeld stellt man die gewünschten Optionen ein, wie die Zellen voneinander getrennt werden sollen. Abschließend bestätigt man den Dialog durch das drücken von OK.

Wie wandelt man Text in eine Tabelle um? Text in Tabelle

Um einen Text in eine Tabelle umzuwandeln muss man darauf achten, dass ein bestimmtes Zeichen die Spalten unterteilt. Das geht z.B. mit dem : (Doppelpunkt). Über das Menü ALT+L,U,X (TABELLE, UMWANDELN, TEXT IN TABELLE) kann man die Tabelle erzeugen.

Wie erweitert man eine Tabelle? Tabelle erweitern

Befindet man sich in der letzten Zelle im unteren rechten Eck der Tabelle, so kann man durch das drücken von TAB eine neue Zeile hinzufügen. Weiterhin kann man an jeder beliebigen stelle in das Menü Tabellen, Einfügen gehen, und dort entweder Zeilen oberhalb/unterhalb oder Spalten links/rechts einfügen.

Wie formatiert man eine Tabelle? Tabelle formatieren

Mit ALT+L,E öffnet man das Dialogfeld Tabelleneigenschaften, welches vier Registerkarten enthält, auf denen die gewünschten Formateigenschaften eingestellt werden können. mit EINGABE bestätigt man die vorgenommenen Einstellungen.

Wichtiger Hinweis zu Tabellen

Aktiviert man in Tabellen den strukturierten Modus, so zeigt die Braillezeile die genaue Zellposition an, in der man sich befindet. Beispiel: Tlb3R5C6 würde heißen: 3. Tabelle im Dokument, Reihe zwei, 6. Spalte.

Grafiken Grafiken

Wie fügt man Grafiken in ein Dokument ein? Grafiken einfügen

Hierfür geht man in das Menü EINFÜGEN/GRAFIK mit ALT+E,G und öffnet den Menüpunkt Aus Datei. Es erscheint ein Öffnen-Dialogfeld, aus welchem die Grafik ausgewählt und durch drücken von EINGABE eingefügt werden kann.

Wie verändert man Grafiken? Grafiken verändern

Man muss den Cursor über die zu bearbeitende Grafik stellen (Jaws sagt dies leider nicht an), nun kann man durch das drücken der ANWENDUNGS-Taste (Kontexttaste) zu den verschiedenen Formatierungsmöglichkeiten gelangen.

Wie kopiert, verschiebt und löscht man Grafiken? Grafiken kopieren, verschieben, löschen

Um eine Grafik zu kopieren, verschieben oder um sie zu löschen muss man den Cursor auf die Grafik stellen (Jaws zeigt uns dies nicht an). Nun kann man mit den Tastenkombinationen STRG+C die Grafik kopieren, mit STRG+X die Grafik ausschneiden, mit STRG+V die Grafik einfügen und mit ENTF die Grafik löschen.

== Serienbriefe Serienbrief

Wie erstellt man einen Serienbrief? Vorgehen

Hierfür öffnet man das Dialogfeld Serienbrieferstellung durch drücken von ALT,X,F,F. Es erscheint ein Assistent im Aufgabenbereich. Im ersten Schritt wählt man Briefe aus und springt mit TAB auf Weiter. Nach dem drücken von EINGABE muss das Startdokument ausgewählt werden. Durch die Auswahl von Aktuelles Dokument verwenden wird das momentan geöffnete Dokument verwendet. Man geht auf Weiter. Jetzt muss die Tabelle ausgewählt werden, welche die Empfängeradressen enthält. Wenn eine solche bereits vorhanden ist, aktiviert man den Auswahlschalter VORHANDENE LISTE VERWENDEN. Ein Klick auf Durchsuchen und man kann die Datei auswählen. Ist dies abgeschlossen, drückt man den OK-Schalter. Jetzt Wählt man mit TAB erneut Weiter aus. Nun wird der Serienbrief verfasst. An den Stellen, an welchen man die Adressen eingefügt haben möchte, müssen die Felder im Aufgabenbereich unter dem Link Weitere Elemente ausgewählt werden. mit EINGABE kommt man wieder zum Dokument zurück. An der Stelle, an welcher der Cursor steht, ist nun der entsprechende Platzhalter eingefügt. Sind alle Platzhalter eingefügt, Geht man im Aufgabenbereich auf Weiter und bekommt eine Vorschau der Briefe. Erneut drückt man Weiter. Jetzt wählt man den Link INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN aus und drückt ALT+A. Durch drücken von EINGABE öffnet sich ein neues Dokument, welches alle Briefe enthält. Mit STRG+P können die Briefe nun ausgedruckt werden.

Rechtschreibprüfung Rechtschreibprüfung

Wie startet man die Rechtschreibprüfung? Vorgehen

Mit F7 startet die Rechtschreibprüfung und überprüft das Dokument ab der Stelle auf Rechtschreibfehler, an der sich der Cursor befindet.

Wie ist der Dialog der Rechtschreibprüfung aufgebaut? Vorgehen

Hinweis: Man durchläuft den Dialog mit drücken von TAB.

• Der Cursor steht direkt hinter dem fehlerhaften Wort im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH (ALT+M)
• Auswahlliste VORSCHLÄGE (ALT+S)
• Wenn ein Vorschlag gefällt bzw. als richtig angesehen wird, wählt man das Wort in der Auswahlliste VORSCHLÄGE und aktiviert den Schalter ÄNDERN.
• Falls Word ein richtig geschriebenes Wort nicht kennt wählt man den Schalter ZUM WÖRTERBUCH HINZUFÜGEN (ALT+H)
• Wenn das Wort falsch geschrieben ist und Word keine Ähnlichkeit findet korrigiert man das Wort (am besten nach einem Blick in den Duden) direkt im Eingabefeld NICHT IM WÖRTERBUCH und aktiviert den Schalter ÄNDERN.
• Weitere Möglichkeiten, mit einem als falsch erkannten Wort umzugehen sind:
  • EINMAL IGNORIEREN (ALT+I)
  • ALLE IGNORIEREN (ALT+G)
• ALLE ÄNDERN (ALT+L)
• Kontrollfeld GRAMMATIK ÜBERPRÜFEN (ALT+A): Die Aktivierung des Kontrollfelds bezieht auch die wordeigene Grammatikprüfung in die Rechtschreibprüfung mit ein.

Wie ändert man die Sprache des Wörterbuchs? Fremdsprachliche Texte

Zu erst stellt man den Cursor in den entsprechenden Absatz, welchem eine bestimmte Sprache zugewiesen werden soll. Durch drücken von STRG+A kann die Änderung auch für das gesamte Dokument übernommen werden. Man drückt ALT+X,S,S und wählt die Sprache aus. Mit EINGABE bestätigt man die Auswahl.

Drucken Drucken

Wie druckt man einen Text aus? Drucken

Zu erst öffnet man das Drucken-Dialogfeld mit STRG+P. Es können nun Optionen wie z. B. die Anzahl der Ausdrucke, der zu Druckende Bereich sowie der zu nutzende Drucker ausgewählt werden. Mit einem Klick auf OK startet der Druckvorgang.

Wordeigene Hilfe Hilfe

Wie Rufe ich die Hilfe von Word auf? Hilfe

Über die Taste F1 öffnet sich der Hilfedialog von Word. Alternativ erreicht man die Hilfe über ALT+ß (?).

Wie bedient man die Hilfe von Word?

Die wordeigene Hilfe ist wie die Jaws-Hilfe aufgebaut und genauso zu bedienen.

Word-FAQs - Jaws und blindenspezifische Probleme

Hier soll auf häufig gestellte Fragen beim Umgang mit WORD unter der Verwendung von JAWS eingegangen werden.

Warum wird im WORD Fenster ständig "Helfen Sie bei der Verbesserung von Office angesagt?

Hierbei handelt es sich um ein Programm, mit welchem Microsoft versucht, neue Ideen zur Verbesserung der Office-Software zu erhalten. Da sich dieses Programm vor allem für blinde Anwender als sehr störend erweisen kann, empfiehlt es sich dieses abzuschalten. Zunächst muss das Fenster dieses Programms geöffnet werden. Hierfür wählt man es im Infobereich der Taskleiste aus (JAWS+F11) und bestätigt mit der Eingabetaste. Durch drücken von ALT+N deaktiviert man das Programm. Danach wählt man durch Drücken von TAB OK aus und bestätigt mit der Eingabetaste.

Bei eingeschaltetem JAWS wird der Überschreibmodus nicht aktiviert.

Meist ist die Ursache für dieses Problem, dass JAWS die Einfügetaste für seine eigenen Funktionen beansprucht. um dies einmalig abzuschalten drückt man die Tastenkombination EINFÜGEN+3. Danach wird durch das reguläre betätigen der EINFÜGETASTE der Überschreibmodus eingeschaltet. Um diesen wieder auszuschalten, geht man wie oben beschrieben vor.

Wie kann man eine Word Tastenkombination ändern/hinzufügen?

Manchmal möchte man aus verschiedenen Gründen Tastenkombinationen in Word ändern oder hinzufügen. Hierzu öffnet man das Dialogfeld Anpassen im Menü Extras durch drücken von ALT+X, P. Durch das mehrmalige drücken von TAB gelangt man zum Schalter Tastatur. Durch das betätigen der Eingabetaste öffnet sich ein Dialogfeld mit zwei Listenansichten. In der einen kann die Kategorie, in welcher der Befehl zu finden ist ausgewählt werden. In der zweiten der Befehl. Möchte man also eine neue Tastenkombination für den Befehl Schließen auswählen, so geht man in die Kategorie Datei, drückt TAB und wählt den Befehl DateiSchließen aus. Nach dem erneuten Drücken von TAB gelangt man in eine Listenansicht, in welcher die bereits Zugewiesenen Tastenkombinationen aufgelistet werden. In der Regel ist diese für den Punkt Datei Schließen noch leer. Man drückt TAB und gibt die neue Tastenkombination in das Eingabefeld ein. Beim nächsten Drücken von TAB lässt sich noch auswählen, in welcher Vorlage die Tastenkombination gespeichert werden soll. Abschließend gelangt man erneut durch TAB auf den Schließen-Schalter, welchen man mit der Eingabetaste aktiviert.

Wie kann man die Wörter in einem Text zählen lassen?

Hierfür öffnet man das Dialogfeld Wörter Zählen im Menü Extras durch ALT+X, W. Darauf hin wird eine Statistik über die Anzahl der Zeichen, Wörter, Absätze und Seiten des Textes angezeigt. Mit Escape kann das Fenster wieder geschlossen werden. Hinweis: In JAWS muss dieses Fenster mit Hilfe des Jaws-Cursors ausgelesen werden.

Warum druckt der Drucker mehr Seiten aus, als zuvor von WORD angezeigt?

Dies liegt daran, dass Word nicht die Eigenschaften eines A4-Blattes berücksichtigt. Vor dem öffnen des Dialoges Wörter zählen empfiehlt es sich, die Seitenansicht einzuschalten, welche sich im Menü Datei befindet. Mit ALT+D, A ist sie schnell zu erreichen. Nach dem nun die gewünschten Informationen über das Dialogfeld Wörter Zählen angezeigt worden sind, sollte die Seitenansicht durch erneutes drücken von ALT+D, A wieder deaktiviert werden.

Wie macht man ein Backup seiner Benutzerwörterbücher?

Manchmal möchte man ein Benutzerwörterbuch, an dem man sehr lange gearbeitet hat, auf einem anderen PC sichern. Dies lässt sich wie folgt realisieren: Unter "c:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Proof" liegen Dateien mit der Endung .DIC. Hierbei handelt es sich um die Benutzerwörterbücher der auf dem PC registrierten Anwender. Diese können in Windows kopiert und auf dem anderen PC an der gleichen Stelle wieder eingefügt werden. Siehe hierzu: Windows: Dateien kopieren

Bei der Eingabe eines Bruches (z.B. 1/2) schreibt Word eine Tiefgestellte Zahl, warum das?

Word besitzt Autokorrektur-Funktionen, welche Text bereits während der Eingabe ersetzen. Es empfiehlt sich diese abzuschalten, um zu verhindern, dass Word derartige Änderungen vornimmt. Es ist durchaus möglich, dass es sich hierbei auch um Veränderungen handelt, welche dem blinden Anwender leicht entgehen können. Das Abschalten dieser Funktionen wird im Kapitel Word: Autokorrekturoptionen (ALT+X,E) beschrieben.

Wie kann man sich einen gesamten Text vorlesen lassen?

In JAWS ist dies durch das drücken der Tastenkombination EINFÜGEN+PFEIL RUNTER möglich. JAWS liest den Text dann genau ab der Position vor, an der sich der Cursor befindet.

Beim Lesen eines Textes werden Zeilen nicht vollständig vorgelesen.

Sollte die Ansicht in Word auf WebLayout eingestellt sein, dann tritt der Fehler auf, sobald für die Einzüge links und rechts negative Zahlen eingestellt sind. Es bietet sich also an, die Ansicht durch betätigen von STRG+ALT+N auf Normal umzuschalten, oder die Einzüge zu ändern. Dies wird im Kapitel Einzug beschrieben.

Warum liest die Sprachausgabe manche Texte in einer anderen Sprache vor?

Dies kann damit zusammen hängen, dass der zu lesende Text einer anderen Sprache zugewiesen ist. Um dem Text eine andere Sprache zuzuweisen, markiert man ihn und öffnet dann das Dialogfeld Sprache Festlegen im Menü Extras, Sprache, Sprache festlegen mit ALT+x, s und wählt mit den Pfeiltasten die Entsprechende Sprache aus. Mit der Eingabetaste wird die gewählte Sprache bestätigt.

Syllabus5 - Modul 3 - Textverarbeitung

2Die folgenden Lernziele für Modul 3, Textverarbeitung, sind Grundlage für theorie- und

praxisorientierte Modulprüfung.

Modulziele

Modul 3 Textverarbeitung verlangt vom Prüfling, dass er in der Lage ist, ein Textverarbeitungsprogramm zu benutzen, um alltägliche Briefe und Dokumente zu erstellen. Der Prüfling soll:

• Mit Dokumenten arbeiten und diese in unterschiedlichen Dateiformaten abspeichern können.
• Integrierte Funktionen wie die Hilfe auswählen und verwenden können, um die Produktivität zu steigern.
• Kleine Textdokumente erstellen und bearbeiten können, so dass sie zur Verteilung und Verwendung zur Verfügung stehen.
• Dokumenten Formate zuweisen können, um sie besser zu gestalten, bevor man sie in Umlauf bringt. Good Practice bei der Auswahl der Formatierung anwenden.
• Tabellen, Bilder und Zeichnungsobjekte in ein Dokument einfügen können.
• Dokumente für einen Seriendruck vorbereiten können.
• Seiteneigenschaften eines Dokuments einstellen und die Rechtschreibung überprüfen können, bevor das Dokument gedruckt wird.

3.1 Programm verwenden

3.1.1 Mit Dokumenten arbeiten erste Schritte

3.1.1.1 Textverarbeitungsprogramm starten bzw. beenden. Dokumente öffnen bzw. schließen. starten/beenden Dokument öffnen Dokument schließen

3.1.1.2 Neues Dokument basierend auf einer Standardvorlage oder einer anderen verfügbaren Vorlage erstellen: Memo, Fax, Brief, Bericht. Dokument öffnen

3.1.1.3 Dokument an einem Ort auf einem Laufwerk speichern. Dokument unter anderem Namen an einem Ort auf einem Laufwerk speichern. Datei bzw. Dokument speichern Speichern unter

3.1.1.4 Dokument unter anderem Dateityp speichern. Textdatei, Rich Text Format, Vorlage, Software spezifische Dateiendung, Versionsnummer. Speichern unter

3.1.1.5 Zwischen offenen Dokumenten wechseln. Arbeiten mit mehreren Dokumenten

3.1.2 Produktivität verbessern [Word: Einstellungen | Einstellungen]]

3.1.2.1 Basis-Optionen / Referenzen in einer Anwendung festlegen: Benutzername, Standardordner für das Öffnen und Speichern von Dokumenten. Registerkarte Speicherort, Eigenschaften

3.1.2.2 Hilfefunktionen verwenden. Hilfe

3.1.2.3 Zoom verwenden. Zoom

3.1.2.4 Ein- und Ausblenden integrierter Symbolleisten. Wiederherstellen und Minimieren der Multifunktionsleiste.

3.2 Dokument erstellen Editorfunktionen

3.2.1 Text eingeben Editorfunktionen

3.2.1.1 Zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln. Ansichten

3.2.1.2 Text in ein Dokument eingeben. Text eingeben

3.2.1.3 Symbole bzw. Sonderzeichen eingeben, wie: ©, ®,™. Sonderzeichen

3.2.2 Auswählen, bearbeiten

3.2.2.1 Ein- und Ausblenden von nicht druckbaren Zeichen. Leerzeichen, Absatzendzeichen, manueller Zeilenumbruch, Tabstopp-Füllzeichen. Nichtdruckbare Zeichen Tabulatoren

3.2.2.2 Zeichen, Wort, Zeile, Satz, Absatz oder gesamten Text auswählen. Text markieren

3.2.2.3 Inhalte durch die Eingabe oder das Löschen von Zeichen oder Wörtern in einem vorhandenen Text bearbeiten. Überschreiben und ersetzen von vorhandenem Text. Text korrigieren

3.2.2.4 Die Funktion Suchen verwenden, um nach einem bestimmten Wort oder einem Satz zu suchen. Suchen

3.2.2.5 Die Funktion Ersetzen verwenden, um ein bestimmtes Wort oder einen Satz zu ersetzen. Suchen/ersetzen

3.2.2.6 Text innerhalb eines Dokumentes oder zwischen geöffneten Dokumenten kopieren bzw. verschieben. Text kopieren/verschieben

3.2.2.7 Text löschen. Löschen

3.2.2.8 Den Befehl Rückgängig und Wiederherstellen verwenden. Rückgängig machen und wiederherstellen

3.3 Formatierung Formatierung

3.3.1 Text Formatierung

3.3.1.1 Textformatierung ändern: Schriftgröße, Schrifttyp. Schriftart, Schriftgrad

3.3.1.2 Textformatierung anwenden: Fett, Kursiv, Unterstrichen. Schriftschnitt, Unterstreichung

3.3.1.3 Textformatierung anwenden: Hochgestellt, Tiefgestellt. Hochgestellt/tiefgestellt

3.3.1.4 Verschiedene Farben auf Text anwenden. Schriftfarbe

3.3.1.5 Groß- Kleinschreibung auf Text anwenden. Kapitälchen/Großbuchstaben

3.3.1.6 Automatische Silbentrennung anwenden. Extras, Sprache, Silbentrennung (ALT+X, s, i

3.3.2 Absätze Absatzformatierung

3.3.2.1 Absätze erstellen bzw. zusammenführen.

3.3.2.2 Manuellen Zeilenwechsel einfügen bzw. entfernen. Zeilenwechsel-Zeichen, Löschen

3.3.2.3 Good Practice bei der Ausrichtung von Text beachten: Ausrichtungsoptionen, Einzug und Tabulatoren statt Leerzeichen verwenden. Tabulatoren

3.3.2.4 Text linksbündig, rechtsbündig, zentriert und als Blocksatz ausrichten. Ausrichtung

3.3.2.5 Absätze einziehen: links, rechts, Erstzeileneinzug Einzug

3.3.2.6 Tabulatoren setzen bzw. entfernen. Link, zentriert, rechts und dezimal. Tabulatoren

3.3.2.7 Good Practice beim Setzen von Abständen zwischen Absätzen beachten: Optionen zum Abstand zwischen Absätzen statt Eingabetaste verwenden.

3.3.2.8 Abstand vor bzw. nach einem Absatz anwenden. Einfachen, 1,5 Zeilen bzw. doppelten Zeilenabstand in einem Absatz anwenden. Abstand

3.3.2.9 Zahlen und Aufzählungszeichen bei einer einfachen Liste hinzufügen bzw. entfernen. Verschiedene Standard-Aufzählungszeichen bzw. Standard-Nummerierung in einer einfachen Liste verwenden. Aufzählungszeichen/nummerierung Format der Aufzählungszeichen ändern

3.3.2.10 Einem Absatz einen Rahmen und Schatten bzw. Hintergrundfarbe hinzufügen. Rahmen und Schattierung

3.3.3 Formatvorlagen

3.3.3.1 Vorhandene Formatvorlagen auf einen ausgewählten Text anwenden. Formatvorlagen

3.3.3.2 Vorhandene Formatvorlage auf einen oder mehrere Absätze anwenden. Formatvorlagen

3.3.3.3 Die Option Format übertragen anwenden.

3.4 Objekte

3.4.1 Tabellen erstellen Tabellen

3.4.1.1 Tabelle zur Dateneingabe erstellen. Tabellen erstellen

3.4.1.2 Daten in eine Tabelle eingeben und bearbeiten. Text eingeben,

3.4.1.3 Zeilen, Spalten, Zellen bzw. gesamte Tabelle auswählen. Navigation in Tabellen

3.4.1.4 Zeilen und Spalten einfügen bzw. löschen. Tabelle erweitern

3.4.2 Formatierung von Tabellen Tabellen

3.4.2.1 Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern. Spaltenbreite und Zeilenhöhe eingeben

3.4.2.2 Art, Dicke und Farbe von Zellrahmen verändern. Zellrahmen

3.4.2.3 Zellen einen Schatten bzw. Hintergrundfarbe hinzufügen. Zellschattierung

3.4.3 Grafische Objekte Grafiken

3.4.3.1 Objekt (Bild, Abbildung, Diagramm, Zeichnungsobjekt) an einer bestimmten Stelle im Dokument einfügen. Grafiken einfügen

3.4.3.2 Objekt auswählen. Grafiken einfügen

3.4.3.3 Objekt innerhalb eines Dokuments oder zwischen geöffneten Dokumenten kopieren bzw. verschieben. Grafiken kopieren, verschieben, löschen

3.4.3.4 Objekt löschen bzw. in seiner Größe verändern. Grafiken verändern Grafiken kopieren, verschieben, löschen

3.5 Seriendruck Serienbrief

3.5.1 Vorbereitungen

3.5.1.1 Dokument öffnen und als Hauptdokument für einen Seriendruck vorbereiten. Vorgehen, Schritt 1: Dokumenttyp, Schritt 2: Startdokument, Schritt 3: Empfänger wählen

3.5.1.2 Adressliste, auch anderes Datenformat, für den Seriendruck auswählen. Schritt 3: Empfänger wählen

3.5.1.3 Seriendruckfelder in ein Hauptdokument (Brief, Adressetiketten) einfügen. Schritt 4: Brief schreiben

3.5.2 Ausgabe

3.5.2.1 Adressdatei mit Brief bzw. Etikettendokument als neues Dokument oder Druckausgabe zusammenführen Schritt 3: Empfänger wählen

3.5.2.2 Seriendruckdokument ausdrucken: Briefe, Etiketten. Schritt 6: Seriendruck beenden Drucken

3.6 Ausdruck vorbereiten Drucken

3.6.1 Setup Drucken

3.6.1.1 Seitenausrichtung des Dokuments ändern: Hochformat, Querformat. Papiergröße ändern. Format, Orientierung

3.6.1.2 Seitenränder des gesamten Dokuments überprüfen: oben, unten, rechts, links. Ränder

3.6.1.3 Good Practice beim Einfügen neuer Seiten beachten: Seitenwechsel einfügen statt die Eingabetaste zu verwenden. Seitenumbruch

3.6.1.4 Seitenwechsel in einem Dokument einfügen bzw. entfernen. Seitenumbruch

3.6.1.5 Text in Kopf- bzw. Fußzeile eingeben und bearbeiten. Kopf- und Fußzeile

3.6.1.6 Felder in Kopf- bzw. Fußzeile einfügen. Datum, Seitennummerierung, Dateiname. Felder - automatische Inhalte

3.6.1.7 Automatische Seitennummerierung auf ein Dokument anwenden. Abkürzungen

3.6.2 Überprüfen und ausdrucken

3.6.2.1 Rechtschreibprüfung auf ein Dokument anwenden und Änderungen vornehmen, wie: Rechtschreibfehler korrigieren, wiederholte Wörter löschen. Rechtschreibprüfung

3.6.2.2 Wörter über die Rechtschreibhilfe zu einem integrierten Wörterbuch hinzufügen. Rechtschreibprüfung

3.6.2.3 Dokument in der Vorschau/Seitenansicht betrachten. Optische Kontrolle

3.6.2.4 Dokument über einen installierten Drucker ausdrucken und vorhandene Optionen nutzen, wie: gesamtes Dokument, spezielle Seiten, Anzahl der Ausdrucke. Drucken