Word 2007: Seitenformatierung

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Inhaltsverzeichnis

Seitenformatierung

Die Seitenformatierung ist nach der Zeichen- und Absatzformatierung die dritte und letzte Formatierungskategorie. Seitenformatierung meint das Aussehen und die Gestaltung der (Druck-)Seite. Wie groß (A4, A5) ist meine Seite ? Wie breit ist der Rand der Seite? Welche Seitenorientierung - Hoch bzw. Querformat - hat die Seite? Wie gestaltet man Kopf- und Fußzeile? Wie schaltet man die Seitennummerierung an?

Seitenumbruch

Früher, als mancher noch mit der Schreibmaschine gearbeitet hat, musste man ein neues Blatt einlegen, wenn die alte Seite vollgeschrieben war. Word beginnt eine neue Seite automatisch. Es vollzieht vergleichbar zum Zeilenumbruch einen automatischen Seitenumbruch. Einen manuellen Seitenwechsel fügt man mit (STRG+EINGABE) ein. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn man ein neues Kapitel mit einer frischen Seite beginnen möchte.

Die Länge einer Seite bzw. die Anzahl der Wörter und Buchstaben, die auf eine Seite passen, ist von mehreren Dingen abhängig:

  1. Größe der Seite bzw. des Papiers: Je größer das Papier, desto mehr Platz ist für den Text vorhanden.
  2. Randeinstellungen: Je breiter der Rand und damit ein Bereich der Seite, der nicht bedruckt werden darf, desto weniger Platz ist auf der Seite für den Text.
  3. Zeichenformatierung: Die Schriftgröße bestimmt entscheidend, wie viele Buchstaben in eine Zeile und wie viele Zeilen auf ein Blatt passen. Je größer die Schrift, desto weniger Buchstaben und Zeilen haben Platz. Neben der Schriftgröße spielt auch die Auswahl der Schriftart eine wichtige Rolle, was die räumliche Ausdehnung eines Textes angeht. Eine proportionale Schriftart braucht weniger Platz als eine nicht proportionale Schriftart. Klar, Buchstaben wie das i beispielsweise sparen bei der proportionalen Schriftart Platz ein.

Seite einrichten

Die Einstellungen zur Größe und Ausrichtung der Seite, ebenso wie die Randeinstellungen, werden im Menü DATEI / SEITE EINRICHTEN...(ALT,Y,S,S) gemacht.

Seitenränder

Auf der Registerkarte SEITENRÄNDER des Dialogfensters SEITE EINRICHTEN tätigt man die Einstellungen zu RÄNDER und ORIENTIERUNG.

Ränder

Seitenrand meint den nicht bedruckten Rahmen um eine Seite. Die Breite des Rahmens ist außen durch den Papierrand und innen durch die Ausdehnung des Textes (Textbegrenzung) definiert. Unter Textbegrenzung versteht man die gedachte Linie, an der sich der Text ausrichtet. Der Text beginnt an der linken bzw. oberen Textbegrenzung und endet an der rechten bzw. unteren Textbegrenzung. Die Absatzformatierung EINZUG 0 cm liegt genau auf dieser Textbegrenzungslinie. Wenn der EINZUG erhöht wird, dann wird zum Rand noch der Einzug hinzu addiert. Wenn also z.B. auf einer Seite beim linken Rand 2,5 cm eingestellt sind und der Absatz einen linken Einzug von 2 cm aufweist, dann befindet sich der erste Buchstabe in diesem Absatz und damit die linke Textbegrenzung 4,5 cm (linker Rand + linker Einzug) vom linken Papierrand entfernt.

RÄNDER hat insgesamt 5 Drehfelder und eine Ausklappliste:

  • OBEN (ALT+O): Gibt den Abstand in cm zwischen oberen Papierrand und oberem Textrand an.
  • UNTEN (ALT+U): Gibt den Abstand in cm zwischen unterem Papierrand und unterem Textrand an.
  • LINKS (ALT+L): Gibt den Abstand in cm zwischen linkem Papierrand und linkem Textrand an.
  • RECHTS (ALT+R): Gibt den Abstand in cm zwischen rechtem Papierrand und rechtem Textrand an.
  • BUNDSTEG (ALT+B): Ein zusätzlicher Rand, der je nach BUNDSTEGPOSITION noch zu einer der vier Randeinstellungen hinzugerechnet wird. Unter Bundsteg versteht man den Raum, den eine Heftung durch die Löcher oder eine Bindung durch das Zusammenkleben am Rand benötigt. Möchte man z.B. seine Seiten am linken Rand lochen, um sie abzuheften, dann stellt man unter BUNDSTEG 2 cm und als BUNDSTEGPOSITION LINKS ein.
  • BUNDSTEGPOSITION (ALT+N): Ausklappliste, die angibt, wo auf der Seite sich der Bundsteg befindet (LINKS, RECHTS, OBEN, UNTEN).

Achtung: Eine Randeinstellung von 0 cm führt in der Regel zu einer Warnung beim Ausdrucken, denn fast jeder Drucker braucht für die Papierführung einen minimalen (0,3 - 1 cm ) Randbereich, den der Drucker nicht bedrucken kann. Falls man die Warnung ignoriert, dann wird ein Teil des Textes beim Ausdrucken abgeschnitten. Im Fall der Warnung ist es besser, den Schalter KORRIGIEREN in dem Dialogfenster der Warnung auszuwählen, denn dann werden die Randeinstellungen den minimalen Anforderungen des Druckers automatisch angepasst.

Orientierung

ORIENTIERUNG bietet zwei Auswahlschalter:

  • HOCHFORMAT (ALT+H): Ist standardmäßig eingestellt. Die Seite ist höher als breit. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 29,7 cm hoch und 21 cm breit.
  • QUERFORMAT (ALT+Q): Die Seite ist breiter als hoch. Bei A4 z.B. ist die Seite ca. 21 cm hoch und 29,7 cm breit.

Format

In der Registerkarte FORMAT im Menü DATEI / SEITE EINRICHTEN (ALT,D,I) stellt man unter Papierformat (ALT+P) genormte Papiergrößen ein. In der Regel verwendet man in Deutschland Papier der Größe A4. A4 hat eine Ausdehnung von 29,7 cm x 21 cm. Falls man Papier mit anderen Ausdehnungen bedrucken möchte, kann man in den Drehfeldern BREITE (ALT+B) und HÖHE (ALT+H) auch individuelle Papiergrößen einrichten.

Layout

Unter LAYOUT werden vor allem Einstellungen zu Kopf- und Fußzeile getätigt. Siehe nachfolgendes Kapitel.

Kopf- und Fußzeile

Kopf- und Fußzeile sind übergeordnete, zusätzliche Informationen, die auf den Seiten eines Dokuments oben (Kopfzeile) oder unten (Fußzeile) ausgegeben werden. Sehr häufig wird in Kopf- bzw. Fußzeilen die aktuelle Seitenzahl angegeben. In der Regel befindet sich die Kopf- bzw. Fußzeile innerhalb des Seitenrandes. Die Inhalte der Kopf- bzw. Fußzeile sind beim Lesen in der NORMALANSICHT nicht sichtbar. Erst, wenn man in die Ansicht Seitenlayout wechselt, sind Kopf- und Fußzeile erkennbar. Allerdings ist der Text der Kopf- bzw. Fußzeile ausgegraut, d.h. der Cursor landet beim normalen Navigieren durch den Text niemals in der Kopf- bzw. Fußzeile. Damit ist auch in der Ansicht SEITENLAYOUT die Kopf- bzw. Fußzeile für die Braillezeile unsichtbar. Um in Kopf- bzw. Fußzeile zu gelangen, wählt man ANSICHT / KOPF- und FUßZEILE (ALT,A,K). Jetzt steht der Cursor im Bereich der KOPFZEILE. Mit ABWÄRTS gelangt man in die FUßZEILE.

Kopf- und Fußzeile gestalten

Man wechselt in die Ansicht / KOPF- und FUßZEILE (ALT,A,K). In der KOPFZEILE schreibt man einen beliebigen Text, z.B. den Titel des aktuellen Dokuments. Mit ALT,A,K verlässt man KOPF- und FUßZEILE wieder. Auf jeder Seite des Dokuments befindet sich nun der Titel des Dokuments in der Kopfzeile. Es ist zunächst völlig egal, auf welcher Seite man sich befindet, wenn man in die KOPF- und FUßZEILE wechselt. Jede Änderung bezieht sich auf alle Seiten. Den Text in KOPF- und FUßZEILE kann man wie gewohnt mit Zeichen- und Absatzformatierung gestalten.

Abschnittswechsel - Verschiedene Kopf- und Fußzeilen

Die Kopf- und Fußzeile vor und nach einem Abschnittswechsel kann individuell unterschiedlich gestaltet werden. Zunächst fügt man in sein Dokument einen Abschnittswechsel ein: (ALT,Y,B,N). Anschließend gestaltet man die Kopf- und Fußzeile im ersten Abschnitt wie gewohnt. Danach öffnet man die Kopf- und Fußzeile im zweiten Abschnitt, führt den Befehl MIT VORIGER VERKNÜPFEN (ALT,JW,K) aus und löst dadurch die Verknüpfung mit dem ersten Abschnitt. Nun kann die Kopf- und Fußzeile des zweiten Abschnitts unterschiedlich zum vorigen Abschnitt gestaltet werden.

Felder / automatische Inhalte

Felder sind Platzhalter für sich ändernde Daten. Ein typisches Beispiel für ein Feld ist die Seitenangabe in der Fußzeile. Je nach dem, auf welcher Seite man sich befindet, zeigt dieses Feld eine andere Zahl an. Ohne diese Möglichkeit müsste man ja auf jeder Seite die Information per Hand einfügen. Wenn man nachträglich eine neue Seite einfügen würde, dann müsste man alle Seitenangaben noch einmal überarbeiten. Diese nervige Aufgabe übernimmt Word mit einem Feld.

Einfügen eines Feldes

Über den alten Menübefehl FELD... (ALT,E,F) öffnet man das Dialogfenster FELD. In der Ausklappliste KATEGORIEN (ALT+K) wählt man die passende Kategorie aus. In unserem Fall - möchten wir über ein Feld die jeweils "aktuelle Seitenzahl" einfügen - wählt man als Kategorie NUMMERIERUNG. Im Listenfeld FELDNAMEN (ALT+M) wählen wir PAGE aus. Das Feld PAGE fügt die aktuelle Seitenzahl ein. Mit EINGABE schließen wir den Vorgang ab. An der Einfügestelle im Dokument und auf der Braillezeile steht nun eine Ziffer (je nach dem, auf welcher Seite des Dokuments man sich gerade befindet). Das Feld wird von der Sprachausgabe als "Page Feld" angekündigt. Mit dem Befehl ALT+F9 kann man die sogenannte Feldfunktion des Feldes anzeigen lassen bzw. wieder ausschalten. In unserem Fall steht hier { PAGE }. Das ist der Feldfunktionsbefehl für "aktuelle Seitenzahl" der wordeigenen Programmiersprache.

Wenn man das Ganze in der Fuß- bzw. Kopfzeile einfügt, dann erscheint das Feld auf jeder Seite und zeigt auf jeder Seite die jeweilige Seitennummer an.

Weitere wichtige Angaben für die Kopf- bzw. Fußzeile, die man über Felder realisieren kann, sind:

  • Seitenzahl des gesamten Dokuments: Kategorie DOKUMENTINFORMATIONEN - Feldnamen: NUMPAGES
  • Autor: Kategorie DOKUMENTINFORMATIONEN - Feldnamen: AUTHOR (muss vorher im Dialogfeld EIGENSCHAFTEN in DATEI / EIGENSCHAFTEN angeben worden sein)
  • Datum: Kategorie DATUM UND UHRZEIT
    • Feldnamen: SAVEDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument zuletzt gespeichert wurde)
    • Feldnamen: DATE (fügt das aktuelle Datum ein)
    • Feldnamen: PRINTDATE (fügt das Datum ein, an dem das Dokument gedruckt wurde)
  • Dateipfad: Kategorie (ALLE) - Feldfunktion FILENAME (fügt Speicherort und Namen der Datei ein).
Abkürzungen

Um das aktuelle Datum einzufügen, gibt es auf der Registerkarte ENTWURF die SCHALTFLÄCHE DATUM UND UHRZEIT (ALT,JW,D). Im sich öffnenden Dialogfenster DATUM UND UHRZEIT kann man mit den Pfeiltasten ein Format auswählen und mit EINGABE bestätigen.

Um die aktuelle Seitenzahl in der Fußzeile zu platzieren gibt es auf der Registerkarte ENTWURF die Ausklappliste SEITENZAHL (ALT,JW,S NT). Hier wählt man den gewünschten Eintrag für die Postition der Seitenzahl: SEITENANFANG (für die Kopfzeile), SEITENENDE (für die Fußzeile), SEITENRÄNDER (für mittig auf der Seite am Seitenrand).

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